Fatture
e Magazzino Pro 4.0 è un software
dall'interfaccia grafica semplice ed intuitiva
costituito da diverse app integrate per gestire
velocemente le fatture elettroniche B2B e B2C
in formato XML, i preventivi di vendita e i
documenti di trasporto. Il programma consente anche
di archiviare i dati anagrafici di clienti e
fornitori ed assicura una dettagliata quanto rapida
gestione del proprio magazzino con l'inventario della
merce in giacenza. E' inoltre possibile gestire lo
scadenzario dei pagamenti e gli appuntamenti presi
con clienti, fornitori o altre persone.
L'applicazione
Anagrafica Clienti è utile
per velocizzare la compilazione dei documenti messi a
disposizione dal software grazie alla possibilità di
importare i dati, ma può essere usata anche come una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al cliente, il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA, del numero di carta di credito e del
codice IBAN. Questa applicazione può anche essere
sfruttata per annotare i prodotti e servizi
acquistati più frequentemente dal cliente.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare
cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente,
la denominazione della Ditta, l'indirizzo di
residenza, il Codice Destinatario attribuito dal
Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai
fini della fatturazione elettronica, i recapiti
telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo
e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale
dove il cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
gli estremi di un documento di riconoscimento nonché
di memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al cliente.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede anagrafiche con dati
molto simili perché, ad esempio, riferite a
familiari di un cliente già in archivio. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti a cui sono stati abbinati
specifici prodotti o servizi di interesse, oppure di
quelli che risiedono nello stesso Comune o che hanno
determinate questioni in sospeso con la propria
Ditta.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Anagrafica Fornitori
è studiata per tenere traccia dei dati di tutte le
aziende che riforniscono la propria Ditta. Questa app
può essere usata anche come una completa rubrica
elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio
di e-mail al fornitore, il controllo della validità
del codice fiscale, della partita IVA, del numero di
carta di credito e del codice IBAN.
Nell'archivio
anagrafico è possibile annotare la denominazione
della Ditta fornitrice, il nome del titolare o
responsabile, l'indirizzo dell'azienda, le modalità
di pagamento concordate, i recapiti telefonici di
casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail,
il recapito preferenziale dove il fornitore desidera
essere contattato, il codice fiscale, il numero di
partita IVA, il numero di carta di credito con
relativa data di scadenza e l'IBAN bancario.
Le schede dei fornitori consentono, inoltre, di
registrare le informazioni relative agli articoli che
si acquistano abitualmente da ognuno di loro, gli
sconti praticati e le modalità di ordine merce. Il
campo "Note" può essere sfruttato
per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al fornitore.
La funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun fornitore fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del listino degli articoli
forniti.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Per aggiornare una
scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra
di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede relative allo
stesso fornitore perché, ad esempio, lo stesso
fornisce più tipi di prodotti e si vuole creare una
scheda per ciascuno di essi. In questo modo, si
potrà richiamare in maniera opportuna la scheda
relativa ad un certo prodotto abbinato al fornitore
in fase di compilazione delle schede del magazzino.
Per duplicare la scheda di un fornitore, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
Per trovare le schede dei fornitori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i fornitori a cui è stato abbinato
un certo prodotto, oppure di quelli che hanno
determinate questioni in sospeso e per i quali è
stata registrata una specifica parola o espressione
distintiva nel campo "Note".
Se
esistono importanti questioni in sospeso con il
fornitore, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i fornitori con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del fornitore, del
numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del
numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail"
è affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
La scheda di ogni singolo fornitore può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Magazzino Prodotti e
Servizi permette di gestire i dati
relativi a ciascun articolo di cui la propria Ditta
dispone. Se si desidera, questo ambiente può anche
essere usato per descrivere i servizi offerti ai
clienti per facilitare la compilazione dei
preventivi, dei DDT e delle fatture elettroniche
grazie alla funzione che consente l'importazione dei
dati. E' possibile catalogare prodotti e servizi di
ogni genere e visualizzare un elenco di tutta la
merce in esaurimento.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
il campo relativo al codice articolo e quello
riguardante la descrizione da riportare in fattura
sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una
scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra
di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
La catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto o servizio nella quale
bisogna indicare il codice dell'articolo, la
tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il
modello, la descrizione da riportare in fattura, la
presenza di eventuali elementi accessori, la sua
ubicazione all'interno del magazzino, il nome del
fornitore del bene con relativi recapiti, la data di
acquisto, gli estremi del documento di compravendita
e le modalità di ordine merce. Il pulsante Altre
informazioni permette di specificare l'altezza,
la larghezza, la lunghezza e l'eventuale data di
scadenza dell'articolo.
