Gestione
Protocollo e Pratiche è un software
molto elastico di protocollazione documentale e di
bilancio aziendale che permette di gestire in modo
semplice e intuitivo i documenti e le pratiche
all'interno di ditte, studi professionali, uffici
tecnici o legali e così via. L'obiettivo è di
agevolare e snellire la gestione del protocollo
informatico e delle pratiche d'ufficio fornendo un
sistema di archiviazione elettronica basato sulla
creazione di fascicoli, ognuno contenente tutta la
documentazione relativa ad una determinata pratica.
Il
software è quindi uno strumento di elevata potenza
gestionale pensato per i professionisti di qualsiasi
settore, come avvocati, consulenti del lavoro,
commercialisti, architetti, geometri, ingegneri,
periti e chiunque abbia bisogno di protocollare
documenti e pratiche attraverso un sistema che
garantisca l'immediato accesso a tutte le
informazioni archiviate, nonché gestire le scadenze
e appuntamenti con i propri Clienti. Oltre a ciò,
con il programma è possibile contabilizzare i
movimenti di denaro in dare e avere, tenere un
registro di primanota con calcolo del bilancio in
attivo o passivo, controllare la situazione dei
pagamenti insoluti e generare grafici statistici
tridimensionali degli incassi ed esborsi.
Gestione Protocollo e Pratiche
si propone, in sostanza, di rendere maggiormente
efficienti le aziende e le amministrazioni attraverso
l'eliminazione dei registri cartacei, consentendo con
poche operazioni di archiviare i documenti e la posta
ricevuta, inviata o interna attraverso un sistema di
registrazione di protocollo semplice e professionale.
Ciascuna pratica può essere agganciata ad un Cliente
e ad un consulente o curatore. Un potente sistema di
ricerca consente di trovare informazioni in modo
semplice e immediato nonché di identificare le
pratiche il cui stato di lavorazione è ancora
incompleto.
Gestione
Protocollo e Pratiche consente allo
studio di ridurre i tempi e dunque i costi di
gestione delle pratiche, di migliorare
l'organizzazione del lavoro e di determinare una
maggiore tempestività di risposta rispetto alle
richieste dei Clienti. Il software gestisce in
maniera completa ed in semplici ambienti operativi
tutti i processi collegati alle pratiche:
archiviazione dei dati anagrafici dei Clienti,
protocollazione della posta in archivi annuali,
creazione del fascicolo, registrazione della
documentazione legata a ciascuna pratica, ricerca
delle informazioni in archivio, esportazione e stampa
delle schede dei documenti o dei risultati di
ricerca, registrazione dei movimenti monetari,
controllo costante dello scadenzario dei pagamenti e
degli appuntamenti con i propri Clienti.
L'applicazione Anagrafica Clienti
memorizza le informazioni relative a persone o
aziende allo scopo di facilitare la compilazione
delle schede delle pratiche e dei movimenti di denaro
grazie ad una semplice funzione di importazione dei
dati dall'archivio. Questo ambiente di lavoro è, in
effetti, una completa rubrica elettronica dotata di
funzioni avanzate con cui è possibile controllare la
validità del numero di partita IVA, del codice
fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di
credito, nonché inviare un messaggio e-mail al
nominativo selezionato.
