Gestione
Palestra ASD è un software rivolto
alle palestre o altre associazioni sportive
dilettantistiche (circoli sportivi o educativi ecc.)
che permette di compilare, stampare e archiviare le
tessere di iscrizione, le schede di allenamento e le
ricevute di pagamento rilasciate ai propri iscritti.
Il programma consente inoltre di registrare gli
ingressi in palestra, riepilogare gli importi
incassati in un qualsiasi intervallo di tempo e
memorizzare i dati anagrafici e le foto degli
abbonati alla propria A.S.D. tenendo sotto controllo
le scadenze delle tessere di iscrizione e dei
certificati medici.
L'app Archivio
Iscritti è uno schedario in cui
registrare i dati degli utenti abbonati alla propria
palestra o associazione sportiva per poi importarli
nelle tessere di iscrizione, nelle ricevute di
pagamento, nel registro degli ingressi e nelle schede
di allenamento in fase di compilazione. Di ogni
iscritto è possibile annotare il cognome e nome, il
sesso, il luogo e la data di nascita, la
cittadinanza, l'indirizzo di residenza, il codice
fiscale, il peso in chilogrammi, la statura in
centimetri, la data di scadenza del certificato
medico, l'attività sportiva praticata, l'indirizzo
e-mail, il numero di telefono di casa e quello del
cellulare, il numero di tessera di iscrizione con
relativa data di rilascio e di scadenza, la quota di
iscrizione versata, il nome del praticante
l'attività sportiva (che può essere un minore a
carico), il suo luogo e la sua data di nascita, il
suo indirizzo di residenza e ogni ulteriore
annotazione.
Ciascuna scheda può essere corredata della foto
dell'abbonato in formato Jpeg o Bitmap
che viene ridotta in scala in automatico per
adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima.
E' comunque possibile visualizzare l'immagine nelle
sue dimensioni reali a tutto schermo facendo clic
sull'icona della lente di ingrandimento.
L'archivio
degli iscritti può quindi essere usato come un
registro storico in cui conservare dettagliate
informazioni su tutti gli utenti della propria
palestra A.S.D. pronte per essere recuperate
velocemente all'occorrenza. Questa app è dotata di
funzioni avanzate quali l'invio di e-mail
all'abbonato e il controllo della validità del suo
codice fiscale.
La sua
funzione principale è comunque quella di registrare
i dati degli iscritti per poi importarli nelle
tessere e nelle ricevute di pagamento velocizzandone
la compilazione.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano, caricare la foto
dell'abbonato e premere il pulsante Salva.
Si tenga presente che i campi riguardanti il nome
dell'iscritto, l'attività sportiva praticata, la
data di scadenza del certificato medico, la quota di
iscrizione versata, il numero di tessera con relativa
data di rilascio e di scadenza sono a compilazione
obbligatoria. Per modificare una scheda esistente,
bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro
usando le frecce di scorrimento dei record o la
funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Il pulsante Calcola I.M.C. consente di
calcolare l'indice di massa corporea dell'iscritto
indicando il suo peso in kg, la statura in cm e il
sesso.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, a familiari dello
stesso iscritto. Per duplicare la scheda di un
abbonato, basta visualizzare quella già registrata
in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Per inserire la foto del tesserato, si può
acquisirne l'immagine con la propria webcam. Una
volta aperta la finestra per l'acquisizione
fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi
webcam, far posizionare l'utente di fronte
all'obiettivo e scattargli una foto premendo il
pulsante Cattura foto. Fatto ciò, si può
importare la foto nella scheda dei dati anagrafici
servendosi dell'apposito pulsante. Infine, bisogna
memorizzare la scheda dell'abbonato premendo il
pulsante Salva.
E'
possibile visualizzare la foto a tutto schermo
facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole
ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su
disco, apportare le modifiche con un software di
grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica.
Se si preferisce, anziché fotografare l'abbonato con
una webcam, si può scattargli una foto in formato Jpeg
con una macchina fotografica digitale e importarla
nella scheda anagrafica sempre utilizzando il
pulsante Carica.
Per
trovare le schede degli abbonati in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti gli iscritti alla propria palestra
A.S.D. che praticano un determinato sport o di quelli
a cui è stata associata una certa parola nel campo
delle note.
Il
pulsante contraddistinto dall'icona dell'orologio
consente di visualizzare il riepilogo di tutti gli
iscritti la cui tessera è scaduta e deve quindi
essere rinnovata.
