Scadenze
OK è un software facile e intuitivo
studiato per tenere sotto controllo qualsiasi tipo di
scadenza o appuntamento e per essere avvertiti al
sopraggiungere della data. Le scadenze e gli
appuntamenti possono essere descritti nei minimi
dettagli attribuendogli una tipologia (ad esempio,
pagamento in entrata o in uscita, incontro di lavoro,
appuntamento con il dentista, compleanno, eccetera) e
indicando ulteriori informazioni nel campo della
causale. E' inoltre possibile abbinare un contatto a
ciascuna scheda per facilitare l'identificazione
della scadenza o appuntamento all'interno
dell'archivio.
L'applicazione
Archivio Scadenze va
utilizzata per registrare o modificare le scadenze
riguardanti pagamenti da effettuare, eventi da
ricordare o appuntamenti presi con amici, colleghi,
eccetera. Una volta registrate le scadenze, basterà
avviare il programma per essere avvertiti al
sopraggiungere della data. Le scadenze inserite
potranno essere esportate in Excel e
visualizzate in ordine cronologico in base alla data
e all'ora.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
delle scadenze e appuntamenti, si può provvedere a
compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo,
compilando i campi di testo e premendo Salva.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati, la tipologia e la
causale della scadenza.
L'utente
può registrare un numero illimitato di scadenze o
appuntamenti per ciascun giorno. Le informazioni da
inserire in ogni scheda riguardano la data e l'ora
della scadenza o dell'appuntamento, la tipologia di
evento, la causale dell'impegno e i suoi dettagli,
l'importo dell'eventuale pagamento da effettuare, i
dati del contatto associato all'evento con relativi
recapiti telefonici e indirizzo e-mail, il luogo
abbinato alla scadenza o appuntamento e ogni
ulteriore annotazione. Inoltre, per ogni scadenza si
può stabilire con quanti giorni di anticipo si
desidera essere avvisati.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
scadenze che si ripeteranno nel tempo, dopo aver
salvato la prima scheda si può sfruttare il pulsante
Duplica per trasportare tutti i dati (ad
eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record.
A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno,
mese e ora e salvare la nuova scheda.
Come
già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è
possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si
desidera essere avvisati. La presenza di scadenze
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente all'avvio del programma.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze di una certa
tipologia, con riferimento ad un determinato contatto
o a una certa causale, eccetera. L'elenco dei
risultati di ricerca può essere stampato.
E'
necessario aggiornare lo scadenzario ogni volta che
viene assolto un impegno mettendo il segno di spunta
sulla casella Impegno assolto e salvando i
cambiamenti. Così facendo, la scadenza in questione
non apparirà più nell'elenco delle scadenze
imminenti.
Il pulsante Assolti visualizza l'elenco di
tutti gli impegni già assolti presenti in archivio,
mentre il pulsante Da assolvere riepiloga
quelli in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti
consente di ottenere la lista degli impegni scaduti e
non assolti.
Giova
ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a
una scadenza, bisogna riaprire la sua scheda,
spuntare la casella Impegno assolto e,
infine, fare clic sul pulsante Salva per
confermare l'aggiornamento. All'avvio del programma
l'elenco delle scadenze imminenti non mostrerà gli
impegni futuri assolti in anticipo se l'utente ha
provveduto ad aggiornare le relative schede. Per
rintracciare nell'elenco la scheda della scadenza da
aggiornare, bisogna visualizzare il riepilogo
desiderato tramite l'apposito pulsante, evidenziare
la scadenza nella lista, selezionarla con un doppio
clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro
principale. A questo punto, come già spiegato, è
possibile spuntare la casella Impegno assolto
e premere Salva per registrare le modifiche.
La
scheda descrittiva della singola scadenza o
appuntamento può essere visualizzata in anteprima o
stampata direttamente su carta.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare lo storico di tutte le scadenze in un
foglio di lavoro di Microsoft Excel, che
potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in
grado di gestire i file in formato XLS (ad
esempio, con Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
La
schermata di partenza del programma permette di
essere informati sulle scadenze e appuntamenti
imminenti nonché di ottenere il riepilogo degli
impegni relativi a un giorno o a un mese dell'anno.
Si ricorda che l'eventuale modifica dei dati
visualizzati in questo ambiente deve essere
effettuata all'interno dell'applicazione Archivio
Scadenze.
All'avvio del programma appare immediatamente una
scritta accompagnata da un breve allarme sonoro che
ci comunica se ci sono o meno scadenze imminenti.
Quando sono presenti scadenze imminenti, queste
compaiono all'interno di un elenco che può essere
stampato su carta o esportato in un file di Excel.
Se non sono presenti scadenze imminenti, la schermata
iniziale visualizzerà un elenco vuoto.
L'elenco
presente nella schermata di avvio contiene una
sintesi dei dati principali relativi a ogni scadenza
imminente, mentre la griglia dei dati visualizzabile
tramite il pulsante Esporta in Excel mostra
nel dettaglio tutte le informazioni relative agli
eventi registrati nell'archivio delle scadenze.
Si
capisce, quindi, che la schermata di avvio è un
ambiente di sola lettura utile a verificare se ci
sono impegni imminenti. In tale schermata è inoltre
presente un calendario che consente di selezionare un
giorno o un mese all'interno di un qualsiasi anno
solare. In calce al calendario ci sono due pulsanti
che servono a visualizzare le scadenze e gli
appuntamenti riferiti al giorno o al mese
selezionato.
Si
osservi che la lista delle scadenze imminenti tiene
conto del numero di giorni di preavviso indicato
dall'utente per ciascuna scadenza. Questo significa
che tale lista potrebbe visualizzare anche scadenze
non proprio prossime se l'utente ha deciso di essere
avvisato con notevole anticipo.
Le scadenze imminenti, quelle del giorno e quelle del
mese visualizzate nelle griglie di dati esportabili
in Excel sono ordinate in base alla data e
all'ora e la loro disposizione cronologica avviene
indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha
archiviate.
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Scadenze OK può essere
utilizzato anche su chiavetta USB. A tal
fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Scadenze OK è quindi l'app
ideale per le aziende, i professionisti o i privati
cittadini che vogliono avvalersi del proprio computer
per non dimenticare mai ricorrenze importanti,
pagamenti da effettuare, appuntamenti a cui non si
deve mancare e così via. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
|
