Autonoleggio
NSC 4.0 è un software facile e
intuitivo che rappresenta la soluzione completa per
le aziende operanti nel settore del noleggio auto
senza conducente (n.s.c.). Il programma accompagna
l'operatore in tutte le fasi del noleggio dei mezzi
della propria flotta, consentendo l'emissione di
preventivi, DDT e contratti di locazione di veicoli
in pochissimi secondi, grazie ad una funzione di
importazione dati che permette la compilazione veloce
dei documenti importando le informazioni dagli
archivi anagrafici e dai tariffari messi a
disposizione dal software.
L'app Prenotazioni
Veicoli mette a disposizione un
ambiente per la registrazione delle prenotazioni
effettuate dai clienti che interagisce con quello
dell'emissione dei contratti di noleggio auto
velocizzandone la compilazione grazie ad una funzione
di importazione dati. In ogni scheda di prenotazione
è possibile indicare i dati anagrafici del cliente
(che possono essere importati dall'apposita rubrica),
un suo recapito preferenziale e un numero di
cellulare, l'indirizzo di posta elettronica, i dati
dell'automezzo noleggiato importabili dal database
del proprio parco auto, la data e l'ora di inizio e
di fine noleggio, nonché la sede di partenza e
quella di rientro.
La
scheda di prenotazione del noleggio può essere
stampata in tempo reale e consegnata al cliente, che
firmerà anche per l'autorizzazione al trattamento
dei dati personali.
Per inserire la scheda di una prenotazione in
archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere
il pulsante Salva. Per modificare una scheda
esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di
lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o
la funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Per trovare le schede delle prenotazioni in archivio
è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutte le prenotazioni riferite a un certo
cliente o ad uno specifico veicolo del proprio parco
auto. Con pochi clic, è possibile ottenere il
riepilogo giornaliero, mensile o annuale delle
prenotazioni registrate. A tal fine, è sufficiente
premere i pulsanti contraddistinti dalle lettere "G",
"M" e "A".
L'app Planner
Prenotazioni consente, invece, di visualizzare
per ciascun veicolo il calendario delle prenotazioni
dei noleggi effettuate in ogni anno solare al fine di
controllare a vista d'occhio in quali giorni il
veicolo è disponibile.
Una volta inserita una scheda di prenotazione in
archivio, è possibile inviare un messaggio e-mail al
cliente a conferma dell'avvenuta registrazione della
sua prenotazione. Il software è anche in grado di
esportare l'intero archivio delle prenotazioni in un
file di Microsoft Excel.
L'app Planner Prenotazioni,
come già accennato, mette a disposizione un planning
annuale, ossia un calendario nel quale annotare, per
ciascun veicolo, le prenotazioni dei noleggi di ogni
giorno dell'anno. La prima operazione da eseguire per
creare il planning delle prenotazioni
consiste nell'indicare un anno solare, selezionare
dall'elenco il veicolo da noleggiare al cliente e
premere il pulsante Apri. I veicoli che
appaiono nell'elenco di selezione sono quelli
presenti nel parco automezzi precedentemente
compilato. Ognuno di essi è indicato nell'elenco
dalla tipologia (autovettura, furgone, camper ecc.),
marca e modello, numero di targa, posti e
alimentazione.
Visualizzato
il planner annuale, per registrare la
prenotazione del noleggio di un veicolo in un certo
giorno dell'anno, basta fare clic sul numero del
giorno corrispondente nel calendario e digitare il
nome del cliente per cui si effettua la prenotazione,
eventualmente seguito da un suo recapito telefonico.
Per cancellare una prenotazione bisogna fare clic sul
giorno di interesse, cancellare il contenuto del
campo di testo e premere Applica e chiudi.
Il
salvataggio delle prenotazioni registrate nel planning
avviene automaticamente quando si esce dalla
schermata di lavoro.
E' possibile registrare prenotazioni non solo per
l'anno corrente ma anche per gli anni futuri
indicando l'anno di interesse nell'apposita casella
presente nella schermata di accesso al planner
annuale. I giorni dell'anno che appaiono in rosso
indicano che il veicolo è prenotato, quelli che
appaiono in viola indicano che è disponibile.
