Biblioteca
Pro 3.0 fornisce tutto l'occorrente per la
catalogazione dei libri e DVD, la gestione dei
prestiti librari, l'archiviazione degli utenti della
biblioteca e la stampa delle tessere di iscrizione.
Il programma è rivolto principalmente ai gestori di
librerie o biblioteche pubbliche ma può risultare
utile anche agli appassionati di lettura che vogliono
gestire i libri e i DVD della propria collezione in
maniera professionale.
Biblioteca
Pro 3.0 mette a disposizione anche un
ambiente per la consultazione delle schede dei libri
e dei DVD in sola lettura studiato per un utilizzo da
parte degli utenti della biblioteca, i quali potranno
effettuare le loro ricerche senza poter modificare i
dati e ciò consente di prevenire ogni alterazione
accidentale degli archivi.
Con Biblioteca Pro 3.0 si possono
archiviare tutti i dati relativi a qualsiasi testo o
DVD e consultarli comodamente seduti di fronte al
computer. Basterà riportare tali dati nel chiaro e
semplice schedario dei libri e dei DVD per poi
ritrovarli nella schermata di ricerca. Qui si avrà
la possibilità di interrogare l'archivio secondo
diversi criteri e stampare i riepiloghi su carta.
L'utente può indirizzare la sua ricerca a tutti i
libri e DVD in archivio oppure soltanto a quelli
attualmente disponibili per il prestito.
All'interno dell'archivio dei libri e dei DVD si
potrà descrivere ogni opera nei minimi dettagli. E'
anche possibile allegare file di qualsiasi genere a
ciascun libro o DVD, ad esempio il testo dell'intera
opera in formato digitale o il film in formato MP4,
l'immagine acquisita allo scanner della copertina del
libro o della locandina del DVD. Con un solo clic
l'utente può cercare su Internet, tramite Google,
informazioni relative al libro con l'ISBN selezionato
o al DVD con il titolo indicato.
Nell'applicazione Archivio Libri, i
dati che si possono registrare sono davvero tanti per
soddisfare tutte le necessità. Accanto alle scontate
informazioni relative al titolo, all'autore, al
curatore o all'anno di pubblicazione, tanto per
citarne alcune, c'è l'indicazione di un codice del
libro utile per identificarlo in maniera univoca
nonché una casella per ricordare la sua effettiva
posizione sullo scaffale. Non mancano neanche campi
di testo per riportare il titolo originale
dell'opera, la lingua, il nome del traduttore, la
data della prima pubblicazione, la versione di cui si
dispone e l'eventuale collana di appartenenza. La
scheda di ciascun libro è studiata per ospitare
anche informazioni tecniche, quali il formato del
testo, il codice ISBN, la classificazione in base al
sistema decimale Dewey e il prezzo.
Grazie
a un apposito campo che si aggiorna automaticamente
quando si emette una scheda di prestito si può
sempre sapere a chi è stato prestato il libro e in
che data. Il programma, inoltre, permette la stampa
su carta della scheda di ciascun libro.
Prima di salvare la scheda, è necessario convalidare
il codice identificativo del libro servendosi
del pulsante posto a destra della relativa casella di
testo. Ciò consente di verificare che lo stesso
codice non sia già stato utilizzato per
contraddistinguere un'altra opera in archivio.
La
lingua e il genere possono essere selezionati dagli
elenchi a cascata oppure inseriti sul momento. Se non
si ricorda il codice Dewey relativo al
genere, si può selezionarlo dalla tabella che appare
utilizzando l'apposito pulsante.
Il
pulsante Duplica può tornare utile quando si devono
registrare i diversi volumi che compongono una stessa
opera. Per sfruttare tale funzione, dopo aver
inserito i dati relativi al primo dei volumi
dell'opera e salvato la scheda, bisogna fare clic sul
pulsante Duplica al fine di inserire il volume
successivo. Così facendo, il contenuto delle caselle
di testo sarà preservato cosicché l'utente potrà
apportare le modifiche desiderate e salvare la nuova
scheda.
Apposite frecce permettono di muoversi fra le schede
registrate nel database mentre un ulteriore pulsante
consente di limitare la propria ricerca ai libri
attualmente disponibili per il prestito.
