Gestione
Call Center 3.0 è un software che
permette di organizzare al meglio tutti gli aspetti
del lavoro di un call center. Il programma, infatti,
consente di archiviare le informazioni anagrafiche e
commerciali relative ai clienti, annotare le vendite
e le telefonate effettuate e fissare appuntamenti tra
gli agenti di zona e i clienti. Il responsabile del
call center può inoltre registrare i dati dei
dipendenti della ditta, ossia degli agenti e degli
operatori addetti alle chiamate, e può prendere nota
di tutti i clienti da ricontattare per determinate
questioni in sospeso. Il software mette anche a
disposizione un dettagliato magazzino dei prodotti o
servizi offerti dalla propria ditta e consente di
visualizzare grafici statistici sia delle entrate
mensili in base alle vendite effettuate sia delle
telefonate fatte ai clienti in ciascun mese
dell'anno.
L'applicazione
Anagrafica Clienti
memorizza le informazioni relative alle persone con
cui il proprio call center ha bisogno di fissare
appuntamenti o comunicare per motivi commerciali o di
servizio. Questo ambiente di lavoro consente di
registrare non solo gli appuntamenti ma anche i dati
riguardanti le chiamate effettuate e le vendite
concluse con ogni singolo cliente.
L'applicazione è, in effetti, una completa rubrica
elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è
possibile controllare la validità del numero di
partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e
del numero di carta di credito, nonché inviare un
messaggio e-mail al nominativo selezionato.
In particolare, nell'anagrafica clienti è possibile
annotare cognome, nome, data e luogo di nascita del
cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di
pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa,
ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il
recapito preferenziale dove il cliente desidera
essere contattato, il codice fiscale, il numero di
partita IVA, il numero di carta di credito con
relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La
scheda del cliente consente, inoltre, di registrare
gli estremi di un documento di riconoscimento,
l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le
qualifiche possedute, i prodotti e servizi di
interesse e la zona in cui è ubicata l'abitazione.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Si tenga presente che i campi riguardanti il nome del
cliente e il suo codice fiscale sono a compilazione
obbligatoria. Per modificare una scheda esistente,
bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro
usando le frecce di scorrimento dei record o la
funzione di ricerca, apportare le modifiche
desiderate e premere Salva.
Quando si effettua una chiamata telefonica per
proporre un nuovo acquisto, l'operatore del call
center dovrà aprire la scheda anagrafica del cliente
di interesse e annotare i dettagli della vendita se
la stessa si è conclusa con successo. A tal fine, è
sufficiente fare clic sul pulsante Nuova vendita
e compilare, nella finestra che si apre in
automatico, i campi riguardanti la data e l'ora della
vendita, il codice dell'articolo venduto, una sua
descrizione, la tipologia di appartenenza, i dati
relativi alla consegna del prodotto, l'importo
dovuto, le modalità di pagamento, i dati personali
del cliente (che vengono attinti in automatico dalla
scheda anagrafica selezionata), il nome
dell'operatore che effettua la registrazione e ogni
ulteriore annotazione relativa alla medesima vendita.
Dopo aver compilato i campi, bisogna registrare la
scheda in archivio premendo il pulsante Applica e
chiudi.
Il
pulsante Riepilogo vendite ci fornisce in
ogni momento lo storico completo delle vendite già
concluse con lo stesso cliente nell'anno solare
prescelto e ciò ci consentirà di effettuare
velocemente un controllo per evitare di proporgli
prodotti da lui acquistati precedentemente. In calce
al riepilogo compare il totale complessivo degli
importi pagati dal cliente per gli acquisti
effettuati.
E'
importante sottolineare che una nuova vendita può
anche essere registrata servendosi dell'applicazione Registro
vendite accessibile dalla schermata di partenza
del software, quindi senza aprire l'archivio
anagrafico dei clienti. Il Registro vendite,
a differenza dell'archivio anagrafico, consente non
solo di registrare una nuova vendita ma anche di
modificare le schede relative alle vendite registrate
precedentemente. Inoltre, se si registra una nuova
vendita con il Registro vendite, si ha la
possibilità di importare il prodotto dal magazzino
effettuando in automatico l'aggiornamento della
giacenza.
La gestione delle chiamate telefoniche funziona in
maniera analoga a quella delle vendite, per cui, per
registrare i dati di una telefonata, basterà fare
clic sul pulsante Nuova chiamata e compilare
i campi presenti nella finestra che appare. Anche
qui, dopo aver compilato i campi, bisogna registrare
la scheda in archivio premendo il pulsante Applica
e chiudi.
