Analisi
Chimiche Pro è un software rivolto ai
laboratori di analisi che eseguono esami chimici,
microbiologici e fisici su campioni di diverse
matrici, quali alimenti, acque, rifiuti, terreni o
ambienti di lavoro. Il programma consente di
archiviare i dati dei clienti e di gestire
l'emissione dei rapporti di prova e dei certificati
di analisi chimica ad essi collegati in cui
registrare gli esiti analitici e le informazioni
necessarie all'interpretazione dei risultati.
La
pratica di collegare il certificato di analisi
chimica ad uno o più rapporti di prova permette di
organizzare i risultati degli esami di laboratorio in
modo più ordinato evidenziando, nel certificato, i
metodi di studio, di esecuzione e di analisi seguiti,
la motivazione delle scelte a base delle procedure
utilizzate, i tempi di conservazione della
documentazione e del campione di controllo e, infine,
il giudizio tecnico e le conclusioni finali. Il
rapporto di prova, invece, contiene un elenco
dettagliato dei metodi di test, delle condizioni e
dei risultati. In questo modo, si combinano le
informazioni necessarie in due documenti
complementari. Tale combinazione aiuta a garantire la
trasparenza e l'accuratezza delle informazioni
fornite, soddisfacendo sia i requisiti normativi che
le esigenze del cliente.
L'app Anagrafica
clienti memorizza le informazioni
relative a persone o aziende allo scopo di facilitare
la compilazione dei rapporti di prova e dei
certificati di analisi chimica grazie ad una semplice
funzione di importazione dei dati dall'archivio.
Questo ambiente di lavoro è, in effetti, una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate con cui è possibile controllare la
validità del numero di partita IVA, del codice
fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di
credito, nonché inviare un messaggio e-mail al
nominativo selezionato.
Nell'archivio
anagrafico è possibile annotare cognome, nome, data
e luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di
residenza, le modalità di pagamento preferite, i
recapiti telefonici di casa, ufficio e cellulare,
l'indirizzo e-mail e di posta elettronica
certificata, il recapito preferenziale dove il
cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario. La scheda del cliente consente, inoltre, di
registrare gli estremi di un documento di
riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i
titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e
servizi di interesse e, infine, la zona di
appartenenza.
Il campo "E-mail" è affiancato da
un pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità relative
all'emissione di un rapporto di prova o di un
certificato di analisi chimica. Per visualizzare tale
elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, ai familiari del
cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una
certa zona, a cui interessano determinati servizi
forniti dal proprio laboratorio di analisi, che hanno
particolari questioni in sospeso o per i quali è
stata registrata una certa parola o espressione
distintiva nel campo delle note.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento oppure dei rapporti di prova o
certificati di analisi chimica richiesti dal cliente.
Il contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
visualizzata in anteprima, stampata su carta o
salvata in un file PDF. L'archivio
anagrafico dei clienti può essere esportato in un
file di Microsoft Excel utilizzando una
semplice funzione accessibile con pochi clic del
mouse.
L'app Modelli di analisi è
studiata per velocizzare la compilazione dei rapporti
di prova consentendo all'utente del software di
creare uno schedario di modelli precompilati in cui
registrare i parametri, i metodi di prova, le unità
di misura e i valori limite che compaiono nello
stesso rapporto. In fase di compilazione di un
rapporto di prova, si potrà quindi importare un
modello di analisi evitando di dover inserire uno a
uno i vari esami previsti per quella tipologia di
campione.
Per
registrare un nuovo modello di analisi, bisogna
premere il pulsante Nuovo e indicare il nome
dell'analisi da effettuare, il tipo di campione da
esaminare e i singoli parametri richiesti dalla
stessa analisi, specificando per ciascuno di essi il
metodo di prova, l'unità di misura e il valore
limite. Si tenga presente che in ogni modello di
analisi è possibile indicare fino a un massimo di
trenta parametri. Dopo aver compilato i campi di
testo, è sufficiente premere il pulsante Salva
per inserire la scheda in archivio. Per modificare
una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella
schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento
dei record o la funzione di ricerca, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva.
Se si ha bisogno di registrare un modello di analisi
molto simile ad un altro già presente in archivio,
è possibile velocizzare l'operazione duplicando la
vecchia scheda. A tal fine, basta visualizzare la
scheda da duplicare, premere il pulsante Duplica,
apportare le modifiche desiderate e fare clic su Salva.
Il
pulsante Allega file consente di allegare
fino a tre file a ciascun modello di analisi. Tali
file possono contenere qualsiasi tipo di documento
collegato al modello di analisi descritto nella
scheda. Il contenuto di ogni allegato può essere
descritto nell'apposito campo di testo e il file può
essere aperto in qualsiasi momento premendo il
pulsante Apri.
Il pulsante Trova visualizza l'elenco
completo dei modelli di analisi registrati in
archivio con la possibilità di rintracciare la
scheda di interesse usando come filtro di ricerca
qualsiasi parola presente nel nome dell'analisi o nel
tipo di campione. Per riaprire la scheda di un
modello di analisi, basta selezionarla nella lista
con un doppio clic.
