Meccanico
Facile è un software semplice e
intuitivo rivolto alle autofficine meccaniche
composto da diverse app interagenti che permettono di
registrare l'anagrafica dei clienti e degli automezzi
che entrano in officina, gestire il magazzino degli
autoricambi, emettere preventivi e compilare,
stampare e archiviare le schede dei lavori eseguiti
sui mezzi dei clienti.
L'applicazione
Parco Automezzi permette di
creare una scheda per ogni veicolo in cui registrare
il tipo di mezzo, la marca e il modello, il numero di
targa e di telaio, la data di immatricolazione, il
colore, il tipo di alimentazione (benzina, diesel,
elettricità, GPL, ibrida, metano), i cavalli
fiscali, la cilindrata, la data e il prezzo di
acquisto, i chilometri di percorrenza per litro di
carburante, il numero di posti, la portata massima in
tonnellate, il numero di assi, gli impianti e gli
accessori in dotazione, la destinazione e l'uso, il
numero dell'apparato Telepass e quello della tessera
Viacard, il tipo di pneumatici montati e la classe di
compatibilità ambientale.
E' inoltre possibile annotare gli incidenti subiti,
il nome della compagnia di assicurazione e le
condizioni attuali del veicolo. Ad ogni mezzo si può
associare il relativo proprietario indicandone, oltre
al nome, il codice fiscale e il recapito
preferenziale.
Il
programma consente di allegare a ciascuna scheda file
esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere,
ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei
documenti dell'automezzo, come il libretto di
circolazione, il certificato di proprietà del
veicolo e il contratto di assicurazione.
Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo e premere Salva. Si tenga presente
che i campi "Tipo veicolo", "Marca",
"Modello" e "Targa"
sono a compilazione obbligatoria. Alcuni campi
relativi al veicolo e al proprietario ad esso
abbinato possono essere compilati velocemente
importando i dati dall'archivio anagrafico dei
clienti.
Per aggiornare una scheda esistente, bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una scheda già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare il record precedente
o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Il
pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i veicoli intestati a un
certo proprietario, oppure di quelli di una certa
marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca
possono essere stampati.
Se la
propria autofficina si occupa anche della vendita di
automezzi, l'utente addetto all'aggiornamento delle
schede dei veicoli dovrebbe costantemente verificare
la disponibilità di ciascun mezzo e, a seconda dei
casi, mettere o togliere il segno di spunta sulla
casella Veicolo in vendita. Così facendo,
l'utente potrà trovare immediatamente un veicolo
disponibile per la vendita quando ce ne sarà
bisogno. A tal fine, basta premere il pulsante In
vendita per visualizzare l'elenco di tutti i
mezzi nella cui scheda è stata spuntata la suddetta
casella.
Il
pulsante Stampa permette di ottenere su
carta le informazioni presenti in ciascuna scheda del
parco automezzi. Il software è anche in grado di
esportare la singola scheda in formato PDF e
l'intero archivio dei veicoli in un file di Microsoft
Excel.
L'applicazione Anagrafica Clienti
è utile per velocizzare la compilazione delle Schede
di Lavoro e dei preventivi grazie alla possibilità
di importare i dati, ma può essere usata anche come
una completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al cliente, il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA, del numero di carta di credito e del
codice IBAN.
Nell'archivio anagrafico è possibile annotare
cognome, nome, denominazione della Ditta, data e
luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di
residenza, il Codice Destinatario attribuito dal
Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ai
fini della fatturazione elettronica, i recapiti
telefonici di casa, ufficio e cellulare, l'indirizzo
e-mail e quello della PEC, il telefono preferenziale
dove il cliente desidera essere contattato, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN
bancario.
La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
le informazioni relative all'automezzo di sua
proprietà (tipo veicolo, marca e modello, telaio,
data immatricolazione, alimentazione, targa). Il
campo "Note" può essere sfruttato
per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi
genere relative al cliente.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede relative allo stesso
cliente perché, ad esempio, lo stesso possiede
diversi automezzi e si vuole creare una scheda per
ciascuno di essi. In questo modo, si potrà
richiamare in maniera opportuna la scheda relativa
all'automezzo da riparare o revisionare in fase di
compilazione dei vari documenti. Per duplicare la
scheda di un cliente, basta visualizzare quella già
registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i nuovi dati e premere Salva.
