Gestione
Autonoleggio Pro 4.0 è un software
facile e intuitivo che rappresenta la soluzione
completa per le aziende operanti nel settore del
noleggio auto con conducente (n.c.c.) o senza
conducente (n.s.c.). Il programma accompagna
l'operatore in tutte le fasi del noleggio dei mezzi
della propria flotta, consentendo l'emissione di
fatture elettroniche XML e di contratti di locazione
di veicoli in pochissimi secondi, grazie ad una
funzione di importazione dati che permette la
compilazione veloce dei documenti importando le
informazioni dagli archivi anagrafici e dai tariffari
messi a disposizione dal software.
L'app Planner
Prenotazioni mette a disposizione un planning
annuale, ossia un calendario nel quale annotare, per
ciascun veicolo, le prenotazioni dei noleggi di ogni
giorno dell'anno. La prima operazione da eseguire per
creare il planning delle prenotazioni
consiste nell'indicare un anno solare, selezionare
dall'elenco il veicolo da noleggiare al cliente e
premere il pulsante Apri. I veicoli che
appaiono nell'elenco di selezione sono quelli
presenti nel parco automezzi precedentemente
compilato. Ognuno di essi è indicato nell'elenco
dalla tipologia (autovettura, furgone, camper ecc.),
marca e modello, numero di targa, posti e
alimentazione.
Visualizzato
il planner annuale, per registrare la
prenotazione del noleggio di un veicolo in un certo
giorno dell'anno, basta fare clic sul numero del
giorno corrispondente nel calendario e digitare il
nome del cliente per cui si effettua la prenotazione,
eventualmente seguito da un suo recapito telefonico.
Per cancellare una prenotazione bisogna fare clic sul
giorno di interesse, cancellare il contenuto del
campo di testo e premere Applica e chiudi.
Il
salvataggio delle prenotazioni registrate nel planning
avviene automaticamente quando si esce dalla
schermata di lavoro.
E' possibile registrare prenotazioni non solo per
l'anno corrente ma anche per gli anni futuri
indicando l'anno di interesse nell'apposita casella
presente nella schermata di accesso al planner
annuale. I giorni dell'anno che appaiono in rosso
indicano che il veicolo è prenotato, quelli che
appaiono in viola indicano che è disponibile.
E' quindi chiaro che il planner annuale va
aperto nel momento in cui il cliente chiama per
noleggiare un veicolo. L'addetto alle prenotazioni
potrà sapere a colpo d'occhio se il veicolo da
noleggiare è disponibile nei giorni che interessano
al cliente semplicemente visualizzando il planning
annuale del veicolo e controllando che quegli stessi
giorni non appaiano in rosso nel calendario.
Se il
veicolo è già stato prenotato da un altro cliente,
si può tornare all'elenco di selezione dei veicoli e
visualizzare il planning annuale di un altro
mezzo. Una volta appurato che esiste un veicolo
disponibile per il cliente, si può procedere a
registrare la prenotazione nel planner annuale. Fatto
ciò, nell'app Prenotazione Veicoli è
possibile memorizzare i dati dettagliati riguardanti
il cliente e la prenotazione.
Il pulsante Intervallo consente di
registrare velocemente una prenotazione che copre un
arco di tempo di più giorni. A tal fine, basta
selezionare la data di inizio e di fine intervallo,
indicare il nome del cliente e premere Applica e
chiudi.
Il
pulsante Riepilogo permette di ottenere
l'elenco di tutte le prenotazioni del veicolo
registrate nel planner annuale in ordine
cronologico, mostrando i giorni prenotati seguiti dai
nomi dei clienti. Tale riepilogo può essere stampato
all'occorrenza.
Il planning
annuale relativo a ciascun mezzo può essere
visualizzato in anteprima o stampato su carta per
avere a disposizione il prospetto delle prenotazioni.
L'app Prenotazioni
Veicoli mette a disposizione un
ambiente per la registrazione delle prenotazioni
effettuate dai clienti che interagisce con quello
dell'emissione dei contratti di noleggio auto
velocizzandone la compilazione. In ogni scheda di
prenotazione è possibile indicare i dati anagrafici
del cliente (che possono essere importati
dall'apposita rubrica), un suo recapito preferenziale
e un numero di cellulare, l'indirizzo di posta
elettronica, i dati dell'automezzo noleggiato
importabili dal database del proprio parco auto, la
data e l'ora di inizio e di fine noleggio, nonché la
sede di partenza e quella di rientro.
Con
pochi clic, è possibile ottenere il riepilogo
giornaliero, mensile o annuale delle prenotazioni
registrate. A tal fine, è sufficiente premere i
pulsanti contraddistinti dalle lettere G,
M e A.
L'app Planner Prenotazioni consente, invece,
di visualizzare per ciascun veicolo il calendario
delle prenotazioni dei noleggi effettuate in ogni
anno solare al fine di controllare a vista d'occhio
in quali giorni il veicolo è disponibile. La scheda
di prenotazione del noleggio può essere stampata in
tempo reale e consegnata al cliente, che firmerà
anche per l'autorizzazione al trattamento dei dati
personali.
Per inserire la scheda di una prenotazione in
archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere
il pulsante Salva. Per modificare una scheda
esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di
lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o
la funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Per trovare le schede delle prenotazioni in archivio
è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutte le prenotazioni riferite a un certo
cliente o ad uno specifico veicolo del proprio parco
auto.
Come già accennato, il software consente di
visualizzare il riepilogo delle prenotazioni dei
veicoli registrate in un giorno, mese o anno nonché
di esportare lo stesso riepilogo in un foglio di
lavoro di Microsoft Excel.
Una
volta inserita una scheda di prenotazione in
archivio, è possibile inviare un messaggio e-mail al
cliente a conferma dell'avvenuta registrazione della
sua prenotazione.