Il
pulsante con l'icona della croce rossa visualizza
l'elenco degli abbonati con certificato medico
scaduto. Si ricorda che, nel momento in cui
l'abbonato consegna il nuovo certificato medico
all'associazione, è necessario aggiornare la data di
scadenza nella scheda e salvare i cambiamenti.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascun iscritto fino a tre file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
acquisita allo scanner del documento di
riconoscimento o del certificato medico. Il contenuto
di ogni allegato può essere descritto nell'apposito
campo di testo e il file può essere aperto in
qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
La scheda di ogni singolo abbonato può essere
visualizzata in anteprima o stampata su carta, mentre
l'intero archivio degli iscritti può essere
esportato in un file di Excel.
L'app Stampa
Tessere serve sia alla stampa dei
singoli tesserini di riconoscimento degli iscritti
sia all'inserimento dei dati e del logo della
palestra che dovranno comparire nei tesserini stessi.
Per visualizzare i dati di un iscritto è possibile
utilizzare le frecce di scorrimento delle schede
oppure effettuare una ricerca in archivio servendosi
del pulsante Trova. Per inserire o
modificare il logo e i dati dell'associazione
sportiva, basta fare clic su di essi e seguire le
istruzioni nelle finestre che appaiono.
Ogni
tesserino di riconoscimento contiene i dati e il logo
dell'A.S.D. nonché il nome e il cognome del
tesserato, la sua foto, l'attività sportiva
praticata, la data di rilascio della tessera e la
data di scadenza. Le informazioni relative
all'associazione sportiva dilettantistica sono
salvate in automatico quando si esce dalla schermata
di lavoro, cosicché non occorrerà reinserirle
quando si andrà a stampare una nuova tessera.
Per facilitare la stampa delle tessere, il software
consente di impostare adeguatamente i margini di
stampa superiore e sinistro nel caso in cui i valori
di partenza non coincidano con quelli richiesti dalla
propria stampante. La possibilità di definire i
margini rende il software compatibile con qualsiasi
modello di stampante.
L'utente
potrà effettuare la stampa della tessera non solo su
una scheda plastificata formato bancomat (qualora
disponga di una stampante predisposta) ma anche su un
comune foglio in formato A4 oppure su un cartoncino
di dimensioni ridotte. E' possibile visualizzare
l'anteprima del tesserino prima di effettuare la
stampa.
La foto
che appare nella tessera è quella che è stata
salvata in formato Jpeg o Bitmap
nella scheda del tesserato presente nell'archivio
degli iscritti. Per ottimizzare la stampa, è buona
norma far sì che le proporzioni (ma non
necessariamente le dimensioni) della foto
corrispondano al riquadro visibile nella schermata.
Questo significa che le foto dovrebbero essere
acquisite e salvate con orientamento verticale e non
orizzontale, ossia nel formato tipico dei ritratti
anziché dei paesaggi.
In fase
di stampa, il software provvede ad adattare le
dimensioni dell'immagine al riquadro della foto in
formato tessera.
L'app Schede Allenamento
permette di creare programmi di allenamento
personalizzati per ogni iscritto della palestra.
Ciascuna scheda è costituita da tre sezioni (Programma,
Dati personali e Attività),
ciascuna visualizzabile facendo clic sul pulsante
corrispondente.
La sezione Programma è predisposta per
accogliere i dati dell'allenamento, ossia un nome
descrittivo, la tipologia di esercizi, la finalità
(ad esempio, aumento della massa muscolare o della
resistenza, dimagrimento o tonificazione), il livello
di difficoltà (ad esempio, principiante, intermedio
o avanzato), la data di inizio e quella di fine
dell'allenamento, il nome dell'istruttore, i gruppi
muscolari coinvolti (addominali, adduttori, bicipiti,
bicipiti femorali, dorsali, glutei, pettorali,
polpacci, quadricipiti, spalle, trapezio, tricipiti)
e, infine, l'eventuale dieta consigliata
all'iscritto.
Nella
sezione Dati personali vanno appunto
indicate le informazioni relative all'iscritto alla
palestra, ossia cognome e nome, codice fiscale,
telefono cellulare, indirizzo e-mail, numero di
tessera, nonché i valori di peso in kg, giro vita,
fianchi, torace, addome sia all'inizio sia al termine
dell'allenamento. I dati anagrafici possono essere
importati dall'archivio degli iscritti con pochi clic
del mouse. E' inoltre presente un campo di testo in
cui annotare eventuali altri risultati conseguiti a
fine allenamento.
La
sezione Attività serve a descrivere,
invece, i workout previsti dalla scheda di
allenamento, ossia le attività di riscaldamento, gli
esercizi ginnici veri e propri e lo stretching
finale. E' inoltre possibile annotare la durata
totale dell'allenamento, l'eventuale tempo previsto
per il recupero e la frequenza giornaliera,
settimanale ecc. con cui dovranno essere svolti gli
esercizi.
