Gestione
Ufficio Pro è un software progettato
per gli studi tecnici o professionali di qualsiasi
genere che consente di tenere sotto controllo la
clientela e i servizi forniti, le pratiche
dell'ufficio, la protocollazione della posta, la
tenuta del registro delle chiamate telefoniche,
l'archiviazione dei libri, la schedatura dei propri
dipendenti e dei lavori da loro svolti, le scadenze e
gli appuntamenti, il riepilogo degli incassi e ogni
questione in sospeso con i clienti. Il programma si
compone di diverse app utili ai professionisti che
dispongono di una nutrita clientela alla quale
forniscono servizi amministrativi, perizie tecniche,
consulenza fiscale, finanziaria, legale o di altro
tipo.
L'app Anagrafica
Dipendenti è uno schedario in cui
registrare il cognome e il nome di ogni dipendente,
il sesso, il luogo e la data di nascita, la
cittadinanza, l'indirizzo di residenza, il codice
fiscale, lo stato civile, il numero di partita IVA,
il titolo di studio posseduto, le lingue conosciute,
l'indirizzo e-mail, il numero di telefono di casa e
quello del cellulare, la qualifica, il reparto, i
giorni e gli orari di disponibilità, le mansioni
svolte, l'IBAN bancario, la data di assunzione, la
retribuzione percepita e ogni ulteriore annotazione.
Ciascuna
scheda può essere corredata della foto del
dipendente in formato Jpeg o Bitmap
che viene ridotta in scala in automatico per
adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima.
E' comunque possibile visualizzare l'immagine nelle
sue dimensioni reali a tutto schermo facendo clic
sull'icona della lente di ingrandimento.
Lo schedario dei dipendenti può quindi essere usato
come un archivio storico in cui conservare
dettagliate informazioni su tutto il personale che
collabora o ha collaborato con la propria azienda,
pronte per essere recuperate velocemente
all'occorrenza. Questa app è dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al dipendente e il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA e dell'IBAN.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano, caricare la foto del
dipendente e premere il pulsante Salva. Si
tenga presente che i campi riguardanti il cognome e
nome del dipendente, il sesso, il numero di
cellulare, la qualifica e il reparto di appartenenza
sono a compilazione obbligatoria. Per modificare una
scheda esistente, bisogna visualizzarla nella
schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento
dei record o la funzione di ricerca, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva.
Per allegare una foto del dipendente, si può
acquisirne l'immagine con la propria webcam. Una
volta aperta la finestra per l'acquisizione
fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi
webcam, far posizionare il dipendente di fronte
all'obiettivo e scattargli una foto premendo il
pulsante Cattura foto. Fatto ciò, si può
importare la foto nella scheda dei dati anagrafici
servendosi dell'apposito pulsante. Infine, bisogna
memorizzare la scheda del dipendente premendo il
pulsante Salva.
E'
possibile visualizzare la foto a tutto schermo
facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole
ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su
disco, apportare le modifiche con un software di
grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica.
Se si preferisce, anziché fotografare il dipendente
con una webcam, si può scattargli una foto in
formato Jpeg con una macchina fotografica
digitale e importarla nella scheda anagrafica sempre
utilizzando il pulsante Carica.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, a dipendenti che
lavorano nello stesso reparto o che hanno la stessa
qualifica. Per duplicare la scheda di un dipendente,
basta visualizzare quella già registrata in
archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Il pulsante Slide Show mostra in sequenza,
ad intervalli di sei secondi e a schermo intero,
tutte le foto dei dipendenti in archivio. Una volta
visualizzata l'ultima foto archiviata, la
presentazione riprende dal principio. Per uscire
dalla modalità Slide Show è sufficiente
fare clic su un punto qualsiasi della schermata.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascun dipendente fino a tre file di qualsiasi
genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
acquisita allo scanner del documento di identità o
del contratto di lavoro firmato con l'azienda. Il
contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Per trovare le schede dei lavoratori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i dipendenti che lavorano in un
certo reparto, che possiedono un specifica qualifica
o che hanno dato la disponibilità a essere chiamati
in determinati giorni e orari.
