Prenotazione
Tavoli OK è un software che offre a
chi gestisce un ristorante, una trattoria, una
pizzeria ecc. un semplice e accurato sistema di
prenotazione dei tavoli per colazioni, pranzi e cene.
Il programma permette di gestire tavoli di qualunque
capienza e di registrare le prenotazioni dei pasti
nei minimi dettagli per essere pronti a servire i
clienti nel modo migliore. Con pochi clic, si è in
grado di visualizzare e stampare in ogni momento
l'elenco completo delle prenotazioni del giorno, di
una certa data o anche di un intero mese.
L'applicazione
Archivio Prenotazioni va
utilizzata per registrare o modificare, appunto, le
prenotazioni dei tavoli effettuate dai clienti del
ristorante. Dopo aver registrato le prenotazioni,
basterà avviare il programma per essere avvertiti al
sopraggiungere della data. Le prenotazioni inserite
potranno essere esportate in Excel e
visualizzate in ordine cronologico in base alla data
e all'ora.
Prenotazione Tavoli OK è
studiato per tenere sotto controllo un numero
illimitato di prenotazioni e per essere avvertiti al
sopraggiungere della data. Le prenotazioni dei tavoli
possono essere descritte indicando la data e l'ora di
arrivo del cliente presso il ristorante, il pasto per
cui si prenota (colazione, pranzo o cena), i tavoli
assegnati, eventuali richieste speciali avanzate dal
cliente (ad esempio, posizione preferita del tavolo,
segnalazione di eventuali allergie o intolleranze a
determinati cibi ecc.), il nome del cliente, un suo
recapito telefonico, il numero totale delle persone,
il menu prescelto e il prezzo concordato. E' inoltre
possibile registrare qualsiasi altra informazione nel
campo delle note.
Una
volta entrati nella schermata per la gestione delle
prenotazioni dei tavoli, si può provvedere a
compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo,
compilando i campi di testo e premendo Salva.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora di arrivo del cliente presso il
ristorante, quanti giorni prima si desidera essere
avvisati, la tipologia di pasto, il nome del cliente
e il numero totale di coperti.
L'utente può registrare un numero illimitato di
prenotazioni per ciascun giorno. Se si ha la
necessità di inserire in archivio prenotazioni che
si ripeteranno nel tempo (ad esempio, prenotazioni
relative a clienti abituali del proprio ristorante o
trattoria), dopo aver salvato la prima scheda si può
sfruttare il pulsante Duplica per
trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e
dell'ora di arrivo) in un nuovo record. A questo
punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e
ora e salvare la nuova scheda.
Come
già accennato, per ogni prenotazione è possibile
stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati. La presenza di prenotazioni
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente all'avvio del programma.
Nell'archivio delle prenotazioni è disponibile una
funzione di ricerca avanzata che consente di creare
riepiloghi delle prenotazioni dei tavoli utilizzando
più criteri di ricerca contemporaneamente. E'
possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle
prenotazioni per un certo pasto, con riferimento ad
un determinato cliente o ad un certo menu, eccetera.
L'elenco dei risultati di ricerca può essere
stampato.
E'
necessario aggiornare lo scadenzario delle
prenotazioni ogni volta che viene servito un cliente
mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno
assolto e salvando i cambiamenti. Così facendo,
la prenotazione in questione non apparirà più
nell'elenco delle prenotazioni imminenti. Tale
casella va spuntata anche nel caso in cui la
prenotazione sia stata annullata.
Il pulsante Assolti visualizza l'elenco di
tutti gli impegni già assolti (ossia di tutti i
clienti già serviti) presenti in archivio, mentre il
pulsante Da assolvere riepiloga quelli in
sospeso, sia scaduti che non.
Il
pulsante Scaduti consente di ottenere la
lista degli impegni scaduti e non assolti, vale a
dire dei clienti che, pur avendo prenotato, non si
sono presentati presso il ristorante.
Dopo aver inserito una scheda di prenotazione in
archivio, è possibile inviare un messaggio e-mail al
cliente a conferma dell'avvenuta registrazione della
sua prenotazione. A tal fine, è sufficiente fare
clic sul pulsante posizionato a destra del campo di
testo riservato all'indirizzo di posta elettronica.
