Contratti
di Manutenzione Programmata è un
software studiato per compilare, stampare e
archiviare i contratti di manutenzione stipulati con
i propri clienti per l'assistenza tecnica relativa
agli impianti, apparecchi tecnologici o attrezzature
da essi posseduti, quali caldaie, gruppi frigo,
compressori, impianti fotovoltaici, montascale,
ascensori e così via. Nel programma sono presenti
diversi ambienti di lavoro per archiviare
l'anagrafica dei clienti e degli impianti,
visualizzare in ogni momento lo scadenzario delle
manutenzioni, redigere i contratti di manutenzione
programmata ed emettere Schede di Lavoro per gli
interventi tecnici effettuati.
L'app Archivio
Clienti e Impianti è utile per
velocizzare la compilazione dei contratti di
manutenzione e delle Schede di Lavoro grazie alla
possibilità di importare i dati, ma può essere
usata anche come una completa rubrica elettronica
dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail
al cliente all'approssimarsi della scadenza della
manutenzione, il controllo della validità del codice
fiscale, della partita IVA, del numero di carta di
credito e del codice IBAN.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare
cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente,
l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento
preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio,
cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito
preferenziale dove il cliente desidera essere
contattato, il codice fiscale, il numero di partita
IVA, il numero di carta di credito con relativa data
di scadenza e l'IBAN bancario. Il campo "Note"
può essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.
La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
le caratteristiche tecniche relative all'impianto di
sua proprietà. Se esistono importanti questioni in
sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota
nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di
spunta sulla casella Da ricontattare, si
inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i
clienti con questioni in sospeso che vogliono essere
richiamati, ad esempio, nel momento in cui il
problema è stato risolto o quando ci sono novità.
Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul
pulsante Da ricontattare.
Quando si compila la scheda di un cliente bisogna
indicare con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati rispetto alla data di scadenza della
prossima manutenzione dell'impianto. Un apposito
pulsante consente di visualizzare e di stampare lo scadenzario
delle manutenzioni con l'elenco di tutti gli
impianti su cui si dovrà intervenire.
Il
software permette di inviare al cliente un messaggio
e-mail con l'avviso della scadenza con un
testo già predisposto del seguente tipo: "Gentilissimo
Sig. XYZ, con la presente le ricordiamo che il suo
impianto XYZ, con matricola n. XYZ, deve essere
sottoposto a manutenzione entro la data del
gg/mm/aaaa. Pertanto, la preghiamo di contattarci il
prima possibile per definire tempi e modalità di
intervento da parte del nostro personale tecnico. In
attesa di un suo riscontro, porgiamo cordiali saluti."
Il testo del messaggio può ovviamente essere
integrato e personalizzato prima di effettuare
l'invio della mail al Cliente.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede relative allo
stesso cliente perché, ad esempio, lo stesso
possiede diversi impianti e si vuole creare una
scheda per ciascuno di essi. In questo modo, si
potrà richiamare in maniera opportuna la scheda
relativa all'impianto o apparecchio da riparare o
revisionare in fase di compilazione di un contratto
di manutenzione o di una Scheda di Lavoro. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del cliente, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato. Il campo "E-mail" è
affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti che possiedono un certo
tipo di impianto, oppure di quelli che hanno
determinate questioni in sospeso e per i quali è
stata registrata una certa parola o espressione
distintiva nel campo delle note.
Il
pulsante Allega file è usato per abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri. La scheda di ogni singolo
cliente può essere stampata su carta o salvata in un
file PDF, mentre l'intero archivio può essere
esportato in un file di Microsoft Excel.
L'app Gestione contratti di manutenzione
programmata mette a disposizione un
modello di contratto che consente di registrare le
informazioni anagrafiche della ditta manutentrice e
dell'utente, i dati dell'impianto o apparecchio
oggetto del contratto (tipo di impianto, marca e
modello, numero di matricola, tipo di alimentazione,
anno di costruzione, ubicazione e caratteristiche
tecniche), le operazioni previste e comprese nella
quota di contratto e quelle escluse, le
responsabilità contrattuali del manutentore e quelle
dell'utente, le condizioni che consentono alle parti
di recedere dal contratto, la durata del contratto,
il totale del corrispettivo, la periodicità e
l'importo del canone e le modalità di pagamento. E'
anche presente una dichiarazione liberatoria per
informare il cliente che i suoi dati personali
saranno trattati esclusivamente per
adempiere alle funzioni strettamente connesse con
l'attività di manutenzione.
I dati
personalizzabili del contratto di manutenzione
occupano una sola pagina di un
foglio in formato A4.
A tergo
dello stesso foglio vanno invece stampate le clausole
contrattuali generali, che sono le stesse
per tutti i clienti. Potrebbe quindi essere utile
stampare in anticipo tali clausole su carta in modo
da velocizzare i tempi nel momento in cui bisognerà
fornire copia del contratto al cliente.
I dati
e il logo della ditta manutentrice
vanno inseriti una sola volta e sono memorizzati in
automatico all'uscita dall'ambiente per la gestione
del contratto di manutenzione. Le informazioni
relative al cliente e all'impianto possono essere o
inserite sul momento oppure importate dall'archivio
anagrafico.
La numerazione
consecutiva dei contratti di manutenzione è
gestita direttamente dal software. Infatti, nel
momento in cui si preme il pulsante Nuovo,
l'applicazione attribuisce al contratto il numero
successivo al totale dei contratti già archiviati.
Per far partire la numerazione automatica dei
contratti da un numero superiore, basta premere il
pulsante N. e indicare il numero iniziale
nella finestra che appare.