Infine,
l'icona posta a destra del campo ISBN permette di
cercare su Internet, tramite Google, informazioni
relative al libro corrente.
L'applicazione Archivio DVD è
studiata per catalogare tutti i film o documentari
della biblioteca indicando, di ognuno di essi, il
titolo in italiano, l'anno e la nazione di
produzione, il genere cinematografico di
appartenenza, il titolo originale, il codice
identificativo, il nome del regista, dello
sceneggiatore e del distributore, la durata del film
o documentario, eventuali premi oscar o altri
riconoscimenti ricevuti, il giudizio della critica o
quello personale, il cast degli attori, i contenuti
del DVD, il prezzo, la presenza di sottotitoli, la
lingua originale e le altre lingue disponibili, il
codice identificativo del DVD e la sua posizione
sugli scaffali della biblioteca.
Grazie
a un apposito campo che si aggiorna automaticamente
quando si emette una scheda di prestito si può
sempre sapere a chi è stato prestato il DVD e in che
data. Il programma, inoltre, permette la stampa su
carta della scheda di ciascun film o documentario.
Apposite frecce permettono di muoversi fra le schede
registrate nel database mentre un ulteriore pulsante
consente di limitare la propria ricerca ai DVD
attualmente disponibili per il prestito.
L'applicazione
Prestiti Libri e DVD mette a
disposizione un ambiente per l'emissione delle schede
dei prestiti e delle restituzioni con compilazione
facilitata da una funzione di importazione dati. Con
pochi clic l'utente del software ha la possibilità
di visualizzare il riepilogo dei prestiti scaduti e
non ancora restituiti.
Per registrare
un prestito, è sufficiente importare i dati di
un utente della biblioteca dall'archivio anagrafico,
visualizzare la scheda prestiti, indicare la data di
scadenza del prestito e importare il libro o DVD da
prestare.
Il
pulsante Importa data consente di
selezionare la data di scadenza del prestito da un
calendario che appare in primo piano, mentre i
pulsanti Importa libro e Importa DVD
sono progettati per selezionare un libro o un DVD fra
quelli disponibili per il prestito.
La registrazione
della restituzione di un libro o DVD avviene in
maniera simile: dopo aver selezionato l'utente
dall'archivio anagrafico e l'anno solare in cui è
stato effettuato il prestito, bisogna selezionare il
libro da restituire nell'elenco che appare e
confermare l'operazione utilizzando il pulsante
Rimuovi da elenco.
Le
schede dei prestiti e delle restituzioni permettono,
quindi, di ottenere in tempo reale la situazione di
tutti i libri e DVD prestati a ciascun utente,
evidenziando la data in cui è avvenuto il prestito,
quella di scadenza e quella di restituzione.
L'applicazione
Riepilogo Prestiti Libri e DVD
permette di visualizzare il riepilogo delle
operazioni dei prestiti e delle restituzioni
registrate in ogni archivio annuale. A tal fine,
basta specificare un intervallo di tempo all'interno
dell'anno solare e premere il pulsante Visualizza
Riepilogo. Se si desidera, si può limitare il
riepilogo dei prestiti a un solo libro o DVD
indicandone il codice nell'apposito campo.
Premendo
il pulsante Visualizza Riepilogo si apre,
quindi, una nuova finestra in cui compare l'elenco
delle operazioni dei prestiti e delle restituzioni
dei libri e DVD registrate nell'intervallo di tempo
selezionato che mostra, per ciascun prestito, il tipo
di supporto prestato (libro o DVD), il titolo, la
data in cui è avvenuto il prestito, la data di
restituzione e, infine, il nome dell'utente della
biblioteca a cui il libro o DVD è stato prestato.
Tale elenco può essere mandato in stampa. In calce
al riepilogo compare il numero totale dei prestiti.
L'icona di Excel con la scritta Esporta
consente di esportare nel formato del software della
Microsoft l'archivio annuale dei prestiti, mentre
quella con la scritta Scaduti visualizza
l'elenco completo di tutti i prestiti scaduti e non
ancora restituiti.