Per
trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti a cui è stato abbinato
un certo tipo di veicolo, oppure di quelli che
risiedono nello stesso Comune o che hanno determinate
questioni in sospeso con l'autofficina.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento. Il contenuto di ogni allegato può
essere descritto nell'apposito campo di testo e il
file può essere aperto in qualsiasi momento premendo
il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Magazzino Autoricambi
prevede l'archiviazione dei dati riguardanti i
prodotti e i servizi che potranno poi essere
richiamati per la compilazione dei preventivi e delle
Schede di Lavoro. E' possibile catalogare prodotti e
servizi di ogni genere, visualizzare un elenco di
tutta la merce in esaurimento, ottenere l'inventario
parziale o totale degli articoli in magazzino con il
valore complessivo del capitale in deposito.
La
catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto nella quale bisogna
indicare il codice dell'articolo, la tipologia
merceologica di appartenenza, la marca e il modello,
una descrizione delle caratteristiche principali, la
presenza di eventuali elementi accessori, la sua
ubicazione all'interno del magazzino, il nome del
fornitore del bene con relativi recapiti, la data di
acquisto e gli estremi del documento di
compravendita. Se si dispone di pneumatici è anche
possibile inserire le informazioni sull'efficienza
nel consumo di carburante, sull'aderenza su bagnato e
sul rumore esterno da rotolamento delle gomme.
Per
inserire la scheda di un articolo nell'archivio del
magazzino, bisogna premere il pulsante Nuovo,
descrivere la merce compilando le caselle che
interessano e fare clic su Salva. Per
aggiornare una scheda esistente, basta richiamarla
nella schermata di lavoro con la funzione di ricerca
oppure sfogliando, una a una, le schede in archivio
con gli appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi
di testo e fare clic su Salva. Il pulsante Stampa
serve a stampare su carta la scheda selezionata, che
all'occorrenza può essere visualizzata in anteprima
o esportata in formato PDF.
Il campo "Giacenza" deve essere
utilizzato per indicare la quantità del materiale
disponibile in magazzino. Tale valore può essere
aggiornato in qualsiasi momento attraverso i pulsanti
del segno più e del segno meno che permettono di
aggiungere o sottrarre un certo quantitativo di
merce. Si tenga presente che è anche possibile
effettuare l'aggiornamento della giacenza nel momento
in cui si compila un preventivo o una Scheda di
Lavoro importando i dati dal magazzino.
Il
pulsante Calcola va usato per calcolare il
prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza
IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi di testo.
Il pulsante Calcola valore consente di
ottenere il valore totale della merce in magazzino
moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza.
Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa,
per calcolare il prezzo senza IVA bisogna immettere
il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi
campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo Avviso sottoscorta permette di
essere avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Il
campo "Tipologia" è utile ai fini
della creazione degli inventari parziali, dal momento
che serve ad associare l'articolo ad una determinata
categoria merceologica. Questo significa che l'utente
deve inserire lo stesso valore in tale campo
all'interno della scheda di ciascun prodotto che si
vuole faccia parte di un determinato inventario
parziale.
Il campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto è stato prenotato da un
acquirente, se presenta difetti o è danneggiato e
così via.
Le
ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia
indicando una o più parole consecutive contenute in
un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può
utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò
consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di
tutta la merce comprata da un determinato fornitore
oppure di tutti i materiali dotati di specifici
elementi accessori. I risultati di ricerca possono
essere stampati su carta.
Il
pulsante Cerca sul Web apre il motore di
ricerca Google per trovare su Internet
informazioni riguardanti il prodotto merceologico
visualizzato in quel momento, usando come filtro i
dati inseriti dall'utente nei campi relativi alla
marca e al modello dell'articolo.
L'utente del software ha la possibilità di allegare
fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da allegare
alla scheda.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le schede del magazzino in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
Per visualizzare l'inventario di tutti i prodotti del
proprio magazzino o soltanto di quelli appartenenti
ad una tipologia, è sufficiente servirsi del
pulsante Inventario Merce presente nella
schermata di partenza del programma, indicare una
tipologia nell'apposito campo che compare nella
finestra successiva e premere il pulsante Visualizza.
Per ottenere l'inventario di tutti gli articoli in
magazzino, bisogna premere il pulsante Visualizza
senza indicare alcuna tipologia.
La
finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco
dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di
essi il codice identificativo, la marca e il modello,
il costo, la giacenza e il valore ottenuto
moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla
schermata è riportato l'ammontare del capitale
complessivo in magazzino che si ottiene sommando il
valore di tutti gli articoli merceologici.