Nell'Anagrafica
Clienti è possibile annotare cognome, nome,
data e luogo di nascita del Cliente, l'indirizzo di
residenza, le modalità di pagamento preferite, i
recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e
fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale
dove il Cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario. La scheda del Cliente consente, inoltre, di
registrare gli estremi di un documento di
riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i
titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e
servizi di interesse, e la zona di appartenenza.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
Cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i Clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità relative alla
fornitura di un prodotto o di un servizio. Per
visualizzare tale elenco, basta fare clic sul
pulsante Da ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, ai familiari del
Cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per
duplicare la scheda di un Cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Per trovare le schede dei Clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i Clienti che risiedono in una
certa zona, a cui interessano determinati prodotti o
servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o
per i quali è stata registrata una certa parola o
espressione distintiva nel campo Note.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del Cliente, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato. Il campo E-mail è affiancato da
un pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun Cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento oppure un file di Word in cui
annotare tutti gli acquisti effettuati dal Cliente o
tutti i servizi a lui prestati. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
La
scheda di ogni singolo Cliente può essere
visualizzata in anteprima, stampata su carta o
salvata in un file .PDF. L'archivio
anagrafico dei Clienti può essere esportato in un
file di Microsoft Excel utilizzando una
semplice funzione accessibile con pochi clic del
mouse. Il foglio di Excel generato potrà
essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di
gestire i file in formato .XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'applicazione Protocollo Posta
è pensata per protocollare in archivi annuali la
posta in entrata e in uscita e tutti i documenti
interni relativi alla propria azienda, al proprio
studio professionale e, più in generale, alla
propria vita privata o lavorativa. La prima
operazione da effettuare per protocollare un
documento consiste nell'indicare l'anno solare
nell'apposito campo e premere il pulsante Apri
per accedere all'ambiente preposto all'inserimento
dei dati. Per semplificare l'utilizzo, il software
inserisce in automatico l'anno corrente quando si
accede all'applicazione. Si capisce che, se si vuole
consultare i documenti protocollati negli anni
passati, è necessario cancellare l'anno corrente e
digitare l'anno di interesse.
Una
volta entrati nell'ambiente per l'inserimento dei
dati, si può iniziare a protocollare una nuova
scheda premendo il pulsante Nuovo. Così
facendo, il software assegna al documento il numero
di protocollo e la data di registrazione, che
ovviamente coincide con quella odierna. La
numerazione del protocollo è progressiva e tiene
conto di quanti documenti sono già presenti in
archivio, partendo da 1 all'inizio di ogni anno
solare. Se si desidera far partire la numerazione
automatica da un numero superiore a 1, si deve
utilizzare la funzione accessibile tramite il
pulsante contraddistinto dalla lettera N che
permette di indicare il numero iniziale. Inoltre,
spuntando un'apposita casella, si può fare in modo
che il numero progressivo del protocollo sia seguito
dall'indicazione dell'anno solare.
Dopo
aver compilato i campi di testo, è sufficiente fare
clic sul pulsante Salva per archiviare la
scheda. La scheda di un documento può essere
aggiornata tutte le volte che si desidera. Per
aggiornare una scheda in archivio, è sufficiente
richiamarla con la funzione Trova oppure
utilizzando le frecce di scorrimento dei record,
apportare le dovute modifiche e premere Salva.
Ogni documento protocollato può essere descritto
indicando la tipologia di posta (in entrata, in
uscita o interna), l'ufficio e l'operatore
responsabile della protocollazione, la categoria di
appartenenza del documento, la collocazione
dell'originale cartaceo (ove esistente), l'oggetto,
la data di spedizione e quella di ricezione, il
formato e il numero di pagine, i riferimenti ad altri
documenti, le annotazioni personali, il mittente e il
destinatario con i relativi recapiti. I dati
dell'ufficio e dell'operatore responsabile della
protocollazione (che spesso sono sempre gli stessi)
sono salvati in automatico quando si esce dalla
schermata di lavoro, cosicché non occorrerà
digitarli nuovamente quando si dovrà protocollare
altri documenti. Ad ogni modo, il contenuto di tali
campi può all'occorrenza essere modificato
manualmente tutte le volte che si desidera.
In
fondo alla schermata è possibile allegare la copia
digitale del documento protocollato, che l'utente del
software potrà visualizzare in qualsiasi momento
premendo il pulsante Apri. Il pulsante Allega
file permette, inoltre, di allegare tre
ulteriori documenti connessi a quello protocollato.
