Gestione
Riparazioni 4.0 è un software facile e
intuitivo studiato per laboratori tecnici che
svolgono lavori di riparazione e di manutenzione di
apparecchi di ogni tipo (caldaie, condizionatori,
televisori, antenne, lavatrici, impianti elettrici e
idraulici, automezzi riparati o revisionati da
autofficine meccaniche, eccetera). Il programma
consente di compilare, stampare e archiviare i
contratti di manutenzione stipulati con i propri
Clienti per l'assistenza tecnica relativa agli
impianti, apparecchi tecnologici o attrezzature da
essi posseduti, quali caldaie, gruppi frigo,
compressori, impianti fotovoltaici, montascale,
ascensori e così via.
Nel
software sono presenti diversi ambienti di lavoro per
archiviare l'anagrafica dei Clienti e degli impianti
o apparecchi, registrare nel Magazzino i dati
relativi a ciascun articolo, pezzo di ricambio o
apparecchio disponibile nel proprio laboratorio
tecnico e ottenere l'inventario della merce in
giacenza, visualizzare in ogni momento lo scadenzario
delle manutenzioni, redigere i contratti di
manutenzione programmata, emettere Schede di Lavoro
per gli interventi tecnici effettuati, compilare e
stampare preventivi e documenti di trasporto, tenere
sotto controllo le scadenze giornaliere, mensili o
annuali relative, ad esempio, ai pagamenti da
ricevere o da effettuare.
L'applicazione Archivio Clienti e
Impianti è utile per velocizzare la
compilazione dei documenti contabili (documenti di
trasporto e preventivi), dei contratti di
manutenzione e delle Schede di Lavoro grazie alla
possibilità di importare i dati anagrafici, ma può
essere usato anche come una completa rubrica
elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio
di e-mail al Cliente all'approssimarsi della scadenza
della manutenzione, il controllo della validità del
codice fiscale, della partita IVA, del numero di
carta di credito e del codice IBAN.
Nell'archivio
anagrafico è possibile annotare cognome, nome, data
e luogo di nascita del Cliente, l'indirizzo di
residenza, le modalità di pagamento preferite, i
recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e
fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale
dove il Cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario. Il campo "Note" può
essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al Cliente.
La scheda del Cliente consente, inoltre, di
registrare le caratteristiche tecniche relative
all'impianto di sua proprietà. Se esistono
importanti questioni in sospeso con il Cliente, è
possibile prenderne nota nel relativo campo di testo.
Mettendo il segno di spunta sulla casella Da
ricontattare, si inserisce la scheda in un
elenco contenente tutti i Clienti con questioni in
sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio,
nel momento in cui il problema è stato risolto o
quando ci sono novità. Per visualizzare tale elenco,
basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Quando si compila la scheda di un Cliente bisogna
indicare con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati rispetto alla data di scadenza della
prossima manutenzione dell'impianto. Un apposito
pulsante consente di visualizzare e di stampare lo
scadenzario delle manutenzioni con l'elenco di tutti
gli impianti su cui si dovrà intervenire.
Il
software permette di inviare al Cliente un messaggio
e-mail con l'avviso della scadenza con un testo già
predisposto del seguente tipo: "Gentilissimo
Sig. XYZ, con la presente le ricordiamo che il suo
impianto XYZ, con matricola n. XYZ, deve essere
sottoposto a manutenzione entro la data del
GG/MM/AAAA. Pertanto, la preghiamo di contattarci il
prima possibile per definire tempi e modalità di
intervento da parte del nostro personale tecnico. In
attesa di un suo riscontro, porgiamo cordiali saluti."
