Fogli
di Marcia Pro è un software rivolto a
ditte con parco auto aziendale che necessitano di
tenere traccia dei viaggi effettuati dai propri
conduttori, registrando in una sorta di diario di
bordo le informazioni relative ai tragitti, ai
rifornimenti di carburante e ai chilometri percorsi.
Il programma è costituito da due app interagenti
studiate per archiviare l'anagrafica dei conduttori e
gestire l'emissione dei Fogli di Marcia.
L'app Archivio
Conduttori è una rubrica elettronica
che consente di registrare i dati personali dei
conducenti dei veicoli del proprio parco auto. Ad
ogni conduttore si può associare un veicolo della
flotta aziendale, indicando il tipo di mezzo, la
marca, il modello, il colore, il tipo di
alimentazione e il numero di targa. I dati essenziali
dei conduttori e dei veicoli abbinati potranno essere
importati nei Fogli di Marcia velocizzandone la
compilazione.
Sono presenti vari campi nei quali inserire il
cognome e il nome del conducente, l'indirizzo e la
città di residenza, le patenti di guida possedute, i
dati dell'automezzo assegnato, i compensi pattuiti
con la ditta, i recapiti telefonici di casa, ufficio,
cellulare e posta elettronica certificata,
l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il
conduttore desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario. Ogni scheda può essere corredata di
eventuali annotazioni.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente
fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i
dati nelle caselle di testo e premere Salva.
Si tenga presente che, per salvare la scheda, occorre
compilare obbligatoriamente i campi riguardanti il
nome del conduttore, il suo numero di cellulare, la
marca, il modello e la targa del veicolo a lui
abbinato. Le informazioni digitate nei campi
obbligatori sono esattamente quelle che confluiranno
nei Fogli di Marcia attraverso la funzione di
importazione dei dati.
Per
aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla
nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e
premere Salva. Una scheda già registrata
può essere richiamata utilizzando la funzione di
ricerca o le frecce di scorrimento, le quali
consentono di visualizzare il record precedente o
quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o
in coda all'archivio.
Il pulsante Duplica permette di registrare
una nuova scheda partendo dai dati di un'altra scheda
già presente in archivio. Questa funzione è utile
se si vuole abbinare un ulteriore veicolo allo stesso
conduttore evitando di riscrivere le informazioni
anagrafiche. Per duplicare una scheda, bisogna
innanzitutto visualizzarla usando la funzione di
ricerca o le frecce di scorrimento dei record,
premere il pulsante Duplica, modificare i
dati del veicolo abbinato e, infine, fare clic su Salva.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del conducente, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
predefinita presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
Per annotare che il conduttore acconsente a lavorare
in trasferta, è sufficiente spuntare la relativa
casella. Il pulsante Sì trasferte
visualizza l'elenco di tutte le schede in cui è
stato messo il segno di spunta su tale casella.
La funzione Allega file permette di abbinare
alla scheda di ciascun conducente fino a tre file da
richiamare velocemente con un clic. Tali file
potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale
del contratto stipulato dal conduttore con l'azienda,
l'immagine scannerizzata della sua patente di guida o
carta di identità, e così via.
L'utente
che si occupa dell'archiviazione delle schede
anagrafiche dei conduttori dovrebbe costantemente
aggiornare la situazione delle ferie di ognuno di
essi e, a seconda dei casi, mettere o togliere il
segno di spunta sulla casella In ferie. Nel
campo "Programma ferie" andrebbe
indicata la durata delle ferie del conduttore. Così
facendo, l'utente potrà trovare immediatamente un
autista disponibile quando ce ne sarà bisogno. A tal
fine, basta premere il pulsante In servizio
per visualizzare l'elenco di tutti i conducenti che
al momento sono al lavoro con le relative annotazioni
sul periodo di disponibilità.
Qualora
tale elenco risultasse vuoto, potrebbe essere utile
visualizzare la lista degli autisti attualmente in
ferie premendo il pulsante In ferie per
verificare nelle annotazioni quando ciascuno di loro
tornerà al lavoro.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i conducenti che
possiedono un certo tipo di patente, oppure di quelli
che risiedono in una certa città. I risultati di
ciascuna ricerca possono essere stampati.
Il
pulsante Stampa permette di ottenere su
carta le informazioni presenti nella scheda di
ciascun conduttore. Il software è anche in grado di
esportare l'intero archivio anagrafico in un file di Microsoft
Excel.
L'app Gestione Fogli di Marcia
permette la compilazione, l'archiviazione e la stampa
dei Fogli di Marcia da consegnare ai conduttori della
propria ditta nel momento in cui devono intraprendere
uno o più viaggi con il mezzo che gli è stato
assegnato. I Fogli di Marcia sono salvati in archivi
annuali e seguono una numerazione progressiva gestita
direttamente dal software.