Il
pulsante Duplica risulta utile quando
bisogna rinnovare un contratto relativo ad un
cliente. In questo modo, si evita di riscrivere tutti
quei dati che restano invariati. Per duplicare la
scheda di un contratto, basta visualizzare quella
già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
modificare eventualmente i dati esistenti e premere Salva.
Per trovare le schede dei contratti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i contratti stipulati con un certo
cliente, oppure di quelli che fanno riferimento ad
una determinata marca o modello di impianto.
Il
pulsante Allega file è usato per abbinare
alla scheda di ciascun contratto fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia acquisita allo scanner del
contratto cartaceo firmato dal cliente.
Ciascun contratto di manutenzione può essere
stampato direttamente su carta o visualizzato in
anteprima.
L'intero
archivio dei contratti può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'app Schede di Lavoro è studiata
per l'emissione del modulo da rilasciare al cliente
in cui sono annotati gli interventi tecnici eseguiti
sull'impianto presso il domicilio dell'utente o
presso il proprio laboratorio.
Tale
scheda riporta i dati dell'impianto, i dati del
cliente, la data e l'ora di inizio dei lavori, il
luogo in cui è stato effettuato l'intervento, il
nome del tecnico responsabile dei lavori, le anomalie
segnalate dal cliente, i controlli effettuati, i
lavori eseguiti, i ricambi e materiali utilizzati, le
eventuali raccomandazioni per il cliente, la data e
l'ora della riconsegna dell'impianto al termine dei
lavori.
Con la
funzione Riepilogo Schede di Lavoro
Emesse è possibile ottenere il
riepilogo per intervallo di tempo delle Schede di
Lavoro relative a ciascun cliente o impianto
visualizzando il totale degli importi percepiti.
La scheda
di lavorazione consente anche di annotare lo
stato dei lavori, ossia se l'impianto è stato
riparato o revisionato, se non è riparabile o se è
pronto per la riconsegna. Nella scheda si può
inoltre indicare il numero e la data della fattura o
ricevuta che è stata rilasciata al cliente e
l'importo della stessa.
Per
inserire una Scheda di Lavoro in archivio, bisogna
premere il pulsante Nuovo, descrivere
l'intervento compilando le caselle che interessano e
fare clic su Salva. Per aggiornare una
scheda esistente, basta richiamarla nella schermata
di lavoro con la funzione di ricerca oppure
sfogliando, una a una, le schede in archivio con gli
appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi di testo
e fare clic su Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il
software attribuisce al documento un numero che tiene
conto di quante Schede di Lavoro sono già presenti
in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se
si vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato.
Un'apposita casella permette di specificare se
l'impianto o apparecchio è stato riconsegnato al
cliente. Con un solo clic, è possibile visualizzare
l'elenco degli impianti non ancora riconsegnati ai
clienti.
La
compilazione della scheda può essere velocizzata
importando i dati dall'archivio dei clienti. Il
pulsante Stampa serve a stampare su carta la
Scheda di Lavoro selezionata, che all'occorrenza può
essere visualizzata in anteprima o esportata in
formato PDF.
La funzione Trova permette di creare
riepiloghi degli interventi tecnici utilizzando più
criteri di ricerca allo stesso tempo. Ad esempio, si
può ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti
da un certo tecnico in uno specifico giorno o mese
dell'anno, a favore di un determinato cliente, su un
preciso impianto, e così via.
A
ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione relativa
all'impianto riparato o revisionato.
La schermata per il riepilogo delle Schede di Lavoro
consente di ottenere un estratto conto degli incassi
percepiti con gli interventi di riparazione o
revisione effettuati dal proprio laboratorio tecnico
in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il
nome del cliente e/o il numero di matricola del suo
impianto come filtri di ricerca.
Per ottenere il riepilogo degli interventi effettuati
in un certo intervallo di tempo, è sufficiente
indicare l'anno solare di interesse e premere Apri
nel riquadro Riepilogo Schede di Lavoro
emesse nella schermata per l'emissione delle Schede
di Lavoro, indicare il nome del cliente e/o il numero
di matricola del suo impianto unitamente alla data di
inizio e a quella di fine intervallo e premere il
pulsante Visualizza riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti
gli incassi percepiti nel periodo specificato,
riportando per ogni Scheda di Lavoro la data di
emissione, il nome del cliente, il suo recapito
telefonico preferenziale, la marca e il modello
dell'impianto e l'importo totale della ricevuta o
fattura abbinata.
Per ottenere il riepilogo di tutte le Schede di
Lavoro emesse a tutti i clienti nell'intervallo di
tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di
ricerca. Il riepilogo delle Schede di Lavoro
visualizzato può essere stampato su carta facendo
clic sull'apposito pulsante.
Contratti di Manutenzione Programmata
è integrato con Excel, dal
momento che tutti gli archivi del programma
consentono di esportare i dati nel formato del
software della Microsoft. A tal fine, è sufficiente
che nel proprio computer sia installata una qualsiasi
applicazione per la gestione dei file in formato
XLS (ad esempio, Open Office,
Libre Office o Microsoft Office).
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password
scelta dall'utente che deve essere costituita da
almeno otto caratteri e che può essere cambiata
tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al
programma e dopo ogni installazione, bisogna
utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette). Il software può anche
essere usato in una rete locale o su chiavetta USB.
Contratti
di Manutenzione Programmata è quindi
il programma ideale per qualsiasi laboratorio tecnico
in cerca di uno strumento veloce per redigere e
stampare contratti di manutenzione e Schede di
lavoro, nonché per gestire efficacemente
l'anagrafica dei propri clienti. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
|
