Gestione
Turni di Lavoro è un software pensato
per qualsiasi azienda, associazione, ente o istituto
per gestire la programmazione dei turni di lavoro del
personale dipendente con impostazione personalizzata
degli orari di servizio. Il programma si compone di
tre applicazioni interagenti che consentono di
memorizzare i dati anagrafici e i recapiti dei
dipendenti, di creare uno o più schemi degli orari
di servizio adottati nei diversi periodi dell'anno
solare e di programmare i turni di lavoro giornalieri
o settimanali compilando una dettagliata tabella dei
turnisti da stampare su un unico foglio in formato
A4.
L'applicazione
Anagrafica Lavoratori mette
a disposizione un ambiente di lavoro in cui
registrare i dati dei dipendenti o comunque di tutto
il personale che collabora con la propria azienda.
Questa app è dotata di funzioni avanzate quali
l'invio di e-mail al lavoratore, il controllo della
validità del codice fiscale, della partita IVA, del
numero di carta di credito e del codice IBAN. I dati
dei dipendenti potranno essere importati in fase di
programmazione dei turni di lavoro giornalieri per
compilare velocemente i campi di testo relativi ai
turnisti.
In questo archivio anagrafico è possibile annotare
la mansione del lavoratore, la categoria di
appartenenza, il livello professionale, la qualifica
principale e gli altri titoli posseduti, l'indirizzo
di residenza, i giorni e gli orari di disponibilità,
i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e
fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale
dove il dipendente desidera essere contattato, il
codice fiscale, il numero di partita IVA, gli estremi
di un documento di riconoscimento, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza, l'IBAN
bancario, l'equipaggiamento assegnato nonché le
modalità di pagamento. Il campo "Note"
può essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al
lavoratore.
La
funzione Allega file consente di associare
alla scheda di ciascun lavoratore tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, il contratto di assunzione o la copia
acquisita allo scanner del documento di identità.
Per inserire una nuova scheda anagrafica, è
sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Si tenga presente che alcuni campi sono a
compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda
esistente, bisogna richiamarla nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
La scheda del dipendente consente, inoltre, di
registrare i dati riguardanti il contratto firmato
con l'azienda indicando la data di assunzione e
quella della prossima scadenza del rapporto di
collaborazione per poter avvisare il lavoratore per
la firma del nuovo contratto. Si può tenere traccia
del compenso totale pattuito e dell'ammontare della
singola rata stipendiale, nonché specificare il tipo
di frazionamento che è stato applicato e con quanti
giorni di anticipo si desidera essere avvisati. Con
un solo clic sull'icona del segnale con il punto
esclamativo si potrà visualizzare e stampare
l'elenco di tutti i contratti in scadenza o già
scaduti.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del lavoratore, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato. Il campo "E-mail" è
affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i lavoratori a cui sono
state abbinate determinate note oppure dei dipendenti
disponibili in certi giorni della settimana o a
determinati orari. I risultati di ciascuna ricerca
possono essere stampati.
L'intero
archivio dei lavoratori è esportabile in Excel,
mentre la singola scheda anagrafica può essere
stampata su carta.
L'applicazione Impostazione Orari
è studiata per creare uno o più schemi degli orari
di servizio e delle attività che scandiscono i turni
di lavoro in ogni periodo dell'anno. Tali schemi
potranno essere importati negli ambienti per la
compilazione delle tabelle dei turni di lavoro
giornalieri o settimanali velocizzandone la
compilazione.
In ogni schema è possibile indicare il nome
identificativo della tabella dei turni, il periodo di
validità degli orari di servizio, la sede operativa
in cui tali orari devono essere osservati, le
disposizioni organizzative riguardanti l'attività
lavorativa, l'ora di inizio e l'ora di fine di
ciascun turno di lavoro nelle diverse fasce orarie
della giornata, la descrizione dell'attività da
svolgere durante ogni turno e qualsiasi ulteriore
annotazione.
Per
inserire un nuovo schema dei turni di servizio, è
sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Si tenga presente che il campo relativo al nome
identificativo della tabella dei turni è a
compilazione obbligatoria. Per aggiornare uno schema
esistente, bisogna richiamarlo nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Se si deve registrare una tabella degli orari molto
simile a quella di uno schema già archiviato, si
può sfruttare la funzione Duplica per
trasportare tutti i dati in una nuova scheda. A tal
fine, dopo aver visualizzato lo schema da duplicare,
basta fare clic sul pulsante Duplica,
apportare le modifiche desiderate e salvare la nuova
scheda.
La funzione Trova consente di richiamare uno
schema in archivio adottando uno o più filtri di
ricerca contemporaneamente. In questo modo è
possibile visualizzare, ad esempio, l'elenco di tutte
le tabelle degli orari di servizio in vigore presso
una certa sede operativa o durante un certo periodo
dell'anno. I risultati della ricerca possono essere
stampati su carta.
E'
possibile allegare uno o più file alla scheda di
ciascuna tabella degli orari. Tali file potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione da fornire
ai lavoratori che saranno impiegati quando gli orari
in tabella entreranno in vigore.
L'intero archivio degli schemi degli orari di lavoro
è esportabile in Excel, mentre la singola
tabella può essere stampata su foglio A4.
L'applicazione Calendario Turni
si compone di due ambienti che permettono di
effettuare una programmazione dei turni di lavoro
nella propria azienda o associazione in base a un
calendario giornaliero oppure settimanale. La prima
operazione da effettuare per procedere alla
compilazione della tabella dei turni consiste
nell'indicare l'anno solare e premere il pulsante Apri
relativo alla tipologia di programmazione che
interessa (giornaliera o settimanale).