E'
possibile importare dall'archivio dei fornitori i
dati riguardanti la denominazione dell'azienda
fornitrice, il suo telefono preferenziale e le
modalità di ordine della merce. A tal fine, bisogna
servirsi del pulsante con la freccia verde
posizionato a destra del campo relativo al telefono
preferenziale.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare un prodotto o servizio che ha
molti elementi in comune con una scheda già presente
in archivio. Per duplicare la scheda, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
Il campo Giacenza deve essere utilizzato per
indicare la quantità del materiale disponibile in
magazzino. Tale valore può essere aggiornato in
qualsiasi momento attraverso i pulsanti del segno
più e del segno meno che permettono di aggiungere o
sottrarre un certo quantitativo di merce.
Si
ricorda che è anche possibile effettuare
l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si
compila un preventivo o una fattura importando i dati
dal magazzino.
Il pulsante Calcola va usato per calcolare
il prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo
senza IVA e selezionato l'aliquota IVA negli appositi
campi di testo. Il pulsante Calcola valore
consente di ottenere il valore totale della merce in
magazzino moltiplicando il costo di acquisto per la
giacenza. Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA
inclusa, per calcolare il prezzo senza IVA bisogna
indicare il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli
appositi campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale,
ossia indicando una o più parole consecutive
contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si
può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e
ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo
di tutta la merce comprata da un determinato
fornitore oppure di tutti i beni accompagnati da
specifici elementi accessori. I risultati di ricerca
possono essere stampati su carta.
Il
campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto è stato prenotato da un
cliente, se presenta difetti o può essere sostituito
da un articolo simile e così via. Il pulsante Inventario
visualizza l'inventario di magazzino con il valore
totale degli articoli in giacenza.
L'utente del software ha la possibilità di allegare
fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da
allegare alla scheda.
Il campo Avviso sottoscorta permette di
essere avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
La
scheda di ogni singolo prodotto o servizio può
essere stampata su carta o salvata in un documento PDF,
mentre il pulsante Esporta archivio consente
di esportare tutte le schede del magazzino in un
foglio di lavoro di Excel, che potrà essere
aperto con qualsiasi software in grado di gestire i
file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'applicazione Inventario Merce
consente di visualizzare l'inventario di tutti gli
articoli del proprio magazzino o soltanto di quelli
appartenenti ad una tipologia. A tal fine, è
sufficiente servirsi del pulsante Inventario
presente nella schermata di partenza del programma,
indicare una tipologia nell'apposito campo che
compare nella finestra successiva e premere il
pulsante Visualizza. Per ottenere
l'inventario di tutta la merce in magazzino, bisogna
premere il pulsante Visualizza senza
indicare alcuna tipologia.
La
finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco
dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di
essi il codice identificativo, la marca e il modello,
il costo, la giacenza e il valore ottenuto
moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla
schermata è riportato l'ammontare del capitale
complessivo in magazzino che si ottiene sommando il
valore di tutti gli articoli merceologici.
Il campo Tipologia presente nella schermata
per la registrazione degli articoli in magazzino è
molto importante ai fini della creazione degli
inventari parziali, dal momento che serve ad
associare l'articolo ad una determinata categoria
merceologica. Questo significa che l'utente deve
inserire lo stesso valore in tale campo all'interno
della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia
parte di un determinato inventario parziale.
Il
pulsante Stampa inventario permette di
ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata
in quel momento con l'indicazione in calce del valore
complessivo.
