Gestione
Dipendenti e Compensi è un software
studiato per registrare le prestazioni lavorative
giornaliere e calcolare velocemente la retribuzione
dei dipendenti della propria azienda in base alle ore
lavorate, con la possibilità di ottenere riepiloghi
delle attività svolte in un qualsiasi arco di tempo
nell'anno solare e di visualizzare grafici statistici
degli stipendi pagati mensilmente.
L'applicazione
Registrazione lavori mette
a disposizione un registro elettronico in cui
inserire quotidianamente i dati riguardanti le
prestazioni lavorative effettuate dai dipendenti, in
particolare la data della prestazione, la sede
operativa, le informazioni sul lavoratore, gli orari
dei turni svolti, la retribuzione oraria pattuita, il
totale delle ore di lavoro e il compenso dovuto, gli
estremi del progetto a cui la prestazione si
riferisce, la postazione di lavoro, i materiali e gli
strumenti utilizzati ed ogni ulteriore annotazione.
L'utente dovrà selezionare l'intervallo di tempo nel
quale la prestazione di lavoro è stata effettuata ed
indicare il compenso orario. Il software restituirà
in automatico il compenso totale giornaliero
moltiplicando le ore di lavoro per la retribuzione
oraria. Per ottenere il riepilogo dei compensi,
l'utente dovrà quindi tenere aggiornato il registro
dei lavori compilando una scheda ogni volta che il
dipendente effettua una prestazione.
Per
inserire una nuova scheda in archivio bisogna
selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo
nella finestra che appare, compilare i campi di testo
che interessano e premere Salva. I campi
riguardanti la data della prestazione, il nome e il
codice fiscale del dipendente, le ore di lavoro, la
retribuzione oraria e l'attività svolta sono a
compilazione obbligatoria.
I dati del dipendente possono essere importati
dall'archivio anagrafico utilizzando l'apposito
pulsante presente accanto al campo di testo riservato
al nome del lavoratore. Il pulsante Allega file
permette di allegare alla scheda della prestazione
file esterni di qualsiasi formato che potrebbero
contenere, ad esempio, documenti prodotti nel corso
dell'attività lavorativa descritta.
Se si ha bisogno di indicare due diversi turni per lo
stesso dipendente nella medesima giornata lavorativa,
dopo aver registrato il primo turno, si deve fare
clic sul pulsante Duplica per duplicare la
scheda, effettuare le modifiche inserendo i dati
relativi alla nuova prestazione e, infine, fare clic
su Salva.
Con il
pulsante Duplica l'utente può quindi
registrare velocemente due o più prestazioni
effettuate da un lavoratore nello stesso giorno e
ciò risulta particolarmente utile se, ad esempio,
nel corso della giornata lavorativa l'attività viene
sospesa per la pausa pranzo o per qualsiasi altro
motivo. In tal caso, bisogna creare una prima scheda
selezionando l'intervallo orario che va da inizio
giornata fino alla pausa e una seconda scheda con un
intervallo che va dal momento in cui si riprende
l'attività fino al termine della giornata.
Si capisce che il pulsante Duplica può
anche essere sfruttato per velocizzare la
registrazione di una nuova scheda di lavoro riferita
allo stesso dipendente in giorni diversi. A tal fine,
è sufficiente aprire la vecchia scheda di lavoro
presente in archivio recuperandola con la funzione Trova,
inserire la nuova data, apportare ogni ulteriore
modifica e fare clic su Salva.
Il pulsante Trova permette di richiamare le
schede delle prestazioni lavorative presenti in
archivio utilizzando uno o più filtri di ricerca. Ad
esempio, è possibile ottenere l'elenco di tutte le
prestazioni riferite ad uno specifico progetto, di
quelle effettuate da un stesso dipendente o condotte
in una certa sede operativa. Facendo doppio clic
sulla voce in elenco relativa alla prestazione di
interesse, si potrà richiamare la scheda nella
finestra di lavoro principale.
Una
scheda già registrata può anche essere richiamata
utilizzando le frecce di scorrimento, le quali
consentono di visualizzare il record precedente o
quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o
in coda all'archivio.
Se l'attività svolta da un dipendente non è stata
completata, è possibile prenderne nota mettendo il
segno di spunta sulla casella Lavoro incompleto.
Il pulsante contraddistinto dall'icona del triangolo
giallo con punto esclamativo serve a visualizzare
l'elenco di tutte le attività incomplete. Nel
momento in cui la stessa attività viene completata,
si può aprire la relativa scheda, togliere il segno
di spunta dalla casella Lavoro incompleto e
salvare i cambiamenti.
Così
facendo, l'attività in questione non comparirà più
nell'elenco dei lavori incompleti.
Un'apposita funzione consente di visualizzare il
resoconto delle retribuzioni percepite dai lavoratori
in un qualsiasi intervallo di tempo. Inoltre, il
software permette di stampare grafici statistici
delle retribuzioni mensili in base alle prestazioni
lavorative registrate.
Il
registro annuale delle attività è esportabile in Excel,
mentre la singola scheda di lavoro può essere
stampata su carta.