E'
quindi chiaro che il planner annuale va
aperto nel momento in cui il cliente chiama per
noleggiare un veicolo. L'addetto alle prenotazioni
potrà sapere a colpo d'occhio se il veicolo da
noleggiare è disponibile nei giorni che interessano
al cliente semplicemente visualizzando il planning
annuale del veicolo e controllando che quegli stessi
giorni non appaiano in rosso nel calendario. Se il
veicolo è già stato prenotato da un altro cliente,
si può tornare all'elenco di selezione dei veicoli e
visualizzare il planning annuale di un altro
mezzo. Una volta appurato che esiste un veicolo
disponibile per il cliente, si può procedere a
registrare la prenotazione nel planner annuale. Fatto
ciò, nell'app Prenotazione Veicoli è
possibile memorizzare i dati dettagliati riguardanti
il cliente e la prenotazione.
Il pulsante Intervallo consente di
registrare velocemente una prenotazione che copre un
arco di tempo di più giorni. A tal fine, basta
selezionare la data di inizio e di fine intervallo,
indicare il nome del cliente e premere Applica e
chiudi.
Il
pulsante Riepilogo permette di ottenere
l'elenco di tutte le prenotazioni del veicolo
registrate nel planner annuale in ordine
cronologico, mostrando i giorni prenotati seguiti dai
nomi dei clienti. Tale riepilogo può essere stampato
all'occorrenza.
Il planning
annuale relativo a ciascun mezzo può essere
visualizzato in anteprima o stampato su carta per
avere a disposizione il prospetto delle prenotazioni.
L'ambiente
Tariffario e Magazzino
consente di accedere a due applicazioni preposte,
rispettivamente, alla redazione del listino prezzi
dei servizi di autonoleggio e alla registrazione di
tutti gli articoli presenti nel magazzino della
propria Ditta (normalmente annesso all'autofficina
che cura il parco veicoli aziendale).
L'app Tariffario
Noleggi permette la creazione di
listini differenziati in cui registrare i dati
relativi ai servizi offerti dalla propria ditta di
autonoleggio. Tali dati potranno essere richiamati
con pochi clic quando si andrà a compilare un
contratto di autonoleggio senza conducente
velocizzandone la compilazione.
E' possibile indicare la tipologia di tariffa
(oraria, giornaliera, weekend, settimanale o
chilometrica), la descrizione del servizio, il codice
della tariffa, l'importo unitario, i dati relativi
all'automezzo noleggiato e alle modalità di
pagamento accettate, le assicurazioni fornite, i
documenti richiesti al cliente, le modalità di
ritiro e di riconsegna del mezzo noleggiato, il tipo
di patente che abilita alla guida del veicolo, il
criterio utilizzato per il conteggio delle ore di
noleggio e per il calcolo delle eccedenze, e così
via.
Per
inserire in archivio la scheda di una tariffa,
bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere
il pulsante Salva. Per modificare una scheda
esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di
lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o
la funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede relative allo
stesso servizio perché, ad esempio, il prezzo cambia
a seconda della stagione dell'anno e si vuole creare
una scheda per ciascun periodo. In questo modo, si
potrà richiamare in maniera opportuna la scheda
relativa ad una determinata tariffa in fase di
compilazione dei contratti di autonoleggio. Per
duplicare la scheda di una tariffa, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
Una
funzione di ricerca avanzata consente di creare
riepiloghi delle tariffe utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle tariffe chilometriche o
giornaliere, di quelle relative ad una determinata
tipologia o classe di veicolo, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le tariffe in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'app Listino Tariffe Noleggio
consente di visualizzare tutti i listini della
propria ditta di autonoleggio o soltanto quelli
appartenenti ad una tipologia. A tal fine è
sufficiente servirsi del pulsante contraddistinto
dalla lettera "L" nell'ambiente di
lavoro del tariffario, indicare il nome di un listino
nell'apposito campo che compare nella finestra
successiva e premere il pulsante Visualizza.
Per ottenere l'elenco di tutti i listini, bisogna
premere il pulsante Visualizza senza
immettere nessun dato.