Come già accennato, il campo "Tipologia"
presente nella schermata per la registrazione degli
articoli in magazzino è molto importante ai fini
della creazione degli inventari parziali, dato che
serve ad associare l'articolo ad una determinata
categoria merceologica. Pertanto l'utente deve
inserire lo stesso valore in tale campo all'interno
della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia
parte di un determinato inventario parziale.
Il
pulsante Stampa inventario permette di
ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata
in quel momento con l'indicazione in calce del valore
complessivo.
L'app Emissione Preventivi
consente la compilazione e la stampa di preventivi in
cui è possibile inserire fino a trenta voci su una
sola pagina di un foglio A4. La compilazione dei
documenti è facilitata dalla possibilità di
importare gli articoli presenti nel magazzino dei
ricambi auto effettuando, se si desidera,
l'aggiornamento della giacenza. Le informazioni
riguardanti la propria Ditta sono salvate in
automatico alla chiusura della schermata di lavoro.
L'applicazione
risulta utile per accontentare il cliente che vuole
sapere i costi prima di richiedere un servizio. I
preventivi hanno una loro numerazione progressiva,
che è gestita direttamente dal software. Si può
velocizzare la compilazione di un preventivo
importando dal magazzino i dati relativi ai prodotti
aggiornando o meno la giacenza, mentre i dati del
cliente possono essere importati dal relativo
archivio anagrafico.
Come nelle schede dei lavori eseguiti sugli
automezzi, è possibile utilizzare un logo
personalizzato da far apparire nei preventivi e si
può stabilire da che numero far partire la
numerazione automatica dei documenti.
Il
calcolo del totale e dell'ammontare dell'IVA in base
all'aliquota specificata è un'operazione effettuata
automaticamente dal programma. Tutti gli importi sono
calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre
dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due
centesimi.
Per inserire un nuovo preventivo in archivio, bisogna
innanzitutto fare clic sul pulsante Nuovo,
compilare i campi di testo che interessano e premere Salva.
Per aggiornare una scheda esistente, basta
visualizzarla nella schermata di lavoro, effettuare
le modifiche e premere Salva. La parte del
preventivo relativa ai dati del cliente può essere
compilata velocemente importando le informazioni dal
corrispondente archivio anagrafico.
I dati
riguardanti la Ditta emittente (che normalmente sono
sempre gli stessi) restano memorizzati quando si esce
dalla schermata per la stesura del documento.
Per impostare il numero iniziale dal quale far
partire la numerazione dei preventivi bisogna
servirsi dell'apposito pulsante e indicare tale
numero nella finestra che appare.
Un'apposita
casella consente di prendere nota dei preventivi in
sospeso (ad esempio, di quelli che bisogna ancora
consegnare ai clienti oppure di quelli contenenti
articoli il cui prezzo potrebbe subire delle
variazioni). Premendo il pulsante contraddistinto
dall'icona della mano con una moneta, si ottiene
l'elenco di tutti i preventivi in sospeso presenti in
archivio. E' inoltre possibile indicare i dati del
veicolo del cliente premendo il pulsante Dati
veicolo.
Con il
pulsante Trova, l'utente può recuperare un
preventivo in archivio utilizzando uno o più filtri
di ricerca. E' possibile, ad esempio, ottenere
l'elenco di tutti i preventivi emessi in una certa
data oppure di quelli relativi alla vendita di
specifici articoli.
Gli
estremi dei preventivi possono essere esportati in un
file di Excel.
L'applicazione Schede di Lavoro
è studiata per l'emissione del modulo di
accettazione del veicolo in officina, ossia della
scheda di lavorazione da stampare e consegnare al
cliente su richiesta in cui registrare ogni
intervento tecnico effettuato. Tale scheda riporta i
dati dell'automezzo (targa, marca e modello, telaio,
data di immatricolazione, tipo di alimentazione,
livello del carburante, chilometri percorsi, data di
scadenza del tagliando, livelli dell'olio, stato
della garanzia), i dati del cliente, la data e l'ora
dell'accettazione del veicolo in officina e il luogo
in cui è stato effettuato l'intervento (ad esempio,
presso l'officina o su strada), il nome del meccanico
responsabile dei lavori, le anomalie segnalate dal
cliente, i controlli effettuati, i lavori eseguiti, i
ricambi e materiali utilizzati, le eventuali
raccomandazioni per il cliente, la data e l'ora della
riconsegna del veicolo al termine dei lavori.