Il testo del messaggio può ovviamente essere
integrato e personalizzato prima di effettuare
l'invio della mail al Cliente.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede relative allo
stesso Cliente perché, ad esempio, lo stesso
possiede diversi impianti e si vuole creare una
scheda per ciascuno di essi. In questo modo, si
potrà richiamare in maniera opportuna la scheda
relativa all'impianto o apparecchio da riparare o
revisionare in fase di compilazione di un contratto
di manutenzione o di una Scheda di Lavoro. Per
duplicare la scheda di un Cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Per trovare le schede dei Clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i Clienti che possiedono un certo
tipo di impianto, oppure di quelli che hanno
determinate questioni in sospeso e per i quali è
stata registrata una certa parola o espressione
distintiva nel campo "Note".
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del Cliente, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La funzione Allega file è usata per
abbinare alla scheda di ciascun Cliente fino a tre
file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento o della documentazione relativa
all'impianto. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
La scheda di ogni singolo Cliente può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Gestione dei contratti di
manutenzione programmata mette a
disposizione un modello di contratto che consente di
registrare le informazioni anagrafiche della Ditta
manutentrice e dell'Utente, i dati dell'impianto o
apparecchio oggetto del contratto (tipo di impianto,
marca e modello, numero di matricola, tipo di
alimentazione, anno di costruzione, ubicazione e
caratteristiche tecniche), le operazioni previste e
comprese nella quota di contratto e quelle escluse,
le responsabilità contrattuali del Manutentore e
quelle dell'Utente, le condizioni che consentono alle
parti di recedere dal contratto, la durata del
contratto, il totale del corrispettivo, la
periodicità e l'importo del canone e le modalità di
pagamento. E' anche presente la dichiarazione
liberatoria di consenso al trattamento dei dati
personali da far firmare al Cliente per gli obblighi
relativi alla legge sulla privacy.
I dati
personalizzabili del contratto di manutenzione
occupano una sola pagina di un foglio in formato A4.
A tergo dello stesso foglio vanno invece stampate le clausole
contrattuali generali, che sono le stesse per
tutti i Clienti. Potrebbe quindi essere utile
stampare in anticipo tali clausole su carta in modo
da velocizzare i tempi nel momento in cui bisognerà
fornire copia del contratto al Cliente.
Per
inserire un contratto in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare un contratto esistente, bisogna
visualizzarlo nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
I dati e il logo della Ditta manutentrice vanno
inseriti una sola volta e sono memorizzati in
automatico all'uscita dall'ambiente per la gestione
del contratto di manutenzione. Le informazioni
relative al Cliente e all'impianto possono essere o
inserite sul momento oppure importate dall'archivio
anagrafico.
La
numerazione consecutiva dei contratti di manutenzione
è gestita direttamente dal software. Infatti, nel
momento in cui si preme il pulsante Nuovo,
l'applicazione attribuisce al contratto il numero
successivo al totale dei contratti già archiviati.
Per far partire la numerazione automatica dei
contratti da un numero superiore, basta utilizzare la
funzione Numerazione e indicare il numero
iniziale.
Il pulsante Duplica risulta utile quando
bisogna rinnovare un contratto relativo ad un
Cliente. In questo modo, si evita di riscrivere tutti
quei dati che restano invariati. Per duplicare la
scheda di un contratto, basta visualizzare quella
già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
modificare eventualmente i dati esistenti e premere Salva.
Per trovare le schede dei contratti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i contratti stipulati con un certo
Cliente, oppure di quelli che fanno riferimento ad
una determinata marca o modello di impianto.
La
funzione Allega file è usata per abbinare
alla scheda di ciascun contratto fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia acquisita allo scanner del
contratto cartaceo firmato dal Cliente.
Ciascun contratto di manutenzione può essere
stampato direttamente su carta o visualizzato in
anteprima.
Per
visualizzare e stampare le clausole a tergo del
contratto, bisogna fare clic sul pulsante con l'icona
del documento PDF. L'intero archivio dei
contratti può essere esportato in un file di Microsoft
Excel.