Il pulsante Riepilogo protocollo,
contraddistinto dall'icona di una tabella a griglia,
permette di visualizzare il riepilogo dei documenti
registrati in un qualsiasi intervallo di tempo
nell'anno solare nonché esportare lo stesso
riepilogo in un foglio di lavoro di Microsoft
Excel.
Il
pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate nell'archivio del protocollo
informatico utilizzando uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. In questo modo è possibile
ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i documenti
protocollati da un certo operatore e appartenenti ad
una specifica categoria.
La
scheda descrittiva di un singolo documento può
essere stampata su carta, mentre l'intero archivio
del protocollo può essere esportato in un file di Excel.
L'applicazione Archivio Pratiche
è studiata per gestire i fascicoli relativi ai
servizi prestati a favore dei propri Clienti.
L'operazione da effettuare per creare una nuova
pratica è molto semplice. In primo luogo, facendo
clic sul pulsante Archivio Pratiche nella
schermata di partenza, l'utente avrà accesso ad un
ambiente dedicato in cui dovrà indicare l'oggetto
per esteso della pratica da creare, la sua tipologia,
il numero di protocollo, la data di apertura del
fascicolo e quella di chiusura (quest'ultima da
compilare quando la pratica sarà chiusa), lo stato
di avanzamento della pratica (aperta, in lavorazione,
sospesa, non saldata, chiusa e saldata), una
descrizione dei documenti principali che compongono
la pratica, l'elenco dettagliato dei documenti
associati al fascicolo, il nome del consulente o
curatore, i dati del Cliente, le informazioni
relative ai pagamenti saldati e a quelli da
effettuare nonché qualsiasi altra annotazione.
Per
inserire in archivio la scheda di nuova pratica,
l'utente deve premere il pulsante Nuovo,
compilare le caselle di testo relative alle
informazioni sul fascicolo e salvare i dati immessi.
Per individuare la pratica archiviata senza
possibilità di errore, è buona norma descriverla in
maniera precisa all'interno del campo Oggetto
indicando parole chiave che spieghino bene il suo
contenuto. I dati del Cliente possono essere
importati dall'archivio anagrafico utilizzando il
pulsante posizionato a destra del campo del cognome e
nome.
L'utente ha la possibilità di allegare file esterni
di qualsiasi genere alla scheda di ciascuna pratica.
Tali file potrebbero contenere la versione digitale
dei documenti principali che compongono il fascicolo.
L'elenco dettagliato dei documenti della pratica va
inserito nella finestra di lavoro accessibile tramite
il pulsante Elenco documenti associati a pratica.
Tale elenco può essere visualizzato in anteprima o
stampato su carta in qualsiasi momento.
La
sezione Associa cartella permette di gestire
una cartella abbinata alla pratica corrente in cui
conservare le copie acquisite allo scanner dei
documenti riferiti alla stessa pratica. Una volta
salvata la pratica ed aperta la cartella associata
tramite l'apposito pulsante, si può provvedere a
posizionare i file al suo interno copiandoli o
trascinandoli dalla cartella di origine. Con questa
funzione è quindi possibile collegare a ciascuna
pratica tutti i documenti che si desidera, dal
momento che una cartella ha capienza illimitata.
E'
possibile segnalare una pratica come urgente mettendo
il segno di spunta nella relativa casella. L'elenco
di tutte le pratiche contrassegnate come urgenti
potrà essere visualizzato e stampato con pochi clic.
Il
programma dispone di una funzione di ricerca per
trovare una o più pratiche in archivio utilizzando
come chiavi l'oggetto, la tipologia, il numero di
protocollo, la data di apertura della pratica, lo
stato di avanzamento, la descrizione dei documenti
principali, il nome del Cliente, il suo codice
fiscale, il nome del consulente o curatore, nonché
qualsiasi parola presente nel campo delle note. E'
possibile effettuare una ricerca utilizzando più
filtri contemporaneamente e ciò consente, ad
esempio, di ottenere l'elenco di tutte le pratiche
appartenenti ad una certa tipologia e che sono in uno
specifico stato di avanzamento.