Dopo
aver salvato la scheda anagrafica del dipendente, è
possibile registrare i lavori svolti per conto
dell'azienda. A tal fine, bisogna premere il pulsante
Lavori svolti e, all'interno della finestra
che appare, scegliere se inserire una nuova attività
o modificare un'attività già archiviata.
Di ogni
attività bisogna indicare la data in cui è stata
svolta, la tipologia di lavoro, il luogo in cui è
stata effettuata la prestazione lavorativa, l'orario
di lavoro e il numero totale di ore lavorate. Il
pulsante Stampa riepilogo permette di
stampare l'elenco di tutte le attività svolte dal
dipendente.
La
scheda anagrafica di ogni singolo dipendente può
essere visualizzata in anteprima o stampata su carta.
L'app Clienti e Servizi
memorizza le informazioni anagrafiche relative ai
clienti del proprio ufficio o studio professionale
con la possibilità di registrare anche i servizi a
loro forniti. I dati inseriti in questa app possono
essere importati nel registro delle chiamate,
nell'archivio delle pratiche e nell'agenda degli
appuntamenti fissati con i clienti velocizzando così
la compilazione delle schede. L'app Clienti e
Servizi è, in effetti, una completa rubrica
elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è
possibile controllare la validità del codice
fiscale, del numero di partita IVA, dell'IBAN
bancario e del numero di carta di credito, nonché
inviare un messaggio e-mail al cliente selezionato.
Nell'archivio
dei clienti e dei servizi è possibile annotare
cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita del
cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di
pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa,
ufficio, cellulare e PEC, l'indirizzo e-mail, il
recapito preferenziale dove il cliente desidera
essere contattato, il codice fiscale, il numero di
partita IVA, il numero di carta di credito con
relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
gli estremi di un documento di riconoscimento,
l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le
qualifiche possedute, i servizi e i prodotti di
interesse acquistati dal proprio studio e la zona in
cui abita. Il campo delle note può essere sfruttato
per inserire informazioni di qualsiasi tipo riferite
al cliente (ad esempio, eventuali richieste
particolari riguardanti i servizi forniti).
Se
esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Si tenga presente che i campi relativi al nome del
cliente, al suo numero di telefono cellulare e al suo
codice fiscale sono a compilazione obbligatoria. Per
modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede con dati
molto simili perché riferite, ad esempio, ai
familiari del cliente che risiedono allo stesso
indirizzo. Per duplicare la scheda di un cliente,
basta visualizzare quella già registrata in
archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento o del contratto di consulenza. Il
contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una
certa zona, a cui interessano determinati prodotti o
servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o
per i quali è stata registrata una certa parola o
espressione distintiva nel campo delle note.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del cliente, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato. Il campo "E-mail" è
affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'app presente sul proprio computer per la gestione
della posta elettronica compilando in automatico la
casella dell'indirizzo del destinatario.
Il pulsante Servizi forniti dà accesso a
una finestra nella quale è possibile annotare tutti
i servizi forniti al cliente dal proprio studio. Per
usufruire di tale funzione, bisogna innanzitutto
memorizzare la scheda anagrafica del cliente o
richiamarla dall'archivio se è già stata salvata,
quindi premere il pulsante Servizi forniti e
fare clic su Aggiungi voce per registrare un
nuovo servizio.
Per
modificare i dati di un servizio già registrato,
bisogna premere il pulsante Modifica voce
dopo aver selezionato con un clic la scheda di
interesse dall'elenco. Un servizio va registrato
indicando la data e l'ora in cui è stato fornito, il
tipo di servizio erogato, il nome dell'agente che ha
servito il cliente e l'importo pagato.
