Autofficina
Facile è un software semplice e
intuitivo rivolto alle autofficine meccaniche
composto da diverse app interagenti che permettono di
registrare l'anagrafica dei clienti e degli automezzi
che entrano in officina, gestire i fornitori e il
magazzino degli autoricambi, monitorare appuntamenti
e scadenze riguardanti i veicoli da revisionare o da
riparare, emettere preventivi e compilare, stampare e
archiviare le schede dei lavori eseguiti sui mezzi
dei clienti.
L'applicazione
Parco Automezzi permette di
creare una scheda per ogni veicolo in cui registrare
il tipo di mezzo, la marca e il modello, il numero di
targa e di telaio, la data di immatricolazione, il
colore, il tipo di alimentazione (benzina, diesel,
elettricità, GPL, ibrida, metano), i cavalli
fiscali, la cilindrata, la data e il prezzo di
acquisto, i chilometri di percorrenza per litro di
carburante, il numero di posti, la portata massima in
tonnellate, il numero di assi, gli impianti e gli
accessori in dotazione, la destinazione e l'uso, il
numero dell'apparato Telepass e quello della tessera
Viacard, il tipo di pneumatici montati e la classe di
compatibilità ambientale.
E' inoltre possibile annotare gli incidenti subiti,
il nome della compagnia di assicurazione e le
condizioni attuali del veicolo. Ad ogni mezzo si può
associare il relativo proprietario indicandone, oltre
al nome, il codice fiscale e il recapito
preferenziale.
Il
programma consente di allegare a ciascuna scheda file
esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere,
ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei
documenti dell'automezzo, come il libretto di
circolazione, il certificato di proprietà del
veicolo e il contratto di assicurazione.
Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo e premere Salva. Si tenga presente
che i campi "Tipo veicolo", "Marca",
"Modello" e "Targa"
sono a compilazione obbligatoria. Alcuni campi
relativi al veicolo e al proprietario ad esso
abbinato possono essere compilati velocemente
importando i dati dall'archivio anagrafico dei
clienti.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un
certo proprietario, oppure di quelli di una certa
marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca
possono essere stampati.
Per
aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla
nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e
premere Salva. Una scheda già registrata
può essere richiamata utilizzando la funzione di
ricerca o le frecce di scorrimento, le quali
consentono di visualizzare il record precedente o
quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o
in coda all'archivio.
Se la propria autofficina si occupa anche della
vendita di automezzi, l'utente addetto
all'aggiornamento delle schede dei veicoli dovrebbe
costantemente verificare la disponibilità di ciascun
mezzo e, a seconda dei casi, mettere o togliere il
segno di spunta sulla casella Veicolo in vendita.
Così facendo, l'utente potrà trovare immediatamente
un veicolo disponibile per la vendita quando ce ne
sarà bisogno. A tal fine, basta premere il pulsante In
vendita per visualizzare l'elenco di tutti i
mezzi nella cui scheda è stata spuntata la suddetta
casella.
Il
pulsante Stampa permette di ottenere su
carta le informazioni presenti in ciascuna scheda del
parco automezzi. Il software è anche in grado di
esportare la singola scheda in formato PDF e
l'intero archivio dei veicoli in un file di Microsoft
Excel.