L'applicazione Scadenzario e appuntamenti
consente di tenere sotto controllo le scadenze di
pagamenti o di altri eventi e gli appuntamenti
giornalieri, mensili o annuali presi con i propri
contatti, ad esempio con i fornitori o con i clienti
dell'azienda. L'applicazione provvederà quindi ad
avvertirci al sopraggiungere della data. La scheda di
ogni scadenza o appuntamento consente di registrare i
dati riguardanti il nome del contatto, il Comune di
residenza, eventuali questioni in sospeso, il numero
del telefono cellulare e di quello preferenziale.
Oltre a ciò, si può memorizzare il nome
dell'operatore telefonico che redige la scheda, il
luogo dell'appuntamento, la durata prevista, l'agente
incaricato, la causale della scadenza e, se è
richiesto un pagamento, le modalità con cui questo
dovrà essere effettuato, l'importo dovuto e gli
estremi della ricevuta.
E'
possibile importare i dati del contatto dall'archivio
anagrafico dei clienti utilizzando il pulsante a
destra del campo di testo riservato al cognome e
nome.
L'utente può registrare un numero illimitato di
scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le
scadenze inserite potranno essere visualizzate in
ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per
ogni scadenza è possibile stabilire con quanti
giorni di anticipo si desidera essere avvisati.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
delle scadenze e appuntamenti dell'anno, si può
provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic
sul pulsante Nuovo, compilando i campi di
testo e premendo Salva. Per salvare una
scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora
della scadenza, quanti giorni prima si desidera
essere avvisati, il nome del contatto e la causale
della scadenza.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo
aver salvato la prima scheda si può sfruttare la
funzione Duplica per trasportare tutti i
dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere
giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento
è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo
si desidera essere avvisati. La presenza di scadenze
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle
scadenze imminenti, basta fare clic sul pulsante OK.
Il calendario permette, inoltre, di richiamare le
scadenze relative al giorno o al mese selezionato.
La
casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso con un
contatto è in attesa di conferma. Il pulsante Da
confermare permette di ottenere il riepilogo
delle scadenze o appuntamenti in sospeso mostrando,
per ciascun di essi, la causale, la data e l'ora, il
nome del contatto e dell'agente e l'eventuale importo
da pagare.
E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta
che viene saldato un pagamento mettendo il segno di
spunta sulla casella Pagamento effettuato
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti
che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della
scadenza da aggiornare, basta usare il nome del
contatto come filtro di ricerca, fare clic sul
pulsante Trova e, una volta evidenziata la
scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic
per richiamare i dati nella finestra di lavoro
principale. A questo punto è possibile spuntare la
casella Pagamento effettuato e premere Salva
per registrare le modifiche.
E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze
o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze
inserite saranno visualizzate in ordine cronologico
in base alla data e all'ora indipendentemente
dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in
archivio. Il pulsante Effettuati visualizza
lo storico dei pagamenti saldati e può essere utile
per stampare a fine anno l'elenco di tutti i
versamenti effettuati dai contatti o a favore dei
contatti. E' ovviamente possibile sfruttare il campo
della causale per indicare se si tratta di un
pagamento in entrata o in uscita.
Nello Scadenzario è disponibile una
funzione di ricerca avanzata che consente di creare
riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze relative ad un
mese specifico, con riferimento ad un determinato
contatto, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
Fatture e Magazzino Pro 4.0
dispone di due applicazioni, ossia l'Archivio
Preventivi e l'Archivio DDT,
per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF)
di preventivi e di documenti di trasporto (DDT). La
compilazione dei documenti è facilitata dalla
possibilità di importare gli articoli presenti nel
magazzino dei prodotti e servizi effettuando, se si
desidera, l'aggiornamento della giacenza. Anche i
dati del cliente possono essere importati dal
relativo archivio anagrafico. Le informazioni
riguardanti la propria ditta sono salvate in
automatico alla chiusura della schermata di lavoro.
I dati
degli articoli elencati nel preventivo o nel DDT (in
particolare, i campi relativi alla descrizione e
all'importo unitario di ciascuna voce) potranno
essere importati nella fattura elettronica
velocizzandone, quindi, la compilazione.
