Inventario
Autofficina 3.0 è un software semplice
e intuitivo studiato per le officine meccaniche
composto da diverse app interagenti che permettono di
registrare l'anagrafica dei clienti e degli automezzi
che entrano in officina, gestire i fornitori e il
magazzino degli autoricambi ottenendo l'inventario
parziale o totale degli articoli in giacenza,
monitorare appuntamenti e scadenze riguardanti i
veicoli da revisionare o da riparare, compilare,
stampare e archiviare le schede dei lavori eseguiti
sui mezzi dei clienti ed emettere preventivi,
documenti di trasporto e fatture proforma.
L'applicazione
Anagrafica Clienti è utile
per velocizzare la compilazione delle Schede di
Lavoro, dei preventivi, dei documenti di trasporto e
delle fatture proforma grazie alla possibilità di
importare i dati, ma può essere usata anche come una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al cliente, il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA, del numero di carta di credito e del
codice IBAN.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare
cognome, nome, denominazione della ditta, data e
luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di
residenza, il codice destinatario attribuito dal
Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai
fini della fatturazione elettronica, i recapiti
telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo
e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale
dove il cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
le informazioni relative all'automezzo di sua
proprietà (tipo veicolo, marca e modello, telaio,
data immatricolazione, alimentazione, targa). Il
campo "Note" può essere sfruttato
per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al cliente.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede relative allo stesso
cliente perché, ad esempio, lo stesso possiede
diversi automezzi e si vuole creare una scheda per
ciascuno di essi. In questo modo, si potrà
richiamare in maniera opportuna la scheda relativa
all'automezzo da riparare o revisionare in fase di
compilazione dei vari documenti. Per duplicare la
scheda di un cliente, basta visualizzare quella già
registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti a cui è stato abbinato
un certo tipo di veicolo, oppure di quelli che
risiedono nello stesso Comune o che hanno determinate
questioni in sospeso con l'autofficina.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Parco Automezzi
permette di creare una scheda per ogni veicolo in cui
registrare il tipo di mezzo, la marca e il modello,
il numero di targa e di telaio, la data di
immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione
(benzina, diesel, elettricità, GPL, ibrida, metano),
i cavalli fiscali o kW, la cilindrata, la data e il
prezzo di acquisto, i chilometri di percorrenza per
litro di carburante, il numero di posti, la portata
massima in tonnellate, il numero di assi, gli
impianti e gli accessori in dotazione, la
destinazione e l'uso, il numero dell'apparato
Telepass e quello della tessera Viacard, il tipo di
pneumatici montati e la classe di compatibilità
ambientale.
E'
inoltre possibile annotare gli incidenti subiti, il
nome della compagnia di assicurazione e le condizioni
attuali del veicolo. Ad ogni mezzo si può associare
il relativo proprietario indicandone, oltre al nome,
il codice fiscale e il recapito preferenziale.
Il programma consente di allegare a ciascuna scheda
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, le copie acquisite allo
scanner dei documenti dell'automezzo, come il
libretto di circolazione, il certificato di
proprietà del veicolo e il contratto di
assicurazione.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
i campi "Tipo veicolo", "Marca",
"Modello" e "Targa"
sono a compilazione obbligatoria. Alcuni campi
relativi al veicolo e al proprietario ad esso
abbinato possono essere compilati velocemente
importando i dati dall'archivio anagrafico dei
clienti.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una scheda già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare il record precedente
o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un
certo proprietario, oppure di quelli di una certa
marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca
possono essere stampati.
Se la
propria autofficina si occupa anche della vendita di
automezzi, l'utente addetto all'aggiornamento delle
schede dei veicoli dovrebbe costantemente verificare
la disponibilità di ciascun mezzo e, a seconda dei
casi, mettere o togliere il segno di spunta sulla
casella Veicolo in vendita. Così facendo,
l'utente potrà trovare immediatamente un veicolo
disponibile per la vendita quando ce ne sarà
bisogno. A tal fine, basta premere il pulsante In
vendita per visualizzare l'elenco di tutti i
mezzi nella cui scheda è stata spuntata la suddetta
casella.
Il
pulsante Stampa permette di ottenere su
carta le informazioni presenti in ciascuna scheda del
parco automezzi. Il software è anche in grado di
esportare la singola scheda in formato PDF e
l'intero archivio dei veicoli in un file di Microsoft
Excel.