L'applicazione Anagrafica Clienti
è utile per velocizzare la compilazione delle Schede
di Lavoro e dei preventivi grazie alla possibilità
di importare i dati, ma può essere usata anche come
una completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al cliente, il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA, del numero di carta di credito e del
codice IBAN.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare
cognome, nome, denominazione della Ditta, data e
luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di
residenza, il Codice Destinatario attribuito dal
Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai
fini della fatturazione elettronica, i recapiti
telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo
e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale
dove il cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
le informazioni relative all'automezzo di sua
proprietà (tipo veicolo, marca e modello, telaio,
data immatricolazione, alimentazione, targa). Il
campo "Note" può essere sfruttato
per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al cliente.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede relative allo stesso
cliente perché, ad esempio, lo stesso possiede
diversi automezzi e si vuole creare una scheda per
ciascuno di essi. In questo modo, si potrà
richiamare in maniera opportuna la scheda relativa
all'automezzo da riparare o revisionare in fase di
compilazione dei vari documenti. Per duplicare la
scheda di un cliente, basta visualizzare quella già
registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti a cui è stato abbinato
un certo tipo di veicolo, oppure di quelli che
risiedono nello stesso Comune o che hanno determinate
questioni in sospeso con l'autofficina.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Anagrafica Fornitori
è utile per velocizzare la compilazione delle schede
del magazzino autoricambi grazie alla possibilità di
importare i dati, ma può essere usata anche come una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al fornitore, il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA, del numero di carta di credito e del
codice IBAN.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare la
denominazione della Ditta fornitrice, il nome del
titolare o responsabile, l'indirizzo dell'azienda, le
modalità di pagamento concordate, i recapiti
telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax,
l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il
fornitore desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
Le schede dei fornitori consentono, inoltre, di
registrare le informazioni relative agli articoli che
si acquistano abitualmente da ognuno di loro, gli
sconti praticati e le modalità di ordine merce. Il
campo "Note" può essere sfruttato
per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al fornitore.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
fornitore, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i fornitori con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede relative allo stesso
fornitore perché, ad esempio, lo stesso fornisce
diverse tipologie di articoli e si vuole creare una
scheda per ciascuna categoria merceologica. Per
duplicare la scheda di un fornitore, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
Per
trovare le schede dei fornitori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i fornitori a cui è stato abbinato
un certo tipo di articolo, oppure di quelli che hanno
determinate questioni in sospeso e per i quali è
stata registrata una certa parola o espressione
distintiva nel campo "Note".
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del fornitore, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato. Il campo "E-mail" è
affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
La funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun fornitore fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del contratto di fornitura
stipulato con la ditta. Il contenuto di ogni allegato
può essere descritto nell'apposito campo di testo e
il file può essere aperto in qualsiasi momento
premendo il pulsante Apri.
La
scheda di ogni singolo fornitore può essere stampata
su carta o salvata in un file PDF, mentre
l'intero archivio può essere esportato in un file di
Microsoft Excel.
L'applicazione Scadenzario Manutenzioni
consente di tenere sotto controllo scadenze e
appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei
veicoli da revisionare o da riparare e di essere
avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze
da gestire potrebbero riguardare gli interventi di
manutenzione ordinaria o straordinaria sugli
automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche
ma anche qualsiasi appuntamento preso con i clienti
della propria autofficina.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
delle scadenze dell'anno, si può provvedere a
compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati, il tipo di manutenzione
da effettuare e i dati relativi all'automezzo
associato a quell'impegno.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti
o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno,
dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare
la funzione Duplica per trasportare tutti i
dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere
giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
I dati del cliente abbinato ad una scadenza o
appuntamento (cognome e nome, codice fiscale e
recapito preferenziale) possono essere importati
dall'archivio del parco automezzi servendosi del
pulsante Importa dati. Tale funzione
consente di importare anche i dati relativi al mezzo
da riparare o revisionare (tipo di veicolo, marca,
modello, colore, tipo di alimentazione e numero di
targa).
Per ogni scadenza o appuntamento è possibile
stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro.
Per
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il
calendario permette, inoltre, di richiamare le
scadenze relative al giorno o al mese selezionato.
La casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso con il
cliente per la manutenzione del mezzo è in attesa di
conferma. Il pulsante Da confermare permette
di ottenere il riepilogo degli automezzi con scadenze
in sospeso mostrando anche il nome di ciascun cliente
da contattare con il relativo numero di telefono.
E' buona norma aggiornare lo Scadenzario
Manutenzioni ogni volta che viene effettuata la
manutenzione di un veicolo mettendo il segno di
spunta sulla casella Manutenzione effettuata
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutte le manutenzioni non ancora eseguite, sia
scadute che non.