Con la funzione Riepilogo Schede di Lavoro Emesse
è possibile ottenere il riepilogo per intervallo di
tempo delle Schede di Lavoro relative a ciascun
cliente o automezzo visualizzando il totale degli
importi percepiti.
Per
inserire una Scheda di Lavoro in archivio, bisogna
premere il pulsante Nuovo, descrivere
l'intervento compilando le caselle che interessano e
fare clic su Salva. Per aggiornare una
scheda esistente, basta richiamarla nella schermata
di lavoro con la funzione di ricerca oppure
sfogliando, una a una, le schede in archivio con gli
appositi pulsanti, cambiare i dati nei campi di testo
e fare clic su Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il
software attribuisce al documento un numero che tiene
conto di quante Schede di Lavoro sono già presenti
in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se
si vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato.
La
scheda di lavorazione consente anche di annotare lo
stato dei lavori, ossia se l'automezzo è stato
riparato o revisionato, se non è riparabile o se è
pronto per la riconsegna. Nella scheda si può
indicare il numero e la data della fattura che è
stata rilasciata al cliente e l'importo della stessa.
E' inoltre presente una sezione per compilare un
elenco dettagliato dei prodotti e servizi forniti al
cliente che potrà essere stampato.
Un'apposita
casella permette di specificare se il veicolo è
stato riconsegnato al cliente. Con un solo clic, è
possibile visualizzare l'elenco degli automezzi non
ancora riconsegnati ai clienti.
La
compilazione della scheda può essere velocizzata
importando i dati dall'archivio dei clienti. Il
pulsante Stampa serve a stampare su carta la
Scheda di Lavoro selezionata, che all'occorrenza può
essere visualizzata in anteprima o esportata in
formato PDF. Se si desidera stampare una
Scheda di Lavoro contenente l'elenco dettagliato dei
prodotti e servizi forniti al cliente, bisogna
premere il pulsante Stampa presente nella
schermata in cui compare lo stesso elenco.
La
funzione Trova permette di creare riepiloghi
degli interventi tecnici utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può
ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti da un
certo meccanico in uno specifico giorno o mese
dell'anno, a favore di un determinato cliente, su un
preciso automezzo, e così via.
A
ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione relativa
all'autoveicolo riparato o revisionato.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le Schede di Lavoro in un foglio di
lavoro di Microsoft Excel.
L'app Riepilogo Schede di Lavoro
consente di ottenere un estratto conto degli incassi
percepiti con gli interventi di riparazione o
revisione effettuati dalla propria autofficina in un
qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il nome del
cliente e/o la targa del suo automezzo come filtri di
ricerca.
Per ottenere il riepilogo degli interventi effettuati
in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare
clic sul pulsante abbinato alla scritta "Riepilogo
Schede di Lavoro emesse" nella schermata
per l'emissione delle Schede di Lavoro, indicare il
nome del cliente e la targa del suo automezzo
unitamente alla data di inizio e a quella di fine
intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti
gli incassi percepiti nel periodo specificato,
riportando per ogni Scheda di Lavoro la data di
emissione, il nome del cliente, il suo recapito
telefonico preferenziale, la marca, il modello e la
targa dell'automezzo e l'importo totale della fattura
abbinata.
Per ottenere il riepilogo di tutte le Schede di
Lavoro emesse a tutti i clienti nell'intervallo di
tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi di
ricerca.
Il
riepilogo delle Schede di Lavoro visualizzato può
essere stampato su carta facendo clic sull'apposito
pulsante.
Tutti gli archivi di Meccanico Facile
possono essere esportati in un file di Microsoft
Excel utilizzando una semplice funzione
accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel
generato potrà essere aperto con qualsiasi
applicazione in grado di gestire i file in formato XLS
(ad esempio, con Open Office, Libre
Office o Microsoft Office).
Il
programma può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Meccanico
Facile può essere utilizzato anche su chiavetta
USB. A tal fine, basta copiare la cartella del
programma su pen-drive e fare doppio clic
sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia
della cartella su dispositivo esterno è anche il
metodo più veloce per effettuare il backup di
tutti gli archivi.
Meccanico Facile è quindi
lo strumento ideale per le autofficine che vogliono
avvalersi del proprio computer per eseguire i propri
interventi di riparazione o di revisione dei veicoli
ed emettere velocemente preventivi e schede di lavoro
professionali. L'utente rimarrà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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