L'applicazione Anagrafica Fornitori
è utile per velocizzare la compilazione delle schede
del magazzino autoricambi grazie alla possibilità di
importare i dati, ma può essere usata anche come una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al fornitore, il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA, del numero di carta di credito e del
codice IBAN.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare la
denominazione della ditta fornitrice, il nome del
titolare o responsabile, l'indirizzo dell'azienda, le
modalità di pagamento concordate, i recapiti
telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax,
l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il
fornitore desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
Le
schede dei fornitori consentono, inoltre, di
registrare le informazioni relative agli articoli che
si acquistano abitualmente da ognuno di loro, gli
sconti praticati e le modalità di ordine merce. Il
campo "Note" può essere sfruttato
per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al fornitore.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
fornitore, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i fornitori con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun fornitore fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del contratto di fornitura
stipulato con la ditta. Il contenuto di ogni allegato
può essere descritto nell'apposito campo di testo e
il file può essere aperto in qualsiasi momento
premendo il pulsante Apri.
Per trovare le schede dei fornitori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i fornitori a cui è stato abbinato
un certo tipo di articolo, oppure di quelli che hanno
determinate questioni in sospeso e per i quali è
stata registrata una certa parola o espressione
distintiva nel campo "Note".
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del fornitore, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato. Il campo "E-mail" è
affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede relative allo
stesso fornitore perché, ad esempio, lo stesso
fornisce diverse tipologie di articoli e si vuole
creare una scheda per ciascuna categoria
merceologica. Per duplicare la scheda di un
fornitore, basta visualizzare quella già registrata
in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
La
scheda di ogni singolo fornitore può essere stampata
su carta o salvata in un file PDF, mentre
l'intero archivio può essere esportato in un file di
Microsoft Excel.
L'applicazione Magazzino Autoricambi
prevede l'archiviazione dei dati riguardanti i
prodotti e i servizi che potranno poi essere
richiamati per la compilazione dei preventivi, delle
Schede di Lavoro, dei DDT e delle fatture proforma.
E' possibile catalogare prodotti e servizi di ogni
genere, visualizzare un elenco di tutta la merce in
esaurimento, ottenere l'inventario parziale o totale
degli articoli in magazzino con il valore complessivo
del capitale in deposito.
La catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto nella quale bisogna
indicare il codice dell'articolo, la tipologia
merceologica di appartenenza, la marca e il modello,
una descrizione delle caratteristiche principali, la
presenza di eventuali elementi accessori, la sua
ubicazione all'interno del magazzino, il nome del
fornitore del bene con relativi recapiti, la data di
acquisto e gli estremi del documento di
compravendita.
Per
inserire la scheda di un articolo nell'archivio del
magazzino, bisogna premere il pulsante Nuovo,
descrivere la merce compilando le caselle che
interessano e fare clic su Salva. Per
aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla
nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca
oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio
con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi
di testo e fare clic su Salva. Il pulsante Stampa
serve a stampare su carta la scheda selezionata, che
all'occorrenza può essere visualizzata in anteprima
o esportata in formato PDF.
Se si dispone di pneumatici è anche possibile
inserire le informazioni sull'efficienza nel consumo
di carburante, sull'aderenza su bagnato e sul rumore
esterno da rotolamento delle gomme.
Il
campo "Giacenza" deve essere
utilizzato per indicare la quantità del materiale
disponibile in magazzino. Tale valore può essere
aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti
del segno più e del segno meno che permettono di
aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di
merce. Si ricorda che è anche possibile effettuare
l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si
compila un preventivo, una Scheda di Lavoro, un DDT o
una fattura proforma importando i dati dal magazzino.
Il
pulsante Calcola va usato per calcolare il
prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza
IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi di testo.
Il pulsante Calcola valore consente di
ottenere il valore totale della merce in magazzino
moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza.
Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa,
per calcolare il prezzo senza IVA bisogna immettere
il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi
campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo Avviso sottoscorta permette di
essere avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Il
campo "Tipologia" è molto
importante ai fini della creazione degli inventari
parziali, dal momento che serve ad associare
l'articolo ad una determinata categoria merceologica.
Questo significa che l'utente deve inserire lo stesso
valore in tale campo all'interno della scheda di
ciascun prodotto che si vuole faccia parte di un
determinato inventario parziale.
Il campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto è stato prenotato da un
acquirente, se presenta difetti o è danneggiato e
così via.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale,
ossia indicando una o più parole consecutive
contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si
può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e
ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo
di tutta la merce comprata da un determinato
fornitore oppure di tutti i materiali dotati di
specifici elementi accessori. I risultati di ricerca
possono essere stampati su carta.