Per
modificare i dati relativi ad una chiamata in
archivio, bisognerà entrare nell'ambiente del Registro
chiamate, aprire la scheda, effettuare le
correzioni o integrazioni e premere Salva.
Il pulsante Riepilogo chiamate ci presenta
lo storico di tutte le telefonate fatte al cliente
nell'anno solare prescelto al fine di effettuare
velocemente un controllo per evitare di proporre lo
stesso prodotto o servizio a una persona che è già
stata contattata dagli operatori del call center e
che ha espresso il proprio disinteresse per la
proposta. Si capisce, quindi, che è buona norma
registrare la scheda della chiamata ogni volta che si
chiama un cliente, a prescindere dall'esito che ha
avuto la tentata vendita. Solo nel caso in cui la
vendita si concluda con successo, si deve provvedere
a registrare anche la scheda della vendita.
Se
esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità relative alla
fornitura di un prodotto o di un servizio. Per
visualizzare tale elenco, basta fare clic sul
pulsante Da ricontattare.
Il
pulsante Apri cartella permette di gestire
una cartella abbinata al cliente corrente in cui
conservare le copie digitali dei documenti riferiti
alla persona (ad esempio, i contratti stipulati, la
foto acquisita allo scanner di un documento di
identità e così via). Una volta salvata la scheda
del cliente ed aperta la cartella associata tramite
l'apposito pulsante, si può provvedere a posizionare
i file al suo interno copiandoli o trascinandoli
dalla cartella di origine. Con questa funzione è
quindi possibile collegare a ciascun cliente tutti i
documenti che si desidera, dal momento che una
cartella ha capienza illimitata.
Per
trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una
certa zona, a cui interessano determinati prodotti o
servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o
per i quali è stata registrata una certa parola o
espressione distintiva nel campo Note.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, un documento di Word in cui
annotare gli estremi dei versamenti effettuati dal
cliente per pagare le rate degli acquisti. Il
contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo E-mail è affiancato da un pulsante
che permette di lanciare l'applicazione presente sul
proprio computer per la gestione della posta
elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La registrazione di un appuntamento può essere
eseguita nel momento in cui si effettua una
telefonata. Infatti, il pulsante Nuovo
appuntamento permette di registrare velocemente
nello scadenzario un appuntamento tra il cliente e un
agente di zona senza dover prima chiudere la scheda
anagrafica.
Si
tenga presente che è anche possibile registrare un
appuntamento usando l'applicazione Scadenzario e
Appuntamenti accessibile dalla schermata di
partenza del software. Se si desidera modificare i
dati di un appuntamento già registrato in archivio,
bisogna aprire la relativa scheda all'interno
dell'applicazione Scadenzario e Appuntamenti,
apportare le correzioni e premere Salva.
Il pulsante Riepilogo appuntamenti mostra lo
storico di tutti gli appuntamenti che il call center
ha fissato con il cliente nell'anno solare
selezionato.
La
scheda di ogni singolo cliente può essere
visualizzata in anteprima, stampata su carta o
salvata in un file .PDF. L'archivio
anagrafico dei clienti può essere esportato in un
file di Microsoft Excel utilizzando una
semplice funzione accessibile con pochi clic del
mouse. Il foglio di Excel generato potrà
essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di
gestire i file in formato .XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'applicazione Operatori e Agenti
mette a disposizione un ambiente di lavoro in cui
registrare i dati dei dipendenti, ossia degli
operatori del call center, degli agenti di zona e di
tutto il personale che collabora con la propria
azienda. Analogamente all'archivio anagrafico dei
clienti, questa app è dotata di funzioni avanzate
quali l'invio di e-mail al dipendente, il controllo
della validità del codice fiscale, della partita
IVA, del numero di carta di credito e del codice
IBAN. I dati dei dipendenti potranno all'occorrenza
essere importati nell'applicazione Scadenzario e
Appuntamenti per compilare velocemente i campi
di testo relativi all'operatore telefonico e
all'agente incaricato.