Con pochi clic si è in grado di esportare l'intero
archivio delle prenotazioni in un file di Microsoft
Excel.
L'ambiente Tariffario e Magazzino
consente di accedere a due applicazioni preposte,
rispettivamente, alla redazione del listino prezzi
dei servizi di autonoleggio e alla registrazione di
tutti gli articoli presenti nel magazzino della
propria ditta (normalmente annesso all'autofficina
che cura il parco veicoli aziendale).
L'app Tariffario
Noleggi permette la creazione di
listini differenziati in cui registrare i dati
relativi ai servizi offerti dalla propria ditta di
autonoleggio. Tali dati potranno essere richiamati
con pochi clic quando si andrà a compilare un
contratto di autonoleggio con o senza conducente
velocizzandone la compilazione.
E' possibile indicare la tipologia di tariffa
(oraria, giornaliera, weekend, settimanale o
chilometrica), la descrizione del servizio, il codice
della tariffa, l'importo unitario, i dati relativi
all'automezzo noleggiato e alle modalità di
pagamento accettate, le assicurazioni fornite, i
documenti richiesti al cliente, le modalità di
ritiro e di riconsegna del mezzo noleggiato, il tipo
di patente che abilita alla guida del veicolo, il
criterio utilizzato per il conteggio delle ore di
noleggio e per il calcolo delle eccedenze, e così
via.
Per
inserire in archivio la scheda di una tariffa,
bisogna fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere
il pulsante Salva. Per modificare una scheda
esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di
lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o
la funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede relative allo
stesso servizio perché, ad esempio, il prezzo cambia
a seconda della stagione dell'anno e si vuole creare
una scheda per ciascun periodo. In questo modo, si
potrà richiamare in maniera opportuna la scheda
relativa ad una determinata tariffa in fase di
compilazione dei contratti di autonoleggio. Per
duplicare la scheda di una tariffa, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
Una funzione di ricerca avanzata consente di creare
riepiloghi delle tariffe utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle tariffe chilometriche o
giornaliere, di quelle relative ad una determinata
tipologia o classe di veicolo, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le tariffe in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel, che potrà
essere aperto con qualsiasi software in grado di
gestire i file in formato XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'app Listino Tariffe Noleggio
consente di visualizzare tutti i listini della
propria ditta di autonoleggio o soltanto quelli
appartenenti ad una tipologia. A tal fine è
sufficiente servirsi del pulsante contraddistinto
dalla lettera L
nell'ambiente di lavoro del tariffario, indicare il
nome di un listino nell'apposito campo che compare
nella finestra successiva e premere il pulsante Visualizza.
Per ottenere l'elenco di tutti i listini, bisogna
premere il pulsante Visualizza senza
immettere nessun dato.
La
finestra dei listini mostra in apertura l'elenco
dettagliato delle tariffe applicate dalla propria
ditta di autonoleggio, indicando per ciascuno di esse
la descrizione in listino, la tipologia di tariffa,
il tipo di veicolo, la classe di appartenenza, il
numero di posti e il prezzo indicato nel listino. In
calce alla schermata è riportato il numero totale
delle tariffe elencate nel listino.
Il campo "Listino di appartenenza"
presente nella schermata del tariffario è molto
importante ai fini della creazione dei listini
parziali, dal momento che serve ad associare la
tariffa ad un determinato listino. Questo significa
che l'utente deve inserire lo stesso valore in tale
campo all'interno della scheda di ciascuna tariffa
che si vuole faccia parte di un determinato listino
parziale.
Il pulsante Stampa listino tariffe permette
di ottenere su carta l'elenco delle tariffe
visualizzate in quel momento con l'indicazione in
calce del totale delle voci in elenco.
L'app Magazzino Prodotti e Servizi
permette di gestire i dati relativi a ciascun
articolo di cui la propria ditta dispone. Ad esempio,
se nel proprio autonoleggio è presente un'officina
con scorte di ricambi auto, è possibile sfruttare
questa app per inventariare i singoli pezzi in
magazzino. Se si desidera, questo ambiente può anche
essere usato per descrivere i servizi offerti ai
clienti (ad esempio, noleggio veicolo, intervento di
riparazione a seguito di incidente ecc.) per
facilitare la compilazione delle fatture elettroniche
grazie alla funzione che consente l'importazione dei
dati. E' possibile catalogare prodotti e servizi di
ogni genere e visualizzare un elenco di tutta la
merce in esaurimento.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
il campo relativo al codice articolo e quello
riguardante la descrizione da riportare in fattura
sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una
scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra
di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare un prodotto o servizio che ha
molti elementi in comune con una scheda già presente
in archivio. Per duplicare la scheda, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
La catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto o servizio nella quale
bisogna indicare il codice dell'articolo, la
tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il
modello, la descrizione da riportare in fattura, la
presenza di eventuali elementi accessori, la sua
ubicazione all'interno del magazzino, il nome del
fornitore del bene con relativi recapiti, la data di
acquisto, gli estremi del documento di compravendita
e le modalità di ordine merce. Il pulsante Altre
informazioni permette di specificare l'altezza,
la larghezza, la lunghezza e l'eventuale data di
scadenza dell'articolo.
Il campo "Giacenza" deve essere
utilizzato per indicare la quantità del materiale
disponibile in magazzino. Tale valore può essere
aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti
del segno più e del segno meno che permettono di
aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di
merce.
Si
ricorda che è anche possibile effettuare
l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si
compila una fattura importando i dati dal magazzino.