La
scheda del singolo modello di analisi può essere
visualizzata in anteprima o stampata direttamente su
carta, mentre l'intero archivio può essere esportato
in un file di Microsoft Excel.
L'app Rapporti di prova
consente al laboratorio di analisi di emettere
referti relativi ai campioni analizzati. Il software
registra i rapporti di prova in archivi annuali per
cui la prima operazione da effettuare per gestire
tali documenti è quella di indicare l'anno solare di
interesse e premere il pulsante Apri.
Una
volta entrati nella schermata per l'emissione dei
rapporti di prova, bisogna premere il pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo con i dati relativi al
proprio laboratorio di analisi, al committente e agli
esami da effettuare e, infine, fare clic su Salva.
Si tenga presente che i campi riguardanti la
denominazione del laboratorio di analisi, il nome del
committente, il numero progressivo e la data di
emissione del documento, la tipologia di analisi
eseguita e il campione analizzato sono a compilazione
obbligatoria.
Per modificare un rapporto di prova esistente,
bisogna visualizzarlo nella schermata di lavoro
usando le frecce di scorrimento delle schede o la
funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Quando
si preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quanti rapporti di prova sono già presenti in
archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si
vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante contraddistinto dalla lettera N. Se
si desidera, è possibile far sì che il software
indichi l'anno solare dopo il numero progressivo del
documento.
Se si
è provveduto a registrare un modello di analisi
nell'apposito archivio, è possibile velocizzare la
compilazione di un rapporto di prova riferito alla
stessa tipologia di analisi importando i dati dal
medesimo archivio. A tal fine, dopo aver premuto il
pulsante Nuovo, bisogna fare clic sul
pulsante contraddistinto dall'icona di una freccia
obliqua, selezionare con un doppio clic il modello di
analisi dall'elenco che appare, completare il
rapporto indicando i risultati degli esami effettuati
e gli altri dati richiesti dal documento e, infine,
premere Salva.
I dati
del committente possono essere importati
dall'archivio anagrafico dei clienti utilizzando il
pulsante presente a destra del campo di testo
riservato, appunto, al committente.
Premendo il pulsante Risultati analitici si
visualizza la tabella in cui inserire i dati delle
analisi effettuate.
Il
pulsante Logo permette di inserire il logo
del proprio laboratorio di analisi nella stampa del
rapporto di prova. E' possibile utilizzare come logo
una qualsiasi immagine in formato Jpeg o Bitmap.
Il software provvederà a ridurre in scala le
dimensioni del logo per adattare l'immagine allo
spazio disponibile nel rapporto di prova cartaceo.
Il logo
e i dati relativi al laboratorio di analisi si
salvano in automatico alla chiusura della finestra di
lavoro, per cui non sarà necessario inserirli
nuovamente quando si dovrà emettere un nuovo
rapporto di prova.
La casella Consegnato al committente va
spuntata quando il cliente riceve il rapporto di
prova dal laboratorio di analisi. Il pulsante
contraddistinto dall'icona di un visto mostra il
riepilogo di tutti i rapporti di prova non ancora
consegnati ai committenti.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun rapporto di prova fino a tre
file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale di qualsiasi documento
relativo agli esami effettuati. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Per trovare le schede dei rapporti di prova in
archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di
ricerca contemporaneamente. In questo modo si può
ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i rapporti di
prova richiesti da un certo committente e riferiti a
una certa tipologia di analisi.
Appositi
pulsanti consentono di visualizzare il rapporto di
prova in anteprima o di stamparlo direttamente su
carta. La stampa su carta del rapporto di prova
occupa un solo foglio di formato A4. In alto,
appaiono il logo e i dati del laboratorio di analisi,
seguiti dal numero progressivo del documento e dalla
data di emissione. Gli altri dati presenti nel
rapporto di prova riguardano il nome dell'analisi
eseguita, le informazioni sul committente, la
descrizione del campione analizzato, il luogo e la
data del prelievo, chi ha effettuato il
campionamento, il contenitore utilizzato, la data e
l'ora di ricezione del campione, la data di inizio e
di fine analisi, l'elenco dei dati analitici completi
di parametri, metodi di prova, unità di misura,
risultati e valori limite e, infine, le osservazioni
sui risultati analitici espresse dal laboratorio.
In calce al documento, è presente un apposito spazio
per la firma del responsabile di laboratorio,
unitamente alla nota informativa sulla privacy.
L'archivio
annuale dei rapporti di prova può essere esportato
in un file di Microsoft Excel.
L'app Certificati di analisi chimica
consente al laboratorio di analisi di emettere
certificazioni analitiche relative ai campioni
analizzati facendo riferimento ad uno o più rapporti
di prova contenenti i dettagli specifici sui test
eseguiti. Come per i rapporti di prova, il software
registra i certificati di analisi chimica in archivi
annuali per cui la prima operazione da effettuare per
gestire tali documenti è quella di indicare l'anno
solare di interesse e premere il pulsante Apri.