L'applicazione per l'emissione dei preventivi risulta
utile per accontentare il cliente che vuole sapere i
costi prima di richiedere il servizio. I preventivi
hanno una loro numerazione progressiva, che è
gestita direttamente dal software. Si può
velocizzare la compilazione di un preventivo
importando dal magazzino i dati relativi ai prodotti
aggiornando o meno la giacenza, mentre i dati del
cliente possono essere importati dal corrispondente
archivio anagrafico. Un'apposita casella consente di
prendere nota dei preventivi in sospeso (ad esempio,
di quelli che bisogna ancora consegnare ai clienti
oppure di quelli contenenti articoli il cui prezzo
potrebbe subire delle variazioni). Premendo il
pulsante contraddistinto dall'icona della mano con
una moneta, si ottiene l'elenco di tutti i preventivi
in sospeso presenti in archivio.
L'applicazione
per l'emissione dei documenti di trasporto fornisce
tutto l'occorrente per gestire la documentazione dei
beni viaggianti, permettendo l'archiviazione e la
stampa dei DDT. I DDT, come i preventivi, hanno una
loro numerazione progressiva gestita direttamente dal
programma. La compilazione del DDT è facilitata
dalla possibilità di importare dal magazzino i dati
riguardanti i prodotti aggiornando o meno la
giacenza, mentre i dati del cliente possono essere
importati dal relativo archivio anagrafico. E' anche
possibile visualizzare l'elenco dei DDT relativi ai
carichi non ancora consegnati. Oltre ai dati della
Ditta emittente, del cliente e dei prodotti venduti,
nel DDT è possibile indicare le generalità del
vettore, la destinazione della merce, la causale del
trasporto, la tipologia di porto (franco o
assegnato), l'aspetto esteriore dei beni, la data e
l'ora di inizio trasporto e di consegna. In calce al
DDT sono anche presenti appositi spazi per la firma
del vettore e di chi ritira la merce.
Per
inserire un nuovo documento in archivio bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
che interessano e premere Salva. Quando si
preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quanti preventivi o DDT sono già presenti in
archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si
vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato. Per modificare un documento in
archivio, bisogna visualizzarlo nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Il calcolo del totale del documento e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Tutti gli importi sono calcolati in euro
con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e
arrotondamento del totale ai due centesimi. E' anche
possibile applicare una percentuale di sconto ad ogni
articolo riportato nel documento.
E'
possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nei DDT e nei preventivi e si può stabilire
da che numero far partire la numerazione automatica
dei documenti. Il calcolo del totale e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Se l'articolo o servizio indicato nel
documento è esente da IVA, bisogna spuntare la
relativa casella. Tutti gli importi sono calcolati in
euro con supporto fino a quattro cifre dopo la
virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei preventivi o dei DDT utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo dei preventivi emessi
in un preciso giorno dell'anno, intestati a un
determinato cliente o a più clienti che vivono in
una stessa città, eccetera.
Il
pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare tutti i documenti in un foglio di lavoro di
Microsoft Excel.
L'applicazione Gestione Fatture XML
consente di emettere fatture elettroniche per
cessione di beni o prestazione di servizi sia tra due
operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business
to Business) sia tra un operatore IVA e un
consumatore finale non titolare di partita IVA
(operazioni B2C, cioè Business to
Consumer). L'applicazione consente, inoltre, di
ottenere il riepilogo degli incassi percepiti in
intervalli di tempo selezionati dall'utente.
La
fattura elettronica creata con Fatture e
Magazzino Pro 4.0 va trasmessa sotto
forma di file XML al cliente tramite il
Sistema di Interscambio (SdI) disponibile sul portale
dell'Agenzia delle Entrate. Il Sistema di
Interscambio è un servizio gratuito che verifica se
la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini
fiscali nonché l'indirizzo telematico (Codice
Destinatario oppure indirizzo PEC) al quale il
cliente desidera che venga recapitata la fattura.
Inoltre, sullo stesso portale è possibile aderire
gratuitamente a un servizio per la conservazione
delle fatture a norma di legge.