Il
pulsante Cerca sul Web apre il motore di
ricerca Google per trovare su Internet
informazioni riguardanti il prodotto merceologico
visualizzato in quel momento, usando come filtro i
dati inseriti dall'utente nei campi relativi alla
marca e al modello dell'articolo.
L'utente del software ha la possibilità di allegare
fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da
allegare alla scheda.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le schede del magazzino in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Inventario Merce
permette di visualizzare e stampare l'inventario di
tutti i prodotti del proprio magazzino o soltanto di
quelli appartenenti ad una tipologia. A tal fine,
basta indicare una tipologia nell'apposito campo di
ricerca e premere il pulsante Visualizza.
Per ottenere l'inventario di tutti gli articoli in
magazzino, bisogna premere il pulsante Visualizza
senza indicare alcuna tipologia.
La
finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco
dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di
essi il codice identificativo, la marca e il modello,
il costo, la giacenza e il valore ottenuto
moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla
schermata è riportato l'ammontare del capitale
complessivo in magazzino che si ottiene sommando il
valore di tutti gli articoli merceologici.
Si ricorda che il campo "Tipologia"
presente nella schermata per la registrazione degli
articoli in magazzino è molto importante ai fini
della creazione degli inventari parziali, dal momento
che serve ad associare l'articolo ad una determinata
categoria merceologica. Pertanto l'utente deve
inserire lo stesso valore in tale campo all'interno
della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia
parte di un determinato inventario parziale.
Il
pulsante Stampa inventario permette di
ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata
in quel momento con l'indicazione in calce del valore
complessivo.
L'applicazione Scadenzario Manutenzioni
consente di tenere sotto controllo scadenze e
appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei
veicoli da revisionare o da riparare e di essere
avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze
da gestire potrebbero riguardare gli interventi di
manutenzione ordinaria o straordinaria sugli
automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche
ma anche qualsiasi appuntamento preso con i clienti
della propria autofficina.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
delle scadenze dell'anno, si può provvedere a
compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati, il tipo di manutenzione
da effettuare e i dati relativi all'automezzo
associato a quell'impegno.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti
o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno,
dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare
la funzione Duplica per trasportare tutti i
dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere
giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
I dati del cliente abbinato ad una scadenza o
appuntamento (cognome e nome, codice fiscale e
recapito preferenziale) possono essere importati
dall'archivio del parco automezzi servendosi del
pulsante Importa dati. Tale funzione
consente di importare anche i dati relativi al mezzo
da riparare o revisionare (tipo di veicolo, marca,
modello, colore, tipo di alimentazione e numero di
targa).
Per ogni scadenza o appuntamento è possibile
stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro.
Per
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il
calendario permette, inoltre, di richiamare le
scadenze relative al giorno o al mese selezionato.
La casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso con il
cliente per la manutenzione del mezzo è in attesa di
conferma. Il pulsante Da confermare permette
di ottenere il riepilogo degli automezzi con scadenze
in sospeso mostrando anche il nome di ciascun cliente
da contattare con il relativo numero di telefono.
E' buona norma aggiornare lo Scadenzario
Manutenzioni ogni volta che viene effettuata la
manutenzione di un veicolo mettendo il segno di
spunta sulla casella Manutenzione effettuata
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutte le manutenzioni non ancora eseguite, sia
scadute che non. Per rintracciare nell'elenco la
scheda dell'automezzo da aggiornare, basta immettere
il suo numero di targa nel campo di ricerca, fare
clic sul pulsante Trova e, una volta
evidenziato il veicolo nella lista, selezionarlo con
un doppio clic per richiamare i dati nella finestra
di lavoro principale. A questo punto è possibile
spuntare la casella Manutenzione effettuata
e premere Salva per registrare le modifiche.
E'
possibile salvare un numero illimitato di scadenze o
appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite
saranno visualizzate in ordine cronologico in base
alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con
cui l'utente le ha registrate in archivio. Il
pulsante Effettuate visualizza lo storico
delle manutenzioni in archivio e può essere utile
per stampare l'elenco di tutti gli interventi tecnici
eseguiti in base a scadenze temporali sui mezzi dei
propri clienti.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato mezzo o cliente, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Schede di Lavoro
è studiata per l'emissione del modulo di
accettazione del veicolo in officina, ossia della
scheda di lavorazione da stampare e consegnare al
cliente su richiesta in cui registrare ogni
intervento tecnico effettuato. Tale scheda riporta i
dati dell'automezzo (targa, marca e modello, telaio,
data di immatricolazione, tipo di alimentazione,
livello del carburante, chilometri percorsi, data di
scadenza del tagliando, livelli dell'olio, stato
della garanzia), i dati del cliente, la data e l'ora
dell'accettazione del veicolo in officina e il luogo
in cui è stato effettuato l'intervento (ad esempio,
presso l'officina o su strada), il nome del meccanico
responsabile dei lavori, le anomalie segnalate dal
cliente, i controlli effettuati, i lavori eseguiti, i
ricambi e materiali utilizzati, le eventuali
raccomandazioni per il cliente, la data e l'ora della
riconsegna del veicolo al termine dei lavori.