L'applicazione Magazzino Articoli
permette di gestire i dati relativi a ciascun bene o
apparecchio di cui il proprio laboratorio tecnico
dispone. Se si desidera, questo ambiente può anche
essere usato per descrivere i servizi offerti ai
Clienti (ad esempio, manutenzione programmata,
intervento di riparazione ecc.) per facilitare la
compilazione dei documenti contabili grazie alla
funzione che consente l'importazione dei dati. E'
possibile catalogare articoli e servizi di ogni
genere, visualizzare un elenco di tutta la merce in
esaurimento, ottenere l'inventario parziale o totale
dei beni in magazzino con il valore complessivo del
capitale in deposito.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
il campo relativo al codice articolo è a
compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda
esistente, bisogna richiamarla nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare un prodotto o servizio che ha
molti elementi in comune con una scheda già presente
in archivio. Per duplicare la scheda, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
La catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun bene o servizio nella quale
bisogna indicare il codice dell'articolo, la
tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il
modello, una descrizione delle caratteristiche
principali, la presenza di eventuali elementi
accessori, la sua ubicazione all'interno del
magazzino, il nome del Fornitore del bene con
relativi recapiti, la data di acquisto e gli estremi
del documento di compravendita. Il pulsante Altre
informazioni permette di specificare l'altezza,
la larghezza, la lunghezza e l'eventuale data di
scadenza dell'articolo.
Il
campo Giacenza deve essere utilizzato per
indicare la quantità del materiale disponibile in
magazzino. Tale valore può essere aggiornato in
qualsiasi momento attraverso i pulsanti del segno
più e del segno meno che permettono di aggiungere o
sottrarre un certo quantitativo di merce.
Si
ricorda che è anche possibile effettuare
l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si
compila un preventivo o DDT importando i dati dal
magazzino.
Il pulsante Calcola va usato per calcolare
il prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo
senza IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi di
testo. Il pulsante Calcola valore consente
di ottenere il valore totale della merce in magazzino
moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza.
Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa,
per calcolare il prezzo senza IVA bisogna immettere
il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi
campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale,
ossia indicando una o più parole consecutive
contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si
può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e
ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo
di tutta la merce comprata da un determinato
Fornitore oppure di tutti i materiali dotati di
specifici elementi accessori. I risultati di ricerca
possono essere stampati su carta.
Il
campo Avviso sottoscorta permette di essere
avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Il campo Tipologia è molto importante ai
fini della creazione degli inventari parziali, dal
momento che serve ad associare l'articolo ad una
determinata categoria merceologica. Questo significa
che l'utente deve inserire lo stesso valore in tale
campo all'interno della scheda di ciascun prodotto
che si vuole faccia parte di un determinato
inventario parziale.
Il campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto è stato prenotato da un
Cliente, se presenta difetti o può essere sostituito
da un articolo simile e così via.
L'utente del software ha la possibilità di allegare
fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da
allegare alla scheda.
Il
pulsante Cerca sul Web apre il motore di
ricerca Google per trovare su Internet
informazioni riguardanti il prodotto merceologico
visualizzato in quel momento, usando come filtro le
parole inserite dall'utente nei campi relativi alla
marca e al modello dell'articolo.
La scheda di ogni singolo prodotto o servizio può
essere stampata su carta o salvata in un documento PDF,
mentre il pulsante Esporta archivio consente
di esportare tutte le schede del magazzino in un
foglio di lavoro di Microsoft Excel, che
potrà essere aperto con qualsiasi software in grado
di gestire i file in formato XLS (ad
esempio, con Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
L'applicazione Inventario Merce
consente di visualizzare l'inventario di tutti gli
articoli del proprio magazzino o soltanto di quelli
appartenenti ad una tipologia. A tal fine, è
sufficiente servirsi del pulsante Inventario
Merce presente nella schermata di partenza del
programma, indicare una tipologia nell'apposito campo
che compare nella finestra successiva e premere il
pulsante Visualizza. Per ottenere
l'inventario di tutti gli articoli in magazzino,
bisogna premere il pulsante Visualizza senza
indicare alcuna tipologia.
La
finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco
dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di
essi il codice identificativo, la marca e il modello,
il costo, la giacenza e il valore ottenuto
moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla
schermata è riportato l'ammontare del capitale
complessivo in magazzino che si ottiene sommando il
valore di tutti gli articoli merceologici.