Il
totale complessivo degli importi pagati dal cliente
per i servizi ricevuti viene calcolato
automaticamente e visualizzato in calce all'elenco
che compare quando si apre la finestra per la
gestione dei servizi. Il pulsante Stampa
riepilogo consente di stampare il riepilogo di
tutti i servizi forniti al cliente selezionato.
Il pulsante contraddistinto dall'icona di un telefono
posizionato a destra del campo di testo riservato al
numero di cellulare visualizza l'elenco di tutte le
telefonate fatte dal cliente o al cliente attingendo
i dati dalle schede archiviate nel registro delle
chiamate.
La
scheda di ogni singolo cliente può essere
visualizzata in anteprima, stampata su carta o
salvata in un file PDF. L'intero archivio
anagrafico può essere esportato in un file di Excel
utilizzando una semplice funzione accessibile con
pochi clic del mouse.
L'app Registro Chiamate è
progettata per aiutare i call center delle aziende a
schedare le telefonate effettuate o ricevute relative
a ogni singolo cliente. Per schedare una nuova
chiamata, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo
e indicare la data e l'ora della telefonata (se
diverse dalla data e dall'ora in cui si effettua la
registrazione), il tipo di chiamata (in entrata o in
uscita), l'oggetto della stessa, l'esito ottenuto
alla fine della chiamata, il grado di soddisfazione
riscontrato da parte del cliente, la durata della
telefonata, il nome del cliente che ha chiamato o che
è stato contattato, il suo codice fiscale, la zona
di appartenenza, il recapito telefonico
preferenziale, il numero di cellulare, l'indirizzo
e-mail, ogni ulteriore annotazione personale e il
nome dell'operatore o agente che effettua la
registrazione.
I campi
a compilazione obbligatoria sono quelli riguardanti,
la data, l'ora e l'oggetto della chiamata, il nome
del cliente, il suo telefono cellulare e il suo
codice fiscale. Dopo aver inserito i dati, bisogna
fare clic sul pulsante Salva per memorizzare
la scheda in archivio.
Il software consente anche di ottenere il riepilogo
di tutte le chiamate archiviate nel giorno corrente.
Infatti, il pulsante Chiamate di oggi
permette di visualizzare l'elenco di tutte le
telefonate registrate in data odierna, che
all'occorrenza può essere esportato in Excel.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di inviare al cliente un
messaggio di posta elettronica.
I campi relativi al cliente possono essere compilati
velocemente importando i dati dall'archivio
anagrafico facendo clic sull'icona della freccia
rossa posta a destra della casella di testo riservata
al cognome e nome.
Il
pulsante Duplica consente di registrare in
archivio una nuova chiamata duplicando i dati di una
telefonata salvata precedentemente. A tal fine, basta
visualizzare la scheda della vecchia chiamata, fare
clic su Duplica, apportare le modifiche
desiderate e fare clic su Salva.
La funzione Trova consente di rintracciare
le chiamate in archivio utilizzando più filtri di
ricerca contemporaneamente. Ciò rende possibile, ad
esempio, ottenere l'elenco di tutte le telefonate
effettuate da un determinato operatore in un certo
mese dell'anno oppure delle chiamate con lo stesso
oggetto o che hanno avuto lo stesso esito.
La
scheda della chiamata può essere stampata su foglio
A4 o visualizzata in anteprima servendosi degli
appositi pulsanti. Il pulsante con l'icona di Excel
consente, infine, di esportare nel software della
Microsoft l'intero registro delle chiamate.
L'app Archivio Pratiche è
studiata per gestire i fascicoli relativi ai servizi
prestati a favore dei propri clienti. L'operazione da
effettuare per creare una nuova pratica è molto
semplice. In primo luogo, facendo clic sul pulsante Archivio
Pratiche nella schermata di partenza, l'utente
avrà accesso ad un ambiente dedicato in cui dovrà
indicare l'oggetto per esteso della pratica da
creare, la sua tipologia, il numero di protocollo, la
data di apertura del fascicolo e quella di chiusura
(quest'ultima da compilare quando la pratica sarà
chiusa), lo stato di avanzamento della pratica
(aperta, in lavorazione, sospesa, non saldata, chiusa
e saldata), una descrizione dei documenti principali
che compongono la pratica, l'elenco dettagliato dei
documenti associati al fascicolo, il nome del
consulente o curatore, i dati del cliente, le
informazioni relative ai pagamenti saldati e a quelli
da effettuare nonché qualsiasi altra annotazione.