La
scheda di lavorazione consente anche di annotare lo
stato dei lavori, ossia se l'automezzo è stato
riparato o revisionato, se non è riparabile o se è
pronto per la riconsegna. Nella scheda si può
indicare il numero e la data della fattura che è
stata rilasciata al cliente e l'importo della stessa.
E' inoltre presente una sezione per compilare un
elenco dettagliato dei prodotti e servizi forniti al
cliente che potrà essere stampato.
Un'apposita casella permette di specificare se il
veicolo è stato riconsegnato al cliente. Con un solo
clic, è possibile visualizzare l'elenco degli
automezzi non ancora riconsegnati ai clienti.
Per inserire una Scheda di Lavoro in archivio,
bisogna premere il pulsante Nuovo,
descrivere l'intervento compilando le caselle che
interessano e fare clic su Salva. Per
aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla
nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca
oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio
con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi
di testo e fare clic su Salva.
Quando
si preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quante Schede di Lavoro sono già presenti in
archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si
vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato.
La compilazione della scheda può essere velocizzata
importando i dati dall'archivio dei clienti. Il
pulsante Stampa serve a stampare su carta la
Scheda di Lavoro selezionata, che all'occorrenza può
essere visualizzata in anteprima o esportata in
formato PDF. Se si desidera stampare una
Scheda di Lavoro contenente l'elenco dettagliato dei
prodotti e servizi forniti al cliente, bisogna
premere il pulsante Stampa presente nella
schermata in cui compare lo stesso elenco.
La
funzione Trova permette di creare riepiloghi
degli interventi tecnici utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può
ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti da un
certo meccanico in uno specifico giorno o mese
dell'anno, a favore di un determinato cliente, su un
preciso automezzo, e così via.
A
ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione relativa
all'autoveicolo riparato o revisionato.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le Schede di Lavoro in un foglio di
lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Riepilogo Schede di Lavoro
consente di ottenere un estratto conto degli incassi
percepiti con gli interventi di riparazione o
revisione effettuati dalla propria autofficina in un
qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il nome del
cliente e/o la targa del suo automezzo come filtri di
ricerca.
Per ottenere il riepilogo degli interventi effettuati
in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare
clic sul pulsante abbinato alla scritta "Riepilogo
Schede di Lavoro emesse" nella schermata
per l'emissione delle Schede di Lavoro, indicare il
nome del cliente e la targa del suo automezzo
unitamente alla data di inizio e a quella di fine
intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti
gli incassi percepiti nel periodo specificato,
riportando per ogni Scheda di Lavoro la data di
emissione, il nome del cliente, il suo recapito
telefonico preferenziale, la marca, il modello e la
targa dell'automezzo e l'importo totale della fattura
abbinata.
Per ottenere il riepilogo di tutte le Schede di
Lavoro emesse a tutti i clienti nell'intervallo di
tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di
ricerca. Il riepilogo delle Schede di Lavoro
visualizzato può essere stampato su carta facendo
clic sull'apposito pulsante.
L'app Emissione Preventivi
consente la compilazione e la stampa di preventivi in
cui è possibile inserire fino a trenta voci su una
sola pagina di un foglio A4. La compilazione dei
documenti è facilitata dalla possibilità di
importare gli articoli presenti nel magazzino dei
ricambi auto effettuando, se si desidera,
l'aggiornamento della giacenza. Le informazioni
riguardanti la propria ditta sono salvate in
automatico alla chiusura della schermata di lavoro.
L'applicazione
risulta utile per accontentare il cliente che vuole
sapere i costi prima di richiedere un servizio. I
preventivi hanno una loro numerazione progressiva,
che è gestita direttamente dal software. Si può
velocizzare la compilazione di un preventivo
importando dal magazzino i dati relativi ai prodotti
aggiornando o meno la giacenza, mentre i dati del
cliente possono essere importati dal relativo
archivio anagrafico.