Il Sistema di Interscambio controlla che la partita
IVA del fornitore e la partita IVA o il codice
fiscale del cliente siano esistenti nell'Anagrafe
Tributaria. In caso di esito positivo dei controlli
precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in
modo sicuro la fattura al destinatario comunicando,
con una "ricevuta di recapito", a chi ha
trasmesso la fattura la data e l'ora di consegna del
documento.
Facendo clic sul link Impostazione aliquote IVA
si accede ad una finestra in cui è possibile
indicare tre aliquote IVA da utilizzare in fase di
compilazione delle fatture. Ciascuna aliquota deve
essere espressa inserendo due decimali dopo la
virgola (ad esempio, 22,00). Non è
necessario indicare nessun valore per i beni o
servizi esenti da IVA.
Premendo
il pulsante Crea/Modifica Fattura Elettronica
si entra nell'ambiente per la gestione delle fatture.
La prima operazione da eseguire quando si deve
emettere una fattura elettronica è premere il
pulsante Nuovo (icona del foglio bianco).
Così facendo, si attribuisce in automatico al
documento un numero di cinque cifre, che
all'occorrenza può essere modificato. Se l'archivio
è vuoto, il software assegna alla fattura il numero
"00001". Se si vuole far partire la
numerazione automatica dei documenti da un numero
superiore, bisogna premere il pulsante
contraddistinto dalla lettera "N."
ed impostare il numero iniziale desiderato.
Accanto
al numero della fattura, nella sezione in alto
bisogna indicare il tipo di documento (fattura,
acconto anticipo su fattura, acconto anticipo su
parcella, nota di credito, nota di debito, parcella
ecc.), la data di emissione e la divisa (ossia la
valuta degli importi).
La sezione DITTA EMITTENTE permette
di indicare la denominazione della propria Ditta e il
nome del titolare. Si tenga presente che, in fase di
creazione del file XML da trasmettere
all'Agenzia delle Entrare, bisogna scegliere se
comunicare o il primo o il secondo dato, per cui è
necessario spuntare la casella sotto il campo "Denominazione
Ditta emittente" o, in alternativa, quella
sotto i campi riservati al cognome e nome del
titolare. E' altresì obbligatorio indicare il
proprio Regime Fiscale e l'indirizzo della sede
legale. I campi riservati al recapito telefonico e
all'indirizzo e-mail sono a compilazione facoltativa,
come lo sono quelli dedicati all'Ufficio REA, al
Numero REA, al capitale sociale, al numero di soci e
allo stato di liquidazione della Ditta.
Il
pulsante Logo permette di caricare il logo
della ditta emittente che comparirà nella stampa
cartacea della fattura. Il documento cartaceo ha solo
una funzione riepilogativa e non sostituisce la
fattura XML che deve essere utilizzata ai
fini fiscali.
La
sezione DATI CLIENTE permette di
indicare la denominazione della Ditta del cliente e
il nome del titolare. Anche in questo caso, in fase
di creazione del file XML da trasmettere
all'Agenzia delle Entrare, bisogna scegliere se
comunicare o il primo o il secondo dato, per cui è
necessario spuntare la casella sotto il campo "Denominazione
Ditta cliente" o, in alternativa, quella
sotto i campi riservati al cognome e nome del
titolare.
Il campo "Partita IVA italiana/ID fiscale
estero" può non essere valorizzato se è
valorizzato il campo "Codice fiscale"
riferito a un soggetto sprovvisto di partita IVA. Se
non è valorizzato né l'uno né l'altro, il file XML
viene scartato dal Sistema di Interscambio
dell'Agenzia delle Entrate. Questo campo consente
l'inserimento della partita IVA italiana per i
soggetti residenti in Italia e per quelli esteri
operanti in Italia. Negli altri casi consente
l'inserimento dell'identificativo fiscale assegnato
dall'autorità del proprio Paese per i soggetti non
residenti.