Per
inserire in archivio la scheda di nuova pratica,
l'utente deve premere il pulsante Nuovo,
compilare le caselle di testo relative alle
informazioni sul fascicolo e salvare i dati immessi.
Per individuare la pratica archiviata senza
possibilità di errore, è buona norma descriverla in
maniera precisa all'interno del campo riservato
all'oggetto usando parole chiave che spieghino bene
il suo contenuto. I dati del cliente possono essere
importati dall'archivio anagrafico utilizzando il
pulsante posizionato a destra del campo del cognome e
nome.
L'utente ha la possibilità di allegare file esterni
di qualsiasi genere alla scheda di ciascuna pratica.
Tali file potrebbero contenere la versione digitale
dei documenti principali che compongono il fascicolo.
L'elenco dettagliato dei documenti della pratica va
inserito nella finestra di lavoro accessibile tramite
il pulsante Elenco documenti associati a pratica.
Tale elenco può essere visualizzato in anteprima o
stampato su carta in qualsiasi momento.
La
sezione Associa cartella permette di gestire
una cartella abbinata alla pratica corrente in cui
conservare le copie acquisite allo scanner dei
documenti riferiti alla stessa pratica. Una volta
salvata la pratica ed aperta la cartella associata
tramite l'apposito pulsante, si può provvedere a
posizionare i file al suo interno copiandoli o
trascinandoli dalla cartella di origine. Con questa
funzione è quindi possibile collegare a ciascuna
pratica tutti i documenti che si desidera, dal
momento che una cartella ha capienza illimitata.
E'
possibile segnalare una pratica come urgente mettendo
il segno di spunta nella relativa casella. L'elenco
di tutte le pratiche contrassegnate come urgenti
potrà essere visualizzato e stampato servendosi del
pulsante contraddistinto dall'icona di un triangolo
con punto esclamativo.
Appositi
pulsanti consentono di stampare la scheda informativa
di una singola pratica o di visualizzarne il
contenuto in anteprima. Se si desidera stampare
l'intero elenco delle pratiche archiviate, si può
utilizzare la finestra di ricerca, che dispone di una
funzione di stampa, oppure esportare l'archivio in Excel.
Come è facile intuire, l'esportazione in Excel
consente anche di condividere i dati con chi non
possiede l'app.
Il programma dispone di una funzione di ricerca per
trovare una o più pratiche in archivio utilizzando
come chiavi l'oggetto, la tipologia, il numero di
protocollo, la data di apertura della pratica, lo
stato di avanzamento, la descrizione dei documenti
principali, il nome del cliente, il suo codice
fiscale, il nome del consulente o curatore, nonché
qualsiasi parola presente nel campo delle note. E'
possibile effettuare una ricerca utilizzando più
filtri contemporaneamente e ciò consente, ad
esempio, di ottenere l'elenco di tutte le pratiche
appartenenti ad una certa tipologia e che sono in uno
specifico stato di avanzamento.
L'app Schedario
Libri mette a disposizione un ambiente
di lavoro con una serie di campi di testo in cui
bisogna inserire le informazioni riguardanti ciascun
volume presente nella libreria del proprio ufficio.
