Scuola
Privata OK è un software facile e
intuitivo che consente di creare un archivio storico
dei frequentatori dei corsi organizzati dalla propria
scuola privata o istituto di formazione, di
rilasciare ricevute di pagamento ai frequentatori e,
infine, di stampare tesserini di riconoscimento con
nome e foto dello studente, tipo e durata del corso
frequentato e classe. Su ogni tesserino è inoltre
possibile inserire la denominazione e il logo della
scuola, l'indirizzo, i recapiti e ulteriori
annotazioni.
Il
software, quindi, consente a qualsiasi istituzione
scolastica privata o paritaria non solo di stampare
tesserini identificativi e ricevute di pagamento ma
anche di tenere traccia di tutti gli studenti che
hanno frequentato i propri corsi, annotando i dati
anagrafici e i risultati conseguiti nelle prove
sostenute e nell'esame finale. Su ogni tesserino è
inoltre possibile inserire la denominazione e il logo
della scuola, l'indirizzo, i recapiti e ulteriori
annotazioni.
L'app Archivio
Studenti è uno schedario in cui
registrare il cognome e il nome di ogni frequentatore
dei corsi, il sesso, il luogo e la data di nascita,
la cittadinanza, l'indirizzo di residenza, il codice
fiscale, lo stato civile, la persona esercente la
potestà nel caso in cui lo studente è minorenne, il
titolo di studio posseduto, le lingue conosciute,
l'indirizzo e-mail, il numero di telefono di casa e
quello del cellulare, il corso frequentato, la
classe, la data di inizio corso e di fine corso, le
assenze, i nomi dei membri componenti la commissione
dell'esame finale, la data dell'esame, il suo esito e
ogni ulteriore annotazione.
Ciascuna scheda può essere corredata della foto
dello studente in formato Jpeg o Bitmap
che viene ridotta in scala in automatico per
adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima.
E' comunque possibile visualizzare l'immagine nelle
sue dimensioni reali a tutto schermo facendo clic
sull'icona della lente di ingrandimento.
Lo
schedario degli studenti può quindi essere usato
come un archivio storico in cui conservare
dettagliate informazioni su tutti i frequentatori dei
propri corsi, pronte per essere recuperate
velocemente all'occorrenza. Questa app è dotata di
funzioni avanzate quali l'invio di e-mail allo
studente e il controllo della validità del suo
codice fiscale. La sua funzione principale è
comunque quella di registrare i dati degli studenti
che dovranno comparire sui tesserini di
riconoscimento e nelle ricevute di pagamento.
Per allegare una foto dello studente, si può
acquisirne l'immagine con la propria webcam. Una
volta aperta la finestra per l'acquisizione
fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi
webcam, far posizionare lo studente di fronte
all'obiettivo e scattargli una foto premendo il
pulsante Cattura foto. Fatto ciò, si può
importare la foto nella scheda dei dati anagrafici
servendosi dell'apposito pulsante. Infine, bisogna
memorizzare la scheda dello studente premendo il
pulsante Salva.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano, caricare la foto dello
studente e premere il pulsante Salva. Si
tenga presente che i campi riguardanti il nome dello
studente, il sesso, il corso frequentato, la classe,
la data di inizio e di fine corso sono a compilazione
obbligatoria. Per modificare una scheda esistente,
bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro
usando le frecce di scorrimento dei record o la
funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede con dati
molto simili perché riferite, ad esempio, a studenti
che frequentano lo stesso corso o la stessa classe.
Per duplicare la scheda di uno studente, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
E'
possibile visualizzare la foto a tutto schermo
facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole
ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su
disco, apportare le modifiche con un software di
grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica.
Se si preferisce, anziché fotografare lo studente
con una webcam, si può scattargli una foto in
formato Jpeg con una macchina fotografica
digitale e importarla nella scheda anagrafica sempre
utilizzando il pulsante Carica.
Il pulsante Slide Show mostra in sequenza,
ad intervalli di sei secondi e a schermo intero,
tutte le foto degli studenti in archivio. Una volta
visualizzata l'ultima foto archiviata, la
presentazione riprende dal principio. Per uscire
dalla modalità Slide Show è sufficiente
fare clic su un punto qualsiasi della schermata.
