Scadenzario
Veicoli è un software facile e
intuitivo studiato per archiviare le informazioni e
le foto di ogni mezzo del parco auto aziendale,
tenere sotto controllo i costi di manutenzione degli
automezzi e le scadenze riguardanti la revisione, il
tagliando, l'assicurazione e il bollo.
L'app Parco
Automezzi permette di creare una
dettagliata scheda descrittiva di ogni mezzo della
propria flotta corredata di foto in cui registrare il
tipo di veicolo, la destinazione e l'uso, la marca e
il modello, il numero di targa e di telaio, l'anno di
immatricolazione, il colore, il tipo di pneumatici
montati, lo stato del veicolo, il tipo di
alimentazione (benzina, diesel, elettricità, GPL,
ibrida, metano), i cavalli fiscali o kW, la
cilindrata, i chilometri percorsi e la data in cui è
stata effettuata la lettura, il numero di posti, la
portata massima e la classe di compatibilità
ambientale.
E'
inoltre possibile annotare gli incidenti subiti, il
nome della compagnia di assicurazione, il telefono
dell'assicuratore e l'importo dell'ultima polizza
pagata. Ad ogni mezzo si può associare il relativo
proprietario, l'autista e il meccanico di fiducia con
relativi recapiti telefonici. Ogni ulteriore
informazione riferita al veicolo può essere inserita
nel campo delle note.
Per
registrare una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
i campi riguardanti il tipo di veicolo, la marca, il
modello e il numero di targa sono a compilazione
obbligatoria.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche desiderate e premere Salva. Una
scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il
pulsante Carica foto permette di inserire
l'immagine del veicolo in formato Jpeg o Bitmap
nella scheda tecnica descrittiva. Tale immagine viene
ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle
dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque
possibile visualizzare la foto a tutto schermo
facendo clic sull'icona dello zoom.
L'immagine
del mezzo visibile nella scheda può essere salvata
su disco o cancellata in qualsiasi momento
utilizzando gli appositi pulsanti.
Il pulsante Slide Show mostra in sequenza ad
intervalli di sei secondi e a schermo intero tutte le
foto dei veicoli presenti nel parco automezzi. Una
volta visualizzata l'ultima foto in archivio, la
presentazione riprende dal principio. Per uscire
dalla modalità Slide Show è sufficiente
fare clic su un punto qualsiasi della schermata.
Il
pulsante Duplica è utile se si deve
registrare la scheda di un nuovo veicolo che ha molti
elementi in comune con quella di un veicolo già in
archivio. A tal fine, è sufficiente richiamare la
vecchia scheda, premere Duplica, apportare
le dovute modifiche nei campi di testo e premere Salva.
Il
programma consente di allegare a ciascuna scheda file
esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere,
ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei
documenti dell'automezzo, come il libretto di
circolazione, la ricevuta di pagamento del bollo o il
contratto di assicurazione.
Il
pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un
certo proprietario o assegnati allo stesso autista,
oppure di quelli di una certa marca o modello. I
risultati di ciascuna ricerca possono essere
stampati.
L'utente
addetto all'aggiornamento delle schede dei veicoli
dovrebbe aggiornare regolarmente la data di scadenza
della revisione, del tagliando, dell'assicurazione e
del bollo. Così facendo, sarà possibile tenere
sotto controllo i pagamenti da effettuare sfruttando
l'app per il monitoraggio delle scadenze imminenti.
Il pulsante Gestione costi è studiato per
annotare le spese sostenute per il veicolo, ad
esempio per le manutenzioni ordinarie e
straordinarie, e sapere quanto ci è costato il mezzo
complessivamente. Per usufruire di tale funzione,
bisogna innanzitutto memorizzare la scheda
descrittiva del veicolo o richiamarla dall'archivio
se è già stata salvata, quindi fare clic sul
pulsante Gestione costi e premere il
pulsante Aggiungi costo per registrare una
nuova spesa. Per modificare i dati di una spesa già
registrata, bisogna premere il pulsante Modifica
costo dopo aver selezionato la voce di interesse
dall'elenco.
Un
costo va registrato indicando la data e la causale
del pagamento, il nome del pagatore e del
beneficiario e l'importo pagato. Il totale
complessivo dei costi sostenuti per il veicolo viene
calcolato automaticamente e visualizzato in calce
all'elenco che compare quando si apre la finestra per
la gestione dei costi. Il pulsante Stampa
riepilogo consente di stampare il riepilogo
delle spese relative al veicolo selezionato.
La
scheda tecnica descrittiva completa di foto di
ciascun veicolo può essere visualizzata in anteprima
o stampata su carta, mentre l'intero archivio del
parco automezzi può essere esportato in un file di Microsoft
Excel.
L'app Scadenze Imminenti
consente di monitorare, per ciascun veicolo, le
scadenze relative alla revisione, al tagliando, al
rinnovo dell'assicurazione e al pagamento del bollo
sulla base dei dati inseriti nell'archivio del parco
automezzi.
Per
visualizzare l'elenco delle scadenze imminenti è
sufficiente premere uno dei quattro pulsanti
arancioni presenti nella schermata di selezione. Il
riepilogo che appare visualizza, a seconda del
pulsante premuto, le revisioni, i tagliandi, le
assicurazioni o i bolli già scaduti o in scadenza
nei prossimi 7 giorni. Tale riepilogo può essere
stampato su carta.
Dopo
aver ottemperato a una scadenza, bisogna ricordarsi
di aggiornare la scheda del veicolo nel parco
automezzi inserendo la prossima data di scadenza
sovrascrivendo quella passata.
Inoltre,
è buona norma registrare il pagamento effettuato
nella finestra accessibile tramite il pulsante Gestione
costi presente nella stessa scheda.
Il
software può essere usato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il programma su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Scadenzario
Veicoli può essere utilizzato anche su
chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la
cartella del programma su pen-drive e fare
doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Scadenzario Veicoli è
quindi il programma ideale per le ditte che
dispongono di un autoparco e vogliono monitorare i
costi di manutenzione ed essere avvisati quando sta
per scadere il bollo, la revisione, il tagliando o
l'assicurazione, tenendo traccia di ogni informazione
riguardante ciascun mezzo della propria flotta.
L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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