Come nelle schede dei lavori eseguiti sugli
automezzi, è possibile utilizzare un logo
personalizzato da far apparire nei preventivi e si
può stabilire da che numero far partire la
numerazione automatica dei documenti utilizzando il
pulsante Numerazione e inserendo il numero
iniziale nella finestra che appare.
Il
calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base
all'aliquota specificata è un'operazione effettuata
automaticamente dal programma. Tutti gli importi sono
calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre
dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due
centesimi.
Per inserire un nuovo preventivo in archivio, bisogna
innanzitutto fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Per aggiornare una scheda esistente, basta
visualizzarla nella schermata di lavoro, effettuare
le modifiche e premere Salva. La parte del
preventivo relativa ai dati del cliente può essere
compilata velocemente importando le informazioni dal
corrispondente archivio anagrafico. I dati
riguardanti la ditta emittente (che normalmente sono
sempre gli stessi) restano memorizzati quando si esce
dalla schermata per la stesura del documento.
Con il pulsante Trova, l'utente può
recuperare un preventivo in archivio utilizzando uno
o più filtri di ricerca. E' possibile, ad esempio,
ottenere l'elenco di tutti i preventivi emessi in una
certa data oppure di quelli relativi alla vendita di
specifici articoli.
Un'apposita
casella consente di prendere nota dei preventivi in
sospeso (ad esempio, di quelli che bisogna ancora
consegnare ai clienti oppure di quelli contenenti
articoli il cui prezzo potrebbe subire delle
variazioni). Premendo il pulsante contraddistinto
dall'icona della mano con una moneta, si ottiene
l'elenco di tutti i preventivi in sospeso presenti in
archivio. E' inoltre possibile indicare i dati del
veicolo del cliente premendo il pulsante Dati
veicolo. Tali dati possono essere importati
dall'archivio anagrafico dei clienti.
Gli
estremi dei preventivi possono essere esportati in un
file di Excel.
L'applicazione Emissione DDT
consente la compilazione e la stampa (su carta o su
file PDF) di documenti di trasporto. La
compilazione dei documenti è facilitata dalla
possibilità di importare gli articoli presenti nel
magazzino dei prodotti e servizi effettuando, se si
desidera, l'aggiornamento della giacenza. Anche i
dati del cliente possono essere importati dal
relativo archivio anagrafico. Le informazioni
riguardanti la propria ditta sono salvate in
automatico alla chiusura della schermata di lavoro.
La prima operazione da effettuare per emettere un DDT
consiste nell'indicare l'anno solare di interesse e
premere il pulsante Apri per entrare nella
schermata della compilazione del documento.
L'app
fornisce tutto l'occorrente per gestire la
documentazione dei beni viaggianti, permettendo
l'archiviazione e la stampa dei DDT con una
numerazione progressiva gestita direttamente dal
programma. Dopo aver consegnato la merce al cliente
è buona norma aggiornare il DDT spuntando la casella
Consegnato. Il pulsante con l'icona di un
veicolo rosso permette di visualizzare l'elenco dei
DDT relativi ai carichi non ancora consegnati. Oltre
ai dati riguardanti la ditta emittente, al cliente e
ai prodotti venduti, nel DDT è possibile indicare le
generalità del vettore, la destinazione della merce,
la causale del trasporto, la tipologia di porto
(franco o assegnato), l'aspetto esteriore dei beni,
la data e l'ora di inizio trasporto e di consegna. In
calce al DDT sono anche presenti appositi spazi per
la firma del vettore e di chi ritira la merce.
Dopo
aver indicato l'anno solare, per inserire un nuovo
documento in archivio bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi che interessano e premere Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il
software attribuisce al documento un numero che tiene
conto di quanti DDT sono già presenti in archivio,
partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far
partire la numerazione automatica dei documenti da un
numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita
funzione accessibile tramite il pulsante dedicato.
Per
modificare un documento in archivio, bisogna
visualizzarlo nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva.
E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nei DDT caricando un'immagine in formato Jpeg
o Bitmap. Una volta caricato, tale logo
apparirà anche nella stampa delle Schede di Lavoro,
dei preventivi e delle fatture proforma.
Il
calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base
all'aliquota specificata è un'operazione effettuata
automaticamente dal programma. Se l'articolo o
servizio indicato nel DDT è esente da IVA, bisogna
spuntare la relativa casella. Tutti gli importi sono
calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre
dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due
centesimi.
