Fogli
di Servizio Cartacei NCC è un software
rivolto alle ditte di servizi di noleggio con
conducente che consente di compilare, stampare e
archiviare i fogli di servizio cartacei privati da
tenere obbligatoriamente per legge all'interno della
vettura nei casi di comprovati malfunzionamenti
dell'applicazione informatica messa a disposizione
dal Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti.
Il programma è costituito da due app interagenti
studiate per archiviare l'anagrafica dei conducenti e
gestire l'emissione dei fogli di servizio cartacei.
I dati
da inserire nel foglio di servizio in formato
cartaceo privato del software sono quelli previsti
dall'Allegato 4 (art. 6) del Decreto
interministeriale numero 226 del 16 ottobre 2024. La
stampa occupa due pagine in formato A4 e può essere
visualizzata in anteprima.
L'app Archivio
Conducenti è una rubrica elettronica
che consente di registrare i dati personali dei
conducenti dei veicoli del proprio parco auto. Ad
ogni conducente si può associare un veicolo della
flotta aziendale, indicando il tipo di mezzo, la
marca, il modello, il colore, il tipo di
alimentazione e il numero di targa. I dati essenziali
dei conducenti (cognome e nome e codice fiscale) e le
targhe dei veicoli abbinati potranno essere importati
nei fogli di servizio cartacei velocizzandone la
compilazione.
Sono presenti vari campi nei quali inserire il
cognome e il nome del conducente, l'indirizzo e la
città di residenza, le patenti di guida possedute, i
dati dell'automezzo assegnato, i compensi pattuiti
con la ditta di NCC, i recapiti telefonici di casa,
ufficio, cellulare e posta elettronica certificata,
l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il
conducente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario. Ogni scheda può essere corredata di
eventuali annotazioni.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente
fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i
dati nelle caselle di testo e premere Salva.
Si tenga presente che, per salvare la scheda, occorre
compilare obbligatoriamente i campi riguardanti il
nome del conducente, il suo numero di cellulare, la
marca, il modello e la targa del veicolo a lui
abbinato.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una scheda già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare il record precedente
o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Il pulsante Duplica permette di registrare
una nuova scheda partendo dai dati di un'altra scheda
già presente in archivio. Questa funzione è utile
se si vuole abbinare un ulteriore veicolo allo stesso
conducente evitando di riscrivere le informazioni
anagrafiche. Per duplicare una scheda, bisogna
innanzitutto visualizzarla usando la funzione di
ricerca o le frecce di scorrimento dei record,
premere il pulsante Duplica, modificare i
dati del veicolo abbinato e, infine, fare clic su Salva.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del conducente, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
predefinita presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
La funzione Allega file permette di abbinare
alla scheda di ciascun conducente fino a tre file da
richiamare velocemente con un clic. Tali file
potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale
del contratto stipulato dal conducente con l'azienda
di NCC, l'immagine scannerizzata della sua patente di
guida o carta di identità, e così via.
Per
annotare che il conducente acconsente a lavorare in
trasferta, è sufficiente spuntare la relativa
casella. Il pulsante Sì trasferte
visualizza l'elenco di tutte le schede in cui è
stato messo il segno di spunta su tale casella.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i conducenti che
possiedono un certo tipo di patente, oppure di quelli
che risiedono in una certa città. I risultati di
ciascuna ricerca possono essere stampati.
L'utente
che si occupa dell'archiviazione delle schede
anagrafiche dei conducenti dovrebbe costantemente
aggiornare la situazione delle ferie di ognuno di
essi e, a seconda dei casi, mettere o togliere il
segno di spunta sulla casella In ferie. Nel
campo "Programma ferie" andrebbe
indicata la durata delle ferie del conducente. Così
facendo, l'utente potrà trovare immediatamente un
autista disponibile quando ce ne sarà bisogno. A tal
fine, basta premere il pulsante In servizio
per visualizzare l'elenco di tutti i conducenti che
al momento sono al lavoro con le relative annotazioni
sul periodo di disponibilità.
Qualora
tale elenco risultasse vuoto, potrebbe essere utile
visualizzare la lista degli autisti attualmente in
ferie premendo il pulsante In ferie per
verificare nelle annotazioni quando ciascuno di loro
tornerà al lavoro.
Il pulsante Stampa permette di ottenere su
carta le informazioni presenti nella scheda di
ciascun conducente. Il software è anche in grado di
esportare l'intero archivio anagrafico in un file di Microsoft
Excel.