La
finestra dei listini mostra in apertura l'elenco
dettagliato delle tariffe applicate dalla propria
Ditta di autonoleggio, indicando per ciascuno di esse
la descrizione in listino, la tipologia di tariffa,
il tipo di veicolo, la classe di appartenenza, il
numero di posti e il prezzo indicato nel listino. In
calce alla schermata è riportato il numero totale
delle tariffe elencate nel listino.
Il campo "Listino di appartenenza"
presente nella schermata del tariffario è molto
importante ai fini della creazione dei listini
parziali, dal momento che serve ad associare la
tariffa ad un determinato listino. Questo significa
che l'utente deve inserire lo stesso valore in tale
campo all'interno della scheda di ciascuna tariffa
che si vuole faccia parte di un determinato listino
parziale.
Il
pulsante Stampa listino tariffe permette di
ottenere su carta l'elenco delle tariffe visualizzate
in quel momento con l'indicazione in calce del totale
delle voci in elenco.
L'applicazione Magazzino Prodotti e
Servizi permette di gestire i dati
relativi a ciascun articolo di cui la propria Ditta
dispone. Ad esempio, se nel proprio autonoleggio è
presente un'officina con scorte di ricambi auto, è
possibile sfruttare questa app per inventariare i
singoli pezzi in magazzino. Se si desidera, questo
ambiente può anche essere usato per descrivere i
servizi offerti ai clienti (ad esempio, noleggio
veicolo, intervento di riparazione a seguito di
incidente ecc.) oppure il materiale che dovrà essere
trasportato. Ciò faciliterà la compilazione dei
preventivi e dei DDT grazie alla funzione che
consente l'importazione dei dati. E' possibile
catalogare prodotti e servizi di ogni genere e
visualizzare un elenco di tutta la merce in
esaurimento.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
il campo relativo al codice articolo e quello
riguardante la descrizione sono a compilazione
obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente,
bisogna richiamarla nella finestra di lavoro,
apportare le modifiche e premere Salva. Una
scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
La catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto o servizio nella quale
bisogna indicare il codice dell'articolo, la
tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il
modello, la descrizione, la presenza di eventuali
elementi accessori, la sua ubicazione all'interno del
magazzino, il nome del fornitore del bene con
relativi recapiti, la data di acquisto, gli estremi
del documento di compravendita e le modalità di
ordine merce. Il pulsante Altre informazioni
permette di specificare l'altezza, la larghezza, la
lunghezza e l'eventuale data di scadenza
dell'articolo.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare un prodotto o servizio che ha molti
elementi in comune con una scheda già presente in
archivio. Per duplicare la scheda, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Il campo "Giacenza" deve essere
utilizzato per indicare la quantità del materiale
disponibile in magazzino. Tale valore può essere
aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti
del segno più e del segno meno che permettono di
aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di
merce. Si ricorda che è anche possibile effettuare
l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si
compila un preventivo o DDT importando i dati dal
magazzino.
Il
pulsante Calcola va usato per calcolare il
prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza
IVA e selezionato l'aliquota IVA negli appositi campi
di testo. Il pulsante Calcola valore
consente di ottenere il valore totale della merce in
magazzino moltiplicando il costo di acquisto per la
giacenza. Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA
inclusa, per calcolare il prezzo senza IVA bisogna
indicare il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli
appositi campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo "Avviso sottoscorta"
permette di specificare una quantità per essere
avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Le
ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia
indicando una o più parole consecutive contenute in
un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può
utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò
consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di
tutta la merce comprata da un determinato fornitore
oppure di tutti i materiali dotati di specifici
elementi accessori. I risultati di ricerca possono
essere stampati su carta.
Il
campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto deve essere ordinato con
notevole anticipo, se presenta difetti o può essere
sostituito da un articolo simile e così via.
Il pulsante Inventario visualizza
l'inventario di magazzino con il valore totale degli
articoli in giacenza.
L'utente
del software ha la possibilità di allegare fino a
tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da
allegare alla scheda.
La scheda di ogni singolo prodotto o servizio può
essere stampata su carta o salvata in un documento PDF,
mentre il pulsante Esporta archivio consente
di esportare tutte le schede del magazzino in un
foglio di lavoro di Excel.
