Archivio
Su Misura 4.0 è un software che consente,
in pochi secondi, di crearsi un database
personalizzato dotato di un'avanzata funzione di
ricerca. L'applicazione dispone, inoltre, di un
archivio anagrafico in cui registrare clienti o
contatti di qualsiasi genere. Ciascuna scheda del
database personalizzato potrà essere abbinata ad un
nominativo dell'archivio anagrafico.
Nel
programma è presente un semplice ambiente che
permette di impostare i titoli dei campi di testo che
costituiranno il proprio database. E' inoltre
possibile personalizzare la schermata di avvio del
software indicando il nome e il sottotitolo
dell'archivio nonché caricando un'immagine di
propria scelta. Al termine della personalizzazione si
disporrà, quindi, di un vero e proprio database
creato su misura relativamente ai dati da gestire e
all'estetica.
Facendo clic sulla scritta Impostazioni
presente nella finestra di partenza del software si
accede a un ambiente che consente sia di
personalizzare la schermata di avvio sia di
specificare il nome del database da creare e di
indicare quali dovranno essere i titoli che
appariranno in cima alle caselle che compongono le
schede dell'archivio.
Nelle impostazioni
per la schermata di avvio è possibile
inserire un'immagine in formato Jpeg di
propria scelta che andrà a sostituire
quella di default. L'immagine di default può essere
cancellata o ripristinata in qualsiasi momento
utilizzando appositi pulsanti. Lo stesso ambiente
permette di indicare il nome del database
che apparirà sia nella schermata di avvio sia nella
finestra per la gestione dei record. Si può anche
personalizzare il testo del sottotitolo
che apparirà in basso in calce all'immagine di
propria scelta.
Come
già accennato, l'ambiente per l'impostazione
dei campi di testo è quello che consente di
creare i campi che costituiranno il database. Si
tenga presente che la casella relativa al titolo del
primo campo di testo è a compilazione obbligatoria e
che la lunghezza massima di ciascun titolo è quella
visibile nell’etichetta sopra la relativa
casella. I primi sei campi di testo sono
particolarmente importanti in quanto potranno essere
usati come filtri di ricerca per trovare le schede in
archivio.
Una volta indicati i titoli dei campi e il nome
dell'archivio, è sufficiente fare clic sul pulsante Applica
e chiudi per salvare le impostazioni. Il
pulsante Annulla permette di uscire
dalla finestra delle impostazioni senza salvare le
modifiche effettuate.
A
questo punto il database è pronto per l'uso.
Premendo il pulsante Database nella
schermata di partenza del software, si entrerà
nell'ambiente di lavoro in cui gestire le schede.
Ciascuna scheda del database mostra nella parte
superiore i 14 (quattordici) campi
definiti nell'ambiente Impostazioni,
mentre al centro compaiono i dati del
nominativo associato alla scheda (cognome e
nome, via e numero civico, Comune e provincia di
residenza, indirizzo e-mail, recapito telefonico
preferenziale, codice fiscale, partita IVA). Il
pulsante con la freccia rossa a destra del campo
riservato al cognome e nome consente di importare i
dati del nominativo dall'archivio dei Clienti. In
fondo alla schermata sono presenti due ulteriori
campi di testo: il primo serve a memorizzare del
testo di qualsiasi genere da utilizzare come chiave
di ricerca su Google, il secondo serve ad
abbinare l'indirizzo di un sito Internet
al record corrente.
Dopo
aver archiviato le schede, il software consente di
effettuare ricerche avanzate nel database
funzionanti anche con chiave parziale, ossia
indicando una o più parole consecutive contenute nei
primi sei campi di testo del database creato
dall'utente nonché nei campi relativi al cognome e
nome del contatto associato, al Comune di residenza,
al codice fiscale e alla partita IVA. Per ogni
ricerca si può utilizzare uno o più campi
contemporaneamente.
A
ciascuna scheda è possibile allegare file di
qualsiasi genere che potrebbero essere la
versione digitale di documenti cartacei oppure file
grafici o multimediali correlati al documento
medesimo, la copertina o il testo di un libro se si
crea un archivio per la propria biblioteca, la
locandina o il file video di un film se si vuole
gestire una raccolta di DVD, la foto di una persona o
del suo documento di identità se si realizza una
rubrica dei contatti, e così via.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio documenti
simili, dopo aver salvato la prima scheda è
possibile duplicare i dati creando
un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto
effettuare le modifiche o integrazioni desiderate e
salvare la nuova scheda.
