Gestione
Chiamate Clienti è un software rivolto
a professionisti, imprenditori o datori di lavoro che
vogliono tenere traccia di tutte le chiamate in
entrata e in uscita dei propri clienti riguardanti,
ad esempio, proposte commerciali, richieste di
collaborazione, assistenza tecnica e così via. Il
programma è costituito da due app interagenti che
consentono di archiviare i dati anagrafici dei
clienti e di annotare in un apposito registro i
dettagli di ogni singola telefonata. Lo storico delle
telefonate abbinate a ciascun cliente può essere
visualizzato all'interno dell'archivio anagrafico
attingendo i dati dal registro delle chiamate. E'
inoltre possibile prendere nota di tutti i clienti da
ricontattare per determinate questioni in sospeso. Di
ogni telefonata si può annotare non solo l'oggetto
trattato ma anche l'esito della chiamata e le
informazioni archiviate possono essere recuperate
utilizzando diversi filtri di ricerca, ottenendo
riepiloghi personalizzati pronti per essere stampati.
L'app Archivio
Clienti memorizza le informazioni
relative a persone o aziende con cui si hanno
rapporti professionali o commerciali. La creazione
delle schede anagrafiche facilita la compilazione del
registro delle chiamate grazie ad una semplice
funzione di importazione dei dati dall'archivio.
Questa app è, in effetti, una completa rubrica
elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è
possibile controllare la validità del numero di
partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e
del numero di carta di credito, nonché inviare un
messaggio e-mail al nominativo selezionato.
Nell'archivio dei clienti è possibile annotare
cognome, nome, data e luogo di nascita della persona,
l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento
preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio,
cellulare e PEC, l'indirizzo e-mail, il recapito
preferenziale dove il cliente desidera essere
contattato, il codice fiscale, il numero di partita
IVA, il numero di carta di credito con relativa data
di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del cliente
consente, inoltre, di registrare gli estremi di un
documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato
civile, i titoli e le qualifiche possedute, i
prodotti e servizi di interesse, e la zona di
appartenenza.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Si tenga presente che i campi relativi al nome del
cliente, al suo numero di telefono preferenziale e al
suo codice fiscale sono a compilazione obbligatoria.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, ai familiari del
cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una
certa zona, a cui interessano determinati prodotti o
servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o
per i quali è stata registrata una certa parola o
espressione distintiva nel campo delle note.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento oppure un file di Word in cui
annotare tutti gli acquisti effettuati o tutti i
servizi di cui ha usufruito. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del cliente, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Il pulsante Storico chiamate visualizza
l'elenco di tutte le telefonate fatte dal cliente o
al cliente attingendo i dati dalle schede archiviate
nel registro delle chiamate.
La
scheda di ogni singolo cliente può essere
visualizzata in anteprima, stampata su carta o
salvata in un file PDF. L'intero archivio
anagrafico può essere esportato in un file di Microsoft
Excel utilizzando una semplice funzione
accessibile con pochi clic del mouse.
L'app Registro Chiamate è
progettata per aiutare il call center della propria
azienda a schedare le telefonate effettuate o
ricevute relative a ogni singolo cliente. Il software
consente anche di visualizzare con un solo clic il
riepilogo di tutte le chiamate archiviate nella data
corrente.
Per schedare una nuova chiamata, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo e indicare la data e
l'ora della telefonata (se diverse dalla data e
dall'ora in cui si effettua la registrazione), il
tipo di chiamata (in entrata o in uscita), l'oggetto
della stessa, l'esito ottenuto alla fine della
chiamata, il grado di soddisfazione riscontrato da
parte del cliente, la durata della telefonata, il
nome del cliente che ha chiamato o che è stato
contattato, il suo codice fiscale, la zona di
appartenenza, il recapito telefonico preferenziale,
il numero di cellulare, l'indirizzo e-mail, ogni
ulteriore annotazione personale e il nome
dell'operatore o agente che effettua la
registrazione.
I campi
a compilazione obbligatoria sono quelli riguardanti,
la data, l'ora e l'oggetto della chiamata, il nome
del cliente, il suo telefono preferenziale e il suo
codice fiscale. Dopo aver inserito i dati, bisogna
fare clic sul pulsante Salva per memorizzare
la scheda in archivio.
I campi relativi al cliente possono essere compilati
velocemente importando i dati dall'archivio
anagrafico facendo clic sull'icona della freccia
rossa posta a destra della casella di testo riservata
al cognome e nome.
Il
pulsante Duplica consente di registrare in
archivio una nuova chiamata duplicando i dati di una
telefonata salvata precedentemente. A tal fine, basta
visualizzare la scheda della vecchia chiamata, fare
clic su Duplica, apportare le modifiche
desiderate e fare clic su Salva.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di inviare un messaggio di
posta elettronica al cliente selezionato.
La scheda della chiamata può essere stampata su
foglio A4 o visualizzata in anteprima servendosi
degli appositi pulsanti.
La
funzione Trova consente di rintracciare le
chiamate in archivio utilizzando più filtri di
ricerca contemporaneamente. Ciò rende possibile, ad
esempio, ottenere l'elenco di tutte le telefonate
effettuate da un determinato operatore in un certo
mese dell'anno oppure delle chiamate con lo stesso
oggetto o che hanno avuto lo stesso esito.
Il
pulsante Chiamate di oggi permette di
visualizzare il riepilogo di tutte le chiamate
telefoniche registrate in data odierna, che
all'occorrenza può essere esportato in Excel.
Il
pulsante con l'icona di Excel consente,
infine, di esportare in Excel l'intero registro delle
chiamate. Il foglio di Excel generato potrà
essere aperto con qualsiasi software in grado di
gestire i file in formato XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Gestione
Chiamate Clienti può essere usato
anche in una rete locale se si ha necessità
di condividere gli archivi fra più postazioni di
lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza
l'utente ad installare il programma su tutte le
macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Gestione
Chiamate Clienti può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Gestione Chiamate Clienti
è quindi lo strumento ideale per le aziende o gli
studi professionali che necessitano di tenere sotto
controllo tutto ciò che viene comunicato e
concordato nelle conversazioni telefoniche con i
propri clienti. L'utente resterà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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