Il
campo "Codice Destinatario" può
essere compilato con il codice di sette cifre
alfanumerico che avrà comunicato il cliente e
rappresenta l'indirizzo telematico dove recapitare le
fatture. Se il cliente dovesse comunicare un
indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove
intende ricevere la fattura), il campo "Codice
Destinatario" dovrà essere compilato con
il valore "0000000" e, nel campo "PEC
Destinatario", andrà riportato l'indirizzo
PEC comunicato dal cliente. Se il cliente non
comunica alcun indirizzo telematico (oppure è un
consumatore finale non titolare di partita IVA), è
sufficiente compilare solo il campo "Codice
Destinatario" con il valore
"0000000". Nel caso in cui si deve inserire
l'indirizzo PEC nel file XML, bisogna
ricordarsi di spuntare la casella Inserisci in
XML posizionata sotto il campo corrispondente.
Se si inserisce solo il valore "0000000"
nel campo "Codice Destinatario",
ovviamente il Sistema di Interscambio non riuscirà a
consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la
metterà a disposizione di quest'ultimo in
un'apposita area di consultazione riservata del sito
dell'Agenzia delle Entrate. Questo implica che la
Ditta emittente dovrà consegnare al cliente una
copia della fattura, anche su carta, ricordandogli
che la fattura originale è quella elettronica e che
potrà consultarla e scaricarla dalla sua area
riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.
I campi riservati alla sede del cliente (indirizzo e
numero civico, Comune, CAP e sigla provincia) sono a
compilazione obbligatoria.
La sezione BENI E SERVIZI permette
di inserire i dati relativi alla quantità e
descrizione del bene ceduto o del servizio prestato,
nonché i valori del prezzo unitario, dell'eventuale
percentuale di sconto, dell'imponibile, dell'aliquota
IVA oppure, nel caso di operazioni esenti, non
imponibili ecc., l'apposito codice che identifica la
"natura" dell'operazione ai fini IVA.
L'utente può inserire fino a 50 voci in ciascuna
fattura. Il software provvederà a calcolare
l'imponibile e il prezzo totale. Nel caso di aliquota
IVA uguale a zero, bisogna lasciare vuoto il relativo
campo e selezionare la natura dell'esenzione.
E'
possibile velocizzare la compilazione delle voci in
fattura importando dal magazzino i dati della merce
fornita al cliente. A tal fine, basta fare clic sul
pulsante presente a destra di ogni campo riservato
alla descrizione del bene o servizio. In fase di
importazione dei dati, si può scegliere se
aggiornare o meno la giacenza dell'articolo presente
nell'inventario. I pulsanti caratterizzati dall'icona
di una freccia obliqua consentono di importare i dati
da un preventivo di vendita o da un documento di
trasporto.
La sezione ALTRI DATI consente di
inserire nel file XML informazioni non
obbligatorie ai fini fiscali riguardanti la causale
della fattura, i dettagli del pagamento e gli estremi
dell'eventuale documento di trasporto collegato alla
stessa fattura. Il beneficiario del pagamento va
indicato solo se è diverso dalla Ditta emittente la
fattura. Allo stesso modo, il campo relativo al
codice IBAN, composto da 27 caratteri, va compilato
solo se il pagamento è eseguito mediante bonifico
bancario. Si consiglia di utilizzare il pulsante a
destra del campo "IBAN" per accertarsi che
il codice sia stato digitato correttamente. Per la
compilazione dei dettagli del pagamento è
obbligatorio inserire i dati riguardanti le
condizioni, le modalità e l'importo. Nel caso in cui
si operi in regime fiscale forfettario, bisogna
indicare l'importo del bollo virtuale dovuto nel
campo dedicato.
In
questa sezione è inoltre presente un campo per le
annotazioni personali che non compariranno nel file XML
ma che possono essere utili all'utente del software
per trovare una fattura in archivio utilizzando il
testo inserito come filtro di ricerca.
La sezione RIEPILOGO IMPORTI serve a
visualizzare il riepilogo degli importi totali in
base alle aliquote IVA applicate. Per ogni aliquota
si può specificare il tipo di esigibilità IVA
(differita, immediata o scissione dei pagamenti).
Ciascuna riga del riepilogo può essere commentata
inserendo un eventuale riferimento normativo. Quando
si preme il pulsante Calcola, il software
provvede non solo a calcolare i totali degli importi
ma anche ad effettuare un controllo di tutti i dati
inseriti in fattura affinché il file XML
possa essere generato correttamente.
