Gestione
Auto Scadenzario e Costi 5.0 è un
software facile e intuitivo progettato per archiviare
i dati relativi ad ogni mezzo dell'autoparco
aziendale, tenere sotto controllo i costi e le
scadenze temporali e chilometriche riguardanti la
manutenzione degli automezzi o il pagamento delle
tasse automobilistiche quali il bollo,
l'assicurazione, il tagliando e la revisione, sapere
in ogni momento quali conduttori sono disponibili e
quali sono in ferie, registrare tutti i viaggi
effettuati da ciascun autoveicolo per calcolare i
consumi di carburante e i chilometri percorsi,
redigere un registro degli ingressi e delle uscite
dei mezzi dalla porta carraia.
L'app Anagrafica
Conduttori è una rubrica elettronica
che consente di registrare i dati personali dei
conducenti dei veicoli del proprio autoparco. Ad ogni
conduttore si può associare un veicolo del parco
auto, indicando il tipo di mezzo, la marca, il
modello, il colore, il tipo di alimentazione e il
numero di targa.
Sono presenti vari campi nei quali inserire il
cognome e il nome del conducente, l'indirizzo e la
città, le patenti di guida possedute, i dati
dell'automezzo assegnato, i compensi pattuiti con
l'azienda, i recapiti telefonici di casa, ufficio,
cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito
preferenziale dove il conduttore desidera essere
contattato, il codice fiscale, il numero di partita
IVA, il numero di carta di credito con relativa data
di scadenza e l'IBAN bancario. Ogni scheda può
essere corredata di eventuali annotazioni. I campi
relativi al veicolo assegnato all'automobilista
possono essere compilati in automatico importando i
dati dall'archivio del parco automezzi.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente
fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i
dati nelle caselle di testo e premere Salva.
Si tenga presente che, per salvare la scheda, occorre
compilare obbligatoriamente i campi riguardanti il
nome del conduttore, la marca, il modello e la targa
del veicolo abbinato.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una scheda già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare il record precedente
o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del conducente, del
numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del
numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
predefinita presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
Per annotare che il conduttore acconsente a lavorare
in trasferta, è sufficiente spuntare la relativa
casella. Il pulsante Sì trasferte
visualizza l'elenco di tutte le schede in cui è
stato messo il segno di spunta su tale casella.
La funzione Allega file permette di abbinare
alla scheda di ciascun conducente fino a tre file da
richiamare velocemente con un clic. Tali file
potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale
del contratto stipulato dal conduttore con l'azienda,
l'immagine scannerizzata della sua patente di guida o
carta di identità, e così via.
Il
pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i conducenti che
possiedono un certo tipo di patente, oppure di quelli
che risiedono in una certa città. I risultati di
ciascuna ricerca possono essere stampati.
L'utente
che si occupa dell'archiviazione delle schede
anagrafiche dei conduttori dovrebbe costantemente
aggiornare la situazione delle ferie di ognuno di
essi e, a seconda dei casi, mettere o togliere il
segno di spunta sulla casella In ferie. Nel
campo "Programma ferie" andrebbe
indicata la durata delle ferie del conduttore. Così
facendo, l'utente potrà trovare immediatamente un
autista disponibile quando ce ne sarà bisogno. A tal
fine, basta premere il pulsante In servizio
per visualizzare l'elenco di tutti i conducenti che
al momento sono al lavoro con le relative annotazioni
sul periodo di disponibilità.
Qualora
tale elenco risultasse vuoto, potrebbe essere utile
visualizzare la lista degli autisti attualmente in
ferie premendo il pulsante In ferie per
verificare nelle annotazioni quando ciascuno di loro
tornerà al lavoro.
Il pulsante Stampa permette di ottenere su
carta le informazioni presenti nella scheda di
ciascun conduttore. Il software è anche in grado di
esportare l'intero archivio anagrafico in un file di Microsoft
Excel.
