Biblioteca
OK è un software rivolto agli
appassionati di lettura e alle biblioteche che
vogliono gestire i libri, i DVD e gli articoli
giornalistici della propria collezione in maniera
rapida e professionale.
Il
programma mette a disposizione tre app che consentono
di archiviare tutti i dati relativi a qualsiasi
volume, film, documentario o articolo di giornale e
di consultarli comodamente seduti di fronte al
computer. Basterà riportare tali dati nel chiaro e
semplice schedario dei libri, dei DVD e degli
articoli giornalistici per poi ritrovarli nella
schermata di ricerca. Qui si avrà la possibilità di
interrogare l'archivio secondo diversi criteri e
stampare i riepiloghi su carta. L'utente può
indirizzare la sua ricerca a tutti i libri o DVD
presenti in archivio oppure soltanto a quelli
attualmente disponibili per il prestito.
L'applicazione Archivio Libri
presenta una serie di campi di testo in cui bisogna
inserire le informazioni riguardanti ciascuna opera
presente nella propria biblioteca. Per inserire una
nuova scheda in archivio, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, immettere i dati nelle
caselle di testo e premere Salva. Per
modificare una scheda già archiviata, basta
richiamarla nella schermata di lavoro, effettuare le
modifiche e premere Salva.
I dati
che si possono registrare sono davvero tanti per
soddisfare tutte le necessità. Accanto alle scontate
informazioni relative al titolo, all'autore, al
curatore o all'anno di pubblicazione, tanto per
citarne alcune, c'è l'indicazione di un codice del
libro utile per identificarlo in maniera univoca
nonché una casella per ricordare la sua effettiva
posizione sullo scaffale. Non mancano neanche campi
di testo per riportare il titolo originale
dell'opera, la lingua, il nome del traduttore, la
data della prima pubblicazione, la versione di cui si
dispone e l'eventuale collana di appartenenza. La
scheda di ciascun libro è studiata per ospitare
anche informazioni tecniche, quali il formato del
testo, il codice ISBN, la classificazione in base al
sistema decimale Dewey e il prezzo.
I campi a compilazione obbligatoria sono quelli del
titolo, dell'autore e del codice identificativo del
libro. I campi Prestato a e Scadenza
vanno compilati quando si registra il prestito di un
libro e vanno svuotati per registrare la sua
restituzione.
La lingua e il genere possono essere selezionati
dagli elenchi a cascata oppure inseriti sul momento.
Se non si ricorda il codice Dewey relativo al genere,
si può selezionarlo dalla tabella che appare
utilizzando l'apposito pulsante.
L'icona
posta a destra del campo ISBN permette di
cercare su Internet, tramite Google,
informazioni relative al libro corrente.
In alto nella schermata sono posti i classici ed
intuitivi bottoni per la gestione dei record, ossia
quelli che consentono di salvare una nuova scheda,
stamparla su carta, allegare file di qualsiasi
genere, esportare l'intero archivio in un foglio di Microsoft
Excel, visualizzare la guida in linea,
effettuare una ricerca in archivio. Ci sono anche le
frecce per muoversi fra le schede registrate nel
database nonché un ulteriore pulsante che permette
di limitare la propria ricerca ai libri attualmente
disponibili per il prestito.
Il pulsante Trova permette di effettuare
ricerche in archivio anche utilizzando più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i libri di un autore che
appartengono a un determinato genere letterario
oppure di quelli pubblicati da una certa casa
editrice.
Il
pulsante Duplica può tornare utile quando
si devono registrare i diversi volumi che compongono
una stessa opera. Per sfruttare tale funzione, dopo
aver inserito i dati relativi al primo dei volumi
dell'opera e salvato la scheda, bisogna fare clic sul
pulsante Duplica al fine di inserire il
volume successivo. Così facendo, il contenuto delle
caselle di testo sarà preservato cosicché l'utente
potrà apportare le modifiche desiderate e salvare la
nuova scheda.
E' possibile allegare file di qualsiasi genere a
ciascun libro, ad esempio il testo dell'intera opera
in formato digitale o l'immagine acquisita allo
scanner della copertina del libro. Il programma,
inoltre, permette la stampa su carta della scheda
dati di ciascun libro e l'esportazione dell'intero
archivio della biblioteca in un file di Excel.
L'applicazione
Archivio DVD presenta una
serie di campi di testo in cui bisogna inserire le
informazioni riguardanti ciascun film o documentario
della propria raccolta. I campi a compilazione
obbligatoria sono quelli del titolo e del codice
identificativo del DVD.