Ciascuna
scheda di allenamento può essere esportata in
formato RTF, stampata e consegnata alla
persona interessata che la userà come guida agli
esercizi.
A
ciascuna scheda di allenamento è possibile associare
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione richiesta
per quell'allenamento.
La
funzione Trova consente di rintracciare un
allenamento in archivio utilizzando più filtri di
ricerca contemporaneamente. Ciò rende possibile, ad
esempio, ottenere l'elenco di tutte le schede di
allenamento di una certa tipologia oppure di quelle
utilizzate da un determinato iscritto.
Il
pulsante Duplica consente di inserire una
nuova scheda di allenamento in archivio duplicando i
dati di una scheda registrata precedentemente. A tal
fine, basta visualizzare la vecchia scheda, fare clic
su Duplica, apportare le modifiche dovute e
fare clic su Salva.
Con un solo clic è possibile ottenere il riepilogo
di tutti gli allenamenti attivi, vale a dire delle
schede di allenamento non ancora scadute.
L'archivio
delle schede di allenamento può essere esportato in
un file di Microsoft Excel.
L'app Registro Ingressi
serve a tenere traccia dei singoli ingressi in
palestra effettuati dagli iscritti nonché a
visualizzare grafici statistici degli accessi
mensili.
Dopo
aver indicato l'anno solare e premuto il pulsante Apri,
si accede alla finestra di lavoro in cui bisogna
registrare la data e l'ora dell'ingresso in palestra
(questi campi appaiono precompilati con la data e
l'ora correnti ma possono all'occorrenza essere
modificati), l'attività svolta dall'iscritto, gli
ingressi rimanenti, le attrezzature utilizzate, i
dati dello stesso iscritto (cognome e nome, codice
fiscale, telefono cellulare, numero tessera e
indirizzo e-mail), eventuali annotazioni e il nome
della persona incaricata ad effettuare la
registrazione dell'ingresso. A questo punto si può
inserire la scheda in archivio premendo il pulsante Salva.
Si tenga presente che i campi relativi all'abbonato
possono essere compilati velocemente importando i
dati dall'archivio degli iscritti facendo clic
sull'icona della freccia rossa posta a destra della
casella di testo riservata al suo nome.
Il
pulsante Duplica consente di registrare in
archivio un nuovo ingresso duplicando i dati di un
accesso in palestra salvato precedentemente. A tal
fine, basta visualizzare l'ingresso precedente, fare
clic su Duplica, apportare le modifiche
dovute e fare clic su Salva.
I campi riservati al numero di telefono cellulare e
all'indirizzo di posta elettronica sono affiancati da
pulsanti che permettono di inviare all'iscritto un
messaggio di WhatsApp o una mail di notifica
per confermare la corretta registrazione
dell'ingresso in palestra.
La
scheda dell'ingresso in palestra può essere stampata
su carta in duplice copia su singolo foglio A4 e
fatta firmare dall'abbonato e dall'incaricato. La
stessa scheda può essere visualizzata in anteprima
servendosi dell'apposito pulsante.
La funzione Trova consente di rintracciare
un ingresso in archivio utilizzando più filtri di
ricerca contemporaneamente. Ciò rende possibile, ad
esempio, ottenere l'elenco di tutti gli ingressi
effettuati da uno o più iscritti in un certo mese
dell'anno oppure degli ingressi relativi ad una
determinata attività svolta.
I
pulsanti contraddistinti dalle lettere G, M
e A permettono di visualizzare,
rispettivamente, il riepilogo di tutti gli ingressi
registrati in un giorno, in un mese o nel corso
dell'intero anno solare. L'archivio annuale degli
ingressi può essere esportato in un file di Excel.
L'app Statistiche
Ingressi Mensili genera grafici
statistici a torta o a barre tridimensionali relativi
agli accessi in palestra totalizzati in ciascun mese
dell'anno solare.
L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto
forma di grafico a torta oppure di grafico a barre
tridimensionali. Il grafico mostra gli ingressi di
tutti gli iscritti registrati in ciascun mese
dell'anno.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
ingressi.
Il
grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più gli
ingressi sono stati numerosi. L'utente ha la
possibilità di visualizzare le stesse statistiche
sotto forma di grafico a torta facendo clic
sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il
pulsante Stampa grafico consente di ottenere
su carta il grafico visualizzato in quel momento
unitamente ai dati relativi agli accessi in palestra
mensili.
L'app Stampa Ricevute
permette la compilazione e la stampa delle ricevute
di pagamento in duplice copia su foglio A4 da
rilasciare agli iscritti della propria palestra o
altra associazione sportiva dilettantistica nel
momento in cui versano l'importo della quota di
iscrizione o quando rinnovano l'abbonamento. Le
ricevute emesse sono salvate in archivi annuali e
seguono una numerazione progressiva gestita
direttamente dal software.