L'app Parco Automezzi
permette di creare una dettagliata scheda descrittiva
di ogni mezzo della propria flotta corredata di foto
in cui registrare il tipo di veicolo, la destinazione
e l'uso, la marca e il modello, il numero di targa e
di telaio, l'anno di immatricolazione, il colore, il
tipo di pneumatici montati, lo stato del veicolo, il
tipo di alimentazione (benzina, diesel, elettricità,
GPL, ibrida, metano), i cavalli fiscali o kW, la
cilindrata, i chilometri percorsi e la data in cui è
stata effettuata la lettura, il numero di posti, la
portata massima e la classe di compatibilità
ambientale.
E'
inoltre possibile annotare gli incidenti subiti, il
nome della compagnia di assicurazione, il telefono
dell'assicuratore e l'importo dell'ultima polizza
pagata. Ad ogni mezzo si può associare il relativo
proprietario, l'autista e il meccanico di fiducia con
relativi recapiti telefonici. Ogni ulteriore
informazione riferita al veicolo può essere inserita
nel campo delle note.
Il pulsante Carica foto permette di inserire
l'immagine del veicolo in formato Jpeg o Bitmap
nella scheda tecnica descrittiva. Tale immagine viene
ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle
dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque
possibile visualizzare la foto a tutto schermo
facendo clic sull'icona dello zoom. L'immagine del
mezzo visibile nella scheda può essere salvata su
disco o cancellata in qualsiasi momento utilizzando
gli appositi pulsanti.
Per
registrare una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
i campi riguardanti il tipo di veicolo, la marca, il
modello e il numero di targa sono a compilazione
obbligatoria.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva. Una
scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante Slide Show mostra in sequenza ad
intervalli di sei secondi e a schermo intero tutte le
foto dei veicoli presenti nel parco automezzi. Una
volta visualizzata l'ultima foto in archivio, la
presentazione riprende dal principio. Per uscire
dalla modalità Slide Show è sufficiente
fare clic su un punto qualsiasi della schermata.
Il
pulsante Duplica è utile se si deve
registrare la scheda di un nuovo veicolo che ha molti
elementi in comune con quella di un veicolo già in
archivio. A tal fine, è sufficiente richiamare la
vecchia scheda, premere Duplica, apportare
le dovute modifiche nei campi di testo e premere Salva.
Il programma consente di allegare a ciascuna scheda
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, le copie acquisite allo
scanner dei documenti dell'automezzo, come il
libretto di circolazione, la ricevuta di pagamento
del bollo o il contratto di assicurazione.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un
certo proprietario o assegnati allo stesso autista,
oppure di quelli di una certa marca o modello. I
risultati di ciascuna ricerca possono essere
stampati.
L'utente
addetto all'aggiornamento delle schede dei veicoli
dovrebbe aggiornare regolarmente la data di scadenza
della revisione, del tagliando, dell'assicurazione e
del bollo. Così facendo, sarà possibile tenere
sotto controllo i pagamenti da effettuare sfruttando
l'app per il monitoraggio delle scadenze imminenti.
Il pulsante Gestione costi è studiato per
annotare le spese sostenute per il veicolo, ad
esempio per le manutenzioni ordinarie e
straordinarie, e sapere quanto ci è costato il mezzo
complessivamente. Per usufruire di tale funzione,
bisogna innanzitutto memorizzare la scheda
descrittiva del veicolo o richiamarla dall'archivio
se è già stata salvata, quindi fare clic sul
pulsante Gestione costi e premere Aggiungi
costo per registrare una nuova spesa. Per
modificare i dati di una spesa già registrata,
bisogna premere il pulsante Modifica costo
dopo aver selezionato la voce di interesse
dall'elenco.
Un
costo va registrato indicando la data e la causale
del pagamento, il nome del pagatore e del
beneficiario e l'importo pagato. Il totale
complessivo dei costi sostenuti per il veicolo viene
calcolato automaticamente e visualizzato in calce
all'elenco che compare quando si apre la finestra per
la gestione dei costi. Il pulsante Stampa
riepilogo consente di stampare il riepilogo
delle spese relative al veicolo selezionato.
La
scheda tecnica descrittiva completa di foto di
ciascun veicolo può essere visualizzata in anteprima
o stampata su carta, mentre l'intero archivio del
parco automezzi può essere esportato in un file di Microsoft
Excel.