L'applicazione Anagrafica lavoratori
mette a disposizione un ambiente di lavoro in cui
registrare i dati dei dipendenti o comunque di tutto
il personale che collabora con la propria azienda.
Questa app è dotata di funzioni avanzate quali
l'invio di e-mail al lavoratore, il controllo della
validità del codice fiscale, della partita IVA, del
numero di carta di credito e del codice IBAN. I dati
dei dipendenti potranno essere importati nei registri
annuali delle attività svolte per compilare
velocemente i campi di testo.
In questo archivio anagrafico è possibile annotare
la mansione del lavoratore, la categoria di
appartenenza, il livello professionale, la qualifica
principale e gli altri titoli posseduti, l'indirizzo
di residenza, i giorni e gli orari di disponibilità,
i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e
fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale
dove il dipendente desidera essere contattato, il
codice fiscale, il numero di partita IVA, gli estremi
di un documento di riconoscimento, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza, l'IBAN
bancario, l'equipaggiamento assegnato nonché le
modalità di pagamento. Il campo Note può
essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al
lavoratore.
La
scheda del dipendente consente, inoltre, di
registrare i dati riguardanti il contratto firmato
con l'azienda indicando la data di assunzione e
quella della prossima scadenza del rapporto di
collaborazione per poter avvisare il lavoratore per
la firma del nuovo contratto. Si può tenere traccia
del compenso totale pattuito e dell'ammontare della
singola rata stipendiale, nonché specificare il tipo
di frazionamento che è stato applicato e con quanti
giorni di anticipo si desidera essere avvisati. Con
un solo clic sull'icona del segnale con il punto
esclamativo si potrà visualizzare e stampare
l'elenco di tutti i contratti in scadenza o già
scaduti.
Per
inserire una nuova scheda anagrafica, è sufficiente
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi di testo che interessano e premere Salva.
Si tenga presente che alcuni campi sono a
compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda
esistente, bisogna richiamarla nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
La funzione Allega file consente di
associare alla scheda di ciascun lavoratore tre file
di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, il contratto di assunzione o la copia
acquisita allo scanner del documento di identità.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del lavoratore, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato.
Il
campo E-mail è affiancato da un pulsante
che permette di lanciare l'applicazione presente sul
proprio computer per la gestione della posta
elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i lavoratori a cui sono
state abbinate determinate note oppure dei dipendenti
disponibili in certi giorni della settimana o a
determinati orari. I risultati di ciascuna ricerca
possono essere stampati.
L'intero
archivio dei lavoratori è esportabile in Excel,
mentre la singola scheda anagrafica può essere
stampata su carta.
Gestione Dipendenti e Compensi
è dotato di un ambiente di reportistica costituito
da due applicazioni studiate per riepilogare i
compensi percepiti dai lavoratori e per rappresentare
graficamente le uscite mensili della propria azienda
derivanti dal pagamento degli stipendi.
L'applicazione Riepilogo compensi
consente di ottenere il resoconto delle retribuzioni
percepite dai lavoratori in un certo intervallo di
tempo in base a quanto archiviato nel registro dei
lavori. A tal fine, è sufficiente fare clic sul
pulsante Apri posizionato sotto la voce Riepilogo
compensi, indicare all'occorrenza il codice
fiscale di un lavoratore e selezionare la data di
inizio e quella di fine intervallo. Per ottenere lo
storico dei compensi percepiti da tutti i lavoratori,
non bisogna indicare nessun codice fiscale.
L'estratto
conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti i
compensi percepiti nel periodo specificato,
riportando l'attività svolta, la data della
prestazione lavorativa, il nome del lavoratore, il
suo codice fiscale, il recapito telefonico
preferenziale e il totale del compenso giornaliero.
Il riepilogo dei compensi può essere stampato su
carta.
L'applicazione Statistiche rimunerazioni
mensili consente di visualizzare e
stampare grafici statistici delle retribuzioni
mensili in base alle prestazioni lavorative
registrate nell'anno solare selezionato. L'utente
può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di
grafico a torta oppure di grafico a barre
tridimensionali. Il grafico mostra le rimunerazioni
relative a ciascun mese dell'anno arrotondando i
totali all'euro.
La
prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico del
totale dei compensi percepiti dai lavoratori ogni
mese dell'anno.
Il grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più gli
importi delle rimunerazioni sono maggiori. L'utente
ha la possibilità di visualizzare le stesse
statistiche sotto forma di grafico a torta facendo
clic sull'apposito pulsante posizionato in basso.
Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente ai dati relativi alle retribuzioni
mensili.
Tutti gli archivi di Gestione Dipendenti
e Compensi possono essere esportati in
un file di Microsoft Excel utilizzando una
semplice funzione accessibile con pochi clic del
mouse. Il foglio di Excel generato potrà
essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di
gestire i file in formato .XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Il software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Gestione
Dipendenti e Compensi può essere
utilizzato anche su chiavetta USB. A tal
fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Gestione Dipendenti e Compensi
è quindi lo strumento ideale per tenere sotto
controllo tutto ciò che riguarda i lavoratori e le
prestazioni da loro fornite al fine di calcolare con
esattezza i compensi dovuti. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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