L'app Contratti N.S.C.
consente di redigere contratti di autonoleggio senza
conducente inserendo i dati sul momento oppure
importando le informazioni da una prenotazione
registrata. E' anche possibile attingere i dati
dall'archivio anagrafico dei clienti, da quello della
flotta automezzi e dal tariffario dei noleggi. Il
software calcolerà automaticamente il totale dei
giorni della locazione in base alla data di inizio e
di fine noleggio, rendendo il contratto pronto per la
stampa o per l'esportazione in Microsoft Word,
in Libre Office o in qualsiasi altro editor
di testi.
Autonoleggio
NSC 4.0 mette a disposizione due
versioni del contratto: una versione sintetica di due
pagine in formato A4 e una versione estesa costituita
da più pagine che possono essere, all'occorrenza,
modificate con il proprio editor di testi prima della
stampa.
Lo stesso ambiente consente di gestire anche la Scheda
di verifica stato veicolo, da compilare e
stampare alla riconsegna del mezzo da parte del
cliente al termine del noleggio. Quest'ultimo
documento è preposto alla registrazione di eventuali
danni e anomalie visibili all'esterno e all'interno
del veicolo affinché la ditta locatrice possa
provvedere all'addebito delle spese al cliente
qualora i danni siano a lui imputabili.
In
ciascun contratto è possibile inserire le
informazioni anagrafiche del cliente e di un
conducente supplementare, i dati del veicolo
noleggiato, il livello di carburante e il
chilometraggio presenti alla consegna del mezzo, le
tariffe applicate, i criteri adottati per il
conteggio degli importi dovuti e per il calcolo delle
eccedenze, le polizze assicurative e le franchigie
incluse nel pacchetto, il tribunale del foro di
competenza in caso di controversia, il nome del
titolare del trattamento dei dati personali nonché
altre informazioni previste dalle normative
contrattuali.
Spuntando
un'apposita casella in fase di registrazione del
contratto, sarà possibile ottenere il riepilogo dei
contratti di autonoleggio non ancora saldati. I dati
del contratto e del cliente, compresi quelli relativi
alla patente di guida, potranno essere utilizzati
anche nella gestione di eventuali verbali notificati
alla ditta di autonoleggio relativi ad infrazioni
commesse dal cliente ai fini dell'identificazione del
responsabile.
Se a bordo del veicolo oggetto del noleggio è
installato un dispositivo di geolocalizzazione, è
necessario far firmare al cliente l'Informativa
per il trattamento dei dati personali con
notificazione riguardante l'utilizzo di sistemi di
geolocalizzazione (GPS). Per stampare
l'informativa, dopo aver salvato in archivio il
contratto di autonoleggio, bisogna premere il
pulsante contraddistinto dalla lettera "P"
presente a destra del campo dedicato al titolare
della privacy, accertarsi che tutti i campi
siano compilati e premere Stampa.
Per
inserire un contratto in archivio, bisogna
selezionare un anno solare, fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere
il pulsante Salva. Per modificare un
contratto esistente, bisogna visualizzarlo nella
schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento
dei record o la funzione di ricerca, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva. E'
possibile stabilire da che numero far partire la
numerazione automatica dei contratti utilizzando il
pulsante contraddistinto dalla lettera "N.".
Per
trovare uno o più contratti in archivio è possibile
utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco dei contratti relativi ad un cliente
specifico, oppure di quelli riguardanti un
determinato veicolo o stipulati in una certa data.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun contratto fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento del cliente. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Un apposito pulsante consente di visualizzare ed
eventualmente modificare il logo della propria ditta
che apparirà nelle versione sintetica del contratto
di autonoleggio.
Come
già accennato, è possibile generare una versione
estesa del contratto di autonoleggio esportando il
testo in un editor come Microsoft Word ed
eventualmente apportando modifiche prima di mandarlo
in stampa.
Nel
versione sintetica del contratto, se il cliente firma
in qualità di Legale Rappresentante di una ditta, lo
si può indicare nella casella delle note inserendo
una dicitura del tipo "Il Cliente agisce in
qualità di Legale Rappresentante della ditta XYZ,
Partita IVA: ###".
L'intero
archivio annuale dei contratti può essere esportato
in un file di Microsoft Excel.