L'applicazione Statistiche prestiti mensili
consente di visualizzare e stampare grafici
statistici sui prestiti di libri e DVD registrati
nell'anno solare selezionato. L'utente può scegliere
se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta
oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico
mostra il numero di prestiti relativamente a ciascun
mese dell'anno.
La
prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico dei
prestiti.
Il grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più i
prestiti sono stati numerosi. L'utente ha la
possibilità di visualizzare le stesse statistiche
sotto forma di grafico a torta facendo clic
sull'apposito pulsante posizionato in basso. Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il
pulsante Stampa grafico consente di ottenere
su carta il grafico visualizzato in quel momento con
i dati relativi ai prestiti mensili.
L'applicazione Consultazione Catalogo Libri e
DVD mette a disposizione un ambiente per la
consultazione in sola lettura delle schede dei libri
e dei DVD onde evitare modifiche accidentali agli
archivi.
La
scheda informativa del libro o del DVD è identica a
quella che appare nell'ambiente dedicato
all'archiviazione dei testi e dei film o documentari
ma mancano i pulsanti per il salvataggio o la
modifica dei dati visualizzati.
In
questo ambiente di lavoro l'utente ha la possibilità
di effettuare la ricerca di un libro o DVD in
archivio limitando, se lo desidera, la propria
ricerca a quelli attualmente disponibili escludendo
tutti gli altri che sono stati dati in prestito. Ci
sono anche le frecce per muoversi fra le schede in
archivio nonché un ulteriore pulsante che permette
di stampare su carta la scheda del libro o DVD
selezionata.
Una
procedura di sicurezza fa sì che, quando si esce da
questo ambiente di consultazione, il programma viene
terminato. In questo modo l'utente della biblioteca
non può accedere alle altre schermate di lavoro che
permettono di inserire o modificare i dati in
archivio.
L'applicazione Archivio Utenti è un
ambiente in cui registrare il cognome e il nome di
ogni utente della biblioteca, eventuali informazioni
aggiuntive da riportare sulla tessera di iscrizione,
il luogo e la data di nascita, l'indirizzo di
residenza, il titolo di studio e le altre qualifiche
possedute, il codice fiscale, la partita IVA, il
numero di carta di credito, i recapiti telefonici,
l'indirizzo di posta elettronica, il numero di
tessera, la data di rilascio e quella di scadenza.
Ciascuna scheda può essere corredata di una foto
dell'utente in formato Jpeg o Bitmap che viene
ridotta in scala in automatico per adeguarsi alle
dimensioni del riquadro di anteprima. La stessa foto
può essere visualizzata nelle sue dimensioni reali
facendo clic sull'icona della lente di ingrandimento.
L'Archivio
Utenti può quindi essere usato come una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail, il controllo della
validità del codice fiscale, della partita IVA, del
numero di carta di credito e dell'IBAN bancario. La
sua funzione principale è comunque quella di
memorizzare i dati anagrafici dei lettori della
biblioteca che potranno essere richiamati per la
registrazione dei prestiti di libri e DVD e per la
stampa delle tessere bibliotecarie.
Quando si compila la scheda di un utente bisogna
indicare con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati rispetto alla data di scadenza della
tessera. Il pulsante contraddistinto dall'icona di un
orologio consente di visualizzare e di stampare lo
scadenzario delle iscrizioni con l'elenco di tutte le
tessere in attesa di rinnovo.
Il
software permette di inviare a ciascun utente della
biblioteca un messaggio e-mail con l'avviso della
scadenza con un testo già predisposto del seguente
tipo: "Gentilissimo Sig. Rossi Carlo, con la
presente le ricordiamo che la sua tessera n.
AA07654567, rilasciata in data 04/03/2014 e con
scadenza in data 03/03/2015, ha bisogno di essere
rinnovata. Pertanto, la preghiamo di recarsi con
cortese sollecitudine presso i nostri uffici per
provvedere al rinnovo. In attesa di un suo riscontro,
le porgiamo cordiali saluti." Il testo del
messaggio può ovviamente essere integrato e
personalizzato prima di effettuare l'invio della mail
al tesserato.