L'ambiente
per la programmazione dei turni del giorno
mette a disposizione una schermata in cui indicare il
nome identificativo della tabella dei turni, il
giorno a cui essa si riferisce, il periodo di
validità degli orari di servizio, la sede operativa,
le disposizioni organizzative, l'ora di inizio e
l'ora di fine di ciascun turno di lavoro nelle
diverse fasce orarie della giornata, i nomi dei
turnisti, la descrizione delle attività da svolgere
durante ogni turno e, infine, qualsiasi ulteriore
annotazione.
Per creare una tabella giornaliera dei turni di
lavoro, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo e premere il pulsante Salva.
Si tenga presente che i dati relativi agli orari di
servizio e alle attività da svolgere possono essere
importati dall'archivio dell'applicazione Impostazione
Orari. A tal fine, bisogna fare clic sul
pulsante collocato a destra del campo Nome
tabella turni ed effettuare una ricerca nella
finestra che appare. In maniera simile, i nomi dei
turnisti possono essere importati dall'archivio
anagrafico dei lavoratori utilizzando i pulsanti
posizionati a destra dei campi dedicati ai
lavoratori. Se uno stesso turno di lavoro è svolto
da più turnisti, è possibile importare i loro nomi
dall'archivio anagrafico dei lavoratori uno alla
volta effettuando ricerche consecutive. Questo vuol
dire che, dopo aver importato il primo turnista,
bisogna visualizzare nuovamente la finestra di
ricerca per importare il secondo turnista nello
stesso campo di testo, e così di seguito.
Per
aggiornare una tabella dei turni esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una scheda già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare il record precedente
o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Se si deve registrare una tabella dei turni molto
simile a un'altra già archiviata, si può sfruttare
la funzione Duplica per trasportare tutti i
dati in una nuova scheda. A tal fine, dopo aver
visualizzato la tabella da duplicare, basta fare clic
sul pulsante Duplica, apportare le modifiche
desiderate e salvare la nuova scheda.
La funzione Trova consente di richiamare una
tabella dei turni in archivio adottando uno o più
filtri di ricerca contemporaneamente. In questo modo
è possibile visualizzare, ad esempio, l'elenco di
tutte le tabelle in cui il primo turno è stato
assegnato ad un determinato turnista, oppure degli
orari di servizio in vigore presso una certa sede
operativa. I risultati della ricerca possono essere
stampati su carta.
E'
possibile allegare uno o più file alla scheda di
ciascuna tabella dei turni. Tali file potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione riguardante
la giornata lavorativa a cui si riferisce la tabella
dei turni.
L'intero archivio dei turni di lavoro giornalieri è
esportabile in Excel, mentre la singola
tabella dei turni può essere visualizzata in
anteprima o stampata su un foglio in formato A4.
L'ambiente
per la programmazione dei turni della
settimana presenta una schermata in cui
indicare il nome identificativo della tabella dei
turni, la data di inizio e quella di fine settimana,
la sede operativa, le disposizioni organizzative,
l'ora di inizio e l'ora di fine di ciascun turno di
lavoro nelle diverse fasce orarie dei giorni della
settimana (da lunedì a domenica), i nomi dei
turnisti e, infine, qualsiasi ulteriore annotazione.
Per creare una tabella settimanale dei turni di
lavoro, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo e premere il pulsante Salva.
Si tenga presente che i dati relativi agli orari di
servizio possono essere importati dall'archivio
dell'applicazione Impostazione Orari. A tal
fine, bisogna fare clic sul pulsante collocato a
destra del campo Nome tabella turni ed
effettuare una ricerca nella finestra che appare.
Per
aggiornare una tabella dei turni esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una scheda già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare il record precedente
o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Se si deve registrare una tabella dei turni molto
simile a un'altra già archiviata, si può sfruttare
la funzione Duplica per trasportare tutti i
dati in una nuova scheda. A tal fine, dopo aver
visualizzato la tabella da duplicare, basta fare clic
sul pulsante Duplica, apportare le modifiche
desiderate e salvare la nuova scheda.
La funzione Trova consente di richiamare una
tabella dei turni in archivio adottando uno o più
filtri di ricerca contemporaneamente. In questo modo
è possibile visualizzare, ad esempio, l'elenco di
tutte le tabelle in cui sono state inserite certe
annotazioni oppure di quelle riferite a una
determinata sede operativa. I risultati della ricerca
possono essere stampati su carta.
E'
possibile allegare uno o più file alla scheda di
ciascuna tabella dei turni. Tali file potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione riguardante
la settimana lavorativa a cui si riferisce la tabella
dei turni.
La
singola tabella dei turni di lavoro settimanale può
essere visualizzata in anteprima o stampata su un
foglio in formato A4.
Gestione
Turni di Lavoro può essere utilizzato
anche in una rete locale se si ha necessità
di condividere gli archivi fra più postazioni di
lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza
l'utente ad installare il programma su tutte le
macchine di sua proprietà.
Gestione Turni di Lavoro
funziona anche su chiavetta USB. A tal fine,
basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup dei dati archiviati.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Gestione
Turni di Lavoro è quindi lo strumento
ideale per tutte le aziende che hanno bisogno di
programmare velocemente gli orari di servizio da
stampare su fogli A4 ed esporre in bacheca o inviare
ai turnisti interessati. L'utente rimarrà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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