L'app Scadenze Imminenti
consente di monitorare, per ciascun veicolo, le
scadenze relative alla revisione, al tagliando, al
rinnovo dell'assicurazione e al pagamento del bollo
sulla base dei dati inseriti nell'archivio del parco
automezzi.
Per
visualizzare l'elenco delle scadenze imminenti è
sufficiente premere uno dei quattro pulsanti
arancioni presenti nella schermata di selezione. Il
riepilogo che appare visualizza, a seconda del
pulsante premuto, le revisioni, i tagliandi, le
assicurazioni o i bolli già scaduti o in scadenza
nei prossimi 7 giorni. Tale riepilogo può essere
stampato su carta.
Dopo
aver ottemperato a una scadenza, bisogna ricordarsi
di aggiornare la scheda del veicolo nel parco
automezzi inserendo la prossima data di scadenza
sovrascrivendo quella passata. Inoltre, è buona
norma registrare il pagamento effettuato nella
finestra accessibile tramite il pulsante Gestione
costi presente nella stessa scheda.
L'app Ingressi e Uscite Veicoli
è studiata per gestire le schede da compilarsi a
cura del personale di servizio alla porta carraia nel
momento in cui i mezzi di visitatori attraversano il
cancello di ingresso dell'azienda. Ovviamente, è
anche possibile registrare i veicoli del proprio
parco auto custoditi in autorimessa che giornalmente
entrano in azienda.
Questa
app permette di registrare per ogni mezzo la data e
l'ora di entrata e di uscita dalla sede dell'azienda,
la marca, il modello e il numero di targa del
veicolo, il nome del conduttore e delle altre persone
a bordo, una descrizione della merce trasportata, gli
estremi del foglio di marcia, i numeri delle tessere
fornite ai visitatori che autorizzano all'ingresso da
esporre sulla giacca e da riconsegnare all'uscita, il
luogo di destinazione del veicolo, il cellulare del
conducente e il nome dell'operatore che effettua la
registrazione. Esiste, inoltre, un campo per annotare
qualsiasi informazione aggiuntiva, ad esempio
eventuali documenti consegnati dal conducente in
porta carraia.
Per inserire una nuova scheda in archivio bisogna
selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Si tenga presente che i campi relativi alla data e
ora di ingresso nonché alla marca, modello e targa
del veicolo sono a compilazione obbligatoria.
Se si
deve registrare l'ingresso o l'uscita di un mezzo del
proprio autoparco, è possibile importare i dati del
veicolo e del conduttore dall'archivio del parco
automezzi servendosi del pulsante con la freccetta
rossa presente a destra del campo riservato al numero
di targa.
Quando i visitatori stanno per lasciare la sede,
l'operatore alla porta carraia può richiamare la sua
scheda utilizzando il pulsante Veicoli non usciti
e facendo doppio clic sulla voce di interesse
nell'elenco che appare. Dopo aver richiamato con un
doppio clic la scheda del veicolo dalla finestra di
ricerca, l'operatore potrà quindi inserire la data e
l'ora di uscita e salvare i cambiamenti.
L'utente
del software ha anche la possibilità di visualizzare
il riepilogo dei veicoli entrati o usciti nella
giornata corrente.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi personalizzati adoperando come filtro di
ricerca uno o più campi contemporaneamente, in
particolare la data di ingresso o di uscita, la marca
e il modello del veicolo o il suo numero di targa, il
nome del conduttore o delle altre persone a bordo,
gli estremi del foglio di marcia, la merce
trasportata, il luogo di destinazione o qualsiasi
informazione inserita nel campo delle note.
Si può
richiamare una scheda anche utilizzando le frecce di
scorrimento, che consentono di visualizzare il record
precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
La scheda di rilevazione dell'ingresso e dell'uscita
del veicolo può essere stampata in duplice copia su
un unico foglio A4, in modo da consegnare una copia
al conduttore e trattenere l'altra. L'intero registro
dei transiti dei veicoli in azienda può essere
invece esportato in un foglio di Microsoft Excel.