Se un utente decide di non rinnovare l'iscrizione,
basta mettere il segno di spunta sulla casella Tessera
annullata e la scheda dello stesso tesserato non
comparirà più nei risultati di ricerca. Ad ogni
modo, il software conserva traccia anche delle
iscrizioni annullate, le quali potranno essere
visualizzate esportando l'archivio in Microsoft Excel
oppure sfogliando le schede una a una usando le
frecce di scorrimento dei record.
Per trovare le schede degli utenti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti gli utenti della biblioteca
residenti in un certo comune, che possiedono un certo
titolo di studio o ai quali sono state abbinate
particolari informazioni aggiuntive.
La
funzione Allega file consente di associare a
ciascun utente della biblioteca fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia acquisita allo scanner del
documento di riconoscimento o della dichiarazione
liberatoria firmata richiesta dalla biblioteca. Il
contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
visualizzato in qualsiasi momento premendo il
pulsante Apri.
L'applicazione
Stampa Tessere, come già accennato,
serve alla stampa delle tessere da rilasciare agli
utenti e consente l'inserimento dei dati e del logo
della biblioteca che dovranno comparire sulle
medesime tessere. Per visualizzare i dati di un
utente è possibile utilizzare le frecce di
scorrimento delle schede oppure effettuare una
ricerca in archivio servendosi dell'icona Trova.
Ogni tessera contiene, quindi, i dati e il logo della
biblioteca nonché il numero identificativo, il nome
e il cognome dell'utente, la sua foto, eventuali
informazioni aggiuntive da far comparire sotto il
nome, la data di rilascio della tessera e la data di
scadenza. I dati della biblioteca vanno inseriti
facendo clic sullo spazio ad essi riservato e
compilando i campi nella finestra che appare. Le
informazioni relative alla biblioteca sono salvate in
automatico quando si esce dalla schermata di lavoro,
cosicché non occorrerà reinserirle quando si andrà
a stampare una nuova tessera.
Per
facilitare la stampa delle tessere, il software
consente di impostare adeguatamente i margini di
stampa superiore e sinistro nel caso in cui i valori
di partenza non coincidano con quelli richiesti dalla
propria stampante. La possibilità di definire i
margini rende il software compatibile con qualsiasi
modello di stampante. L'utente potrà effettuare la
stampa della tessera non solo su una scheda
plastificata formato bancomat (qualora disponga di
una stampante predisposta) ma anche su un comune
foglio in formato A4 oppure su un cartoncino di
dimensioni ridotte. E' possibile visualizzare
l'anteprima della tessera prima di effettuare la
stampa.
La foto
che appare nella tessera è quella che è stata
salvata in formato Jpeg o Bitmap nella scheda
anagrafica dell'utente selezionato. Per ottimizzare
la stampa, è buona norma far sì che le proporzioni
(ma non necessariamente le dimensioni) della foto
corrispondano al riquadro visibile nella schermata.
Questo significa che le foto dovrebbero essere
acquisite e salvate con orientamento verticale e non
orizzontale, ossia nel formato tipico dei ritratti
anziché dei paesaggi. In fase di stampa, il software
provvede ad adattare le dimensioni dell'immagine al
riquadro della foto in formato tessera.
Biblioteca Pro 3.0 è fortemente
integrato con Excel, dal momento che tutti gli
applicativi consentono di esportare i dati nel
formato del software della Microsoft. A tal fine, è
sufficiente che nel proprio computer sia installata
una qualsiasi applicazione per la gestione dei file
in formato .XLS (ad esempio, Open Office o
Microsoft Office).
Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso
al software è protetto da una password che
deve essere costituita da almeno otto caratteri e che
può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le
volte che desidera. Per il primo accesso al programma
e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la
parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
Biblioteca Pro 3.0 può essere
utilizzato anche su chiavetta USB. A tal
fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
Biblioteca Pro 3.0 è quindi la
soluzione ideale per le biblioteche pubbliche o
private alla ricerca di un software che sappia
gestire ogni aspetto della propria attività,
dall'archiviazione dei libri e DVD alla registrazione
dei prestiti, passando attraverso la stampa delle
tessere bibliotecarie. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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