Giova
ripetere che, nel momento in cui si è ottemperato a
una prenotazione (ossia dopo aver servito un cliente
al tavolo), bisogna riaprire la sua scheda, spuntare
la casella Impegno assolto e, infine, fare
clic sul pulsante Salva per confermare
l'aggiornamento. All'avvio del programma l'elenco
delle prenotazioni imminenti non mostrerà gli
impegni futuri assolti in anticipo se l'utente ha
provveduto ad aggiornare le relative schede. Per
rintracciare nell'elenco la scheda della prenotazione
da aggiornare, bisogna visualizzare il riepilogo
desiderato tramite l'apposito pulsante, evidenziare
la prenotazione nella lista, selezionarla con un
doppio clic per richiamare i dati nella finestra di
lavoro principale. A questo punto, come già
spiegato, è possibile spuntare la casella Impegno
assolto e premere Salva per registrare
le modifiche.
La
scheda della singola prenotazione può essere
visualizzata in anteprima o stampata direttamente su
carta.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare lo storico di tutte le prenotazioni in un
foglio di lavoro di Microsoft Excel, che
potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in
grado di gestire i file in formato XLS (ad
esempio, con Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
La
schermata di partenza del programma permette di
essere informati sulle prenotazioni imminenti nonché
di ottenere il riepilogo delle prenotazioni relative
a un giorno o a un mese dell'anno. Si ricorda che
l'eventuale modifica dei dati visualizzati in questo
ambiente deve essere effettuata all'interno
dell'applicazione Archivio Prenotazioni.
All'avvio del programma appare immediatamente una
scritta accompagnata da un breve allarme sonoro che
ci comunica se ci sono o meno prenotazioni imminenti.
Quando sono presenti prenotazioni imminenti, queste
compaiono all'interno di un elenco che può essere
stampato su carta o esportato in un file di Excel.
L'elenco presente nella schermata di avvio contiene
una sintesi dei dati principali relativi a ogni
prenotazione imminente, mentre la griglia dei dati
visualizzabile tramite il pulsante Esporta in
Excel mostra nel dettaglio tutte le informazioni
relative alle prenotazioni dei tavoli registrate in
archivio. Se non sono presenti prenotazioni
imminenti, la schermata iniziale visualizzerà un
elenco vuoto.
Si
capisce, quindi, che la schermata di avvio è un
ambiente di sola lettura utile a verificare se ci
sono prenotazioni imminenti. In tale schermata è
inoltre presente un calendario che consente di
selezionare un giorno o un mese all'interno di un
qualsiasi anno solare. In calce al calendario ci sono
due pulsanti che servono a visualizzare le
prenotazioni dei tavoli riferite al giorno o al mese
selezionato.
Si
osservi che la lista delle prenotazioni imminenti
tiene conto del numero di giorni di preavviso
indicato dall'utente per ciascuna prenotazione.
Questo significa che tale lista potrebbe visualizzare
anche prenotazioni non proprio prossime se l'utente
ha deciso di essere avvisato con notevole anticipo.
Le prenotazioni imminenti visualizzate nella griglia
di dati esportabile in Excel sono ordinate
in base alla data e all'ora di arrivo del cliente e
la loro disposizione cronologica avviene
indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha
archiviate.
Il
calendario presente nella schermata di avvio permette
di selezionare una data all'interno di un qualsiasi
anno solare. Dopo aver sfogliato il calendario e
fatto clic sul giorno di interesse, basta premere il
pulsante Prenotazioni del giorno per
ottenere l'elenco di tutti i clienti che hanno
prenotato per quella data. Va da sé che questa
funzione risulta particolarmente utile quando si
registra una nuova prenotazione per avere il
prospetto dei tavoli già assegnati ad altri clienti.
Pertanto, quando un cliente chiama per prenotare un
pranzo o una cena, bisogna visualizzare l'elenco
delle prenotazioni già registrate per la stessa data
per individuare un tavolo libero da assegnargli.
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Prenotazione Tavoli OK può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Prenotazione Tavoli OK è
quindi l'app ideale per i gestori di ristoranti e
trattorie che vogliono avvalersi del proprio computer
per gestire velocemente le prenotazioni dei tavoli e
rivolgere la giusta attenzione ai clienti, dal loro
arrivo fino alla loro uscita dal locale. L'utente
resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come
il software richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
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