La
sezione CREAZIONE XML serve a
generare il file XML da trasmettere
all'Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di
Interscambio. Prima di creare il file XML,
bisogna inserire il codice fiscale del soggetto
trasmittente (che normalmente coincide con quello
della Ditta emittente la fattura) e il Progressivo
invio composto da cinque caratteri che serve per
differenziare il nome dei file trasmessi al Sistema
di Interscambio da parte del medesimo soggetto. Il
software provvede in automatico a compilare questi
due campi duplicando i dati usati per indicare il
codice fiscale della Ditta emittente e il numero
della fattura.
Dopo
aver indicato il codice fiscale del soggetto
trasmittente e il Progressivo invio, si può fare
clic sul pulsante Controlla dati inseriti per
accertarsi di aver immesso tutti i dati necessari
alla creazione del file XML. Al termine del
controllo, si attiva in automatico il pulsante Crea
file XML che consente, appunto, di salvare sul
disco il file da inviare all'Agenzia delle Entrate.
Il nome del file è generato in automatico e non deve
essere modificato.
Dopo
aver creato il file XML, bisogna fare clic
su Trasmetti Fattura Elettronica per
collegarsi con le proprie credenziali al portale Fatture
e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate e
trasmettere la fattura.
L'invio
della fattura va eseguito all'interno della sezione Fatturazione
elettronica e Conservazione. In particolare,
all'interno di questa sezione, va utilizzata la
funzione Trasmissione, che permette di
caricare il file XML salvato sul proprio
computer e di inviarlo al Sistema Ricevente
dell'Agenzia delle Entrate.
Una
volta completata la compilazione della fattura
elettronica, è possibile premere il pulsante Salva
(icona del dischetto floppy) per archiviarla. Nel
momento in cui la fattura viene saldata dal cliente,
si può prendere nota dell'avvenuto pagamento
spuntando la casella Saldata. Per aggiornare
una fattura esistente (ovviamente prima dell'invio
ufficiale all'Agenzia delle Entrate), bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una fattura già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare la scheda precedente
o quella successiva, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Per effettuare la ricerca di una fattura in archivio
bisogna fare clic sul pulsante contraddistinto
dall'icona di una lente di ingrandimento. Le ricerche
funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando
una o più parole consecutive contenute nei campi
della fattura utilizzati come filtri di ricerca. Per
ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi
contemporaneamente e ciò consente di ottenere, ad
esempio, il riepilogo di tutte le fatture inviate
allo stesso cliente oppure di tutte quelle nella cui
causale o nelle cui annotazioni personali è stata
memorizzata una certa informazione. I risultati di
ricerca possono essere stampati su carta.
Il
pulsante contraddistinto dall'icona di una mano con
una moneta visualizza l'elenco di tutte le fatture
non ancora saldate dai clienti.
Con il pulsante Allega file (icona della
graffetta) l'utente del software ha la possibilità
di allegare fino a tre file a ciascuna fattura. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, per
collegare alla fattura la "ricevuta di
recapito" rilasciata dall'Agenzia delle Entrate
o qualsiasi altro documento collegato a quella
particolare cessione di beni o prestazione di
servizi.
Il pulsante Stampa permette di stampare su
carta un documento di sintesi della fattura corrente,
costituito da 2 pagine, che non ha valore fiscale ma
che ha appunto lo scopo di fornire una sintesi dei
dati riportati nella fattura elettronica da
trasmettere all'Agenzia delle Entrate.
Il pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare in un foglio di lavoro di Excel le
fatture emesse in un qualsiasi intervallo di tempo.
Il foglio di Excel potrà essere aperto con
qualsiasi software in grado di gestire i file in
formato XLS (ad esempio, con Open Office,
Libre Office o Microsoft Office).
Come
già accennato, per trasmettere al Sistema di
Interscambio il file XML della fattura
elettronica generato con il software, si può
utilizzare il servizio on-line presente nel portale Fatture
e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate che
consente l'upload del file XML
preventivamente predisposto e salvato sul proprio
computer. In alternativa, si può utilizzare la PEC
(Posta Elettronica Certificata) della propria Ditta,
inviando all'Agenzia delle Entrate il file della
fattura come allegato del messaggio di PEC. La prima
volta che il soggetto trasmittente invia una fattura
tramite la PEC, deve utilizzare come indirizzo di
posta elettronica certificata del SdI l'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.