Appositi
pulsanti consentono di stampare la scheda informativa
di una singola pratica o di visualizzarne il
contenuto in anteprima. Se si desidera stampare
l'intero elenco delle pratiche archiviate, si può
utilizzare la finestra di ricerca, che dispone di una
funzione di stampa, oppure esportare l'archivio in Microsoft
Excel. Come è facile intuire, l'esportazione in
Excel consente anche di condividere i dati
con chi non possiede Gestione Protocollo
e Pratiche.
L'applicazione Scadenze e Appuntamenti
consente di tenere sotto controllo le scadenze
giornaliere, mensili o annuali relative, ad esempio,
ai pagamenti da effettuare di essere avvertiti al
sopraggiungere della data. L'utente può registrare
un numero illimitato di scadenze per ciascun giorno.
Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in
ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per
ogni scadenza è possibile stabilire con quanti
giorni di anticipo si desidera essere avvisati.
Una
volta entrati nella schermata per la gestione delle
scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare
una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati, il nome del Cliente,
l'oggetto della pratica a cui la scadenza si
riferisce e la causale della scadenza. I dati del
Cliente, della pratica e del consulente possono
essere importati dall'archivio delle pratiche
servendosi del pulsante Importa dati.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso
dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può
sfruttare la funzione Duplica per
trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e
dell'ora) in un nuovo record. A questo punto
bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e
salvare la nuova scheda.
Come
già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è
possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si
desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle
scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic
sulla relativa scritta. Il calendario permette,
inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno
o al mese selezionato.
La casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso, ad
esempio, con il Cliente o con l'Agenzia delle Entrate
è in attesa di conferma. Il pulsante Da
confermare permette di ottenere il riepilogo
delle scadenze in sospeso mostrando, per ciascun
impegno, la causale, la data e l'ora della scadenza o
appuntamento, il nome del Cliente, l'oggetto della
pratica e l'eventuale importo da pagare.
E'
buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che
viene saldato un pagamento mettendo il segno di
spunta sulla casella Pagamento effettuato
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti
che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della
scadenza da aggiornare, basta usare il nome del
Cliente come filtro di ricerca, fare clic sul
pulsante Trova e, una volta evidenziata la
scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic
per richiamare i dati nella finestra di lavoro
principale. A questo punto è possibile spuntare la
casella Pagamento effettuato e premere Salva
per registrare le modifiche.
E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze
o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze
inserite saranno visualizzate in ordine cronologico
in base alla data e all'ora indipendentemente
dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in
archivio. Il pulsante Effettuati visualizza
lo storico dei pagamenti saldati in archivio e può
essere utile per stampare a fine anno l'elenco di
tutti i versamenti effettuati dai Clienti.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato Cliente, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel, che potrà
essere aperto con qualsiasi software in grado di
gestire i file in formato .XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'applicazione Entrate e Uscite
è l'ambiente in cui bisogna annotare tutte le
operazioni relative ai pagamenti in dare e in avere
che confluiranno nel registro di primanota della
propria azienda.
La prima operazione da effettuare per registrare un
nuovo movimento in entrata o in uscita consiste
nell'indicare l'anno solare in cui avviene il
pagamento e premere il pulsante Apri.
A
questo punto si entra nell'ambiente in cui bisogna
registrare i dati relativi al movimento che farà
parte del registro di primanota.
Per inserire una nuova scheda, bisogna fare clic sul
pulsante Nuovo e specificare se si tratta di
un movimento in entrata o in uscita selezionando la
relativa opzione e digitando l'importo in euro. Il
campo della data dell'operazione riporta in
automatico il giorno corrente ma può all'occorrenza
essere modificato manualmente se, ad esempio, in tale
campo si preferisce indicare la data in cui il
pagamento viene saldato.
Il campo della causale va compilato indicando
esattamente a cosa si riferisce il pagamento in
entrata o in uscita. E' possibile fornire ulteriori
dettagli sulla causale sfruttando il campo del
promemoria.