Mettendo il segno di spunta sulla casella Segnala,
la scheda sarà inclusa automaticamente nell'elenco
dei record segnalati. Tale funzione permette, ad
esempio, di tenere traccia dei pagamenti in sospeso,
dei lavori da ultimare, delle persone da contattare,
eccetera. Per visualizzare la lista di tali record
basta fare clic sul pulsante Segnalati.
E' possibile esportare l'intero archivio in
un foglio di Microsoft Excel per poter
condividere i dati con chi non possiede lo stesso
programma. L'esportazione è possibile anche se non
si dispone di Excel della Microsoft ma, ad esempio,
di Open Office o qualsiasi software in grado di
gestire file in formato .XLS. Le
singole schede del database possono, invece, essere visualizzate
in anteprima o stampate su carta.
I dati
presenti nelle schede sono salvati all'interno di un
unico file collocato nella cartella di installazione
del software. Per effettuare il backup dei
dati sarà quindi sufficiente copiare
la cartella di Archivio su Misura 4.0 su una
chiavetta USB o su un qualsiasi altro
supporto.
Se si vuole creare un secondo archivio sullo
stesso computer, basta duplicare la cartella
di installazione di Archivio su Misura 4.0
e assegnarle un nome significativo. Per lanciare
velocemente il programma si può creare un
collegamento sul Desktop al file eseguibile presente
in tale cartella. Questa procedura permette di creare
un numero illimitato di archivi sullo stesso
computer.
L'Anagrafica Clienti memorizza le
informazioni relative a persone o aziende allo scopo
di facilitare la compilazione delle schede del
database personalizzato grazie ad una semplice
funzione di importazione dei dati dall'archivio.
Questo ambiente di lavoro è, in effetti, una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate con cui è possibile controllare la
validità del numero di partita IVA, del codice
fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di
credito, nonché inviare un messaggio e-mail al
nominativo selezionato.
Nell'Anagrafica
Clienti è possibile annotare cognome, nome,
data e luogo di nascita del Cliente, l'indirizzo di
residenza, le modalità di pagamento preferite, i
recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e
fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale
dove il Cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario. La scheda del Cliente consente, inoltre, di
registrare gli estremi di un documento di
riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i
titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e
servizi di interesse, e la zona di appartenenza.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso
con il Cliente, è possibile prenderne nota
nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di
spunta sulla casella Da ricontattare,
si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti
i Clienti con questioni in sospeso che vogliono
essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il
problema è stato risolto o quando ci sono novità
relative alla fornitura di un prodotto o di un
servizio. Per visualizzare tale elenco, basta fare
clic sul pulsante Da ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede con dati
molto simili perché riferite, ad esempio, ai
familiari del Cliente che risiedono allo stesso
indirizzo. Per duplicare la scheda di un Cliente,
basta visualizzare quella già registrata in
archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Per trovare le schede dei Clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si
può ottenere l'elenco di tutti i Clienti che
risiedono in una certa zona, a cui interessano
determinati prodotti o servizi, che hanno particolari
questioni in sospeso o per i quali è stata
registrata una certa parola o espressione distintiva
nel campo Note.
La
funzione Allega file consente di
abbinare alla scheda di ciascun Cliente fino a tre
file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento oppure un file di Word in cui annotare
tutti gli acquisti effettuati dal Cliente o tutti i
servizi a lui prestati. Il contenuto di ogni allegato
può essere descritto nell'apposito campo di testo e
il file può essere aperto in qualsiasi momento
premendo il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare
la validità del codice fiscale del Cliente,
del numero di carta di credito,
dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA.
Se il
numero di partita IVA è esatto, il software
indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato. Il campo E-mail è
affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
La scheda di ogni singolo Cliente può essere visualizzata
in anteprima, stampata su carta
o salvata in un file PDF.
L'archivio
anagrafico dei Clienti può essere esportato
in un file di Microsoft Excel utilizzando
una semplice funzione accessibile con pochi clic del
mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere
aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire
i file in formato .XLS (ad esempio, Open
Office o Microsoft Office).
Archivio
Su Misura 4.0 può essere utilizzato anche
su chiavetta USB. L'acquisto di una singola licenza
autorizza l'utente ad installare il software su tutte
le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente. Tale password deve
essere costituita da almeno otto caratteri e può
essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per
il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la
parola chiave "autenticazione"
(senza virgolette).
Archivio
Su Misura 4.0 è quindi lo strumento ideale per chi
vuole costruirsi, a tempo di record, un efficace
sistema di gestione dati personalizzato senza dover
imparare complessi linguaggi di programmazione.
L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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