Le singole schede dell'archivio dei libri possono
essere visualizzate a schermo o stampate su carta. I
dati da indicare riguardano il titolo del libro, il
nome dell'autore, la nazione, l'anno di
pubblicazione, la casa editrice, la città di
pubblicazione, il codice di classificazione in base
al sistema decimale Dewey (importabile da un apposito
elenco), il genere letterario, il codice ISBN
assegnato al volume, la lingua e il titolo originale
dell'opera, il traduttore, l'eventuale collana di cui
l'opera fa parte, il nome del curatore, la posizione
del libro sullo scaffale, il codice presente
sull'etichetta di catalogazione del libro, il numero
di volumi di cui l'opera si compone, il formato del
libro, il numero complessivo di pagine, il prezzo, un
giudizio critico sull'opera e ogni ulteriore
annotazione.
In ogni
scheda è possibile importare una foto della
copertina del libro in formato Jpeg o Bitmap.
L'utente può quindi salvare le foto sul disco fisso
del computer e poi importarle all'interno
dell'archivio dei libri con l'apposito pulsante. La
foto viene ridotta in scala automaticamente per
adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima.
E' comunque possibile visualizzare l'immagine della
copertina a tutto schermo facendo clic sull'icona
dello zoom. Ciascuna foto può essere salvata su
disco o cancellata in qualsiasi momento utilizzando
gli appositi pulsanti.
Per
compilare la scheda di un nuovo libro, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo, caricare la foto della copertina e premere Salva.
Se si desidera creare una nuova scheda conservando il
contenuto di tutti i campi di testo di una scheda
già archiviata, bisogna premere il pulsante Duplica,
apportare le eventuali modifiche o integrazioni
desiderate, caricare la nuova foto della copertina e
fare clic su Salva. Tale funzione può
tornare utile quando si devono registrare i diversi
volumi che compongono una stessa opera.
Se non si ricorda il codice Dewey relativo al genere,
si può selezionarlo dalla tabella che appare
utilizzando l'apposito pulsante.
Il
pulsante Trova consente di effettuare una
ricerca fra le schede dell'archivio dei libri e di
richiamare quella di proprio interesse con un doppio
clic. E' possibile effettuare ricerche in archivio
anche utilizzando più filtri contemporaneamente.
Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di
tutti i libri di un autore che appartengono a un
determinato genere letterario oppure di quelli
pubblicati da una certa casa editrice.
La
funzione Allega file consente di associare a
ciascuna scheda dell'archivio dei libri tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale dello stesso libro in
versione PDF o una foto dell'autore.
Il pulsante Slide Show mostra in sequenza ad
intervalli di sei secondi e a schermo intero tutte le
foto delle copertine dei libri presenti nello
schedario. Una volta visualizzata l'ultima foto in
archivio, la presentazione riprende dal principio.
Per uscire dalla modalità Slide Show è
sufficiente fare clic su un punto qualsiasi della
schermata.
In ogni momento è possibile visualizzare l'anteprima
di stampa della scheda del libro facendo clic sul
pulsante Anteprima. Se si desidera stampare
la stessa scheda direttamente su carta basta premere
il pulsante Stampa.
L'app Protocollo
Posta è pensata per protocollare in
archivi annuali la posta in entrata e in uscita e
tutti i documenti interni relativi alla propria
ditta. La prima operazione da effettuare per
protocollare un documento consiste nell'indicare
l'anno solare nell'apposito campo e premere il
pulsante Apri per accedere all'ambiente
preposto all'inserimento dei dati. Per semplificare
l'utilizzo, il software inserisce in automatico
l'anno corrente quando si accede all'applicazione. Si
capisce che, se si vuole consultare i documenti
protocollati negli anni passati, è necessario
cancellare l'anno corrente e digitare l'anno di
interesse.
Una
volta entrati nell'ambiente per l'inserimento dei
dati, si può iniziare a protocollare una nuova
scheda premendo il pulsante Nuovo. Così
facendo, il software assegna al documento il numero
di protocollo e la data di registrazione, che
ovviamente coincide con quella odierna. La
numerazione del protocollo è progressiva e tiene
conto di quanti documenti sono già presenti in
archivio, partendo da 1 all'inizio di ogni anno
solare. Se si desidera far partire la numerazione
automatica da un numero superiore a 1, si deve
utilizzare la funzione accessibile tramite il
pulsante contraddistinto dalla lettera N che
permette di indicare il numero iniziale. Inoltre,
spuntando un'apposita casella, si può fare in modo
che il numero progressivo del protocollo sia seguito
dall'indicazione dell'anno solare.