Il pulsante Calcola va usato per calcolare
il prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo
senza IVA e selezionato l'aliquota IVA negli appositi
campi di testo. Il pulsante Calcola valore
consente di ottenere il valore totale della merce in
magazzino moltiplicando il costo di acquisto per la
giacenza. Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA
inclusa, per calcolare il prezzo senza IVA bisogna
indicare il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli
appositi campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo "Avviso sottoscorta"
permette di specificare una quantità per essere
avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Le
ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia
indicando una o più parole consecutive contenute in
un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può
utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò
consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di
tutta la merce comprata da un determinato fornitore
oppure di tutti i materiali dotati di specifici
elementi accessori. I risultati di ricerca possono
essere stampati su carta.
Il
campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto deve essere ordinato con
notevole anticipo, se presenta difetti o può essere
sostituito da un articolo simile e così via.
Il pulsante Inventario visualizza
l'inventario di magazzino con il valore totale degli
articoli in giacenza.
L'utente
del software ha la possibilità di allegare fino a
tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da
allegare alla scheda.
La scheda di ogni singolo prodotto o servizio può
essere stampata su carta o salvata in un documento PDF,
mentre il pulsante Esporta archivio consente
di esportare tutte le schede del magazzino in un
foglio di lavoro di Excel, che potrà essere
aperto con qualsiasi software in grado di gestire i
file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'app Stesura contratti
gestisce i contratti di autonoleggio con o senza
conducente, che possono essere emessi inserendo i
dati sul momento oppure importando le informazioni da
una prenotazione effettuata. E' anche possibile
attingere i dati dall'archivio anagrafico dei
clienti, da quello della flotta automezzi e dal
tariffario dei noleggi.
Il
software calcolerà automaticamente il totale dei
giorni della locazione in base alla data di inizio e
di fine noleggio, rendendo il contratto pronto per la
stampa o per l'esportazione in Microsoft Word,
in Libre Office o in qualsiasi altro editor
di testi.
Dopo aver selezionato una tipologia di contratto,
bisogna indicare l'anno solare e premere il pulsante Apri
per accedere all'archivio.
Gestione
Autonoleggio Pro 4.0 mette a
disposizione due versioni del contratto: una versione
sintetica di due pagine in formato A4 e una versione
estesa costituita da più pagine che possono essere,
all'occorrenza, modificate con il proprio editor di
testi prima della stampa.
Nei
contratti di autonoleggio senza conducente (n.s.c.),
lo stesso ambiente consente di gestire anche la Scheda
di verifica stato veicolo, da compilare e
stampare alla riconsegna del mezzo da parte del
cliente al termine del noleggio. Quest'ultimo
documento è preposto alla registrazione di eventuali
danni e anomalie visibili all'esterno e all'interno
del veicolo affinché la ditta locatrice possa
provvedere all'addebito delle spese al cliente
qualora i danni siano a lui imputabili.
In
ciascun contratto è possibile inserire le
informazioni anagrafiche del cliente, del conducente
e di un eventuale conducente supplementare, i dati
del veicolo noleggiato, il livello di carburante e il
chilometraggio presenti alla consegna del mezzo, le
tariffe applicate, i criteri adottati per il
conteggio degli importi dovuti e per il calcolo delle
eccedenze, le polizze assicurative e le franchigie
incluse nel pacchetto, il tribunale del foro di
competenza in caso di controversia, il nome del
titolare del trattamento dei dati personali nonché
altre informazioni previste dalle normative
contrattuali. Spuntando un'apposita casella in fase
di registrazione del contratto, sarà possibile
ottenere il riepilogo dei contratti di autonoleggio
non ancora saldati.
I dati
del contratto di tipo n.s.c. e del cliente, compresi
quelli relativi alla patente di guida, potranno
essere utilizzati anche nella gestione di eventuali
verbali notificati alla ditta di autonoleggio
relativi ad infrazioni commesse dal cliente ai fini
dell'identificazione del responsabile.
Se a bordo del veicolo oggetto del noleggio è
installato un dispositivo di geolocalizzazione, è
necessario far firmare al cliente l'Informativa
per il trattamento dei dati personali con
notificazione riguardante l'utilizzo di sistemi di
geolocalizzazione (GPS). Per stampare
l'informativa, dopo aver salvato in archivio il
contratto di autonoleggio, bisogna premere il
pulsante contraddistinto dalla lettera "P"
presente a destra del campo dedicato al titolare
della privacy, accertarsi che tutti i campi
siano compilati e premere Stampa.
Se il
cliente firma il contratto in qualità di Legale
Rappresentante di una ditta, lo si può indicare
nella casella delle note inserendo una dicitura del
tipo "Il Cliente agisce in qualità di
Legale Rappresentante della ditta XYZ, Partita IVA:
###".
Per
trovare uno o più contratti in archivio è possibile
utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco dei contratti relativi ad un cliente
specifico, oppure di quelli riguardanti un
determinato veicolo o stipulati in una certa data.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun contratto fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento del cliente. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Un apposito pulsante consente di visualizzare ed
eventualmente modificare il logo della propria ditta
che apparirà nelle versione sintetica del contratto
di autonoleggio.
L'intero
archivio annuale dei contratti può essere esportato
in un file di Microsoft Excel.
L'app Gestione ricorsi contro multe
consente alla propria ditta di autonoleggio di
redigere risposte a verbali relativi a eventuali
violazioni del codice della strada, con indicazione
del conducente e dei dati di noleggio, da inviare
alla prefettura affinché la stessa provveda a
notificare il verbale al cliente che ha commesso
l'infrazione.
Prima della stampa, l'operatore può effettuare tutte
le modifiche che desidera al testo della lettera
esportandola in Microsoft Word o in altre
applicazioni per l'editing testuale come Open
Office, Libre Office o WordPad.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Mettendo
il segno di spunta sulla casella In sospeso,
si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti
i ricorsi non ancora ultimati. Per visualizzare tale
elenco, basta fare clic sul pulsante In sospeso.
La lettera di ricorso può essere compilata
velocemente importando i dati dall'archivio dei
contratti di autonoleggio senza conducente.