L'app Statistiche
transiti veicoli consente di
visualizzare e stampare grafici statistici sugli
ingressi e sulle uscite registrate nell'anno solare
selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare
i dati sotto forma di grafico a torta oppure di
grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra il
numero di ingressi e uscite relativamente a ciascun
mese dell'anno.
La
prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso a una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
ingressi e delle uscite dei veicoli. Il grafico che
appare è costituito da dodici barre tridimensionali,
ognuna corrispondente a un mese dell'anno solare.
Più la barra è alta, più i transiti dei veicoli
sono stati numerosi. L'utente ha la possibilità di
visualizzare le stesse statistiche sotto forma di
grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante
posizionato in basso.
Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente. Il pulsante Stampa
grafico consente di ottenere su carta il grafico
visualizzato in quel momento unitamente ai dati
relativi ai transiti mensili.
L'app Scadenzario Manutenzioni
consente di tenere sotto controllo scadenze e
appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei
veicoli da revisionare o da riparare e di essere
avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze
da gestire potrebbero riguardare gli interventi di
manutenzione ordinaria o straordinaria sugli
automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche
ma anche qualsiasi appuntamento preso con i clienti
della propria azienda.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
delle scadenze dell'anno, si può provvedere a
compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati, il tipo di manutenzione
da effettuare e i dati relativi all'automezzo
associato a quell'evento.
I dati
del conduttore del veicolo abbinato ad una scadenza o
appuntamento (cognome e nome, codice fiscale e
recapito preferenziale) possono essere importati
dall'archivio dei conduttori servendosi del pulsante
contraddistinto da una freccia rossa. E' anche
possibile importare i dati relativi al mezzo da
riparare o revisionare (tipo di veicolo, marca,
modello, colore, tipo di alimentazione e numero di
targa) utilizzando il pulsante Importa dati.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso
dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può
sfruttare la funzione Duplica per
trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e
dell'ora) in un nuovo record. A questo punto
bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e
salvare la nuova scheda.
Per
ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire
con quanti giorni di anticipo si desidera essere
avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene
segnalata sia in maniera visiva attraverso un
messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante
un segnale acustico che si attiva automaticamente nel
momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il
calendario permette, inoltre, di richiamare le
scadenze relative al giorno o al mese selezionato.
La
casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso per la
manutenzione del mezzo è in attesa di conferma. Il
pulsante Da confermare permette di ottenere
il riepilogo degli automezzi con scadenze in sospeso
mostrando anche il nome di ciascun proprietario o
conduttore da contattare con il relativo numero di
telefono.
E' buona norma aggiornare lo scadenzario delle
manutenzioni ogni volta che viene effettuata la
manutenzione di un veicolo mettendo il segno di
spunta sulla casella Manutenzione effettuata
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutte le manutenzioni non ancora eseguite, sia
scadute che non. Per rintracciare nell'elenco la
scheda dell'automezzo da aggiornare, basta immettere
il suo numero di targa nel campo di ricerca, fare
clic sul pulsante Trova e, una volta
evidenziato il veicolo nella lista, selezionarlo con
un doppio clic per richiamare i dati nella finestra
di lavoro principale. A questo punto è possibile
spuntare la casella Manutenzione effettuata
e premere Salva per registrare le modifiche.
E'
possibile salvare un numero illimitato di scadenze o
appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite
saranno visualizzate in ordine cronologico in base
alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con
cui l'utente le ha registrate in archivio. Il
pulsante Effettuate visualizza lo storico
delle manutenzioni in archivio e può essere utile
per stampare l'elenco di tutti gli interventi tecnici
eseguiti sui mezzi della propria azienda in base a
scadenze temporali.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato mezzo o conduttore, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'app Scadenzario Chilometrico
è studiata per registrare tutte le manutenzioni
soggette a scadenze chilometriche anziché temporali.
Lo scopo dell'applicazione è consentire di
confrontare in qualsiasi momento i chilometri
percorsi da ogni veicolo del parco auto alla data
corrente con il limite massimo chilometrico oltre il
quale è necessario effettuare una nuova
manutenzione.