Dopo
aver compilato i campi di testo, è sufficiente fare
clic sul pulsante Salva per archiviare la
scheda. La scheda di un documento può essere
aggiornata tutte le volte che si desidera. Per
aggiornare una scheda in archivio, è sufficiente
richiamarla con la funzione Trova oppure
utilizzando le frecce di scorrimento dei record,
apportare le dovute modifiche e premere Salva.
Ogni documento protocollato può essere descritto
indicando la tipologia di posta (in entrata, in
uscita o interna), l'ufficio e l'operatore
responsabile della protocollazione, la categoria di
appartenenza del documento, la collocazione
dell'originale cartaceo (ove esistente), l'oggetto,
la data di spedizione e quella di ricezione, il
formato e il numero di pagine, i riferimenti ad altri
documenti, le annotazioni personali, il mittente e il
destinatario con i relativi recapiti.
I dati
dell'ufficio e dell'operatore responsabile della
protocollazione (che spesso sono sempre gli stessi)
sono salvati in automatico quando si esce dalla
schermata di lavoro, cosicché non occorrerà
digitarli nuovamente quando si dovrà protocollare
altri documenti. Ad ogni modo, il contenuto di tali
campi può all'occorrenza essere modificato
manualmente tutte le volte che si desidera.
In fondo alla schermata è possibile allegare la
copia digitale del documento protocollato, che
l'utente del software potrà visualizzare in
qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Il pulsante Allega file permette, inoltre,
di allegare tre ulteriori documenti connessi a quello
protocollato.
Il
pulsante Riepilogo protocollo,
contraddistinto dall'icona di una tabella a griglia,
permette di visualizzare il riepilogo dei documenti
registrati in un qualsiasi intervallo di tempo
nell'anno solare nonché di esportare lo stesso
riepilogo in un foglio di lavoro di Microsoft
Excel.
Il
pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate nell'archivio del protocollo
informatico utilizzando uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. In questo modo è possibile
ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i documenti
protocollati da un certo operatore e appartenenti ad
una specifica categoria.
La
scheda descrittiva di un singolo documento può
essere stampata su carta, mentre l'intero archivio
del protocollo può essere esportato in un file di Excel.
L'app Agenda Appuntamenti
è studiata per gestire gli appuntamenti fissati con
i clienti del proprio ufficio o studio e per essere
avvisati al sopraggiungere della data. Gli
appuntamenti possono essere descritti nei minimi
particolari indicando la data e l'ora, quanti giorni
prima si vuole ricevere il promemoria, i servizi
richiesti dal cliente, il nome dell'agente che
servirà il cliente e ogni ulteriore dettaglio. E'
inoltre possibile indicare il nome e i recapiti
telefonici del cliente, le modalità di pagamento
preferite ed eventuali annotazioni personalizzate.
La
schermata di avvio dell'agenda degli appuntamenti
permette di essere informati sugli appuntamenti
imminenti nonché di ottenere il riepilogo degli
impegni relativi a un giorno o a un mese dell'anno.
La registrazione o la modifica dei dati visualizzati
in questo ambiente deve essere effettuata all'interno
dello schedario degli appuntamenti accessibile
tramite il pulsante Inserisci appuntamenti.
All'apertura
dell'agenda degli appuntamenti appare immediatamente
una scritta accompagnata da un breve allarme sonoro
che ci comunica se ci sono o meno appuntamenti
imminenti. Quando sono presenti impegni imminenti,
questi compaiono all'interno di un elenco che può
essere stampato su carta o esportato in un file di Excel.