Per
creare un nuovo Foglio di Marcia bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo relativi alla data e all'ora di apertura,
all'Ufficio emittente, al conduttore e al mezzo e
premere Salva. Le informazioni riguardanti
l'Ufficio emittente sono salvate in automatico quando
si esce dalla schermata di lavoro, cosicché il campo
di testo apparirà già compilato alla riapertura
della finestra.
Quando
si preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quanti Fogli di Marcia sono già presenti in
archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si
vuole far partire la numerazione automatica dei Fogli
di Marcia da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante contraddistinto dalla lettera "N".
Per
modificare un Foglio di Marcia in archivio, bisogna
visualizzarlo nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche desiderate e premere il pulsante Salva.
La compilazione del Foglio di Marcia è facilitata
dalla possibilità di importare i dati del conduttore
e del mezzo assegnato dall'archivio anagrafico dei
conduttori. Per effettuare l'importazione dei dati,
bisogna utilizzare il pulsante con la freccia rossa
posizionato a destra del campo riservato al
conduttore.
Il
conduttore avrà cura di compilare a penna il Foglio
di Marcia annotando, per ogni partenza e per ogni
arrivo, la data, l'ora, il numero di chilometri
segnato sul contachilometri e il luogo. Inoltre,
dovrà registrare tutti i rifornimenti di carburante
effettuati durante il viaggio indicando, per ciascuno
di essi, la data e l'ora, la stazione di servizio, i
litri di carburante e l'importo pagato. Per ottenere
il totale dei chilometri percorsi basterà inserire i
chilometri segnati sul contachilometri all'inizio del
viaggio e al rientro in sede.
Appositi pulsanti consentono di calcolare in
automatico il totale dei litri di carburante immessi
nel serbatoio, l'importo complessivo pagato per i
rifornimenti, nonché il totale dei chilometri
percorsi dall'apertura alla chiusura del Foglio di
Marcia.
Per
avere l'esatto resoconto dei consumi di carburante e
dei costi sostenuti dall'automezzo nell'arco
dell'intero viaggio dalla partenza al rientro in
sede, bisogna procedere come segue: 1)
accertarsi che il serbatoio dell'automezzo sia pieno
alla partenza. Se non lo fosse, fare il pieno di
carburante senza prendere nota dei litri e del
relativo costo; 2) ogni volta che ci si
ferma durante il tragitto per rifornirsi di
carburante, segnare la quantità di litri immessi nel
serbatoio e l'importo pagato. Come è noto, questi
dati sono riportati sulla colonnina del distributore;
3) al rientro in sede, fare il pieno di
carburante e quindi segnare la quantità di litri e
il relativo costo.
Appare
chiaro che la quantità totale di carburante
consumato nell'intero viaggio si ottiene sommando i
litri immessi nel serbatoio a ogni rifornimento,
incluso il pieno effettuato al rientro in sede. In
maniera simile, il costo totale sostenuto è uguale
alla somma degli importi pagati per i singoli
rifornimenti.
Giova
ripetere che, ai fini del calcolo dei consumi di
carburante, è necessario che il serbatoio
dell'automezzo sia pieno alla partenza. Nei viaggi
brevi, in cui non si ha bisogno di fare rifornimento
durante il tragitto, il consumo totale è esattamente
quello del pieno effettuato al rientro in sede.
Per visualizzare, e all'occorrenza stampare, l'elenco
dei Fogli di Marcia non ancora chiusi, è sufficiente
premere il pulsante contraddistinto dall'icona di un
veicolo rosso. Tale elenco, infatti, contiene tutte
le schede in archivio nelle quali non è stato
compilato il campo riservato alla data di chiusura
del Foglio di Marcia.
Al
termine dei viaggi, quando il conduttore avrà
riconsegnato all'Ufficio competente il Foglio di
Marcia debitamente compilato a penna, si potrà
provvedere a trascrivere le informazioni nella scheda
del software per poterle archiviare.
La
funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei Fogli di Marcia utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo dei Fogli di Marcia
aperti in uno stesso giorno dell'anno, rilasciati a
un determinato conduttore o con lo stesso luogo di
arrivo come prima destinazione del viaggio.
Ogni
singolo Foglio di Marcia può essere visualizzato in
anteprima o stampato su foglio A4, mentre l'intero
archivio annuale dei Fogli di Marcia può essere
esportato in un file di Excel.
Fogli di Marcia Pro è
fortemente integrato con Excel, dal momento
che le app che compongono il software consentono di
esportare i dati nel formato del programma della
Microsoft. A tal fine, è sufficiente che nel proprio
PC sia installata una qualsiasi applicazione per la
gestione dei file in formato XLS (ad
esempio, Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
Il
software può essere usato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Fogli di Marcia Pro può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Fogli
di Marcia Pro è quindi il programma
ideale per le ditte che dispongono di un autoparco e
vogliono calcolare i costi e i consumi di carburante,
tenendo traccia di ogni altra informazione
riguardante i viaggi effettuati da ciascun mezzo
della propria flotta. L'utente resterà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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