Per creare la scheda di una nuova manutenzione
bisogna innanzitutto premere il pulsante Nuovo
e inserire le informazioni riguardanti il veicolo e
il conducente o responsabile del mezzo. Tali
informazioni possono essere digitate sul momento
oppure richiamate dall'archivio del parco automezzi
utilizzando il pulsante Importa dati e da
quello dei conduttori tramite il pulsante contenente
l'icona di una freccia rossa.
A
questo punto, occorre compilare la sezione relativa
alla manutenzione indicando la tipologia e i dettagli
dell'intervento tecnico da effettuare, l'officina
incaricata, ulteriori annotazioni di qualsiasi genere
e, se si desidera, il costo stimato. La casella Data
intervento andrebbe compilata successivamente,
nel momento in cui la manutenzione sarà stata
effettuata e si provvederà ad aggiornare la scheda.
Nella stessa occasione si potrebbe inoltre aggiornare
il costo dell'intervento.
Nel campo "Km iniziali" va
inserito il valore dei chilometri attuali percorsi
dal mezzo come riportato sul contachilometri.
Trattandosi di una nuova scheda, tale valore coincide
con quello da inserire nel campo "Km
attuali". Per lo stesso motivo, il valore
del campo "Data iniziale" deve
essere uguale a quello del campo "Data
attuale".
Un
ulteriore campo permette di specificare la frequenza
chilometrica con cui va effettuata la manutenzione,
ossia ogni quanti chilometri è necessario eseguire
quel tipo di intervento tecnico. Premendo il pulsante
Calcola si ottiene la scadenza chilometrica,
che equivale alla somma dei chilometri iniziali con
il valore della frequenza chilometrica. La scadenza
chilometrica rappresenta, quindi, il numero massimo
di chilometri oltrepassato il quale bisogna
intervenire.
E' buona norma aggiornare lo scadenzario chilometrico
in maniera periodica, ad esempio mensilmente, per
avere sempre a portata di mano la situazione dei
veicoli del proprio parco auto che necessitano di
manutenzione. Questo vuol dire che, periodicamente,
andrebbe aggiornato il valore dei chilometri attuali
di ciascun mezzo registrato nello scadenzario.
Il modo più veloce per aggiornare la scheda di una
scadenza chilometrica consiste nel fare clic sul
pulsante Da effettuare. Questa operazione
visualizza l'elenco di tutte le manutenzioni non
ancora eseguite. Per rintracciare nell'elenco la
scheda dell'automezzo da aggiornare, basta immettere
il suo numero di targa nel campo di ricerca, fare
clic sul pulsante Trova e, una volta
evidenziato il veicolo nella lista, selezionarlo con
un doppio clic per richiamare i dati nella finestra
di lavoro principale. A questo punto è possibile
indicare il nuovo valore dei chilometri attuali e la
data corrente nei relativi campi e premere Salva
per registrare le modifiche.
Se il
valore dei chilometri attuali immesso supera quello
della scadenza chilometrica, all'atto del salvataggio
il software contrassegna la manutenzione come "Scaduta"
nel campo "Stato manutenzione" e
la scheda apparirà nell'elenco delle manutenzioni
scadute visualizzabile con l'apposito pulsante. Nel
momento in cui la manutenzione è stata eseguita,
bisogna richiamare la relativa scheda, mettere il
segno di spunta sulla casella Manutenzione
effettuata e salvare le modifiche. Così
facendo, la scheda non comparirà più nell'elenco
delle manutenzioni scadute.
Attenzione a non confondere il riepilogo visualizzato
tramite il pulsante Scadute con quello
ottenuto tramite il pulsante Da effettuare.
Mentre il primo mostra la lista degli interventi da
eseguire urgentemente in quanto già scaduti, il
secondo fornisce semplicemente l'elenco di tutte le
manutenzioni in archivio da effettuare, sia scadute
che non.
Il pulsante Trova consente di rintracciare
una qualsiasi scheda in archivio, indipendentemente
dal fatto che la manutenzione sia stata effettuata
oppure no, utilizzando uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere
l'elenco di tutti gli interventi tecnici eseguiti da
una certa officina su un dato tipo di veicolo, oppure
la lista di tutti i cambi degli pneumatici effettuati
su un preciso automezzo.