In
questo archivio anagrafico è possibile annotare la
mansione del dipendente, la categoria di
appartenenza, il livello professionale, la qualifica
principale e gli altri titoli posseduti, l'indirizzo
di residenza, i giorni e gli orari di disponibilità,
i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e
fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale
dove il dipendente desidera essere contattato, il
codice fiscale, il numero di partita IVA, gli estremi
di un documento di riconoscimento, il numero di carta
di credito con relativa data di scadenza, l'IBAN
bancario, l'equipaggiamento assegnato nonché le
modalità di pagamento. Il campo Note può
essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al
dipendente.
La scheda del dipendente consente, inoltre, di
registrare i dati riguardanti il contratto firmato
con l'azienda indicando la data di assunzione e
quella della prossima scadenza del rapporto di
collaborazione per poter avvisare il dipendente per
la firma del nuovo contratto. Si può tenere traccia
del compenso totale pattuito e dell'ammontare della
singola rata stipendiale, nonché specificare il tipo
di frazionamento che è stato applicato e con quanti
giorni di anticipo si desidera essere avvisati. Con
un solo clic sull'icona del segnale con il punto
esclamativo si potrà visualizzare e stampare
l'elenco di tutti i contratti in scadenza o già
scaduti.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere Salva. Si
tenga presente che alcuni campi sono a compilazione
obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente,
bisogna richiamarla nella finestra di lavoro,
apportare le modifiche e premere Salva. Una
scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
La funzione Allega file consente di
associare alla scheda di ciascun dipendente tre file
di qualsiasi genere descrivendone il contenuto in
apposite caselle.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del dipendente, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Il campo E-mail è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con
chiave parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni
ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri
contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di
ottenere l'elenco di tutti i dipendenti a cui sono
state abbinate determinate note oppure dei dipendenti
disponibili in certi giorni della settimana o a
determinati orari. I risultati di ciascuna ricerca
possono essere stampati.
L'intero
archivio degli operatori e agenti è esportabile in Excel,
mentre la singola scheda anagrafica può essere
stampata su carta.
L'applicazione Magazzino Prodotti e
Servizi permette di gestire i dati
relativi a ciascun articolo di cui la propria ditta
dispone. Se si desidera, questo ambiente può anche
essere usato per descrivere i servizi offerti ai
clienti (ad esempio, manutenzione programmata,
intervento di riparazione ecc.) per facilitare la
compilazione delle schede di vendita grazie alla
funzione che consente l'importazione dei dati. E'
possibile catalogare prodotti e servizi di ogni
genere, visualizzare un elenco di tutta la merce in
esaurimento, ottenere l'inventario parziale o totale
degli articoli in magazzino con il valore complessivo
del capitale in deposito.
Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo e premere Salva. Si tenga presente
che il campo relativo al codice articolo è a
compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda
esistente, bisogna richiamarla nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare un prodotto o servizio che ha molti
elementi in comune con una scheda già presente in
archivio. Per duplicare la scheda, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
La catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto o servizio nella quale
bisogna indicare il codice dell'articolo, la
tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il
modello, una descrizione delle caratteristiche
principali, la presenza di eventuali elementi
accessori, la sua ubicazione all'interno del
magazzino, il nome del fornitore del bene con
relativi recapiti, la data di acquisto e gli estremi
del documento di compravendita.
Il campo Giacenza deve essere utilizzato per
indicare la quantità del materiale disponibile in
magazzino. Tale valore può essere aggiornato in
qualsiasi momento attraverso i pulsanti del segno
più e del segno meno che permettono di aggiungere o
sottrarre un certo quantitativo di merce.
Si
ricorda che è anche possibile effettuare
l'aggiornamento della giacenza nel momento in cui si
compila una scheda di vendita importando i dati dal
magazzino.
Il pulsante Calcola va usato per calcolare
il prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo
senza IVA e l'aliquota IVA negli appositi campi di
testo. Il pulsante Calcola valore consente
di ottenere il valore totale della merce in magazzino
moltiplicando il costo di acquisto per la giacenza.
Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA inclusa,
per calcolare il prezzo senza IVA bisogna immettere
il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli appositi
campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo Avviso sottoscorta permette di
essere avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Il
campo Note consente di registrare qualsiasi
informazione aggiuntiva utile per identificare
l'articolo in archivio tramite l'avanzata funzione di
ricerca messa a disposizione dal programma. A titolo
di esempio, si potrebbe annotare se il prodotto è
stato prenotato da un cliente, se presenta difetti o
può essere sostituito da un articolo simile e così
via.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale,
ossia indicando una o più parole consecutive
contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si
può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e
ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo
di tutta la merce comprata da un determinato
fornitore oppure di tutti i materiali dotati di
specifici elementi accessori. I risultati di ricerca
possono essere stampati su carta.