Tale elenco contiene una sintesi dei dati principali
relativi a ogni appuntamento imminente, mentre la
griglia dei dati visualizzabile tramite il pulsante Esporta
in Excel mostra nel dettaglio tutte le
informazioni relative agli impegni registrati nello
schedario degli appuntamenti.
Si capisce, quindi, che l'agenda degli appuntamenti
è un ambiente di sola lettura utile a verificare se
ci sono impegni imminenti. In tale schermata è
inoltre presente un calendario che consente di
selezionare un giorno o un mese all'interno di un
qualsiasi anno solare. In calce al calendario ci sono
due pulsanti che servono a visualizzare gli
appuntamenti riferiti al giorno o al mese
selezionato.
Si
osservi che la lista degli appuntamenti imminenti
tiene conto del numero di giorni di preavviso
indicato dall'utente per ciascun impegno. Questo
significa che tale lista potrebbe visualizzare anche
appuntamenti non proprio prossimi se l'utente ha
deciso di essere avvisato con notevole anticipo.
Gli appuntamenti imminenti sono ordinati in base alla
data e all'ora e la loro disposizione cronologica
avviene indipendentemente dall'ordine con cui
l'utente li ha archiviati. Se non ci sono
appuntamenti imminenti, la schermata dell'agenda
mostrerà un elenco vuoto.
Se si
desidera inviare al cliente un promemoria
dell'appuntamento fissato con il proprio ufficio o
studio professionale, bisogna selezionare la sua
scheda all'interno dell'elenco degli appuntamenti
imminenti e poi fare clic sull'icona di WhatsApp.
Dopo aver verificato che il cliente selezionato è
quello giusto nella finestra che appare, basta
premere il pulsante Invia messaggio per
notificare il cliente tramite il portale di WhatsApp
che si apre in automatico.
L'app Schedario
Appuntamenti va utilizzata per
registrare o modificare gli appuntamenti fissati con
i propri clienti. Dopo aver registrato gli
appuntamenti, basterà aprire l'agenda per
visualizzare, al sopraggiungere della data, un elenco
di tutti gli impegni imminenti. Gli appuntamenti
inseriti potranno essere esportati in Excel
e visualizzati in ordine cronologico in base alla
data e all'ora.
Una volta entrati nella schermata per la
registrazione degli appuntamenti, si può provvedere
a compilare una nuova scheda facendo clic sul
pulsante Nuovo, compilando i campi di testo
e premendo Salva. Per salvare una scheda, è
necessario indicare almeno la data e l'ora
dell'appuntamento, quanti giorni prima si desidera
essere avvisati, il nome del cliente, il suo numero
di cellulare e i servizi richiesti. I dati del
cliente possono essere importati dall'archivio
anagrafico servendosi del pulsante posizionato a
destra del campo riservato al cognome e nome.
L'utente
può registrare un numero illimitato di appuntamenti
per ciascun giorno. Le informazioni da inserire in
ogni scheda riguardano la data e l'ora
dell'appuntamento, il nome dell'agente che servirà
il cliente, i servizi da fornire e i relativi
dettagli, l'importo dovuto per i servizi richiesti, i
dati del cliente comprensivi di recapiti telefonici e
indirizzo e-mail, le modalità di pagamento e ogni
ulteriore annotazione. Per ciascun appuntamento si
deve indicare con quanti giorni di anticipo si
desidera essere avvisati.
Dopo aver salvato un appuntamento in archivio,
premendo il pulsante di WhatsApp presente a
destra del campo riservato al numero di cellulare, è
possibile inviare al cliente un messaggio di notifica
per dargli conferma che l'appuntamento con il proprio
studio è stato registrato correttamente e per
ricordargli il giorno e l'ora dell'impegno.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti
che si ripeteranno nel tempo, dopo aver salvato la
prima scheda si può sfruttare il pulsante Duplica
per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data
e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto
bisognerà soltanto indicare giorno, mese e ora e
salvare la nuova scheda.