Per
trovare le schede dei ricorsi in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco dei ricorsi che hanno avuto un certo esito,
oppure di quelli riferiti ad un certo cliente o
relativi ad una certa infrazione.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun ricorso fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del verbale di
contravvenzione ricevuto o del documento di
riconoscimento del cliente che ha commesso
l'infrazione. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
Il
pulsante Stampa consente di esportare in Word
e di stampare il ricorso, eventualmente dopo averne
personalizzato il testo. L'archivio dei ricorsi può
essere invece esportato in un file di Microsoft
Excel.
L'app Parco Automezzi
permette di creare una scheda per ogni veicolo
posseduto dalla propria ditta di autonoleggio in cui
registrare il tipo di mezzo, la marca e il modello,
il numero di targa e di telaio, la data di
immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione
(benzina, diesel, elettricità, GPL, ibrida, metano),
i cavalli fiscali o kW, la cilindrata, la data e il
prezzo di acquisto, i chilometri di percorrenza per
litro di carburante, il numero di posti, la portata
massima in tonnellate, il numero di assi, gli
impianti e gli accessori in dotazione, la
destinazione e l'uso, il numero dell'apparato
Telepass e quello della tessera Viacard, il tipo di
pneumatici montati e la classe di compatibilità
ambientale.
E' inoltre possibile annotare gli incidenti subiti,
il nome della compagnia di assicurazione e le
condizioni attuali del veicolo. Ad ogni mezzo si può
associare il relativo proprietario indicandone, oltre
al nome, il codice fiscale e il recapito
preferenziale.
Il
programma consente di allegare a ciascuna scheda file
esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere,
ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei
documenti dell'automezzo, come il libretto di
circolazione, il certificato di proprietà del
veicolo e il contratto di assicurazione.
Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo e premere Salva. Si tenga presente
che i campi "Tipo veicolo", "Marca",
"Modello" e "Targa"
sono a compilazione obbligatoria. Alcuni campi
relativi al veicolo e al proprietario o responsabile
ad esso abbinato possono essere compilati velocemente
importando i dati dall'archivio anagrafico dei
clienti.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una scheda già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare il record precedente
o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un
certo proprietario, oppure di quelli di una certa
marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca
possono essere stampati.
L'utente
addetto all'aggiornamento delle schede dei veicoli
dovrebbe costantemente verificare la disponibilità
di ciascun automezzo nella propria azienda e, a
seconda dei casi, mettere o togliere il segno di
spunta sulla casella Veicolo disponibile.
Nel campo "Note" andrebbe indicato
il periodo di disponibilità o indisponibilità del
veicolo stesso. Così facendo, l'utente potrà
trovare immediatamente un veicolo disponibile quando
ce ne sarà bisogno. A tal fine, basta premere il
pulsante Disponibili per visualizzare
l'elenco di tutti i mezzi liberi al momento con le
relative annotazioni sul periodo di disponibilità.
Il
pulsante Stampa permette di ottenere su
carta le informazioni presenti in ciascuna scheda del
parco automezzi. Il software è anche in grado di
esportare la singola scheda in formato PDF e
l'intero archivio dei veicoli in un file di Microsoft
Excel.
L'app Anagrafica Clienti è
utile per velocizzare la compilazione dei vari
documenti messi a disposizione dal software grazie
alla possibilità di importare i dati, ma può essere
usata anche come una completa rubrica elettronica
dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail
al cliente, il controllo della validità del codice
fiscale, della partita IVA, del numero di carta di
credito e del codice IBAN. Questa app può anche
essere sfruttata per annotare i dati anagrafici dei
conducenti che collaborano con la propria ditta di
autonoleggio.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare
cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente,
la denominazione della ditta, l'indirizzo di
residenza, il Codice Destinatario attribuito dal
Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai
fini della fatturazione elettronica, i recapiti
telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo
e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale
dove il cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
le informazioni relative alla patente di guida e al
conducente supplementare, informazioni utili per la
compilazione dei contratti di autonoleggio. Il campo
"Note" può essere sfruttato per
memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al cliente.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede anagrafiche con dati
molto simili perché, ad esempio, riferite a
familiari di un cliente già in archivio. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti a cui è stato abbinato
un certo conducente supplementare, oppure di quelli
che risiedono nello stesso Comune o che hanno
determinate questioni in sospeso con l'autonoleggio.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale della patente o del
documento di riconoscimento. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail"
è affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'app presente sul proprio computer per la gestione
della posta elettronica compilando in automatico la
casella dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'app Scadenzario Manutenzioni
consente di tenere sotto controllo scadenze e
appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei
veicoli da revisionare o da riparare e di essere
avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze
da gestire potrebbero riguardare gli interventi di
manutenzione ordinaria o straordinaria sugli
automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche
ma anche qualsiasi appuntamento preso con i clienti
del proprio autonoleggio.
Una
volta entrati nella schermata per la gestione delle
scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare
una nuova scheda facendo clic sul pulsante Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati, il tipo di manutenzione
da effettuare e i dati relativi all'automezzo
associato a quell'impegno.
Se si ha la necessità di inserire in archivio
appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso
dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può
sfruttare la funzione Duplica per
trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e
dell'ora) in un nuovo record. A questo punto
bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e
salvare la nuova scheda.
I dati del proprietario o responsabile del veicolo
abbinato ad una scadenza o appuntamento (cognome e
nome, codice fiscale e recapito preferenziale)
possono essere importati dall'archivio del parco
automezzi servendosi del pulsante Importa dati.
Tale funzione consente di importare anche i dati
relativi al mezzo da riparare o revisionare (tipo di
veicolo, marca, modello, colore, tipo di
alimentazione e numero di targa).