Il
pulsante Cerca sul Web apre il motore di
ricerca Google per trovare su Internet
informazioni riguardanti il prodotto merceologico
visualizzato in quel momento, usando come filtro le
parole inserite dall'utente nei campi relativi alla
marca e al modello dell'articolo.
L'utente del software ha la possibilità di allegare
fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da
allegare alla scheda.
La scheda di ogni singolo prodotto o servizio può
essere stampata su carta o salvata in un documento .PDF,
mentre il pulsante Esporta archivio consente
di esportare tutte le schede del magazzino in un
foglio di lavoro di Microsoft Excel, che
potrà essere aperto con qualsiasi software in grado
di gestire i file in formato .XLS (ad
esempio, con Open Office, Libre Office
o Microsoft Office).
L'applicazione Scadenzario e Appuntamenti
consente di tenere sotto controllo le scadenze e gli
appuntamenti giornalieri, mensili o annuali relativi
ai clienti contattati dal call center della propria
azienda. L'applicazione provvederà quindi ad
avvertirci al sopraggiungere della data.
E'
possibile importare i dati del cliente dal relativo
archivio anagrafico utilizzando il pulsante a destra
del campo di testo del cognome e nome del cliente. Il
nome dell'operatore telefonico e quello dell'agente
di zona incaricato possono invece essere importati
dall'archivio degli operatori e agenti tramite i
pulsanti presenti a destra dei corrispondenti campi
di testo.
L'utente può registrare un numero illimitato di
scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le
scadenze inserite potranno essere visualizzate in
ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per
ogni scadenza è possibile stabilire con quanti
giorni di anticipo si desidera essere avvisati.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
delle scadenze e appuntamenti dell'anno, si può
provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic
sull'icona Nuovo, compilando i campi di
testo e premendo Salva. Per salvare una
scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora
della scadenza, quanti giorni prima si desidera
essere avvisati, il nome del cliente, il suo codice
fiscale e la causale della scadenza.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio scadenze che
si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato
la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica
per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data
e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto
bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e
salvare la nuova scheda.
Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento
è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo
si desidera essere avvisati. La presenza di scadenze
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle
scadenze imminenti, basta fare clic sul pulsante OK.
Il calendario permette, inoltre, di richiamare le
scadenze relative al giorno o al mese selezionato.
La casella Appuntamento da confermare va
spuntata per indicare che l'appuntamento preso con un
cliente è in attesa di conferma. Il pulsante Da
confermare permette di ottenere il riepilogo
delle scadenze o appuntamenti in sospeso mostrando,
per ciascun di essi, la causale, la data e l'ora, il
nome del cliente e dell'agente e l'eventuale importo
da pagare.
E'
buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che
viene saldato un pagamento mettendo il segno di
spunta sulla casella Pagamento effettuato
nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il
pulsante Da effettuare visualizza l'elenco
di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti
che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della
scadenza da aggiornare, basta usare il nome del
cliente come filtro di ricerca, fare clic sul
pulsante Trova e, una volta evidenziata la
scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic
per richiamare i dati nella finestra di lavoro
principale. A questo punto è possibile spuntare la
casella Pagamento effettuato e premere Salva
per registrare le modifiche.
E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze
o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze
inserite saranno visualizzate in ordine cronologico
in base alla data e all'ora indipendentemente
dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in
archivio. Il pulsante Effettuati visualizza
lo storico dei pagamenti saldati e può essere utile
per stampare a fine anno l'elenco di tutti i
versamenti effettuati dai clienti.
Nello Scadenzario è disponibile una
funzione di ricerca avanzata che consente di creare
riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze relative ad un
mese specifico, con riferimento ad un determinato
cliente, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Registro chiamate
è progettata per creare un archivio storico di tutte
le telefonate fatte dagli operatori del call center
ai propri clienti. Il software consente anche di
visualizzare grafici statistici relativi al numero di
chiamate effettuate in ciascun mese dell'anno.
Per registrare una nuova chiamata, si deve
innanzitutto selezionare l'anno solare di interesse e
premere il pulsante Apri.
