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Buoni Pasto è un software rivolto a
ditte di qualsiasi genere studiato per gestire
velocemente l'emissione di buoni pasto numerati
indicando, su ciascuno di essi, il valore in euro e
il nome del dipendente beneficiario. Come è noto, il
buono pasto è un coupon cartaceo da rilasciare ai
propri dipendenti perché possano utilizzarlo durante
la pausa pranzo presso ristoranti, trattorie, mense,
supermercati, negozi di generi alimentari o bar con
cui l'azienda ha stipulato una convenzione. Il
programma facilita la gestione del ciclo di vita dei
buoni pasto, dalla loro emissione fino al loro
rimborso.
Il
buono pasto generato dal software permette di
inserire il logo della propria azienda ed è composto
da due sezioni: una grande, che dovrà essere
rilasciata al dipendente e riconsegnata dal
ristoratore o negoziante al momento della
riscossione, e una piccola, che dovrà essere
trattenuta dalla ditta emittente per poter effettuare
un riscontro all'atto del rimborso.
Il
pulsante Creazione archivi dà accesso ad
una schermata che permette di creare un numero
illimitato di database in cui memorizzare i buoni
pasto. Per creare un nuovo archivio, è sufficiente
indicarne il nome per esteso nell'apposito campo di
testo e confermare l'operazione servendosi del
pulsante in calce. Quando si crea un nuovo archivio
si genera un database nella cartella del programma
caratterizzato dall'estensione EUR.
Ogni archivio potrà contenere un numero illimitato
di schede corrispondenti ai buoni pasto emessi. Per
individuare l'archivio creato senza possibilità di
errore, è buona norma assegnargli un nome il più
possibile indicativo utilizzando parole chiave che
descrivano in maniera concisa la tipologia di buoni
pasto che si intende gestire.
Una
volta indicato il nome dell'archivio nel campo di
testo, l'utente dovrà confermare l'operazione
premendo il pulsante Applica e chiudi. A
questo punto, si tornerà nella finestra di partenza
del programma dove si potrà fare clic sul pulsante Emissione
buoni per visualizzare un elenco di selezione
contenente tutti i database creati.
Fatto
ciò, basterà fare clic sul nome del database in
elenco nel quale si intende emettere i buoni pasto e
premere il pulsante Apri archivio.
L'icona del cestino consente di eliminare l'archivio
selezionato. Questa funzione va utilizzata con
cautela dal momento che un archivio eliminato non
può essere recuperato.
Dopo
aver selezionato l'archivio di interesse, si accede a
una nuova schermata di lavoro preposta alla
compilazione, stampa e archiviazione dei buoni pasto.
I buoni pasto sono numerati con matrice (madre e
figlia) e possono essere stampati su normali fogli
A4. La numerazione progressiva dei buoni pasto è
gestita in modo automatico dal software. Quando si
rilascia il buono pasto al dipendente, bisogna quindi
trattenere il tagliando riassuntivo per poter
verificare la sua autenticità al momento
dell'incasso.
Su ogni
buono pasto è possibile indicare il suo valore in
euro, la data di inizio validità e quella di
scadenza, la denominazione del ristorante o attività
commerciale presso cui il buono è spendibile, il
nome del beneficiario e le condizioni di utilizzo (ad
esempio, quali cibi o bevande non è possibile
ordinare usufruendo del buono).
Oltre ai dati summenzionati che compariranno sul
buono pasto, è possibile inserire il nome del
dipendente (che può coincidere o meno con quello del
beneficiario del buono) unitamente al suo indirizzo
di residenza e numero di cellulare.
E'
inoltre possibile registrare qualsiasi altra
informazione nel campo delle note. Il pulsante
presente a destra del campo riservato al numero di
cellulare consente di notificare al dipendente
l'avvenuta emissione del buono pasto inviandogli un
messaggio di WhatsApp.
Per
compilare la scheda di un nuovo buono pasto, bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo (icona del
foglio bianco), compilare i campi di testo e premere Salva
(icona del dischetto floppy). Si tenga presente che
alcuni campi sono a compilazione obbligatoria.
La grafica del buono pasto può essere resa più
professionale inserendo il logo della ditta emittente
o qualsiasi altra immagine decorativa. E'possibile
inserire lo stesso logo in tutti i buoni pasto emessi
oppure personalizzare ciascun buono pasto con
un'immagine diversa. Per caricare il logo basta fare
clic sull'immagine presente sul lato sinistro del
buono e selezionare un file in formato Jpeg
o Bitmap.
Per
migliorare l'effetto grafico, si consiglia di
utilizzare immagini di forma quadrata (le dimensioni
del quadrato sono ininfluenti).
Dopo aver caricato il logo e compilato i campi di
testo, si può visualizzare il buono pasto a schermo
in anteprima oppure lo si può stampare direttamente
su carta servendosi degli appositi pulsanti.
I dati
che normalmente restano invariati (valore in euro del
buono pasto, data di inizio validità e di scadenza,
denominazione della ditta emittente e condizioni di
utilizzo) sono salvati in automatico dal software,
per cui non occorre reinserirli quando si deve
stampare un nuovo buono. All'occorrenza, è comunque
possibile modificare tali dati ogni volta che si
desidera.
Il pulsante Trova consente di effettuare una
ricerca fra i buoni pasto registrati in archivio e di
richiamare la scheda di proprio interesse con un
doppio clic. E' possibile effettuare ricerche in
archivio anche utilizzando più filtri
contemporaneamente. L'utente può, ad esempio,
ottenere l'elenco di tutti i buoni pasto rilasciati
allo stesso dipendente oppure di quelli nella cui
scheda è stata inserita una specifica parola nel
campo delle note.
Per
aggiornare i dati di un buono pasto, bisogna
visualizzare la relativa scheda nella schermata di
lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o
la funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate nei campi di testo e premere Salva.
La casella Incassato va spuntata per
annotare che il beneficiario ha utilizzato il buono
pasto. Il pulsante con l'icona del visto consente di
visualizzare l'elenco di tutti i buoni pasto emessi
non ancora incassati.
E'
inoltre possibile esportare le schede di tutti i
buoni pasto in archivio in un foglio di Excel
per poter condividere i dati con chi non possiede il
programma. Il foglio di Excel generato
potrà essere aperto con qualsiasi software che
gestisca i file XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
l'app su tutte le macchine di sua proprietà.
Stampa Buoni Pasto può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Stampa
Buoni Pasto è quindi lo strumento
ideale per le aziende che non gestiscono una propria
mensa e si avvalgono di ditte convenzionate per far
pranzare i dipendenti. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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