Registro
Visitatori Entrate e Uscite è un software
facile e intuitivo da utilizzarsi nei locali adibiti
alla ricezione dei visitatori per rilevarne i dati al
loro arrivo e quando lasciano la sede. Il programma
consente, ad esempio, di gestire l'accettazione delle
persone che assistono a convegni, assemblee,
conferenze o quant'altro registrando l'entrata e
l'uscita di ogni partecipante.
L'applicazione
può essere utile al personale addetto alla reception
di una qualsiasi struttura residenziale, alberghiera
o aziendale per tenere traccia dell'arrivo e della
partenza di ospiti, visitatori o partecipanti a
incontri di lavoro, briefing, presentazioni
commerciali e così via.
Il software mette a disposizione un database per
memorizzare l'anagrafica del personale addetto alla
registrazione delle entrate e delle uscite nonché
dei visitatori abituali allo scopo di facilitare la
compilazione delle schede delle visite importando i
dati dall'archivio.
L'Archivio Anagrafico è una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate con cui è possibile controllare la
validità del numero di partita IVA, del codice
fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di
credito, nonché inviare un messaggio e-mail al
nominativo selezionato. Registrando le informazioni
in questo archivio sarà possibile compilare in pochi
secondi le schede di rilevazione delle presenze dei
visitatori utilizzando una semplice funzione di
importazione dei dati.
Nell'Archivio
Anagrafico è possibile annotare il codice
identificativo del visitatore o cliente, la
categoria, l'indirizzo di residenza, la zona di
appartenenza, i recapiti telefonici di casa, ufficio,
cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito
preferenziale dove il Visitatore desidera essere
contattato, il codice fiscale, il numero di partita
IVA, gli estremi di un documento di riconoscimento,
il numero di carta di credito con relativa data di
scadenza, l'IBAN bancario, i prodotti e servizi di
interesse nonché le modalità di pagamento. Il campo
Note può essere sfruttato per memorizzare
ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative
al visitatore. I pulsanti posizionati a destra dei
campi del codice fiscale, della partita IVA, del
numero di carta di credito e dell'IBAN bancario
servono ad attivare la funzione di controllo dei dati
inseriti.
La
scheda del visitatore consente, inoltre, di
registrare i dati relativi ad un eventuale acquisto
rateale indicando la data in cui deve essere pagata
la prossima rata per poter avvisare il Cliente
all'approssimarsi della scadenza. Si può tenere
traccia dell'importo totale dovuto e dell'ammontare
della singola rata, nonché specificare il tipo di
frazionamento che è stato applicato, la data di
decorrenza dei pagamenti e con quanti giorni di
anticipo si desidera essere avvisati. Con un solo
clic si potrà visualizzare e stampare l'elenco di
tutte le rate in scadenza o già scadute.
E' possibile abbinare una cartella a
ciascuna scheda in cui conservare un numero
illimitato di documenti riferiti al visitatore.
Esiste anche la funzione Allega file
che consente di associare alla scheda tre file
esterni descrivendone il contenuto in apposite
caselle.
Con il
pulsante Trova si potranno effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i Visitatori a cui sono
state abbinate determinate note oppure dei visitatori
che sono interessati ad un certo prodotto o servizio.
I risultati di ciascuna ricerca possono essere
stampati. L'intero archivio dei visitatori è
esportabile in Excel, mentre la singola scheda
anagrafica può essere stampata su carta.
L'Archivio
Visite è l'applicazione per gestire le
schede da compilarsi all'arrivo dei visitatori. Tale
archivio permette di registrare per ogni visitatore
la data e l'ora di entrata e di uscita dalla sede,
gli estremi di un documento di riconoscimento, il
numero della tessera che autorizza all'ingresso da
esporre sulla giacca e da riconsegnare all'uscita, il
cellulare del visitatore, il suo codice fiscale, il
motivo della visita e il nome dell'operatore che
effettua la registrazione.
Esiste
anche un campo riservato all'annotazione di qualsiasi
informazione aggiuntiva, ad esempio della targa
dell'auto del visitatore o della ricevuta relativa
alla giacca da lui lasciata nel guardaroba della reception.
Quando
il Visitatore ha terminato la visita e sta per
lasciare la sede, l'operatore può richiamare la sua
scheda utilizzando il pulsante Visitatori non ancora
usciti e facendo doppio clic sul nominativo di
interesse nell'elenco che appare. Dopo aver
richiamato con un doppio clic la scheda del
Visitatore dalla finestra di ricerca, l'operatore
potrà quindi inserire la data e l'ora di uscita e
salvare i cambiamenti.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi personalizzati adoperando come filtro di
ricerca uno o più campi contemporaneamente, in
particolare la data di ingresso o di uscita, il
cognome e nome del Visitatore, il suo codice fiscale,
il numero di cellulare, gli estremi del documento di
riconoscimento, il numero della tessera assegnata
all'ingresso, il motivo della visita o qualsiasi
informazione inserita nel campo delle note.
La
scheda di rilevazione della presenza del visitatore
può essere stampata in duplice copia su un unico
foglio A4, in modo da consegnare una copia al
visitatore e trattenere l'altra.
L'intero
registro delle presenze può essere invece esportato
in un foglio di Microsoft Excel. L'utente del
software ha anche la possibilità di visualizzare
riepiloghi dei visitatori non ancora usciti, oppure
di quelli entrati o usciti nella giornata corrente.
L'applicazione Statistiche visite mensili
consente di visualizzare e stampare grafici
statistici sulle visite mensili in base agli ingressi
registrati nell'anno solare selezionato. L'utente
può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di
grafico a torta oppure di grafico a barre
tridimensionali. Il grafico mostra le visite relative
a ciascun mese dell'anno.
Il
grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
visite sono state numerose. L'utente ha la
possibilità di visualizzare le stesse statistiche
sotto forma di grafico a torta. Il pulsante Stampa
grafico consente di ottenere su carta il grafico
visualizzato in quel momento unitamente ai dati
relativi alle visite mensili.
Registro
Visitatori Entrate e Uscite dispone di un
ambiente di lavoro che permette di visualizzare il Riepilogo
delle visite registrate selezionando un
qualsiasi intervallo di tempo all'interno dell'anno
solare e indicando all'occorrenza il motivo della
visita. In questo modo è possibile, ad esempio,
ottenere l'elenco di tutti i partecipanti ad un
determinato evento escludendo ogni altro nominativo.
Ovviamente
è anche possibile ottenere l'elenco di tutti i
visitatori registrati in un certo intervallo di tempo
a prescindere dal motivo della visita. Tale riepilogo
mostra anche il totale complessivo dei visitatori e
può essere mandato in stampa.
Il software può essere utilizzato anche su chiavetta
USB o in una rete locale se si ha
necessità di condividere gli archivi fra più
postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare il programma
su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Registro
Visitatori Entrate e Uscite è quindi lo
strumento ideale per chiunque abbia bisogno di
rilevare le presenze di personale esterno nell'ambito
di una realtà lavorativa o di un contesto culturale.
L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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