Per
trovare le schede degli studenti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti gli studenti che frequentano un
certo corso o una certa classe, che hanno sostenuto
l'esame finale in una certa data o che possiedono un
certo titolo di studio.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascuno studente fino a tre file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
acquisita allo scanner del documento di
riconoscimento o del diploma o attestato rilasciato a
fine corso. Il contenuto di ogni allegato può essere
descritto nell'apposito campo di testo e il file può
essere aperto in qualsiasi momento premendo il
pulsante Apri.
Dopo
aver salvato la scheda anagrafica dello studente, è
possibile registrare le prove scritte e orali,
pratiche o teoriche, da lui sostenute durante il
corso. A tal fine, bisogna premere il pulsante Prove
sostenute, e all'interno della finestra che
appare, scegliere se inserire una nuova prova o
modificare una prova già archiviata.
Di ogni
prova bisogna indicare la data in cui lo studente
l'ha sostenuta, il tipo di prova, il nome del docente
che l'ha somministrata, l'aula in cui è stata svolta
e l'esito ottenuto dallo studente. Il pulsante Stampa
riepilogo permette di stampare l'elenco di tutte
le prove sostenute dallo studente.
La
scheda anagrafica di ogni singolo studente può
essere visualizzata in anteprima o stampata su carta.
L'app Esportazione in Excel
consente di esportare i dati testuali presenti
nell'archivio degli studenti in un foglio di lavoro
di Microsoft Excel, che potrà essere aperto
con qualsiasi software in grado di gestire i file in
formato XLS (ad esempio, con Open Office,
Libre Office o Microsoft Office).
Dopo aver aperto la finestra contenente la griglia
dei dati, bisogna fare clic sull'icona di Excel.
Questa operazione crea in tempo reale un file in
formato XLS contenente le schede degli
studenti in archivio, che potrà essere aperto
immediatamente rispondendo affermativamente al
messaggio di domanda che appare.
A
questo punto è sufficiente salvare il file sul
proprio disco fisso assegnandogli un nome qualsiasi.
L'app Stampa Tesserini
serve sia alla stampa dei tesserini di riconoscimento
dei singoli studenti sia all'inserimento dei dati e
del logo della scuola o istituto di formazione che
dovranno comparire nei tesserini stessi. Per
visualizzare i dati di uno studente all'interno della
tessera è possibile utilizzare le frecce di
scorrimento delle schede oppure effettuare una
ricerca in archivio servendosi del pulsante Trova.
Per inserire o modificare il logo e i dati
dell'istituto o scuola, basta fare clic su di essi e
seguire le istruzioni nelle finestre che appaiono. Il
logo e i dati testuali sono salvati in automatico
quando si esce dall'ambiente per la stampa della
tessera.
Ogni
tesserino di riconoscimento contiene, quindi, i dati
e il logo della scuola nonché il cognome e nome
dello studente, la sua foto, il corso frequentato, la
classe in cui è inserito, la data di inizio e di
fine corso. In calce al tesserino è inoltre
possibile inserire ulteriori annotazioni. Come già
accennato, le informazioni relative alla scuola
vengono memorizzate dal programma quando si esce
dalla schermata di lavoro, cosicché non occorrerà
reinserirle quando si andrà a stampare una nuova
tessera.
Per facilitare la stampa delle tessere, il software
consente di impostare adeguatamente i margini di
stampa superiore e sinistro nel caso in cui i valori
di partenza non coincidano con quelli richiesti dalla
propria stampante. La possibilità di definire i
margini rende il software compatibile con qualsiasi
modello di stampante.
L'utente
potrà effettuare la stampa della tessera non solo su
una scheda plastificata formato bancomat (qualora
disponga di una stampante predisposta) ma anche su un
comune foglio in formato A4 oppure su un cartoncino
di dimensioni ridotte. E' possibile visualizzare
l'anteprima del tesserino prima di effettuare la
stampa.