Nella
schermata che appare, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo
e indicare la data e l'ora della telefonata (se
diverse dalla data e dall'ora in cui si effettua la
registrazione), l'oggetto della chiamata, il prodotto
o servizio proposto, la risposta ricevuta dal
cliente, il suo grado di interesse verso la proposta,
le conclusioni raggiunte, la durata della telefonata,
il nome del cliente che è stato contattato, il suo
codice fiscale, la zona di appartenenza, il recapito
preferenziale, il numero di cellulare, l'indirizzo
e-mail, ogni ulteriore annotazione personale e il
nome dell'operatore che effettua la registrazione e/o
dell'agente di zona incaricato di recarsi dal cliente
per la firma del contratto o semplicemente per
illustrare il prodotto o servizio. Dopo aver inserito
i dati, bisogna fare clic sul pulsante Salva
per memorizzare la scheda in archivio.
Si
tenga presente che i campi relativi al cliente
possono essere compilati velocemente importando i
dati dall'archivio anagrafico facendo clic sull'icona
della freccia rossa posta a destra della casella di
testo riservata al cognome e nome.
Il pulsante Duplica consente di registrare
in archivio una nuova chiamata duplicando i dati di
una telefonata salvata precedentemente. A tal fine,
basta visualizzare la scheda della chiamata
precedente, fare clic su Duplica, apportare
le modifiche dovute e fare clic su Salva.
La scheda della chiamata può essere stampata su
carta su foglio A4 o visualizzata in anteprima
servendosi dell'apposito pulsante.
Il pulsante E-mail è affiancato da un
pulsante che permette all'occorrenza di inviare al
cliente un messaggio di posta elettronica.
La funzione Trova consente di rintracciare
le chiamate in archivio utilizzando più filtri di
ricerca contemporaneamente. Ciò rende possibile, ad
esempio, ottenere l'elenco di tutte le chiamate
effettuate da un determinato operatore in un certo
mese dell'anno oppure delle telefonate relative a
specifici prodotti o servizi proposti ai clienti.
I
pulsanti contraddistinti dalle lettere G, M
e A permettono di visualizzare,
rispettivamente, il riepilogo di tutte le chiamate
telefoniche registrate in un giorno, in un mese o nel
corso dell'intero anno solare.
L'archivio
annuale delle chiamate può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Grafici statistici
telefonate mensili consente di
visualizzare e stampare grafici statistici sulle
chiamate ai clienti effettuate mese per mese
attingendo i dati dall'archivio delle telefonate
registrate nell'anno solare selezionato. L'utente
può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di
grafico a torta oppure di grafico a barre
tridimensionali. Il grafico mostra le telefonate
relative a ciascun mese dell'anno.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse.
A
questo punto, facendo clic sul pulsante Visualizza,
si avrà accesso ad una nuova finestra in cui compare
il grafico statistico delle telefonate.
Il grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
telefonate sono state numerose. L'utente ha la
possibilità di visualizzare le stesse statistiche
sotto forma di grafico a torta facendo clic
sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente ai dati relativi alle telefonate
mensili.
L'applicazione Registro vendite
è studiata per tenere traccia di tutte le vendite
effettuate dalla propria ditta al fine di ottenere i
riepiloghi dei profitti percepiti anche in base ai
singoli clienti.
Per
registrare una nuova vendita, si deve innanzitutto
selezionare l'anno solare di interesse e premere il
pulsante Apri. Nella schermata che appare,
bisogna fare clic sul pulsante Nuovo e
indicare la data e l'ora della vendita (se diverse
dalla data e dall'ora in cui si effettua la
registrazione), il codice dell'articolo venduto, la
tipologia di prodotto o servizio, la sua descrizione,
l'importo in euro, le modalità di consegna e quelle
di pagamento, il nome del cliente che ha effettuato
l'acquisto, il suo codice fiscale, la zona di
appartenenza, il recapito preferenziale, il numero di
cellulare, l'indirizzo e-mail, ogni ulteriore
annotazione personale e il nome dell'operatore che
effettua la registrazione e/o dell'agente di zona
incaricato di recarsi dal cliente per la firma del
contratto o semplicemente per illustrare il prodotto.
Dopo aver inserito i dati, bisogna fare clic sul
pulsante Salva per memorizzare la scheda in
archivio.
Si tenga presente che i campi relativi al cliente
possono essere compilati velocemente importando i
dati dall'archivio anagrafico facendo clic sull'icona
della freccia rossa posta a destra della casella di
testo riservata al cognome e nome. In maniera simile,
è possibile importare i dati dell'articolo venduto
dal magazzino dei prodotti e servizi servendosi della
freccia a destra del campo del codice articolo.