Per
ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire
con quanti giorni di anticipo si desidera essere
avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene
segnalata sia in maniera visiva attraverso un
messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante
un segnale acustico che si attiva automaticamente nel
momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il
calendario permette, inoltre, di richiamare le
scadenze relative al giorno o al mese selezionato.
La casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso con il
cliente per il noleggio del veicolo o con il
meccanico per la manutenzione del mezzo è in attesa
di conferma. Il pulsante Da confermare
permette di ottenere il riepilogo degli automezzi con
scadenze in sospeso mostrando anche il nome di
ciascun cliente da contattare con il relativo numero
di telefono.
E' buona norma aggiornare lo Scadenzario
Manutenzioni ogni volta che viene effettuata la
manutenzione di un veicolo mettendo il segno di
spunta sulla casella Manutenzione effettuata
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutte le manutenzioni non ancora eseguite, sia
scadute che non.
Per
rintracciare nell'elenco la scheda dell'automezzo da
aggiornare, basta immettere il suo numero di targa
nel campo di ricerca, fare clic sul pulsante Trova
e, una volta evidenziato il veicolo nella lista,
selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati
nella finestra di lavoro principale. A questo punto
è possibile spuntare la casella Manutenzione
effettuata e premere Salva per
registrare le modifiche.
E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze
o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze
inserite saranno visualizzate in ordine cronologico
in base alla data e all'ora indipendentemente
dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in
archivio. Il pulsante Effettuate visualizza
lo storico delle manutenzioni in archivio e può
essere utile per stampare l'elenco di tutti gli
interventi tecnici eseguiti sui mezzi in base a
scadenze temporali.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato veicolo o cliente, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio
consente di esportare tutte le scadenze in archivio
in un foglio di lavoro di Microsoft Excel,
che potrà essere aperto con qualsiasi software in
grado di gestire i file in formato XLS (ad
esempio, con Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
Gestione Autonoleggio Pro 4.0
dispone di due app, ossia l'Archivio
Preventivi e l'Archivio DDT,
per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF)
di preventivi e di documenti di trasporto (DDT).
La
compilazione dei documenti è facilitata dalla
possibilità di importare gli articoli presenti nel
magazzino dei prodotti e servizi effettuando, se si
desidera, l'aggiornamento della giacenza. Anche i
dati del cliente possono essere importati dal
relativo archivio anagrafico. Le informazioni
riguardanti la propria ditta sono salvate in
automatico alla chiusura della schermata di lavoro.
I dati degli articoli elencati nel preventivo o nel
DDT (in particolare, i campi relativi alla
descrizione e all'importo unitario di ciascuna voce)
potranno essere importati nella fattura elettronica
velocizzandone, quindi, la compilazione.
L'app per l'emissione dei preventivi risulta utile
per accontentare il cliente che vuole sapere i costi
prima di richiedere il servizio. I preventivi hanno
una loro numerazione progressiva, che è gestita
direttamente dal software. Si può velocizzare la
compilazione di un preventivo importando dal
magazzino i dati relativi ai prodotti aggiornando o
meno la giacenza, mentre i dati del cliente possono
essere importati dal relativo archivio anagrafico.
Un'apposita
casella consente di prendere nota dei preventivi in
sospeso (ad esempio, di quelli che bisogna ancora
consegnare ai clienti oppure di quelli contenenti
articoli il cui prezzo potrebbe subire delle
variazioni). Premendo il pulsante contraddistinto
dall'icona della mano con una moneta, si ottiene
l'elenco di tutti i preventivi in sospeso presenti in
archivio.
L'app per l'emissione dei documenti di trasporto
fornisce tutto l'occorrente per gestire la
documentazione dei beni viaggianti, permettendo
l'archiviazione e la stampa dei DDT che, come è
noto, hanno sostituito le bolle di accompagnamento. I
DDT, come i preventivi, hanno una loro numerazione
progressiva gestita direttamente dal programma.
La
compilazione del DDT è facilitata dalla possibilità
di importare dal magazzino i dati relativi ai
prodotti aggiornando o meno la giacenza, mentre i
dati del cliente possono essere importati dal
relativo archivio anagrafico. E' anche possibile
visualizzare l'elenco dei DDT relativi ai carichi non
ancora consegnati. Oltre ai dati relativi alla ditta
emittente, al cliente e ai prodotti venduti, nel DDT
è possibile indicare le generalità del vettore, la
destinazione della merce, la causale del trasporto,
la tipologia di porto (franco o assegnato), l'aspetto
esteriore dei beni, la data e l'ora di inizio
trasporto e di consegna.
In
calce al DDT sono anche presenti appositi spazi per
la firma del vettore e di chi ritira la merce.
E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nei DDT e nei preventivi e si può stabilire
da che numero far partire la numerazione automatica
dei documenti. Il calcolo del totale e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Se l'articolo o servizio indicato nel
documento è esente da IVA, bisogna spuntare la
relativa casella. Tutti gli importi sono calcolati in
euro con supporto fino a quattro cifre dopo la
virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.
Per inserire un nuovo documento in archivio bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi che interessano e premere Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il
software attribuisce al documento un numero che tiene
conto di quanti preventivi o DDT sono già presenti
in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se
si vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato. Per modificare un documento in
archivio, bisogna visualizzarlo nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei preventivi o dei DDT utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo dei preventivi emessi
in un preciso giorno dell'anno, intestati a un
determinato cliente o a più clienti che vivono in
una stessa città, eccetera.
Il
calcolo del totale del documento e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Tutti gli importi sono calcolati in euro
con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e
arrotondamento del totale ai due centesimi. E' anche
possibile applicare una percentuale di sconto ad ogni
articolo riportato nel documento.
Il pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare tutti i documenti in un foglio di lavoro di
Microsoft Excel, che potrà essere aperto
con qualsiasi software in grado di gestire i file in
formato XLS (ad esempio, con Open Office,
Libre Office o Microsoft Office).