La foto che appare nella tessera è quella che è
stata salvata in formato Jpeg o Bitmap
nella scheda dello studente selezionato. Per
ottimizzare la stampa, è buona norma far sì che le
proporzioni (ma non necessariamente le dimensioni)
della foto corrispondano al riquadro visibile nella
schermata. Questo significa che le foto dovrebbero
essere acquisite e salvate con orientamento verticale
e non orizzontale, ossia nel formato tipico dei
ritratti anziché dei paesaggi. In fase di stampa, il
software provvede ad adattare le dimensioni
dell'immagine al riquadro della foto in formato
tessera.
L'app Emissione
Ricevute è un ambiente di lavoro per
la compilazione e la stampa di ricevute di pagamento
in duplice copia su foglio A4 da rilasciare agli
studenti della propria scuola o istituto quando
versano la quota prevista per l'iscrizione, per
un'escursione scolastica, per l'esame di fine corso e
così via. Le ricevute emesse sono salvate in archivi
annuali e seguono una numerazione progressiva gestita
direttamente dal software.
La
compilazione delle ricevute è facilitata dalla
possibilità di importare dall'archivio anagrafico i
dati dello studente (cognome e nome e codice
fiscale). Per effettuare l'importazione dei dati,
bisogna utilizzare il pulsante con la freccia rossa
posizionato a destra del rigo iniziante con la
scritta "Ricevuti da".
E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nella stampa delle ricevute di pagamento e
si può stabilire da che numero far partire la
numerazione automatica.
L'app
presenta uno spazio riservato all'apposizione della
marca da bollo nella copia della ricevuta da
consegnare al pagatore nei casi in cui la legge
prevede il pagamento dell'imposta.
Le informazioni riguardanti il beneficiario del
pagamento (ossia la scuola o istituto) sono salvate
in automatico assieme al logo quando si esce dalla
schermata di lavoro.
Per inserire una nuova ricevuta in archivio bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi di testo e premere Salva. L'importo da
pagare va espresso soltanto in cifre nelle caselle
riservate al totale, dove bisogna indicare
separatamente gli euro e i centesimi. Il software
provvederà a convertire le cifre in lettere
nell'apposito campo di testo in maniera automatica.
Quando
si preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quante ricevute sono già presenti in archivio,
partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far
partire la numerazione automatica delle ricevute da
un numero superiore, è necessario utilizzare
l'apposita funzione accessibile tramite il pulsante
contraddistinto dalla lettera "N".
Per
modificare una ricevuta in archivio, bisogna
visualizzarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere il pulsante Salva.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi delle ricevute utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile
ottenere il riepilogo delle ricevute emesse in un
preciso giorno dell'anno, rilasciate a un determinato
pagatore o riferite ad una certa causale di
pagamento.
Il
pulsante Duplica risulta utile se si ha
bisogno di registrare una nuova ricevuta con dati
molto simili ad un'altra già presente in archivio,
come potrebbe essere il caso di una ricevuta riferita
al pagamento della quota di iscrizione effettuato
dallo stesso studente. Per duplicare la scheda di una
ricevuta, basta visualizzare quella già registrata
in archivio, fare clic sul pulsante Duplica
apportare le dovute modifiche e premere Salva.
Ogni singola ricevuta può essere visualizzata in
anteprima o stampata in duplice copia su foglio A4.
L'intero
archivio delle ricevute di pagamento può essere
esportato in un foglio di Excel.
Scuola Privata OK può
essere utilizzato anche in una rete locale
se si ha necessità di condividere gli archivi fra
più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare il software
su tutte le macchine di sua proprietà senza limiti
di tempo.
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password
che deve essere costituita da almeno otto caratteri e
che può essere cambiata dall'utente autorizzato
tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al
programma e dopo ogni installazione, bisogna
utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Scuola
Privata OK funziona anche su chiavetta
USB. A tal fine, basta copiare la cartella del
programma su pen-drive e fare doppio clic
sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia
della cartella su dispositivo esterno è anche il
metodo più veloce per effettuare il backup
di tutti gli archivi.
Scuola Privata OK è quindi
il programma ideale per qualsiasi istituto di
formazione o scuola privata o paritaria in cerca di
uno strumento veloce per la gestione dello storico
dei frequentatori dei propri corsi e per la stampa di
ricevute di pagamento e di tesserini di
riconoscimento con foto digitali. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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