Per
rintracciare nell'elenco la scheda dell'automezzo da
aggiornare, basta immettere il suo numero di targa
nel campo di ricerca, fare clic sul pulsante Trova
e, una volta evidenziato il veicolo nella lista,
selezionarlo con un doppio clic per richiamare i dati
nella finestra di lavoro principale. A questo punto
è possibile spuntare la casella Manutenzione
effettuata e premere Salva per registrare le
modifiche.
E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze
o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze
inserite saranno visualizzate in ordine cronologico
in base alla data e all'ora indipendentemente
dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in
archivio. Il pulsante Effettuate visualizza
lo storico delle manutenzioni in archivio e può
essere utile per stampare l'elenco di tutti gli
interventi tecnici eseguiti in base a scadenze
temporali sui mezzi dei propri clienti.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di
ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi
delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato mezzo o cliente, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Magazzino Autoricambi
prevede l'archiviazione dei dati riguardanti i
prodotti e i servizi che potranno poi essere
richiamati per la compilazione dei preventivi e delle
Schede di Lavoro. E' possibile catalogare prodotti e
servizi di ogni genere, visualizzare un elenco di
tutta la merce in esaurimento, ottenere l'inventario
parziale o totale degli articoli in magazzino con il
valore complessivo del capitale in deposito.
La
catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto nella quale bisogna
indicare il codice dell'articolo, la tipologia
merceologica di appartenenza, la marca e il modello,
una descrizione delle caratteristiche principali, la
presenza di eventuali elementi accessori, la sua
ubicazione all'interno del magazzino, il nome del
fornitore del bene con relativi recapiti, la data di
acquisto e gli estremi del documento di
compravendita. Se si dispone di pneumatici è anche
possibile inserire le informazioni sull'efficienza
nel consumo di carburante, sull'aderenza su bagnato e
sul rumore esterno da rotolamento delle gomme.
Per
inserire la scheda di un articolo nell'archivio del
magazzino, bisogna premere il pulsante Nuovo,
descrivere la merce compilando le caselle che
interessano e fare clic su Salva. Per
aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla
nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca
oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio
con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi
di testo e fare clic su Salva. Il pulsante Stampa
serve a stampare su carta la scheda selezionata, che
all'occorrenza può essere visualizzata in anteprima
o esportata in formato PDF.
Il campo "Giacenza" deve essere
utilizzato per indicare la quantità del materiale
disponibile in magazzino. Tale valore può essere
aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti
del segno più e del segno meno che permettono di
aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di
merce.
Si
ricorda che è anche possibile effettuare
l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si
compila un preventivo o una Scheda di Lavoro
importando i dati dal magazzino.
Il pulsante Calcola va usato per calcolare
il prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo
senza IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi di
testo. Il pulsante Calcola valore consente
di ottenere il valore totale della merce in magazzino
moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza.
Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa,
per calcolare il prezzo senza IVA bisogna immettere
il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi
campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo Avviso sottoscorta permette di
essere avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Il
campo "Tipologia" è molto
importante ai fini della creazione degli inventari
parziali, dal momento che serve ad associare
l'articolo ad una determinata categoria merceologica.
Questo significa che l'utente deve inserire lo stesso
valore in tale campo all'interno della scheda di
ciascun prodotto che si vuole faccia parte di un
determinato inventario parziale.
Il campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto è stato prenotato da un
acquirente, se presenta difetti o è danneggiato e
così via.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale,
ossia indicando una o più parole consecutive
contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si
può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e
ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo
di tutta la merce comprata da un determinato
fornitore oppure di tutti i materiali dotati di
specifici elementi accessori. I risultati di ricerca
possono essere stampati su carta.
Il
pulsante Cerca sul Web apre il motore di
ricerca Google per trovare su Internet
informazioni riguardanti il prodotto merceologico
visualizzato in quel momento, usando come filtro i
dati inseriti dall'utente nei campi relativi alla
marca e al modello dell'articolo.