Il campo Tipologia presente nella schermata
per la registrazione degli articoli in magazzino è
molto importante ai fini della creazione degli
inventari parziali, dal momento che serve ad
associare l'articolo ad una determinata categoria
merceologica. Questo significa che l'utente deve
inserire lo stesso valore in tale campo all'interno
della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia
parte di un determinato inventario parziale.
Il
pulsante Stampa inventario permette di
ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata
in quel momento con l'indicazione in calce del valore
complessivo.
L'applicazione Scadenze e appuntamenti
consente di tenere sotto controllo le scadenze
giornaliere, mensili o annuali relative, ad esempio,
ai pagamenti da ricevere o da effettuare e di essere
avvertiti al sopraggiungere della data. L'utente può
registrare un numero illimitato di scadenze per
ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere
visualizzate in ordine cronologico in base alla data
e all'ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire
con quanti giorni di anticipo si desidera essere
avvisati.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
delle scadenze dell'anno, si può provvedere a
compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo,
compilando i campi di testo e premendo Salva.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza o appuntamento, quanti
giorni prima si desidera essere avvisati, il nome del
Pagatore e del Beneficiario e la causale della
scadenza. I dati del Pagatore e dell'eventuale
prodotto o servizio associato possono essere
importati, rispettivamente, dall'archivio anagrafico
dei Clienti e dal Magazzino.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti
o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno,
dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare
la funzione Duplica per trasportare tutti i
dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere
giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento
è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo
si desidera essere avvisati. La presenza di
appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera
visiva attraverso un messaggio informativo, sia in
maniera sonora mediante un segnale acustico che si
attiva automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle
scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic
sulla relativa scritta. Il calendario permette,
inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno
o al mese selezionato.
La
casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso, ad
esempio, con un Cliente o con l'Agenzia delle Entrate
è in attesa di conferma. Il pulsante Da
confermare permette di ottenere il riepilogo
delle scadenze in sospeso mostrando, per ciascun
impegno, la causale, la data e l'ora della scadenza o
appuntamento, il nome del Pagatore e del Beneficiario
e l'eventuale importo da pagare.
E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta
che viene saldato un pagamento mettendo il segno di
spunta sulla casella Pagamento effettuato
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti
che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della
scadenza da aggiornare, basta usare il nome del
Pagatore o del Beneficiario come filtro di ricerca,
fare clic sul pulsante Trova e, una volta
evidenziata la scadenza nella lista, selezionarla con
un doppio clic per richiamare i dati nella finestra
di lavoro principale. A questo punto è possibile
spuntare la casella Pagamento effettuato e
premere Salva per registrare le modifiche.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato Pagatore o Beneficiario, eccetera.
E'
possibile salvare un numero illimitato di scadenze o
appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite
saranno visualizzate in ordine cronologico in base
alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con
cui l'utente le ha registrate in archivio. Il
pulsante Effettuati visualizza lo storico
dei pagamenti saldati in archivio e può essere utile
per stampare a fine anno l'elenco di tutti i
versamenti effettuati dai Clienti.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Schede di Lavoro
è studiato per l'emissione del modulo da rilasciare
al Cliente in cui sono annotati gli interventi
tecnici eseguiti sull'impianto presso il domicilio
dell'Utente o presso il proprio laboratorio. Tale
scheda riporta i dati dell'impianto, i dati del
Cliente, la data e l'ora di inizio dei lavori, il
luogo in cui è stato effettuato l'intervento, il
nome del tecnico responsabile dei lavori, le anomalie
segnalate dal Cliente, i controlli effettuati, i
lavori eseguiti, i ricambi e materiali utilizzati, le
eventuali raccomandazioni per il Cliente, la data e
l'ora della riconsegna dell'impianto al termine dei
lavori.