L'app Gestione ricorsi contro multe
consente alla propria Ditta di autonoleggio di
redigere risposte a verbali relativi a eventuali
violazioni del codice della strada, con indicazione
del conducente e dei dati di noleggio, da inviare
alla prefettura affinché la stessa provveda a
notificare il verbale al cliente che ha commesso
l'infrazione.
La
lettera di ricorso può essere compilata velocemente
importando i dati dall'archivio dei contratti di
autonoleggio senza conducente.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Mettendo il segno di spunta sulla casella In
sospeso, si inserisce la scheda in un elenco
contenente tutti i ricorsi non ancora ultimati. Per
visualizzare tale elenco, basta fare clic sul
pulsante In sospeso.
Per trovare le schede dei ricorsi in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco dei ricorsi che hanno avuto un certo esito,
oppure di quelli riferiti ad un certo cliente o
relativi ad una certa infrazione.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun ricorso fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del verbale di
contravvenzione ricevuto o del documento di
riconoscimento del cliente che ha commesso
l'infrazione. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
Il pulsante Stampa consente di esportare il
ricorso in formato RTF e di stamparlo. Ciò
significa che prima della stampa, l'operatore può
effettuare tutte le modifiche che desidera al testo
della lettera esportandola in Microsoft Word
o in altre applicazioni per l'editing testuale come Open
Office, Libre Office o WordPad.
L'archivio
dei ricorsi può essere invece esportato in un file
di Microsoft Excel.
L'app Parco Automezzi
permette di creare una scheda per ogni veicolo
posseduto dalla propria Ditta di autonoleggio in cui
registrare il tipo di mezzo, la marca e il modello,
il numero di targa e di telaio, la data di
immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione
(benzina, diesel, elettricità, GPL, ibrida, metano),
i cavalli fiscali o kW, la cilindrata, la data e il
prezzo di acquisto, i chilometri di percorrenza per
litro di carburante, il numero di posti, la portata
massima in tonnellate, il numero di assi, gli
impianti e gli accessori in dotazione, la
destinazione e l'uso, il numero dell'apparato
Telepass e quello della tessera Viacard, il tipo di
pneumatici montati e la classe di compatibilità
ambientale.
E'
inoltre possibile annotare gli incidenti subiti, il
nome della compagnia di assicurazione e le condizioni
attuali del veicolo. Ad ogni mezzo si può associare
il relativo proprietario indicandone, oltre al nome,
il codice fiscale e il recapito preferenziale.
Il programma consente di allegare a ciascuna scheda
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, le copie acquisite allo
scanner dei documenti dell'automezzo, come il
libretto di circolazione, il certificato di
proprietà del veicolo e il contratto di
assicurazione.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
i campi "Tipo veicolo", "Marca",
"Modello" e "Targa"
sono a compilazione obbligatoria. Alcuni campi
relativi al veicolo e al proprietario o responsabile
ad esso abbinato possono essere compilati velocemente
importando i dati dall'archivio anagrafico dei
clienti.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una scheda già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare il record precedente
o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un
certo proprietario, oppure di quelli di una certa
marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca
possono essere stampati.
L'utente
addetto all'aggiornamento delle schede dei veicoli
dovrebbe costantemente verificare la disponibilità
di ciascun automezzo nella propria azienda e, a
seconda dei casi, mettere o togliere il segno di
spunta sulla casella Veicolo disponibile.
Nel campo "Note" andrebbe indicato
il periodo di disponibilità o indisponibilità del
veicolo stesso. Così facendo, l'utente potrà
trovare immediatamente un veicolo disponibile quando
ce ne sarà bisogno. A tal fine, basta premere il
pulsante Disponibili per visualizzare
l'elenco di tutti i mezzi liberi al momento con le
relative annotazioni sul periodo di disponibilità.
Il
pulsante Stampa permette di ottenere su
carta le informazioni presenti in ciascuna scheda del
parco automezzi. Il software è anche in grado di
esportare la singola scheda in formato PDF e
l'intero archivio dei veicoli in un file di Microsoft
Excel.