La
compilazione delle ricevute è facilitata dalla
possibilità di importare i dati del pagatore e del
praticante l'attività sportiva (che spesso è un
minore) dall'archivio anagrafico degli iscritti. Per
effettuare l'importazione dei dati, bisogna
utilizzare il pulsante con la freccia rossa
posizionato a destra del rigo iniziante con la
scritta "Riceviamo da".
L'app
presenta uno spazio riservato all'apposizione della
marca da bollo nella copia della ricevuta da
consegnare al pagatore nei casi in cui la legge
prevede il pagamento dell'imposta.
E' possibile utilizzare il logo personalizzato della
propria A.S.D. da far apparire nella stampa delle
ricevute di pagamento e si può stabilire da che
numero far partire la numerazione automatica.
Le
informazioni riguardanti il beneficiario del
pagamento (ossia la palestra o altra associazione
sportiva dilettantistica) sono salvate in automatico
assieme al logo quando si esce dalla schermata di
lavoro, cosicché i campi di testo appariranno già
compilati alla riapertura della finestra.
Per inserire una nuova ricevuta in archivio bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi di testo relativi ai dati del pagatore, del
praticante l'attività sportiva e dell'intervallo di
tempo a cui il pagamento si riferisce e premere Salva.
L'importo pagato va espresso soltanto in cifre nelle
caselle riservate al totale, dove bisogna indicare
separatamente gli euro e i centesimi. Il software
provvederà a convertire le cifre in lettere
nell'apposito campo in maniera automatica.
Quando
si preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quante ricevute sono già presenti in archivio,
partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far
partire la numerazione automatica delle ricevute da
un numero superiore, è necessario utilizzare
l'apposita funzione accessibile tramite il pulsante
contraddistinto dalla lettera "N".
Per
modificare una ricevuta in archivio, bisogna
visualizzarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere il pulsante Salva.
Il pulsante Duplica risulta utile se si ha
bisogno di registrare una nuova ricevuta con dati
molto simili ad un'altra già presente in archivio,
come potrebbe essere il caso di una ricevuta riferita
al pagamento effettuato da un iscritto che rinnova
l'abbonamento. Per duplicare la scheda di una
ricevuta, basta visualizzare quella già registrata
in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
apportare le dovute modifiche e premere Salva.
La
funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi delle ricevute utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile
ottenere il riepilogo delle ricevute emesse in un
preciso giorno dell'anno, rilasciate a un determinato
iscritto o riferite a una certa attività sportiva.
Ogni
singola ricevuta può essere visualizzata in
anteprima o stampata in duplice copia su foglio A4,
mentre l'intero archivio delle ricevute di pagamento
può essere esportato in un file di Excel.
L'app Riepilogo
Incassi consente di ottenere un
estratto conto degli importi incassati dalla propria
palestra o altra A.S.D. in un qualsiasi intervallo di
tempo utilizzando come filtri di ricerca il nome del
pagatore e/o l'attività sportiva praticata.
Per ottenere il riepilogo degli incassi percepiti in
un certo intervallo di tempo è sufficiente entrare
nell'apposito ambiente di lavoro facendo clic sul
pulsante Riepilogo Incassi nella schermata
di avvio del programma, indicare il nome del pagatore
e l'attività sportiva unitamente alla data di inizio
e a quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene mostra l'elenco di tutte le
ricevute emesse nell'intervallo specificato,
riportando per ognuna di esse il numero progressivo,
la data di emissione, il nome del pagatore, il tipo
di attività sportiva, il periodo in cui tale
attività è stata praticata e l'importo totale
versato.
Per ottenere il riepilogo di tutti gli importi
incassati nel lasso di tempo specificato, basta
lasciare in bianco i filtri di ricerca relativi al
pagatore e all'attività sportiva.
Il
riepilogo degli incassi visualizzato può essere
stampato su carta facendo clic sul pulsante Stampa
riepilogo.
Il software funziona anche in una rete locale
se si ha necessità di condividere gli archivi fra
più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare l'app su
tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Gestione
Palestra ASD può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Gestione Palestra ASD è
quindi lo strumento ideale per tutte le palestre o
altre associazioni sportive dilettantistiche che
hanno bisogno di stampare le tessere di iscrizione,
approntare le schede di allenamento, registrare gli
ingressi, emettere velocemente le ricevute di
pagamento, rendicontare gli incassi e archiviare i
dati dei propri abbonati monitorando le scadenze
delle tessere e dei certificati medici. L'utente
rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come
il software richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
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