L'app Gestione Fogli di Servizio
permette la compilazione, l'archiviazione e la stampa
dei fogli di servizio cartacei privati da consegnare
ai conducenti della propria ditta di NCC quando
devono svolgere servizi di noleggio. E' importante
sottolineare che, come previsto dalla legge, è fatto
obbligo di tenere copia del foglio di servizio
cartaceo all'interno della vettura quando non è
possibile utilizzare l'applicazione informatica
disponibile sul portale del Ministero delle
Infrastrutture e dei Trasporti perché non
funzionante. Il foglio di servizio può essere
compilato anche solo parzialmente, stampato e
rilasciato dal vettore NCC al conducente all'inizio
del servizio. Il conducente avrà quindi cura di
scrivere a penna le informazioni mancanti negli
appositi campi del documento cartaceo durante
l'espletamento del servizio.
La
firma del compilatore va apposta in calce alla
seconda pagina del documento.
Per
creare un nuovo foglio di servizio bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo di interesse e premere Salva.
In ogni scheda è possibile indicare i seguenti dati:
il numero progressivo attribuito dal vettore al
foglio di servizio cartaceo; la targa del veicolo
utilizzato per l'espletamento del servizio NCC; il
tipo di modello di foglio di servizio (A, B oppure
C); il numero identificativo del modello del
precedente foglio di servizio (solo se di tipo
"modello B"); data e ora della
prenotazione; il vettore NCC; il nominativo e il
codice fiscale del conducente; il luogo, la data e
l'orario di prelevamento e di arrivo a destinazione
dell'utente; i dati del committente; luogo, data e
chilometri di partenza e di arrivo; gli estremi e la
durata del contratto di trasporto; l'eventuale
variazione di uno o più dati del foglio di servizio
effettuata dal conducente; i motivi dell'eventuale
annullamento del foglio di servizio; la data e l'ora
di chiusura della compilazione del documento.
Le
informazioni riguardanti il vettore NCC (che
normalmente è sempre lo stesso) sono salvate in
automatico quando si esce dalla schermata di lavoro,
cosicché tale campo di testo apparirà già
compilato alla riapertura della finestra. E' comunque
possibile modificare in ogni momento il contenuto dei
campi di testo. Per aggiornare un foglio di servizio
in archivio, bisogna visualizzarlo nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche desiderate e premere
il pulsante Salva.
La compilazione del foglio di servizio è facilitata
dalla possibilità di importare dall'archivio
anagrafico il nominativo e il codice fiscale del
conducente nonché la targa del veicolo. Per
effettuare l'importazione dei dati, bisogna
utilizzare il pulsante con la freccia rossa
posizionato a destra del campo riservato al
conducente.
Al
termine del servizio NCC, quando il conducente avrà
riconsegnato al vettore il foglio di servizio
cartaceo privato debitamente compilato a penna, si
potrà provvedere a inserire le informazioni
nell'applicazione informatica ministeriale preposta
alla gestione del foglio di servizio elettronico.
Per visualizzare, e all'occorrenza stampare, l'elenco
dei fogli di servizio non ancora chiusi, è
sufficiente premere il pulsante contraddistinto
dall'icona di un veicolo rosso. Tale elenco, infatti,
contiene tutte le schede in archivio nelle quali non
è stato compilato il campo riservato alla data e ora
di chiusura del foglio di servizio.
La
funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei fogli di servizio utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo dei fogli di servizio
rilasciati a un determinato committente, conducente o
veicolo.
Ogni
singolo foglio di servizio cartaceo privato può
essere visualizzato in anteprima o stampato su due
pagine in formato A4, mentre l'intero archivio dei
fogli di servizio può essere esportato in un file di
Excel.
Fogli di Servizio Cartacei NCC
è fortemente integrato con Excel, dal
momento che le due app che compongono il software
consentono di esportare i dati nel formato del
programma della Microsoft. A tal fine, è sufficiente
che nel proprio PC sia installata una qualsiasi
applicazione per la gestione dei file in formato XLS
(ad esempio, Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
Il
software può essere usato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Fogli di Servizio Cartacei NCC
può essere utilizzato anche su chiavetta USB.
A tal fine, basta copiare la cartella del programma
su pen-drive e fare doppio clic sull'icona
dell'applicazione per eseguirla. La copia della
cartella su dispositivo esterno è anche il metodo
più veloce per effettuare il backup di
tutti gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Fogli
di Servizio Cartacei NCC è quindi il
programma ideale per le ditte di noleggio con
conducente che vogliono gestire in modo professionale
l'emissione dei fogli di servizio cartacei privati e
l'anagrafica dei propri conducenti. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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