Noleggio
Biciclette Pro è un software rivolto
alle ditte di noleggio di bici, e-bike, mountain bike
ecc. per gestire i contratti di locazione dei mezzi,
il parco biciclette e le prenotazioni dei clienti. E'
possibile monitorare la disponibilità di ogni mezzo
grazie a un planner annuale ed inserire il logo della
propria ditta nei contratti di noleggio e nelle
schede di verifica dello stato dei veicoli alla
riconsegna.
L'app Flotta
Bici permette di creare una dettagliata
scheda descrittiva di ogni mezzo del parco
biciclette, mountain bike, e-bike ecc. di cui la
propria ditta di noleggio dispone. Ogni scheda è
corredata di una foto e permette di registrare il
numero identificativo assegnato al mezzo, la marca e
il modello, il numero di telaio, le misure della
bici, la taglia, l'anno di costruzione, il colore, il
tipo di freni e di pneumatici montati, lo stato del
veicolo, il suo valore attuale e il peso complessivo.
E' inoltre possibile annotare le condizioni applicate
al noleggio della bicicletta, ossia la tipologia di
tariffa, il criterio per il conteggio dei giorni e
delle ore e per il calcolo di eventuali eccedenze se
il cliente restituisce il mezzo in ritardo, l'importo
unitario e gli accessori forniti al cliente
unitamente alla bici (ad es. casco omologato,
lucchetto e catena antifurto, kit per riparazione
forature).
Nel
caso in cui sia stata stipulata un'assicurazione per
furto e danno della bici a noleggio, l'app permette
di annotare gli estremi della compagnia assicurativa,
il recapito telefonico dell'assicuratore e l'importo
della polizza. Infine, è possibile registrare i nomi
e i recapiti telefonici del responsabile del mezzo
all'interno della ditta e del meccanico a cui ci si
rivolge per esigenze di riparazione o manutenzione.
Ogni ulteriore informazione riferita al veicolo può
essere inserita nel campo delle note.
Il pulsante Carica foto permette di inserire
l'immagine della bicicletta in formato Jpeg
o Bitmap nella scheda tecnica descrittiva.
Tale immagine viene ridotta in scala automaticamente
per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di
anteprima. E' comunque possibile visualizzare la foto
a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom.
L'immagine della bici visibile nella scheda può
essere salvata su disco o cancellata in qualsiasi
momento utilizzando gli appositi pulsanti.
I dati
relativi alla bicicletta e alle condizioni di
locazione potranno essere importati in fase di
emissione del contratto di noleggio per velocizzarne
la compilazione.
Per registrare una nuova scheda, è sufficiente fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo e premere Salva. Si tenga presente
che i campi riguardanti il numero della bici, la
marca e il modello, la taglia e il colore sono a
compilazione obbligatoria.
Il pulsante Duplica è utile se si deve
registrare la scheda di una nuova bicicletta che ha
molti elementi in comune con quella di un veicolo
già in archivio. A tal fine, è sufficiente
richiamare la vecchia scheda, premere Duplica,
apportare le dovute modifiche nei campi di testo e
premere Salva.
Per
aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla
nella finestra di lavoro, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva. Una scheda già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare il record precedente
o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutte le biciclette assegnate
allo stesso responsabile, oppure di quelle di una
certa marca e modello. I risultati di ciascuna
ricerca possono essere stampati.
Il
programma consente di allegare a ciascuna scheda file
esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere
le copie acquisite allo scanner dei documenti della
bicicletta o e-bike, come la ricevuta di acquisto o
il contratto di assicurazione.
La scheda tecnica descrittiva completa di foto di
ciascuna bicicletta può essere visualizzata in
anteprima o stampata su carta, mentre l'intero
archivio della flotta bici può essere esportato in
un file di Excel.
L'app Planner
Prenotazioni mette a disposizione un
planning annuale, ossia un calendario nel quale
annotare, per ciascuna bicicletta o e-bike, le
prenotazioni dei noleggi di ogni giorno dell'anno. La
prima operazione da eseguire per creare il planning
delle prenotazioni consiste nell'indicare un anno
solare, selezionare dall'elenco il veicolo da
noleggiare al cliente e premere il pulsante Apri.
I veicoli che appaiono nell'elenco di selezione sono
quelli presenti nella flotta bici precedentemente
compilata. Ogni bicicletta è indicata nell'elenco
con il suo numero identificativo, marca e modello,
taglia, colore e anno di costruzione.
Visualizzato
il planner annuale, per registrare la prenotazione
del noleggio di un veicolo in un certo giorno
dell'anno, basta fare clic sul numero del giorno
corrispondente nel calendario e digitare il nome del
cliente per cui si effettua la prenotazione,
eventualmente seguito da un suo recapito telefonico.
Per cancellare una prenotazione bisogna fare clic sul
giorno di interesse, cancellare il contenuto del
campo di testo e premere Applica e chiudi.
Il
salvataggio delle prenotazioni registrate nel
planning avviene automaticamente quando si esce dalla
schermata di lavoro.
Il pulsante Intervallo consente di
registrare velocemente una prenotazione che copre un
arco di tempo di più giorni. A tal fine, basta
selezionare la data di inizio e di fine intervallo,
indicare il nome del cliente e premere Applica e
chiudi.
E'
possibile registrare prenotazioni non solo per l'anno
corrente ma anche per gli anni futuri indicando
l'anno di interesse nell'apposita casella presente
nella schermata di accesso al planner annuale. I
giorni dell'anno che appaiono in rosso indicano che
la bicicletta è prenotata, quelli che appaiono in
viola indicano che è disponibile.