Con il primo messaggio di risposta, il SdI comunica
al soggetto trasmittente l'indirizzo PEC che dovrà
utilizzare per i successivi invii. L'utilizzo di un
indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI
non garantisce il buon fine della ricezione del
messaggio di posta da parte del SdI stesso.
Si ribadisce che le fatture elettroniche vanno sempre
inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di
Interscambio, altrimenti sono considerate non emesse.
Una
volta che il file della fattura elettronica è stato
trasmesso al Sistema di Interscambio, quest'ultimo
esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono
superati, trasmette il file all'indirizzo telematico
presente nella fattura. Se la fattura elettronica è
stata scartata dal Sistema di Interscambio occorrerà
correggere l'errore che ha prodotto lo scarto e
inviare nuovamente il file della fattura corretta. Al
riguardo si consiglia di ricompilare la fattura con
la stessa data e numerazione di quella scartata.
Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati
(altri operatori IVA o consumatori finali senza
partita IVA), il Sistema di Interscambio accetta
anche file non firmati digitalmente. Nel caso in cui,
però, il file della fattura elettronica sia firmato
digitalmente, il Sistema di Interscambio esegue
controlli sulla validità del certificato di firma.
L'applicazione Riepilogo incassi
percepiti consente di ottenere un
estratto conto delle fatture emesse in un qualsiasi
intervallo di tempo utilizzando facoltativamente come
filtri di ricerca il codice fiscale del cliente e/o
la descrizione del bene o servizio riportato in
fattura nella linea 1.
Per ottenere il riepilogo delle fatture emesse
nell'intervallo di tempo desiderato è sufficiente
entrare nell'ambiente di lavoro per la gestione delle
fatture XML, fare clic sul pulsante Mostra
riepilogo incassi percepiti, indicare
eventualmente il codice fiscale del cliente e la
descrizione del bene o servizio riportato in fattura
nella linea 1, selezionare la data di inizio e quella
di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene mostra l'elenco di tutte le
fatture emesse nel periodo specificato, riportando
per ciascuna il numero progressivo del documento, la
data di emissione, la denominazione della Ditta del
cliente, il suo codice fiscale, la descrizione del
bene o servizio fornito e l'importo totale fatturato.
Per ottenere il riepilogo di tutti gli importi
percepiti nell'intervallo selezionato a prescindere
dal cliente e dal bene o servizio fornito, basta
lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo
delle fatture visualizzato può essere stampato su
carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.
L'applicazione Grafici statistici
fatturato consente di visualizzare e
stampare grafici statistici sulle entrate mensili in
base alle fatture emesse nell'anno solare
selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare
i dati sotto forma di grafico a torta oppure di
grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le
entrate al lordo dell'IVA relative a ciascun mese
dell'anno arrotondando i totali all'euro.
La
prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
incassi.
Il grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di
visualizzare le stesse statistiche sotto forma di
grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante
posizionato in basso.
Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente ai dati relativi alle entrate
mensili.
Tutti gli archivi di Fatture e Magazzino
Pro 4.0 possono essere esportati in un
file di Microsoft Excel utilizzando una
semplice funzione accessibile con pochi clic del
mouse. Il foglio di Excel generato potrà
essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di
gestire i file in formato XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Il software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
l'app su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Fatture
e Magazzino Pro 4.0 può essere
utilizzato anche su chiavetta USB. A tal
fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Fatture e Magazzino Pro 4.0
è quindi lo strumento ideale per tutte le aziende
che vogliono emettere velocemente preventivi, DDT e
fatture elettroniche in formato XML con una
o più aliquota IVA, non dimenticare mai le scadenze
e gli appuntamenti, gestire clienti e fornitori e gli
articoli del magazzino tenendo costantemente sotto
controllo la merce in esaurimento. L'utente rimarrà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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