L'app Gestione Fatture XML
consente di emettere fatture elettroniche per
cessione di beni o prestazione di servizi sia tra due
operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business to
Business) sia tra un operatore IVA e un
consumatore finale non titolare di partita IVA
(operazioni B2C, cioè Business to Consumer).
L'app consente, inoltre, di ottenere il riepilogo
degli incassi percepiti in intervalli di tempo
selezionati dall'utente, nonché di visualizzare
grafici statistici tridimensionali del fatturato
annuale.
La
fattura elettronica creata con il software va
trasmessa sotto forma di file XML al cliente
tramite il Sistema di Interscambio (SdI) disponibile
sul portale dell'Agenzia delle Entrate. Il Sistema di
Interscambio è un servizio gratuito che verifica se
la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini
fiscali nonché l'indirizzo telematico (Codice
Destinatario oppure indirizzo PEC) al quale il
cliente desidera che venga recapitata la fattura.
Il Sistema di Interscambio, inoltre, controlla che la
partita IVA del fornitore e la partita IVA o il
codice fiscale del cliente siano esistenti
nell'Anagrafe Tributaria. In caso di esito positivo
dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio
consegna in modo sicuro la fattura al destinatario
comunicando, con una "ricevuta di
recapito", a chi ha trasmesso la fattura la data
e l'ora di consegna del documento.
Facendo clic sul link "Impostazione aliquote
IVA" si accede ad una finestra in cui è
possibile indicare tre aliquote IVA da utilizzare in
fase di compilazione delle fatture. Ciascuna aliquota
deve essere espressa inserendo due decimali dopo la
virgola (ad esempio, 22,00). Non è necessario
indicare nessun valore per i beni o servizi esenti da
IVA.
Premendo
il pulsante Crea/Modifica Fattura Elettronica
si entra nell'ambiente per la gestione delle fatture.
La prima operazione da eseguire quando si deve
emettere una fattura elettronica è premere il
pulsante Nuovo (icona del foglio bianco).
Così facendo, si attribuisce in automatico al
documento un numero di cinque cifre, che
all'occorrenza può essere modificato. Se l'archivio
è vuoto, il software assegna alla fattura il numero
"00001". Se si vuole far partire la
numerazione automatica dei documenti da un numero
superiore, bisogna premere il pulsante
contraddistinto dalla lettera "N"
ed impostare il numero iniziale desiderato.
Accanto
al numero della fattura, nella sezione in alto
bisogna indicare il tipo di documento (fattura,
acconto anticipo su fattura, acconto anticipo su
parcella, nota di credito, nota di debito, parcella
ecc.), la data di emissione e la divisa (ossia la
valuta degli importi).
La sezione DITTA EMITTENTE
permette di indicare la denominazione della propria
ditta e il nome del titolare. Si tenga presente che,
in fase di creazione del file XML da
trasmettere all'Agenzia delle Entrare, bisogna
scegliere se comunicare o il primo o il secondo dato,
per cui è necessario spuntare la casella sotto il
campo "Denominazione Ditta emittente"
o, in alternativa, quella sotto i campi riservati al
cognome e nome del titolare. E' altresì obbligatorio
indicare il proprio Regime Fiscale e l'indirizzo
della sede legale. I campi riservati al recapito
telefonico e all'indirizzo e-mail sono a compilazione
facoltativa, come lo sono quelli dedicati all'Ufficio
REA, al Numero REA e allo stato di liquidazione della
ditta.
Il
pulsante Logo permette di caricare il logo
della ditta emittente che comparirà nella stampa
cartacea della fattura. Il documento cartaceo ha solo
una funzione riepilogativa e non sostituisce la
fattura XML che deve essere utilizzata ai
fini fiscali.
La sezione DATI CLIENTE
permette di indicare la denominazione della ditta del
cliente e il nome della persona a cui intestiamo la
fattura. Anche in questo caso, in fase di creazione
del file XML da trasmettere all'Agenzia
delle Entrare, bisogna scegliere se comunicare o il
primo o il secondo dato, per cui è necessario
spuntare la casella sotto il campo "Denominazione
Ditta cliente" o, in alternativa, quella
sotto i campi riservati al cognome e nome della
persona.
Il campo "Partita IVA italiana/ID fiscale
estero" può non essere valorizzato se è
valorizzato il campo "Codice fiscale"
riferito a un soggetto sprovvisto di partita IVA. Se
non è valorizzato né l'uno né l'altro, il file XML
viene scartato dal Sistema di Interscambio
dell'Agenzia delle Entrate. Questo campo consente
l'inserimento della partita IVA italiana per i
soggetti residenti in Italia e per quelli esteri
operanti in Italia. Negli altri casi consente
l'inserimento dell'identificativo fiscale assegnato
dall'autorità del proprio Paese per i soggetti non
residenti.
Il
campo "Codice Destinatario" può
essere compilato con il codice di sette cifre
alfanumerico che avrà comunicato il cliente e
rappresenta l'indirizzo telematico dove recapitare le
fatture. Se il cliente dovesse comunicare un
indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove
intende ricevere la fattura), il campo "Codice
Destinatario" dovrà essere compilato con
il valore "0000000" e, nel campo "PEC
Destinatario", andrà riportato l'indirizzo
PEC comunicato dal cliente. Se il cliente non
comunica alcun indirizzo telematico (oppure è un
consumatore finale non titolare di partita IVA), è
sufficiente compilare solo il campo "Codice
Destinatario" con il valore
"0000000". Nel caso in cui si deve inserire
l'indirizzo PEC nel file XML, bisogna ricordarsi di
spuntare la casella "Inserisci in XML"
posizionata sotto il campo corrispondente.
