Scadenzario
Merce è un software studiato per
commercianti, associazioni, professionisti e chiunque
gestisca un magazzino di articoli deperibili di ogni
genere (alimentari, bevande, prodotti chimici,
cosmetici, medicinali e quant'altro) e abbia bisogno
di monitorare costantemente la data di scadenza di
ciascun prodotto e la merce che sta per esaurirsi. Il
programma è anche idoneo per gestire merce non
deperibile che, a una certa data, deve essere
riconsegnata al fornitore e sostituita con nuovi
articoli. La scheda di ciascun prodotto contiene
anche il nome e i recapiti del fornitore che
provvederà al ritiro o alla sostituzione della
merce. Con un solo clic, si può visualizzare
l'elenco di tutti i prodotti in scadenza oggi, entro
una settimana o entro un mese. E' anche possibile
limitare il riepilogo dei prodotti in scadenza a una
sola categoria merceologica.
L'app Magazzino
Prodotti serve a gestire la
catalogazione della merce creando una scheda per
ciascun prodotto. In essa bisogna indicare il codice
dell'articolo, il costo unitario, il nome del
prodotto, la giacenza attuale, l'aspetto esteriore
del bene, la categoria merceologica di appartenenza,
le caratteristiche tecniche, la sua ubicazione
all'interno del magazzino, la denominazione della
ditta fornitrice, il nome dell'agente da contattare,
il suo recapito telefonico, gli estremi del documento
di acquisto, le modalità di pagamento, la data di
scadenza del prodotto, il prezzo di vendita ed ogni
ulteriore annotazione.
Per inserire la scheda di un prodotto nell'archivio
del magazzino, bisogna premere il pulsante Nuovo,
descrivere la merce compilando le caselle che
interessano, caricare eventualmente la foto del
prodotto e fare clic su Salva. Si tenga
presente che i campi riguardanti il codice articolo,
il costo unitario, il nome del prodotto, la categoria
merceologica e la data di scadenza sono a
compilazione obbligatoria.
Per
aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla
nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca
oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio
con le frecce di scorrimento dei record, cambiare i
dati nei campi di testo e fare clic su Salva.
Per allegare una foto del prodotto, si può
acquisirne l'immagine con la propria webcam
attivabile tramite il pulsante Acquisisci foto.
Una volta aperta la finestra per l'acquisizione
fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi
webcam, posizionare il prodotto di fronte
all'obiettivo e fotografarlo premendo il pulsante Cattura
foto. Fatto ciò, si può importare la foto
nella scheda dei dati servendosi del pulsante Importa
foto in scheda. Infine, bisogna memorizzare la
scheda del prodotto premendo il pulsante Salva.
La foto
abbinata alla scheda viene ridotta in scala
automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del
riquadro di anteprima. E' comunque possibile
visualizzare l'immagine a tutto schermo facendo clic
sull'icona dello zoom. Se si vuole ritoccare la foto
acquisita, la si può salvare su disco, apportare le
modifiche con un software di grafica e ricaricarla
nella scheda con il pulsante Carica foto. Se
si preferisce, si può fotografare il prodotto
esternamente con la propria macchina fotografica
digitale, salvare la foto in formato Jpeg e
importarla all'interno del magazzino, sempre
utilizzando il pulsante Carica foto.
Il
campo "Giacenza" deve essere
utilizzato per indicare la quantità di materiale
disponibile in magazzino. Tale valore può essere
aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti
del segno più e del segno meno che permettono di
aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di
merce.
Il
campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto è stato prenotato da un
acquirente, se presenta difetti o è danneggiato e
così via.
Il campo "Avviso n. pezzi rimasti"
permette di essere avvisati quando la giacenza di un
articolo in magazzino diventa inferiore al valore
minimo indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Le
ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia
indicando una o più parole consecutive contenute in
un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può
utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò
consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di
tutta la merce acquistata da un determinato fornitore
oppure di tutti i prodotti dotati di specifiche
caratteristiche o appartenenti a una certa categoria
merceologica. I risultati di ricerca possono essere
stampati su carta.
L'utente
del software ha la possibilità di allegare a ogni
scheda non solo una foto del prodotto ma anche file
esterni di qualsiasi tipo. Tale funzione potrebbe
risultare utile, ad esempio, se si vuole tenere
traccia nel dettaglio di tutte le operazioni di
carico e scarico effettuate per quella merce
annotandole in un documento di Word da
allegare alla scheda. Il contenuto di ogni allegato
può essere descritto nell'apposito campo di testo e
il file può essere aperto in qualsiasi momento
premendo il pulsante Apri.
Il
pulsante Duplica serve a registrare più
velocemente un nuovo prodotto simile ad un altro già
presente in archivio. A tal fine, basta visualizzare
la scheda del vecchio prodotto richiamandola con le
frecce di scorrimento dei record o con la funzione Trova,
fare clic su Duplica, apportare le opportune
modifiche ai campi di testo, caricare eventualmente
la nuova foto e fare clic su Salva.
La
casella Pagato va spuntata se è stato
effettuato il pagamento relativo all'acquisto del
prodotto descritto nella scheda. Per visualizzare il
riepilogo di tutti i pagamenti non ancora saldati,
basta premere il pulsante Da saldare.
La
scheda di ciascun prodotto può essere visualizzata
in anteprima o stampata su foglio A4 con o senza
foto.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le schede del magazzino in un foglio
di lavoro di Excel, che potrà essere aperto
con qualsiasi software in grado di gestire i file in
formato XLS (ad esempio, con Open Office,
Libre Office o Microsoft Office).
L'app Scadenze
Imminenti consente di monitorare la
scadenza di ciascun prodotto visualizzando il
riepilogo della merce che scade oggi, entro una
settimana o entro un mese, sulla scorta dei dati
registrati nel magazzino.
Per
visualizzare l'elenco dei prodotti in scadenza o
scaduti è sufficiente indicare una categoria
merceologica e premere uno dei tre pulsanti arancioni
presenti nella schermata di selezione, a seconda che
si desideri ottenere il riepilogo delle scadenze di
oggi, della settimana o del mese.
Il riepilogo che appare visualizza, in base alla
categoria merceologica indicata e al pulsante
premuto, la merce già scaduta o in scadenza nel
periodo selezionato.
Per
riepilogare tutti i prodotti in scadenza o scaduti a
prescindere dalla categoria merceologica di
appartenenza, è sufficiente premere il pulsante di
interesse lasciando in bianco il campo di testo
utilizzato come filtro di ricerca.
Dopo
aver sostituito la merce scaduta con un nuovo carico,
bisogna ricordarsi di aggiornare la scheda del
prodotto in magazzino inserendo la nuova data di
scadenza sovrascrivendo quella passata.
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
l'app su tutte le macchine di sua proprietà.
Scadenzario Merce funziona
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
L'accesso
al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Scadenzario
Merce è quindi il software ideale per
avere la certezza di non lasciare in giacenza nessun
articolo scaduto. L'utente resterà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il programma richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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