Il
pulsante Duplica può sostituire il pulsante
Nuovo se si vuole registrare un nuovo
movimento simile ad un altro già archiviato nella
primanota dello stesso anno solare. A tal fine, basta
visualizzare la scheda del vecchio pagamento
richiamandola con le frecce di scorrimento dei record
o con la funzione Trova, fare clic su Duplica,
apportare le opportune modifiche ai campi di testo e
fare clic su Salva.
La data di scadenza va indicata esprimendo
contemporaneamente il numero di giorni di preavviso
con cui si desidera essere informati
dell'approssimarsi della medesima scadenza. Inserendo
queste informazioni, sarà possibile ottenere i
riepiloghi dei pagamenti in scadenza e di quelli
insoluti, vale a dire dei pagamenti scaduti e non
saldati.
I dati del Pagatore e del Beneficiario possono essere
digitati sul momento ma è anche possibile
richiamarli dall'archivio anagrafico dei Clienti
sfruttando i pulsanti collocati a destra dei relativi
campi di testo. Sono anche presenti pulsanti per
controllare la validità del codice fiscale e della
partita IVA del Pagatore.
La funzione Trova permette di ritrovare i
movimenti archiviati utilizzando più filtri di
ricerca contemporaneamente. A titolo di esempio, si
potrebbe ottenere l'elenco di tutti i pagamenti
effettuati a favore di un determinato Beneficiario o
di quelli a cui è stata applicata una certa tariffa.
La
funzione Allega file consente di allegare
alla scheda di ciascun movimento di primanota fino a
tre file di qualsiasi genere, che potrebbero
contenere, ad esempio, la copia digitale della
ricevuta di versamento o documenti relativi al
Pagatore o Beneficiario.
Dopo aver compilato tutti i campi di testo di
interesse, è necessario fare clic su Salva
per inserire la scheda in archivio.
Quando un pagamento in entrata o in uscita viene
saldato, bisogna spuntare la relativa casella e
salvare le modifiche alla scheda. Per richiamare una
scheda archiviata precedentemente, si può usare la
funzione Trova oppure visualizzare le schede
a una a una utilizzando le fecce di scorrimento dei
record. Una volta trovata la scheda da aggiornare,
basta mettere il segno di spunta sulla casella Saldato
e salvare i cambiamenti.
Il pulsante contraddistinto dall'icona di un orologio
serve a visualizzare il riepilogo dei pagamenti in
scadenza o scaduti e non saldati. Dopo aver
visualizzato tale riepilogo, è possibile richiamare
una scheda con un doppio clic sulla relativa voce in
elenco.
La
scheda informativa del singolo movimento di primanota
può essere stampata su carta, mentre l'intero
archivio annuale può essere esportato in un foglio
di Excel.
L'applicazione Primanota e Bilancio
consente di visualizzare e stampare il registro di
primanota della propria azienda con l'estratto conto
dei movimenti in dare e in avere registrati in ogni
anno solare, mostrando il riepilogo delle operazioni,
il totale degli incassi, il totale degli esborsi e il
bilancio in attivo o passivo equivalente alla
differenza fra entrate e uscite.
Per visualizzare il registro di primanota relativo ai
movimenti registrati in un certo intervallo di tempo,
basta indicare una causale unitamente alla data di
inizio e a quella di fine intervallo e premere il
pulsante Visualizza riepilogo. Se si
desidera ottenere la primanota di tutti i movimenti
registrati a prescindere dalla causale, è
sufficiente selezionare l'intervallo di tempo senza
specificare nessuna causale.
Il
registro di primanota che si ottiene visualizza il
riepilogo di tutti gli incassi percepiti e le spese
sostenute nel periodo specificato, riportando per
ogni operazione il tipo di movimento (entrata o
uscita), la causale, la data dell'operazione, il nome
del Pagatore, il nome del Beneficiario e l'importo in
entrata o in uscita. In calce, appaiono i totali
delle entrate e delle uscite con relativo bilancio.