Se si inserisce solo il valore "0000000"
nel campo "Codice Destinatario",
ovviamente il Sistema di Interscambio non riuscirà a
consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la
metterà a disposizione di quest'ultimo in
un'apposita area di consultazione riservata del sito
dell'Agenzia delle Entrate. Questo implica che la
ditta emittente dovrà consegnare al cliente una
copia della fattura, anche su carta, ricordandogli
che la fattura originale è quella elettronica e che
potrà consultarla e scaricarla dalla sua area
riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.
I campi riservati alla sede del cliente (indirizzo e
numero civico, Comune, CAP e sigla provincia) sono a
compilazione obbligatoria.
La sezione BENI E SERVIZI
permette di inserire i dati relativi alla quantità e
descrizione del bene ceduto o del servizio prestato,
nonché i valori del prezzo unitario, dell'eventuale
percentuale di sconto, dell'imponibile, dell'aliquota
IVA oppure, nel caso di operazioni esenti, non
imponibili ecc., l'apposito codice che identifica la
"natura" dell'operazione ai fini IVA.
L'utente può inserire fino a 50 voci in ciascuna
fattura. Il software provvederà a calcolare
l'imponibile e il prezzo totale. Nel caso di aliquota
IVA uguale a zero, bisogna lasciare vuoto il relativo
campo e selezionare la natura dell'esenzione.
E'
possibile velocizzare la compilazione delle voci in
fattura importando dal magazzino i dati della merce
fornita al cliente. A tal fine, basta fare clic sul
pulsante presente a destra di ogni campo riservato
alla descrizione del bene o servizio. In fase di
importazione dei dati, si può scegliere se
aggiornare o meno la giacenza dell'articolo presente
nell'inventario. Il pulsante caratterizzato
dall'icona di una freccia obliqua consente di
importare i dati da un preventivo.
La sezione ALTRI DATI
consente di inserire nel file XML
informazioni non obbligatorie ai fini fiscali
riguardanti la causale della fattura (nel cui campo
è possibile importare i dati del veicolo oggetto
della prestazione), i dettagli del pagamento e gli
estremi dell'eventuale documento di trasporto
collegato alla stessa fattura. Il beneficiario del
pagamento va indicato solo se è diverso dalla ditta
emittente la fattura.
Allo
stesso modo, il campo relativo al codice IBAN,
composto da 27 caratteri, va compilato solo se il
pagamento è eseguito mediante bonifico bancario. Si
consiglia di utilizzare il pulsante a destra del
campo "IBAN" per accertarsi che il
codice sia stato digitato correttamente. Per la
compilazione dei dettagli del pagamento è
obbligatorio inserire i dati riguardanti le
condizioni, le modalità e l'importo. Il pulsante a
destra del campo relativo al numero di DDT permette
di importare i dati da un documento di trasporto in
archivio.
In
questa sezione è inoltre presente un campo per le
annotazioni personali che non compariranno nel file XML
ma che possono essere utili all'utente del software
per trovare una fattura in archivio utilizzando il
testo inserito come filtro di ricerca.
La sezione RIEPILOGO IMPORTI
serve a visualizzare il riepilogo degli importi
totali in base alle aliquote IVA applicate. Per ogni
aliquota si può specificare il tipo di esigibilità
IVA (differita, immediata o scissione dei pagamenti).
Ciascuna riga del riepilogo può essere commentata
inserendo un eventuale riferimento normativo.
Quando
si preme il pulsante Calcola, il software
provvede non solo a calcolare i totali degli importi
ma anche ad effettuare un controllo di tutti i dati
inseriti in fattura affinché il file XML
possa essere generato correttamente.
La sezione CREAZIONE XML
serve a generare il file XML da trasmettere
all'Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di
Interscambio. Prima di creare il file XML,
bisogna inserire il codice fiscale del soggetto
trasmittente (che normalmente coincide con quello
della ditta emittente la fattura) e il Progressivo
invio composto da cinque caratteri che serve per
differenziare il nome dei file trasmessi al Sistema
di Interscambio da parte del medesimo soggetto. Il
software provvede in automatico a compilare questi
due campi duplicando i dati usati per indicare il
codice fiscale della ditta emittente e il numero
della fattura.
Dopo
aver indicato il codice fiscale del soggetto
trasmittente e il Progressivo invio, si può fare
clic sul pulsante Controlla dati inseriti
per accertarsi di aver immesso tutti i dati necessari
alla creazione del file XML. Al termine del
controllo, si attiva in automatico il pulsante Crea
file XML che consente, appunto, di salvare sul
disco il file da inviare all'Agenzia delle Entrate.
Il nome del file è generato in automatico e non deve
essere modificato.
Dopo
aver creato il file XML, bisogna fare clic
su Trasmetti Fattura Elettronica per
collegarsi con le proprie credenziali al portale
"Fatture e Corrispettivi"
dell'Agenzia delle Entrate e trasmettere la fattura.
Una
volta completata la compilazione della fattura
elettronica, è possibile premere il pulsante Salva
(icona del dischetto floppy) per archiviarla. Nel
momento in cui la fattura viene saldata dal cliente,
si può prendere nota dell'avvenuto pagamento
spuntando la casella Saldata. Per aggiornare
una fattura esistente (ovviamente prima dell'invio
ufficiale all'Agenzia delle Entrate), bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una fattura già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare la scheda precedente
o quella successiva, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Per effettuare la ricerca di una fattura in archivio
bisogna fare clic sul pulsante contraddistinto
dall'icona di una lente di ingrandimento. Le ricerche
funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando
una o più parole consecutive contenute nei campi
della fattura utilizzati come filtri di ricerca. Per
ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi
contemporaneamente e ciò consente di ottenere, ad
esempio, il riepilogo di tutte le fatture inviate
allo stesso cliente oppure di tutte quelle in cui è
stata indicata la targa di un certo veicolo. I
risultati di ricerca possono essere stampati su
carta.