E' anche possibile applicare una percentuale di
sconto ad ogni articolo riportato nel documento.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei DDT utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile
ottenere il riepilogo dei DDT emessi in un preciso
giorno dell'anno, intestati a un determinato cliente
o a più clienti che vivono in una stessa città,
eccetera.
Il
pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare tutti i DDT in un file XLS.
L'applicazione Emissione Fatture Proforma
consente la compilazione e la stampa (su carta o su
file PDF) di fatture proforma con la
possibilità di importare i dati del cliente e le
voci presenti nel magazzino degli autoricambi. Si
ricorda che le fatture proforma non hanno valore
fiscale e che, all'atto del pagamento dei
corrispettivi da parte del cliente, è necessario
emettere una fattura elettronica.
E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nelle fatture proforma e si può stabilire
da che numero far partire la numerazione automatica
dei documenti. Il calcolo del totale e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Se l'articolo o servizio da fatturare è
esente da IVA, bisogna spuntare la relativa casella.
Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto
fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento
del totale ai due centesimi.
Le
informazioni riguardanti la propria officina
meccanica sono salvate in automatico alla chiusura
della schermata di lavoro.
Per inserire un nuovo documento in archivio bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi che interessano e premere Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il
software attribuisce al documento un numero che tiene
conto di quante fatture proforma sono già presenti
in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se
si vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato. Per modificare un documento in
archivio, bisogna visualizzarlo nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Il pulsante Altre informazioni consente di
inserire i dati riguardanti la destinazione della
merce, il nome del vettore, l'aspetto esteriore dei
beni, il porto franco o assegnato, la causale del
trasporto e il numero dei colli.
E'
possibile numerare i documenti adottando la semplice
numerazione progressiva annuale oppure indicando
anche l'anno di emissione. Le fatture proforma emesse
con Inventario Autofficina 3.0 consentono
di indicare sia la partita IVA sia il codice fiscale.
La stampa delle fatture proforma riporta in calce
l'annotazione che i dati del cliente saranno trattati
esclusivamente per l'erogazione del servizio e non
saranno forniti a terzi. Inoltre si ricorda che il
documento emesso non ha valore fiscale.
La
casella Saldata va spuntata quando la
fattura proforma è stata saldata dal cliente. Un
apposito pulsante permette di visualizzare l'elenco
di tutte le fatture proforma saldate. E' anche
possibile applicare una percentuale di sconto ad ogni
articolo riportato nel documento.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi delle fatture proforma utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo delle fatture
proforma emesse in un preciso giorno dell'anno,
intestate a un determinato cliente o a più clienti
che vivono in una stessa città, eccetera.
L'applicazione
consente anche di visualizzare e stampare il
riepilogo mensile, trimestrale o annuale delle
fatture proforma emesse.
I
pulsanti contraddistinti dalle frecce oblique servono
a velocizzare la compilazione della fattura proforma
importando i dati da un preventivo o da un documento
di trasporto emessi precedentemente.
L'applicazione
Statistiche fatturato
consente di visualizzare e stampare grafici
statistici sulle entrate mensili in base alle fatture
proforma emesse nell'anno solare selezionato.
L'utente può scegliere se visualizzare i dati sotto
forma di grafico a torta oppure di grafico a barre
tridimensionali. Il grafico mostra le entrate al
lordo dell'IVA relative a ciascun mese dell'anno
arrotondando i totali all'euro.
Il
grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di
visualizzare le stesse statistiche sotto forma di
grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante
posizionato in basso. Per tornare a visualizzare il
grafico a barre, basta premere il pulsante
corrispondente.
Il
pulsante Stampa grafico consente di ottenere
su carta il grafico visualizzato in quel momento
unitamente ai dati relativi alle entrate mensili.
Tutti gli archivi di Inventario
Autofficina 3.0 possono essere
esportati in un file di Microsoft Excel
utilizzando una semplice funzione accessibile con
pochi clic del mouse. Il foglio di Excel
generato potrà essere aperto con qualsiasi
applicazione in grado di gestire i file in formato XLS
(ad esempio, con Open Office, Libre
Office o Microsoft Office).
Il
programma può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Inventario
Autofficina 3.0 può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Inventario Autofficina 3.0
è quindi lo strumento ideale per le officine
meccaniche che vogliono avvalersi del proprio
computer per eseguire i propri interventi di
riparazione o di revisione dei veicoli, monitorare la
giacenza dei ricambi auto in magazzino e non
dimenticare mai le scadenze e gli appuntamenti con i
propri clienti. L'utente rimarrà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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