Il registro di primanota può essere stampato su
carta facendo clic sull'apposito pulsante.
L'applicazione Pagamenti Insoluti
è studiata per visualizzare i riepiloghi dei
pagamenti scaduti e non saldati relativamente alle
entrate, alle uscite o ad entrambe le tipologie di
movimento. Questa funzione risulta indispensabile per
disporre in tempo reale di un elenco completo dei
propri debitori a cui inviare un sollecito di
pagamento, oppure per controllare che la propria
ditta non sia in difetto con i propri creditori o con
il fisco.
E'
possibile visualizzare tutti i movimenti in entrata e
in uscita insoluti registrati in ogni anno solare ed
esportare il riepilogo in un foglio di lavoro di Microsoft
Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi
software in grado di gestire i file in formato .XLS
(ad esempio, con Open Office, Libre
Office o Microsoft Office).
Dopo aver selezionato un anno solare ed aperto la
finestra contenente il riepilogo dei pagamenti
insoluti, bisogna fare clic sull'icona di Excel.
Questa operazione crea in tempo reale un file in
formato .XLS contenente le schede in
archivio, che potrà essere aperto immediatamente
rispondendo affermativamente al messaggio di domanda
che appare. A questo punto è sufficiente salvare il
file sul proprio disco fisso assegnandogli un nome
qualsiasi.
L'applicazione Grafici Statistici
si compone di tre ambienti che permettono di
visualizzare in maniera grafica l'andamento mensile
delle entrate, quello delle uscite e, infine, il
bilancio annuale degli incassi e degli esborsi.
Gli
ambienti per la rappresentazione grafica delle
entrate e delle uscite mensili consentono di
visualizzare e stampare, appunto, grafici statistici
sui movimenti mensili in attivo o passivo in base
agli incassi percepiti e ai pagamenti effettuati
nell'anno solare selezionato. L'utente può scegliere
se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta
oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico
mostra le entrate o le uscite relative a ciascun mese
dell'anno arrotondando i totali all'euro.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici mensili è quella di indicare
l'anno solare di interesse. A questo punto, facendo
clic sul pulsante Apri, si avrà accesso ad
una nuova finestra in cui compare il grafico
statistico delle entrate o delle uscite.
Il grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate o le uscite sono maggiori. L'utente ha la
possibilità di visualizzare le stesse statistiche
sotto forma di grafico a torta facendo clic
sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
L'ambiente per la rappresentazione grafica del
bilancio delle entrate e uscite annuali funziona in
maniera molto simile, con l'unica differenza che il
grafico è composto soltanto da due elementi
raffiguranti il totale degli incassi e degli esborsi
registrati nell'intero anno solare.
Anche
in questo caso, è possibile visualizzare il bilancio
sotto forma di grafico tridimensionale a barre oppure
a torta premendo il pulsante corrispondente.
Il
pulsante Stampa grafico consente di ottenere
su carta il grafico visualizzato in quel momento
unitamente ai dati relativi alle entrate e alle
uscite mensili o al bilancio annuale.
Come si è visto, tutti gli archivi di Gestione
Protocollo e Pratiche possono essere
esportati in un file di Microsoft Excel
utilizzando una semplice funzione accessibile con
pochi clic del mouse. Giova ripetere che il foglio di
Excel generato potrà essere aperto con
qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in
formato .XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Il software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Gestione
Protocollo e Pratiche può essere
utilizzato anche su chiavetta USB. A tal
fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Gestione Protocollo e Pratiche,
in definitiva, risolve egregiamente i problemi di
gestione, controllo e reperimento della
documentazione di lavoro organizzandola in agevoli
fascicoli elettronici ed è quindi lo strumento
ideale per le aziende, i professionisti o i privati
cittadini che vogliono avvalersi del proprio computer
per mettere ordine ai propri documenti di ogni genere
al fine di averli a portata di mano ogni volta che
servono. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
|