L'app Anagrafica Clienti è
utile per velocizzare la compilazione dei vari
documenti messi a disposizione dal software grazie
alla possibilità di importare i dati, ma può essere
usata anche come una completa rubrica elettronica
dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail
al cliente, il controllo della validità del codice
fiscale, della partita IVA, del numero di carta di
credito e del codice IBAN. Questa applicazione può
anche essere sfruttata per annotare i dati anagrafici
dei conducenti che collaborano con la propria Ditta
di autonoleggio.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare
cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente,
la denominazione della Ditta, l'indirizzo di
residenza, il Codice Destinatario attribuito dal
Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai
fini della fatturazione elettronica, i recapiti
telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo
e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale
dove il cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti a cui è stato abbinato
un certo conducente supplementare, oppure di quelli
che risiedono nello stesso Comune o che hanno
determinate questioni in sospeso con l'autonoleggio.
La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
le informazioni relative alla patente di guida e al
conducente supplementare, informazioni utili per la
compilazione dei contratti di autonoleggio. Il campo "Note"
può essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede anagrafiche con dati
molto simili perché, ad esempio, riferite a
familiari di un cliente già in archivio. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
La funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale della patente o del
documento di riconoscimento. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'app Scadenzario Manutenzioni
consente di tenere sotto controllo scadenze e
appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei
veicoli da revisionare o da riparare e di essere
avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze
da gestire potrebbero riguardare gli interventi di
manutenzione ordinaria o straordinaria sugli
automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche
ma anche qualsiasi appuntamento preso con i clienti
del proprio autonoleggio.
Una
volta entrati nella schermata per la gestione delle
scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare
una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati, il tipo di manutenzione
da effettuare e i dati relativi all'automezzo
associato a quell'impegno.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso
dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può
sfruttare la funzione Duplica per
trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e
dell'ora) in un nuovo record. A questo punto
bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e
salvare la nuova scheda.
I dati
del proprietario o responsabile del veicolo abbinato
ad una scadenza o appuntamento (cognome e nome,
codice fiscale e recapito preferenziale) possono
essere importati dall'archivio del parco automezzi
servendosi del pulsante Importa dati. Tale
funzione consente di importare anche i dati relativi
al mezzo da riparare o revisionare (tipo di veicolo,
marca, modello, colore, tipo di alimentazione e
numero di targa).
Per ogni scadenza o appuntamento è possibile
stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle
scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic
sulla relativa scritta. Il calendario permette,
inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno
o al mese selezionato.
La
casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso con il
cliente per il noleggio del veicolo o con il
meccanico per la manutenzione del mezzo è in attesa
di conferma. Il pulsante Da confermare
permette di ottenere il riepilogo degli automezzi con
scadenze in sospeso mostrando anche il nome di
ciascun cliente da contattare con il relativo numero
di telefono.
E' buona norma aggiornare lo Scadenzario
Manutenzioni ogni volta che viene effettuata la
manutenzione di un veicolo mettendo il segno di
spunta sulla casella Manutenzione effettuata
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutte le manutenzioni non ancora eseguite, sia
scadute che non. Per rintracciare nell'elenco la
scheda dell'automezzo da aggiornare, basta immettere
il suo numero di targa nel campo di ricerca, fare
clic sul pulsante Trova e, una volta
evidenziato il veicolo nella lista, selezionarlo con
un doppio clic per richiamare i dati nella finestra
di lavoro principale. A questo punto è possibile
spuntare la casella Manutenzione effettuata
e premere Salva per registrare le modifiche.
E'
possibile salvare un numero illimitato di scadenze o
appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite
saranno visualizzate in ordine cronologico in base
alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con
cui l'utente le ha registrate in archivio. Il
pulsante Effettuate visualizza lo storico
delle manutenzioni in archivio e può essere utile
per stampare l'elenco di tutti gli interventi tecnici
eseguiti sui mezzi in base a scadenze temporali.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato veicolo o cliente, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
Autonoleggio NSC 4.0
dispone di due app, ossia l'Archivio
Preventivi e l'Archivio DDT,
per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF)
di preventivi e di documenti di trasporto (DDT). La
compilazione dei documenti è facilitata dalla
possibilità di importare gli articoli presenti nel
magazzino dei prodotti e servizi effettuando, se si
desidera, l'aggiornamento della giacenza. Anche i
dati del cliente possono essere importati dal
relativo archivio anagrafico. Le informazioni
riguardanti la propria Ditta sono salvate in
automatico alla chiusura della schermata di lavoro.