L'utente del software ha la possibilità di allegare
fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da
allegare alla scheda.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le schede del magazzino in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'app Inventario Merce
serve a visualizzare l'inventario di tutti i prodotti
del proprio magazzino o soltanto di quelli
appartenenti ad una tipologia. A tal fine, è
sufficiente indicare una tipologia nell'apposito
campo e premere il pulsante Visualizza. Per
ottenere l'inventario di tutti gli articoli in
magazzino, bisogna premere il pulsante Visualizza
senza indicare alcuna tipologia.
La
finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco
dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di
essi il codice identificativo, la marca e il modello,
il costo, la giacenza e il valore ottenuto
moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla
schermata è riportato l'ammontare del capitale
complessivo in magazzino che si ottiene sommando il
valore di tutti gli articoli merceologici.
Il campo "Tipologia" presente
nella schermata per la registrazione degli articoli
in magazzino è molto importante ai fini della
creazione degli inventari parziali, dal momento che
serve ad associare l'articolo ad una determinata
categoria merceologica. Questo significa che l'utente
deve inserire lo stesso valore in tale campo
all'interno della scheda di ciascun prodotto che si
vuole faccia parte di un determinato inventario
parziale.
Il
pulsante Stampa inventario permette di
ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata
in quel momento con l'indicazione in calce del valore
complessivo.
L'app Emissione Preventivi
consente la compilazione e la stampa di preventivi in
cui è possibile inserire fino a trenta voci su una
sola pagina di un foglio A4. La compilazione dei
documenti è facilitata dalla possibilità di
importare gli articoli presenti nel magazzino dei
ricambi auto effettuando, se si desidera,
l'aggiornamento della giacenza. Le informazioni
riguardanti la propria Ditta sono salvate in
automatico alla chiusura della schermata di lavoro.
L'applicazione
risulta utile per accontentare il cliente che vuole
sapere i costi prima di richiedere un servizio. I
preventivi hanno una loro numerazione progressiva,
che è gestita direttamente dal software. Si può
velocizzare la compilazione di un preventivo
importando dal magazzino i dati relativi ai prodotti
aggiornando o meno la giacenza, mentre i dati del
cliente possono essere importati dal relativo
archivio anagrafico.
Come nelle schede dei lavori eseguiti sugli
automezzi, è possibile utilizzare un logo
personalizzato da far apparire nei preventivi e si
può stabilire da che numero far partire la
numerazione automatica dei documenti.
Il
calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base
all'aliquota specificata è un'operazione effettuata
automaticamente dal programma. Tutti gli importi sono
calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre
dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due
centesimi.
Per inserire un nuovo preventivo in archivio, bisogna
innanzitutto fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Per aggiornare una scheda esistente, basta
visualizzarla nella schermata di lavoro, effettuare
le modifiche e premere Salva. La parte del
preventivo relativa ai dati del cliente può essere
compilata velocemente importando le informazioni dal
corrispondente archivio anagrafico. I dati
riguardanti la Ditta emittente (che normalmente sono
sempre gli stessi) restano memorizzati quando si esce
dalla schermata per la stesura del documento.
Per impostare il numero iniziale dal quale far
partire la numerazione dei preventivi bisogna
servirsi dell'apposito pulsante e indicare tale
numero nella finestra che appare.
Un'apposita
casella consente di prendere nota dei preventivi in
sospeso (ad esempio, di quelli che bisogna ancora
consegnare ai clienti oppure di quelli contenenti
articoli il cui prezzo potrebbe subire delle
variazioni). Premendo il pulsante contraddistinto
dall'icona della mano con una moneta, si ottiene
l'elenco di tutti i preventivi in sospeso presenti in
archivio. E' inoltre possibile indicare i dati del
veicolo del cliente premendo il pulsante Dati
veicolo.
Con il
pulsante Trova, l'utente può recuperare un
preventivo in archivio utilizzando uno o più filtri
di ricerca. E' possibile, ad esempio, ottenere
l'elenco di tutti i preventivi emessi in una certa
data oppure di quelli relativi alla vendita di
specifici articoli.
Gli estremi dei preventivi possono essere esportati
in un file di Excel.