Per inserire una nuova scheda in archivio, è
sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo,
immettere i dati nelle caselle di testo e premere Salva.
Per modificare una scheda già archiviata, basta
richiamarla nella schermata di lavoro, effettuare le
modifiche e premere Salva.
La
lingua originale e il genere possono essere
selezionati dagli elenchi a cascata oppure inseriti
sul momento. I campi Prestato a e Scadenza
vanno compilati quando si registra il prestito di un
DVD e vanno svuotati per registrare la sua
restituzione.
In alto nella schermata sono posti i classici ed
intuitivi bottoni per la gestione dei record, ossia
quelli che consentono di salvare una nuova scheda,
stamparla su carta, allegare file di qualsiasi
genere, esportare l'intero archivio in un foglio di Microsoft
Excel, visualizzare la guida in linea,
effettuare una ricerca in archivio. Ci sono anche le
frecce per muoversi fra le schede registrate nel
database nonché un ulteriore pulsante che permette
di limitare la propria ricerca ai DVD attualmente
disponibili per il prestito.
Il pulsante Trova permette di effettuare
ricerche in archivio anche utilizzando più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i film prodotti da un
certo regista e nel cui cast compare un determinato
attore.
Il
pulsante Duplica può tornare utile quando
si devono registrare i diversi DVD che compongono una
stessa collana. Per sfruttare tale funzione, dopo
aver inserito i dati relativi al primo dei DVD della
collana e salvato la scheda, bisogna fare clic sul
pulsante Duplica al fine di inserire il DVD
successivo. Così facendo, il contenuto delle caselle
di testo sarà preservato cosicché l'utente potrà
apportare le modifiche desiderate e salvare la nuova
scheda.
Infine, l'icona posta a destra del campo Titolo
DVD permette di cercare su Internet, tramite Google,
informazioni relative al film o documentario
corrente.
L'applicazione Articoli Giornalistici
mette a disposizione un ambiente in cui registrare in
archivi annuali gli articoli, recensioni o testi di
altro genere che si intende catalogare in base alle
proprie esigenze.
L'utente dovrà per prima cosa selezionare l'anno in
cui l'articolo è stato scritto e quindi premere il
pulsante Apri per entrare nell'ambiente di
lavoro in cui potrà procedere alla compilazione
della scheda descrittiva.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente
fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i
dati nelle caselle di testo e premere Salva.
Si tenga presente che il campo relativo al titolo
dell'articolo è a compilazione obbligatoria. Per
modificare una scheda già archiviata, basta
richiamarla nella schermata di lavoro, effettuare le
modifiche e premere Salva.
Di ogni articolo, si potrà indicare il titolo, la
data di pubblicazione, il genere di appartenenza,
l'autore, il nome e il numero della testata
editoriale contenente l'articolo schedato, il testo
integrale dello stesso articolo, una sua sintesi
descrittiva, la valutazione data alla qualità
dell'articolo e ogni ulteriore annotazione personale.
Lo
schedario degli articoli presenta un'avanzata
funzione di ricerca utilizzabile anche con chiave
parziale che permette, ad esempio, di ottenere
l'elenco di tutti gli articoli scritti da un certo
autore, di quelli appartenenti a un genere specifico
oppure nel cui testo compare una determinata parola
chiave.
E'
inoltre possibile allegare a ogni scheda file esterni
di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia acquisita allo scanner
dell'articolo cartaceo originale o altri testi
digitali correlati in qualsiasi modo al medesimo
articolo.
La
scheda di ciascun articolo può essere esportata in
formato .RTF e stampata su carta, mentre
l'intero archivio può confluire in un foglio di Microsoft
Excel.
Biblioteca OK può essere
utilizzato anche in una rete locale se si ha
necessità di condividere gli archivi fra più
postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare il programma
su tutte le macchine di sua proprietà.
Biblioteca OK funziona
anche su chiavetta USB. A tal fine, basta
copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup dei dati archiviati.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Biblioteca
OK è quindi un valido strumento per i
lettori privati e per le biblioteche alla ricerca di
un software che permetta di catalogare con facilità
e precisione i libri e i DVD che riempiono i propri
scaffali. Inoltre, il professionista o lo studioso
che fa ricerche mirate e ha bisogno di archiviare e
reperire informazioni velocemente citando sempre la
fonte troverà nello schedario degli articoli
giornalistici un supporto prezioso di cui non potrà
più fare a meno. L'utente rimarrà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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