Con la funzione Riepilogo Schede di Lavoro Emesse
è possibile ottenere il riepilogo per intervallo di
tempo delle Schede di Lavoro relative a ciascun
Cliente o impianto visualizzando il totale degli
importi percepiti.
La
scheda di lavorazione consente anche di annotare lo
stato dei lavori, ossia se l'impianto è stato
riparato o revisionato, se non è riparabile o se è
pronto per la riconsegna. Nella scheda si può
inoltre indicare il numero e la data della fattura o
ricevuta che è stata rilasciata al Cliente e
l'importo della stessa. Un'apposita casella permette
di specificare se l'impianto o apparecchio è stato
riconsegnato al Cliente. Con un solo clic, è
possibile visualizzare l'elenco degli impianti non
ancora riconsegnati ai Clienti.
Per inserire una Scheda di Lavoro in archivio,
bisogna premere il pulsante Nuovo,
descrivere l'intervento compilando le caselle che
interessano e fare clic su Salva. Per
aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla
nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca
oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio
con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi
di testo e fare clic su Salva.
Quando
si preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quante Schede di Lavoro sono già presenti in
archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si
vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato.
La compilazione della scheda può essere velocizzata
importando i dati dall'archivio dei Clienti. Il
pulsante Stampa serve a stampare su carta la
Scheda di Lavoro selezionata, che all'occorrenza può
essere visualizzata in anteprima o esportata in
formato PDF.
La
funzione Trova permette di creare riepiloghi
degli interventi tecnici utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può
ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti da un
certo tecnico in uno specifico giorno o mese
dell'anno, a favore di un determinato Cliente, su un
preciso impianto, e così via.
A
ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione relativa
all'impianto riparato o revisionato.
Il pulsante contraddistinto dall'icona di un visto
visualizza una finestra con il riepilogo di tutti gli
impianti non ancora riconsegnati ai clienti. Per far
sì che una Scheda di Lavoro non compaia in questo
elenco, è sufficiente spuntare la casella Riconsegnato
e salvare i cambiamenti.
L'applicazione
Riepilogo Schede di Lavoro consente
di ottenere un estratto conto degli incassi percepiti
con gli interventi di riparazione o revisione
effettuati dal proprio laboratorio tecnico in un
qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il nome del
Cliente e/o il numero di matricola del suo impianto
come filtri di ricerca.
Per ottenere il riepilogo degli interventi effettuati
in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare
clic sulla scritta Riepilogo Schede di Lavoro
emesse nella schermata per l'emissione delle
Schede di Lavoro, indicare il nome del Cliente e/o il
numero di matricola del suo impianto unitamente alla
data di inizio e a quella di fine intervallo e
premere il pulsante Visualizza riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti
gli incassi percepiti nel periodo specificato,
riportando per ogni Scheda di Lavoro la data di
emissione, il nome del Cliente, il suo recapito
telefonico preferenziale, la marca e il modello
dell'impianto e l'importo totale della ricevuta o
fattura abbinata.
Per ottenere il riepilogo di tutte le Schede di
Lavoro emesse a tutti i Clienti nell'intervallo di
tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di
ricerca. Il riepilogo delle Schede di Lavoro
visualizzato può essere stampato su carta facendo
clic sull'apposito pulsante.
Gestione Riparazioni 4.0
dispone di due applicazioni, Emissione
Preventivi e Emissione DDT,
per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF)
di preventivi e di documenti di trasporto (DDT). La
compilazione dei documenti è facilitata dalla
possibilità di importare i prodotti e servizi
presenti nel Magazzino nonché i dati anagrafici del
Cliente.
L'applicazione
Preventivi risulta utile per accontentare il
Cliente che vuole sapere i costi prima di richiedere
un servizio o effettuare un acquisto.