L'applicazione Schede di Lavoro
è studiata per l'emissione del modulo di
accettazione del veicolo in officina, ossia della
scheda di lavorazione da stampare e consegnare al
cliente su richiesta in cui registrare ogni
intervento tecnico effettuato. Tale scheda riporta i
dati dell'automezzo (targa, marca e modello, telaio,
data di immatricolazione, tipo di alimentazione,
livello del carburante, chilometri percorsi, data di
scadenza del tagliando, livelli dell'olio, stato
della garanzia), i dati del cliente, la data e l'ora
dell'accettazione del veicolo in officina e il luogo
in cui è stato effettuato l'intervento (ad esempio,
presso l'officina o su strada), il nome del meccanico
responsabile dei lavori, le anomalie segnalate dal
cliente, i controlli effettuati, i lavori eseguiti, i
ricambi e materiali utilizzati, le eventuali
raccomandazioni per il cliente, la data e l'ora della
riconsegna del veicolo al termine dei lavori.
Con la funzione Riepilogo Schede di Lavoro
Emesse è possibile ottenere il riepilogo per
intervallo di tempo delle Schede di Lavoro relative a
ciascun cliente o automezzo visualizzando il totale
degli importi percepiti.
La
scheda di lavorazione consente anche di annotare lo
stato dei lavori, ossia se l'automezzo è stato
riparato o revisionato, se non è riparabile o se è
pronto per la riconsegna. Nella scheda si può
indicare il numero e la data della fattura che è
stata rilasciata al cliente e l'importo della stessa.
E' inoltre presente una sezione per compilare un
elenco dettagliato dei prodotti e servizi forniti al
cliente che potrà essere stampato.
Per inserire una Scheda di Lavoro in archivio,
bisogna premere il pulsante Nuovo,
descrivere l'intervento compilando le caselle che
interessano e fare clic su Salva. Per
aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla
nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca
oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio
con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi
di testo e fare clic su Salva.
Quando
si preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quante Schede di Lavoro sono già presenti in
archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si
vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato.
Un'apposita casella permette di specificare se il
veicolo è stato riconsegnato al cliente. Con un solo
clic, è possibile visualizzare l'elenco degli
automezzi non ancora riconsegnati ai clienti.
La
compilazione della scheda può essere velocizzata
importando i dati dall'archivio dei clienti. Il
pulsante Stampa serve a stampare su carta la
Scheda di Lavoro selezionata, che all'occorrenza può
essere visualizzata in anteprima o esportata in
formato PDF. Se si desidera stampare una Scheda di
Lavoro contenente l'elenco dettagliato dei prodotti e
servizi forniti al cliente, bisogna premere il
pulsante Stampa presente nella schermata in
cui compare lo stesso elenco.
La
funzione Trova permette di creare riepiloghi
degli interventi tecnici utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può
ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti da un
certo meccanico in uno specifico giorno o mese
dell'anno, a favore di un determinato cliente, su un
preciso automezzo, e così via.
A
ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione relativa
all'autoveicolo riparato o revisionato.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le Schede di Lavoro in un foglio di
lavoro di Microsoft Excel.
Tutti gli archivi di Autofficina Facile
possono essere esportati in un file di Microsoft
Excel utilizzando una semplice funzione
accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel
generato potrà essere aperto con qualsiasi
applicazione in grado di gestire i file in formato XLS
(ad esempio, con Open Office, Libre
Office o Microsoft Office).
Il
programma può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Autofficina
Facile può essere utilizzato anche su chiavetta
USB. A tal fine, basta copiare la cartella del
programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona
dell'applicazione per eseguirla. La copia della
cartella su dispositivo esterno è anche il metodo
più veloce per effettuare il backup di tutti gli
archivi.
Autofficina Facile è
quindi lo strumento ideale per le officine meccaniche
che vogliono avvalersi del proprio computer per
eseguire i propri interventi di riparazione o di
revisione dei veicoli e non dimenticare mai le
scadenze e gli appuntamenti con i propri clienti.
L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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