E' quindi chiaro che il planner annuale va aperto nel
momento in cui il cliente chiama per noleggiare una
bici o e-bike. L'addetto alle prenotazioni potrà
sapere a colpo d'occhio se il veicolo da noleggiare
è disponibile nei giorni che interessano al cliente
semplicemente visualizzando il planning annuale del
mezzo e controllando che quegli stessi giorni non
appaiano in rosso nel calendario.
Se il
veicolo è già stato prenotato da un altro cliente,
si può tornare all'elenco di selezione delle bici e
visualizzare il planning annuale di un altro mezzo.
Una volta appurato che esiste una bicicletta o e-bike
disponibile per il cliente, si può procedere a
registrare la prenotazione nel planner annuale.
Il pulsante Riepilogo permette di ottenere
l'elenco di tutte le prenotazioni del veicolo
registrate nel planner annuale in ordine cronologico,
mostrando i giorni prenotati seguiti dai nomi dei
clienti. Tale riepilogo può essere stampato
all'occorrenza.
Il
planning annuale relativo a ciascuna bicicletta può
essere visualizzato in anteprima o stampato su carta
per avere a disposizione il prospetto delle
prenotazioni.
L'app Contratti
di Noleggio consente di redigere
contratti di noleggio di biciclette inserendo i dati
sul momento oppure importando dalla flotta bici le
informazioni sul veicolo e sul tariffario. Il
software calcolerà automaticamente il totale dei
giorni della locazione in base alla data di inizio e
di fine noleggio.
Per inserire un contratto in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare un contratto di noleggio esistente,
bisogna visualizzarlo nella schermata di lavoro
usando le frecce di scorrimento dei record o la
funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Il
contratto di noleggio messo a disposizione dal
software occupa due pagine, ossia il fronte e il
retro di un foglio A4. Il fronte del contratto
riporta i dati relativi al locatore, al cliente, al
veicolo locato, ai costi del noleggio e alle polizze
assicurative.
Sul
retro della pagina sono invece indicate le condizioni
contrattuali generali.
L'app
consente di gestire anche la Scheda di verifica
stato veicolo, da compilare e stampare alla
riconsegna della bici o e-bike da parte del cliente
al termine del noleggio. Quest'ultimo documento è
preposto alla registrazione di eventuali danni e
anomalie visibili sul veicolo affinché la ditta
locatrice possa provvedere all'addebito delle spese
al cliente qualora i danni siano a lui imputabili.
In
ciascun contratto è possibile inserire le
informazioni anagrafiche del cliente o del minore di
cui egli si fa carico, gli estremi di un documento di
riconoscimento, i dati tecnici della bicicletta
noleggiata, i documenti del mezzo consegnati al
cliente e gli accessori forniti (ad esempio, il casco
omologato, la catena antifurto e il lucchetto), la
sede di ritiro e di riconsegna del mezzo, le tariffe
applicate, i criteri adottati per il conteggio degli
importi dovuti e per il calcolo delle eccedenze, la
cauzione, le modalità di pagamento, le polizze
assicurative incluse nel pacchetto, il tribunale del
foro di competenza in caso di controversia, il nome
del titolare del trattamento dei dati personali
nonché altre informazioni previste dalle normative
contrattuali.
Un apposito pulsante consente di verificare la
correttezza del codice fiscale del cliente.
Spuntando
la casella "Riconsegnato" si
indica che il cliente ha restituito il mezzo al
termine del noleggio. Il pulsante contraddistinto
dall'icona di un visto consente di visualizzare il
riepilogo delle biciclette non ancora riconsegnate.
Appare
quindi chiaro che, all'atto della restituzione del
veicolo, bisogna ricordarsi di aprire la scheda del
contratto di noleggio corrispondente, spuntare la
casella "Riconsegnato" e salvare
le modifiche.
Per
trovare uno o più contratti di noleggio in archivio
è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco dei contratti relativi ad un cliente
specifico, oppure di quelli riguardanti una
determinata bicicletta o stipulati in una certa data.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun contratto fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale della carta di identità
del cliente o qualsiasi altro documento relativo al
noleggio. Il contenuto di ogni allegato può essere
descritto nell'apposito campo di testo e il file può
essere aperto premendo il pulsante Apri.
E'
possibile visualizzare ed eventualmente modificare il
logo della propria ditta che apparirà nel contratto
di noleggio e nella scheda di verifica dello stato
del veicolo alla riconsegna.
Il
pulsante Stampa visualizza una finestra
dalla quale si può mandare in stampa il fronte e il
retro del contratto di noleggio.
L'archivio
dei contratti di noleggio, come quello della flotta
bici, può essere esportato in formato Excel.
Il
software funziona anche in una rete locale
se si ha necessità di condividere gli archivi fra
più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare il programma
su tutte le macchine di sua proprietà.
Noleggio Biciclette Pro
può essere utilizzato anche su chiavetta USB.
A tal fine, basta copiare la cartella del programma
su pen-drive e fare doppio clic sull'icona
dell'applicazione per eseguirla. La copia della
cartella su dispositivo esterno è anche il metodo
più veloce per effettuare il backup di
tutti gli archivi.
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password
che deve essere costituita da almeno otto caratteri e
che può essere cambiata dall'utente autorizzato
tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al
programma e dopo ogni installazione, bisogna
utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Noleggio
Biciclette Pro è quindi lo strumento
ideale per le ditte di noleggio bici che vogliono
avvalersi del proprio computer per gestire facilmente
le prenotazioni dei mezzi effettuate dai propri
clienti e la stesura dei contratti. L'utente rimarrà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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