L'applicazione Documenti di Trasporto
fornisce tutto l'occorrente per gestire la
documentazione dei beni viaggianti, permettendo
l'archiviazione e la stampa di documenti di trasporto
che, come è noto, ormai da anni hanno sostituito le
bolle di accompagnamento. I DDT hanno una loro
numerazione progressiva, gestita direttamente dal
programma. La compilazione del DDT è facilitata
dalla possibilità di importare dal Magazzino le voci
da riportare nel documento, mentre i dati del Cliente
possono essere importati dal relativo archivio
anagrafico. E' anche possibile visualizzare l'elenco
dei DDT relativi ai carichi non ancora consegnati.
Oltre
ai dati relativi alla Ditta emittente, al Cliente e
ai prodotti venduti, nel DDT è possibile indicare le
generalità del vettore, la destinazione della merce,
la causale del trasporto, la tipologia di porto
(franco o assegnato), l'aspetto esteriore dei beni,
la data e l'ora di inizio trasporto e quelle di
consegna. In calce al DDT sono anche presenti
appositi spazi per la firma del vettore e di chi
ritira la merce.
E'
possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire in stampa nei documenti e si può stabilire
da che numero far partire la numerazione automatica.
Il calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in
base all'aliquota specificata è un'operazione
effettuata automaticamente dal programma. Se
l'articolo o servizio è esente da IVA, bisogna
spuntare la relativa casella. E' anche possibile
applicare una percentuale di sconto ad ogni articolo
riportato nel documento. Tutti gli importi sono
calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre
dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due
centesimi.
Le informazioni riguardanti la propria ditta sono
salvate in automatico alla chiusura della schermata
di lavoro.
Per inserire un nuovo documento in archivio bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi che interessano e premere Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il
software attribuisce al documento un numero che tiene
conto di quanti preventivi o documenti di trasporto
sono già presenti in archivio, partendo da 1 se
l'archivio è vuoto. Se si vuole far partire la
numerazione automatica dei documenti da un numero
superiore, è necessario utilizzare l'apposita
funzione accessibile tramite il pulsante dedicato.
Per
modificare un documento in archivio, bisogna
visualizzarlo nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva.
La casella In sospeso presente nel
preventivo va spuntata se il Cliente non ha
confermato l'acquisto degli articoli o la richiesta
dei servizi a cui il documento si riferisce.
Un
apposito pulsante permette di visualizzare l'elenco
di tutti i preventivi in sospeso. La casella Consegnato
presente nel DDT va invece spuntata quando il carico
è stato portato a destinazione. Un apposito pulsante
consente di ottenere l'elenco di tutti i carichi non
ancora consegnati.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei preventivi e dei DDT utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo dei preventivi emessi
in un preciso giorno dell'anno, intestate a un
determinato Cliente o a più Clienti che vivono in
una stessa città, eccetera.
In
maniera simile, è possibile effettuare una ricerca
nell'archivio dei documenti di trasporto per
riepilogare, ad esempio, tutti quelli in cui si è
provveduto a memorizzare determinate informazioni nel
campo delle note.
Il
pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare l'intero archivio dei preventivi o dei
documenti di trasporto in un foglio di lavoro di Microsoft
Excel.
Gestione Riparazioni 4.0 è
fortemente integrato con Excel, dal momento
che tutti gli archivi del programma consentono di
esportare i dati nel formato del software della
Microsoft. A tal fine, è sufficiente che nel proprio
computer sia installata una qualsiasi applicazione
per la gestione dei file in formato XLS (ad
esempio, Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso
al software è protetto da una password scelta
dall'utente che deve essere costituita da almeno
otto caratteri e che può essere cambiata tutte le
volte che desidera. Per il primo accesso al programma
e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la
parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Gestione
Riparazioni 4.0 può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Il software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
l'app su tutte le macchine di sua proprietà.
Gestione Riparazioni 4.0 è
quindi il programma ideale per qualsiasi laboratorio
tecnico in cerca di uno strumento veloce per redigere
e stampare contratti di manutenzione, Schede di
lavoro, preventivi e DDT, nonché per gestire i
propri interventi di riparazione o di revisione degli
apparecchi e non dimenticare mai le scadenze e gli
appuntamenti con i propri Clienti. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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