Subito
dopo aver aggiornato la scheda contrassegnando la
manutenzione come effettuata, è possibile registrare
la nuova scadenza chilometrica relativa alla
manutenzione successiva utilizzando il pulsante Duplica,
indicando i nuovi valori delle date e dei chilometri
iniziali e attuali e facendo clic su Salva.
Tale operazione può comunque essere effettuata anche
in un secondo momento richiamando la vecchia scheda
per duplicarla oppure creando la nuova scheda da
zero.
Il pulsante Effettuate visualizza lo storico
delle manutenzioni in archivio e può essere utile
per stampare l'elenco di tutti gli interventi tecnici
eseguiti in base alle scadenze chilometriche sui
singoli mezzi del parco auto.
La scheda di ogni singolo intervento di manutenzione
può essere stampata su carta, mentre l'intero
archivio dello scadenzario chilometrico può essere
esportato in un file di Microsoft Excel.
L'app Registro Viaggi mette
a disposizione un ambiente in cui annotare i viaggi
effettuati da tutti i veicoli del parco auto al fine
di ottenere, per ciascun mezzo, un riepilogo dei
litri di carburante consumati, dei costi sostenuti
per i rifornimenti e dei chilometri percorsi in un
qualsiasi intervallo di tempo nell'anno selezionato.
L'utente
dovrà quindi tenere aggiornato il registro
compilando una scheda ogni volta che un mezzo del
proprio autoparco effettua un viaggio indicando la
data e l'ora di partenza e di arrivo, il luogo di
destinazione, l'itinerario seguito, lo scopo del
viaggio, la marca, il modello e la targa del veicolo
utilizzato, il nome del conduttore e del conduttore
supplementare, l'elenco delle altre persone a bordo,
il numero totale dei viaggiatori e una descrizione
della merce trasportata.
Le informazioni riguardanti la marca, il modello e la
targa del veicolo possono essere richiamate
dall'archivio del parco automezzi servendosi del
pulsante contraddistinto dall'icona di una freccia
rossa posizionato a destra del campo riservato alla
marca e modello di veicolo.
E' presente una sezione in cui bisogna registrare i
dati riguardanti ogni singolo rifornimento fatto
durante il viaggio per poter calcolare il totale dei
costi di carburante e dei litri consumati. Per ogni
rifornimento effettuato, si può indicare la data e
l'ora, la stazione di servizio, i litri di carburante
e l'importo pagato.
Per la
corretta compilazione della scheda, è necessario
controllare il contachilometri dell'automezzo sia
alla partenza sia al rientro in sede e riportare il
numero dei chilometri negli appositi campi. Una volta
inseriti i dati, si può calcolare il numero dei
chilometri percorsi premendo il pulsante Calcola.
Per avere l'esatto resoconto dei consumi di
carburante e dei costi sostenuti dall'automezzo
nell'arco dell'intero viaggio dalla partenza al
rientro in sede, bisogna procedere come segue: 1)
accertarsi che il serbatoio dell'automezzo sia pieno
alla partenza. Se non lo fosse, fare il pieno di
carburante senza prendere nota dei litri e del
relativo costo; 2) ogni volta che ci si
ferma durante il tragitto per rifornirsi di
carburante, segnare la quantità di litri immessi nel
serbatoio e l'importo pagato. Come è noto, questi
dati sono riportati sulla colonnina del distributore;
3) al rientro in sede, fare il pieno di
carburante e quindi segnare la quantità di litri e
il relativo costo.
Appare chiaro che la quantità totale di carburante
consumato nell'intero viaggio si ottiene sommando i
litri immessi nel serbatoio a ogni rifornimento,
incluso il pieno effettuato al rientro in sede. In
maniera simile, il costo totale sostenuto è uguale
alla somma degli importi pagati per i singoli
rifornimenti.
Giova
ripetere che, ai fini del calcolo dei consumi di
carburante, è necessario che il serbatoio
dell'automezzo sia pieno alla partenza. Nei viaggi
brevi, in cui non si ha bisogno di fare rifornimento
durante il tragitto, il consumo totale è esattamente
quello del pieno effettuato al rientro in sede.