Una
volta entrati nella schermata per l'emissione dei
certificati di analisi chimica, bisogna premere il
pulsante Nuovo, compilare i campi di testo
con i dati relativi al proprio laboratorio di
analisi, al committente e agli esami da effettuare e,
infine, fare clic su Salva. Si tenga
presente che i campi riguardanti la denominazione del
laboratorio di analisi, il nome del committente, il
numero progressivo e la data di emissione del
documento, la tipologia di analisi eseguita e il
campione analizzato sono a compilazione obbligatoria.
Per modificare un certificato di analisi chimica
esistente, bisogna visualizzarlo nella schermata di
lavoro usando le frecce di scorrimento delle schede o
la funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Quando
si preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quanti certificati di analisi chimica sono già
presenti in archivio, partendo da 1 se l'archivio è
vuoto. Se si vuole far partire la numerazione
automatica dei documenti da un numero superiore, è
necessario utilizzare l'apposita funzione accessibile
tramite il pulsante contraddistinto dalla lettera N.
Se si desidera, è possibile far sì che il software
indichi l'anno solare dopo il numero progressivo del
documento.
I dati del committente possono essere importati
dall'archivio anagrafico dei clienti utilizzando il
pulsante presente a destra del campo di testo
riservato, appunto, al committente.
Il
pulsante Logo permette di inserire il logo
del proprio laboratorio di analisi nella stampa del
certificato di analisi chimica. E' possibile
utilizzare come logo una qualsiasi immagine in
formato Jpeg o Bitmap. Il software
provvederà a ridurre in scala le dimensioni del logo
per adattare l'immagine allo spazio disponibile nel
certificato di analisi chimica cartaceo. Il logo e i
dati relativi al laboratorio di analisi si salvano in
automatico alla chiusura della finestra di lavoro,
per cui non sarà necessario inserirli nuovamente
quando si dovrà emettere un nuovo certificato di
analisi chimica.
Premendo il pulsante Dettagli tecnici si
visualizza la schermata in cui indicare il metodo di
studio, di esecuzione e di analisi seguiti, la
motivazione delle scelte a base delle procedure
utilizzate, i rapporti di prova e gli altri documenti
allegati, il tempo di conservazione della
documentazione e del campione di controllo, le
conclusioni e il giudizio tecnico.
La
casella Consegnato al committente va
spuntata quando il cliente riceve il certificato di
analisi chimica dal laboratorio di analisi. Il
pulsante contraddistinto dall'icona di un visto
mostra il riepilogo di tutti i certificati di analisi
chimica non ancora consegnati ai committenti.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun certificato di analisi chimica
fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la copia digitale di qualsiasi
documento relativo agli esami effettuati. Il
contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Per
trovare le schede dei certificati di analisi chimica
in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri
di ricerca contemporaneamente. In questo modo si può
ottenere, ad esempio, l'elenco di tutti i certificati
richiesti da un certo committente e riferiti a una
certa tipologia di analisi.
Appositi
pulsanti consentono di visualizzare il certificato di
analisi chimica in anteprima o di stamparlo
direttamente su carta. La stampa su carta del
certificato occupa le due facciate di un foglio A4.
In alto, sul fronte, appaiono il logo e i dati del
laboratorio di analisi, seguiti dal numero
progressivo del documento e dalla data di emissione.
Gli altri dati presenti nel certificato di analisi
chimica riguardano il nome dell'analisi eseguita, le
informazioni sul committente, la descrizione del
campione analizzato, il luogo e la data del prelievo,
chi ha effettuato il campionamento, il contenitore
utilizzato, la data e l'ora di ricezione del
campione, la data di inizio e di fine analisi.
Nel certificato, sono indicati i metodi di studio, di
esecuzione e di analisi seguiti, la motivazione delle
scelte a base delle procedure utilizzate, i tempi di
conservazione della documentazione e del campione di
controllo e, infine, il giudizio tecnico e le
conclusioni finali. In calce al documento, è
presente un apposito spazio per la firma del chimico
responsabile del laboratorio.
L'archivio
annuale dei certificati di analisi chimica può
essere esportato in un file di Microsoft Excel.
Analisi Chimiche Pro è
fortemente integrato con Excel, dal momento
che le due app che compongono il software consentono
di esportare i dati nel formato del programma della
Microsoft. A tal fine, è sufficiente che nel proprio
PC sia installata una qualsiasi applicazione per la
gestione dei file in formato XLS (ad
esempio, Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Analisi
Chimiche Pro può essere utilizzato
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Il software può essere usato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
Analisi Chimiche Pro è
quindi un valido strumento per semplificare la
gestione dei laboratori di analisi chimiche,
microbiologiche, fisiche, alimentari, organolettiche
e ambientali, permettendo di emettere rapporti di
prova e certificati di analisi chimica in modo
estremamente veloce e di tenere traccia di tutti i
propri clienti. L'utente rimarrà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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