Il
pulsante contraddistinto dall'icona di una mano con
una moneta visualizza l'elenco di tutte le fatture
non ancora saldate dai clienti.
Con il pulsante Allega file (icona della
graffetta) l'utente del software ha la possibilità
di allegare fino a tre file a ciascuna fattura. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, per
collegare alla fattura la "ricevuta di
recapito" trasmessa dall'Agenzia delle Entrate o
qualsiasi altro documento collegato a quella
particolare cessione di beni o prestazione di
servizi.
Il pulsante Stampa permette di stampare su
carta un documento di sintesi della fattura corrente,
costituito da 2 pagine, che non ha valore fiscale ma
che ha appunto lo scopo di fornire una sintesi dei
dati riportati nella fattura elettronica da
trasmettere all'Agenzia delle Entrate.
Il pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare in un foglio di lavoro di Excel le
fatture emesse in un qualsiasi intervallo di tempo.
Il foglio di Excel potrà essere aperto con
qualsiasi software in grado di gestire i file in
formato XLS (ad esempio, con Open Office,
Libre Office o Microsoft Office).
Come già accennato, per trasmettere al Sistema di
Interscambio il file XML della fattura
elettronica generato con il software, si può
utilizzare il servizio on-line presente nel portale
"Fatture e Corrispettivi"
dell'Agenzia delle Entrate che consente l'upload del
file XML preventivamente predisposto e
salvato sul proprio computer.
In
alternativa, si può utilizzare la PEC (Posta
Elettronica Certificata) della propria ditta,
inviando all'Agenzia delle Entrate il file della
fattura come allegato del messaggio di PEC. La prima
volta che il soggetto trasmittente invia una fattura
tramite la PEC, deve utilizzare come indirizzo di
posta elettronica certificata del SdI l'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.
Con il primo messaggio di risposta, il SdI comunica
al soggetto trasmittente l'indirizzo PEC che dovrà
utilizzare per i successivi invii. L'utilizzo di un
indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI
non garantisce il buon fine della ricezione del
messaggio di posta da parte del SdI stesso.
Si ribadisce che le fatture elettroniche vanno sempre
inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di
Interscambio, altrimenti sono considerate non emesse.
Una volta che il file della fattura elettronica è
stato trasmesso al Sistema di Interscambio,
quest'ultimo esegue alcuni controlli e, se tali
controlli sono superati, trasmette il file
all'indirizzo telematico presente nella fattura. Se
la fattura elettronica è stata scartata dal Sistema
di Interscambio occorrerà correggere l'errore che ha
prodotto lo scarto e inviare nuovamente il file della
fattura corretta. Al riguardo si consiglia di
ricompilare la fattura con la stessa data e
numerazione di quella scartata.
Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati
(altri operatori IVA o consumatori finali senza
partita IVA), il Sistema di Interscambio accetta
anche file non firmati digitalmente. Nel caso in cui,
però, il file della fattura elettronica sia firmato
digitalmente, il Sistema di Interscambio esegue
controlli sulla validità del certificato di firma.
L'app Riepilogo incassi percepiti
consente di ottenere un estratto conto delle fatture
emesse in un qualsiasi intervallo di tempo
utilizzando facoltativamente come filtri di ricerca
il codice fiscale del cliente e/o la descrizione del
bene o servizio riportato in fattura nella linea 1.
Per ottenere il riepilogo delle fatture emesse
nell'intervallo di tempo desiderato è sufficiente
entrare nell'ambiente di lavoro per la gestione delle
fatture XML, fare clic sul pulsante Mostra
riepilogo incassi percepiti, indicare
eventualmente il codice fiscale del cliente e la
descrizione del bene o servizio riportato in fattura
nella linea 1, selezionare la data di inizio e quella
di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene mostra l'elenco di tutte le
fatture emesse nel periodo specificato, riportando
per ciascuna il numero progressivo del documento, la
data di emissione, la denominazione della ditta del
cliente, il suo codice fiscale, la descrizione del
bene o servizio fornito e l'importo totale fatturato.
Per ottenere il riepilogo di tutti gli importi
percepiti nell'intervallo selezionato a prescindere
dal cliente e dal bene o servizio fornito, basta
lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo
delle fatture visualizzato può essere stampato su
carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.
L'app Grafici statistici fatturato
consente di visualizzare e stampare grafici
statistici sulle entrate mensili in base alle fatture
emesse nell'anno solare selezionato. L'utente può
scegliere se visualizzare i dati sotto forma di
grafico a torta oppure di grafico a barre
tridimensionali. Il grafico mostra le entrate al
lordo dell'IVA relative a ciascun mese dell'anno
arrotondando i totali all'euro.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
incassi.
Il
grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori.
L'utente ha la possibilità di visualizzare le stesse
statistiche sotto forma di grafico a torta facendo
clic sull'apposito pulsante posizionato in basso.
Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente ai dati relativi alle entrate
mensili.
Gestione Autonoleggio Pro 4.0
è fortemente integrato con Excel, dal
momento che tutti gli applicativi consentono di
esportare i dati nel formato del software della
Microsoft. A tal fine, è sufficiente che nel proprio
PC sia installata una qualsiasi app per la gestione
dei file in formato XLS (ad esempio, Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso
al software è protetto da una password che
deve essere costituita da almeno otto caratteri e che
può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le
volte che desidera. Per il primo accesso al programma
e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la
parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Gestione
Autonoleggio Pro 4.0 può essere
utilizzato anche su chiavetta USB. A tal
fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'app per eseguirla.
La copia della cartella su dispositivo esterno è
anche il metodo più veloce per effettuare il backup
di tutti gli archivi.
Gestione Autonoleggio Pro 4.0
è quindi lo strumento ideale per le ditte di
noleggio auto n.c.c. e n.s.c. che vogliono avvalersi
del proprio computer per gestire ogni aspetto della
loro attività. L'utente rimarrà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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