La casella Viaggio in corso va spuntata per
indicare che il viaggio descritto nella scheda
corrente non è ancora terminato. Per visualizzare il
riepilogo di tutti i viaggi attualmente in corso,
basta premere il pulsante con l'icona raffigurante
una macchina rossa.
Per
inserire una nuova scheda in archivio bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo e premere Salva. Si tenga presente
che i campi della data di partenza, del luogo di
destinazione del viaggio, della marca, del modello e
del numero di targa del veicolo sono a compilazione
obbligatoria.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Per richiamare
una scheda è possibile utilizzare sia la funzione di
ricerca sia le frecce di scorrimento, che consentono
di visualizzare il record precedente o quello
successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda
all'archivio.
Il software consente di trovare le schede in archivio
anche attraverso chiavi parziali, ossia indicando una
o più parole consecutive contenute nei campi
utilizzati come filtri di ricerca. In questo modo, è
possibile, ad esempio, ottenere l'elenco di tutti i
viaggi effettuati da un certo conduttore o da un
determinato veicolo, oppure di tutti quelli verso la
stessa destinazione o riguardanti il trasporto di una
particolare tipologia di merce.
Il
pulsante Duplica è utile se si deve
archiviare la scheda di un nuovo viaggio che ha molti
elementi in comune con quella di un viaggio
registrato in precedenza. A tal fine, è sufficiente
richiamare la vecchia scheda, fare clic su Duplica,
apportare le dovute modifiche nei campi di testo e
premere Salva.
Il programma permette di allegare a ciascuna scheda
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la copia digitale del
documento di trasporto o qualsiasi altra
documentazione relativa al viaggio.
L'intero registro dei viaggi può essere esportato in
un file di Excel mentre la scheda
descrittiva del singolo viaggio può essere stampata
su carta.
L'app Riepilogo consumi carburante e
chilometri percorsi consente di
ottenere il resoconto dei consumi di carburante e dei
chilometri percorsi da un determinato automezzo o da
tutti i veicoli del parco auto in un intervallo di
tempo selezionato dall'utente sulla base dei dati
inseriti nel registro dei viaggi. A tal fine, basta
indicare l'anno solare di interesse, la targa
dell'automezzo, il luogo di destinazione del viaggio,
l'intervallo di tempo relativo al periodo di
interesse e, infine, premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
Il
riepilogo che si ottiene mostra, per ciascun viaggio
effettuato, la data di partenza e quella del rientro
in sede, il luogo di destinazione, la marca e il
modello del veicolo, il numero di targa, i litri di
carburante consumati, i chilometri percorsi e il
costo sostenuto.
In calce al riepilogo, compaiono la somma dei litri
di carburante consumati, il numero complessivo dei
chilometri percorsi e il totale dei costi di
carburante tenendo conto di tutti i viaggi elencati
nei risultati di ricerca, unitamente a un promemoria
dell'intervallo di tempo selezionato.
Se si desidera visualizzare il riepilogo relativo a
tutti i mezzi del parco auto, bisogna selezionare
solo l'intervallo di tempo e lasciare in bianco i
campi della targa del veicolo e del luogo di
destinazione del viaggio.
Si capisce che il campo "Targa"
presente nel registro dei viaggi è molto importante
ai fini della creazione dei riepiloghi parziali, dal
momento che serve a ottenere resoconti in base al
singolo mezzo.
Il
pulsante Stampa riepilogo permette di
ottenere su carta l'elenco delle schede dei viaggi
visualizzato in quel momento.
Il software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Gestione
Auto Scadenzario e Costi 5.0 può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Gestione Auto Scadenzario e Costi 5.0
è quindi il programma ideale per le ditte che
dispongono di un autoparco e vogliono calcolare i
costi e i consumi di carburante, essere avvisati
quando sta per scadere il bollo, la revisione, il
tagliando o l'assicurazione, gestire la manutenzione
dei veicoli e tenere traccia di ogni altra
informazione riguardante ciascun mezzo della propria
flotta. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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