La prima operazione da effettuare per emettere un
documento consiste nell'indicare l'anno solare di
interesse e premere il pulsante Apri per
entrare nella schermata della compilazione del
preventivo o DDT.
L'app
per l'emissione dei preventivi risulta utile per
accontentare il cliente che vuole sapere i costi
prima di richiedere il servizio. I preventivi hanno
una loro numerazione progressiva, che è gestita
direttamente dal software. Come già accennato, Si
può velocizzare la compilazione di un preventivo
importando dal magazzino i dati relativi ai prodotti
aggiornando o meno la giacenza, mentre i dati del
cliente possono essere importati dal relativo
archivio anagrafico. Un'apposita casella consente di
prendere nota dei preventivi in sospeso (ad esempio,
di quelli che bisogna ancora consegnare ai clienti
oppure di quelli contenenti articoli il cui prezzo
potrebbe subire delle variazioni).
Premendo
il pulsante contraddistinto dall'icona della mano con
una moneta, si ottiene l'elenco di tutti i preventivi
in sospeso presenti in archivio. Nel preventivo è
inoltre possibile indicare i dati del veicolo che il
cliente intende noleggiare.
L'applicazione
per l'emissione dei documenti di trasporto fornisce
tutto l'occorrente per gestire la documentazione dei
beni viaggianti, permettendo l'archiviazione e la
stampa dei DDT. I DDT, come i preventivi, hanno una
loro numerazione progressiva gestita direttamente dal
programma. La compilazione del DDT è facilitata
dalla possibilità di importare dal magazzino i dati
relativi ai prodotti aggiornando o meno la giacenza,
mentre i dati del cliente possono essere importati
dal relativo archivio anagrafico.
E'
anche possibile visualizzare l'elenco dei DDT
relativi ai carichi non ancora consegnati. Oltre ai
dati relativi alla Ditta emittente, al cliente e ai
prodotti venduti, nel DDT è possibile indicare le
generalità del vettore, la destinazione della merce,
la causale del trasporto, la tipologia di porto
(franco o assegnato), l'aspetto esteriore dei beni,
la data e l'ora di inizio trasporto e di consegna.
In
calce al DDT sono anche presenti appositi spazi per
la firma del vettore e di chi ritira la merce.
Per inserire un nuovo documento in archivio bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi che interessano e premere Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il
software attribuisce al documento un numero che tiene
conto di quanti preventivi o DDT sono già presenti
in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se
si vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato.
Per
modificare un documento in archivio, bisogna
visualizzarlo nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva.
Il calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in
base all'aliquota specificata è un'operazione
effettuata automaticamente dal programma. Se
l'articolo o servizio indicato nel documento è
esente da IVA, bisogna spuntare la relativa casella.
Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto
fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento
del totale ai due centesimi.
E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nella stampa dei preventivi e dei DDT.
Il
calcolo del totale del documento e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Tutti gli importi sono calcolati in euro
con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e
arrotondamento del totale ai due centesimi. E' anche
possibile applicare una percentuale di sconto ad ogni
articolo riportato nel documento.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei preventivi o dei DDT utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo dei preventivi emessi
in un preciso giorno dell'anno, intestati a un
determinato cliente o a più clienti che vivono in
una stessa città, eccetera.
Il
pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare tutti i documenti in un foglio di lavoro di
Microsoft Excel.
Autonoleggio NSC 4.0 è
fortemente integrato con Excel, dal momento
che tutti gli applicativi consentono di esportare i
dati nel formato del software della Microsoft. A tal
fine, è sufficiente che nel proprio PC sia
installata una qualsiasi applicazione per la gestione
dei file in formato XLS (ad esempio, Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password
che deve essere costituita da almeno otto caratteri e
che può essere cambiata dall'utente autorizzato
tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al
programma e dopo ogni installazione, bisogna
utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Autonoleggio
NSC 4.0 può essere utilizzato anche su
chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la
cartella del programma su pen-drive e fare
doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Autonoleggio NSC 4.0 è
quindi lo strumento ideale per le ditte di noleggio
auto n.s.c. che vogliono avvalersi del proprio
computer per gestire ogni aspetto della loro
attività. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso
nel constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
|