Nel software è disponibile una funzione di ricerca
avanzata che consente di creare riepiloghi degli
appuntamenti utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco degli appuntamenti riferiti a
un determinato cliente, a un certo servizio
richiesto, ai servizi effettuati dallo stesso agente
e così via. L'elenco dei risultati di ricerca può
essere stampato.
Come
già accennato, per ogni appuntamento è possibile
stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente all'apertura dell'agenda.
E' necessario aggiornare lo schedario degli
appuntamenti ogni volta che viene assolto un impegno
mettendo il segno di spunta sulla casella Impegno
assolto e salvando i cambiamenti. Così facendo,
l'appuntamento in questione non apparirà più
nell'elenco degli appuntamenti imminenti.
Il
pulsante Assolti visualizza l'elenco di
tutti gli impegni già assolti presenti in archivio,
mentre il pulsante Da assolvere riepiloga
quelli in sospeso, sia scaduti che non. Il pulsante Scaduti
consente di ottenere la lista degli impegni scaduti e
non assolti.
Giova ripetere che, nel momento in cui si è
ottemperato a un impegno, bisogna riaprire la sua
scheda, spuntare la casella Impegno assolto
e, infine, fare clic sul pulsante Salva per
confermare l'aggiornamento. All'apertura dell'agenda
l'elenco degli appuntamenti imminenti non mostrerà
gli impegni futuri assolti in anticipo se l'utente ha
provveduto ad aggiornare le relative schede. Per
rintracciare nell'elenco la scheda dell'appuntamento
da aggiornare, bisogna visualizzare il riepilogo
tramite l'apposito pulsante, evidenziare l'impegno
nella lista, selezionarlo con un doppio clic per
richiamare i dati nella finestra di lavoro
principale. A questo punto, come già spiegato, è
possibile spuntare la casella Impegno assolto
e premere Salva per registrare le modifiche.
La
scheda del singolo appuntamento può essere
visualizzata in anteprima o stampata direttamente su
carta. Il pulsante Esporta archivio consente
di esportare lo storico di tutti gli appuntamenti in
un foglio di lavoro di Excel.
L'app Riepiloghi Incassi
attinge i dati dall'agenda degli appuntamenti e
consente di ottenere l'elenco degli importi percepiti
con riferimento a un qualsiasi intervallo di tempo
nell'anno solare selezionato utilizzando come filtri
di ricerca il nome di un cliente e/o i servizi a lui
forniti. Per ottenere il riepilogo degli incassi
registrati in un arco di tempo è quindi sufficiente
compilare i campi relativi al nome del cliente e ai
servizi forniti ed indicare la data di inizio e di
fine intervallo, dopodiché bisogna premere il
pulsante Visualizza riepilogo.
Il
riepilogo che si ottiene visualizza un elenco di
tutti gli appuntamenti con riferimento al periodo
specificato, riportando per ogni impegno la
descrizione dei servizi forniti, la data e l'ora
dell'appuntamento, il nome del cliente, il suo numero
di cellulare e l'importo in euro versato dal cliente.
In calce al riepilogo è anche presente il totale
degli importi.
Per ottenere il riepilogo degli impegni riferiti a
tutti i clienti e a qualsiasi servizio relativamente
all'intervallo di tempo indicato, basta lasciare in
bianco i campi di ricerca. Il riepilogo degli incassi
visualizzato può essere stampato su carta facendo
clic sull'apposito pulsante.
Gestione
Ufficio Pro può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente tutte le volte che desidera
che deve essere costituita da almeno otto caratteri.
Per il primo accesso al programma e dopo ogni
installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
Gestione Ufficio Pro è
quindi la soluzione ideale per tutti i professionisti
che hanno bisogno di tenere sempre a portata di mano
lo storico dei servizi forniti, i lavori svolti da
ogni singolo dipendente, la contabilità degli
incassi percepiti, la posta e i documenti
protocollati, le pratiche dei clienti, lo schedario
dei libri presenti nello studio, il registro delle
telefonate, le scadenze e gli appuntamenti. L'utente
resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come
il software richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
|