Quando si importa un prodotto dal magazzino, è
possibile effettuare l'aggiornamento della giacenza
in modo da sapere in ogni momento quanti pezzi sono
disponibili.
Il
pulsante Duplica consente di registrare in
archivio una nuova vendita duplicando i dati di una
vendita salvata precedentemente. A tal fine, basta
visualizzare la scheda della vendita precedente, fare
clic su Duplica, apportare le modifiche
dovute e fare clic su Salva.
La scheda dell'articolo venduto può essere stampata
su carta in duplice copia su singolo foglio A4 e
fatta firmare dal cliente e dall'operatore o agente.
La stessa scheda può essere visualizzata in
anteprima servendosi dell'apposito pulsante.
Il pulsante E-mail è affiancato da un
pulsante che permette di inviare al cliente un
messaggio di posta elettronica per confermare la
corretta registrazione dell'acquisto effettuato.
La funzione Trova consente di rintracciare
le vendite in archivio utilizzando più filtri di
ricerca contemporaneamente. Ciò rende possibile, ad
esempio, ottenere l'elenco di tutte le vendite
concluse da un determinato operatore o agente in un
certo mese dell'anno oppure delle vendite relative ai
prodotti appartenenti ad una specifica tipologia.
I
pulsanti contraddistinti dalle lettere G, M
e A permettono di visualizzare,
rispettivamente, il riepilogo di tutte le vendite
registrate in un giorno, in un mese o nel corso
dell'intero anno solare.
L'archivio
annuale delle vendite può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Riepilogo profitti
consente di ottenere un estratto conto degli incassi
percepiti con le vendite effettuate dalla propria
azienda in un qualsiasi intervallo di tempo
utilizzando come filtri di ricerca il codice fiscale
del cliente e/o il codice articolo.
Per ottenere il riepilogo delle vendite effettuate in
un certo intervallo di tempo è sufficiente fare clic
sul pulsante Apri nel riquadro Riepilogo
profitti presente nella schermata di accesso al Registro
vendite, indicare il codice fiscale del cliente
e il codice articolo unitamente alla data di inizio e
a quella di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti
gli incassi percepiti nel periodo specificato,
riportando per ogni vendita la data e l'ora di
registrazione, il codice dell'articolo venduto,
l'importo incassato, il nome del cliente, il suo
codice fiscale e il suo recapito telefonico
preferenziale.
Per ottenere il riepilogo delle vendite effettuate a
tutti i clienti nell'intervallo di tempo indicato,
basta lasciare in bianco i campi di ricerca. Il
riepilogo dei profitti visualizzato può essere
stampato su carta facendo clic sull'apposito
pulsante.
L'applicazione Grafici statistici entrate
mensili consente di visualizzare e
stampare grafici statistici sulle entrate mensili in
base alle vendite registrate nell'anno solare
selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare
i dati sotto forma di grafico a torta oppure di
grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le
entrate relative a ciascun mese dell'anno
arrotondando i totali all'euro.
La prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse.
A
questo punto, facendo clic sul pulsante Visualizza,
si avrà accesso ad una nuova finestra in cui compare
il grafico statistico degli incassi.
Il grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori.
L'utente
ha la possibilità di visualizzare le stesse
statistiche sotto forma di grafico a torta facendo
clic sull'apposito pulsante posizionato in basso.
Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente ai dati relativi alle entrate
mensili.
Conformemente alla normativa sulla privacy,
l'accesso al software è protetto da una password
che deve essere costituita da almeno otto caratteri e
che può essere cambiata dall'utente autorizzato
tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al
programma e dopo ogni installazione, bisogna
utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
Gestione Call Center 3.0
può essere utilizzato anche su chiavetta USB.
A tal fine, basta copiare la cartella del programma
su pen-drive e fare doppio clic sull'icona
dell'applicazione per eseguirla. La copia della
cartella su dispositivo esterno è anche il metodo
più veloce per effettuare il backup di tutti gli
archivi.
Gestione Call Center 3.0 è
quindi la soluzione ideale per tutte le aziende che
contattano con frequenza i propri clienti e non
vogliono rischiare di dimenticare un solo
appuntamento al fine di incrementare i propri
guadagni monitorando costantemente l'andamento delle
vendite e sapendo in ogni momento quale cliente ha
comprato cosa e quali sono gli articoli più
apprezzati dal mercato. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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